2.3 Financiën, Beheersing & Advies
Snel naar een onderdeel:
2.3.1 Inleiding
Een betrouwbare financiële administratie vormt een noodzakelijke basis voor iedere organisatie.
Financiële gegevens moeten niet alleen juist en tijdig worden verwerkt, maar ook controleerbaar, inzichtelijk en bruikbaar zijn. Alleen dan kunnen directie en management op basis van actuele informatie de juiste keuzes maken.
Binnen PolderKantoor brengen we daarom financiële administratie, financiële beheersing, rapportage en advisering samen onder het vakgebied Financiën, Beheersing & Advies. Dit vakgebied ondersteunt de verschillende ondernemingen en labels van de PolderKracht Groep en verzorgt daarnaast de financiële huishouding van PolderKantoor zelf.
De werkzaamheden beginnen bij de dagelijkse financiële administratie. Hieronder vallen onder andere het verwerken van inkoopfacturen, het beheren van verkoopfacturen, het verwerken en controleren van bankmutaties, het bewaken van openstaande posten en het onderhouden van een juiste en volledige grootboekadministratie.
Deze gegevens vormen vervolgens de basis voor controles, afsluitingen, rapportages, prognoses en financiële adviezen.
Een goed ingerichte financiële functie gaat echter verder dan het vastleggen van ontvangsten en uitgaven. Het team Financiën, Beheersing & Advies bewaakt ook de volledigheid en betrouwbaarheid van de financiële informatie. We controleren aansluitingen, signaleren afwijkingen, beoordelen ontwikkelingen en zorgen ervoor dat financiële risico’s tijdig zichtbaar worden.
Op basis van deze informatie ontwikkelen we rapportages en stuurinformatie voor directie en management. Daarbij kijken we niet alleen naar historische resultaten, maar ook naar liquiditeit, kostenontwikkeling, marges, openstaande posten, begrotingen en verwachte toekomstige ontwikkelingen.
SnelStart en Tigris vormen belangrijke bronnen van financiële en operationele gegevens. Met Power BI en Power Apps kunnen we deze gegevens samenbrengen en vertalen naar overzichtelijke rapportages, dashboards en praktische stuurinformatie.
Binnen Financiën, Beheersing & Advies maken we een duidelijk onderscheid tussen uitvoering, controle en advisering. Niet iedere medewerker die financiële gegevens verwerkt, is ook verantwoordelijk voor de controle of de uiteindelijke interpretatie ervan. Door functies, bevoegdheden en rapportagelijnen duidelijk vast te leggen, versterken we de kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit van onze financiële organisatie.
Het vakgebied is in eerste instantie ingericht voor de ondersteuning van de PolderKracht Groep. Tegelijkertijd kan de binnen het team Financiën, Beheersing & Advies opgebouwde kennis ook worden ingezet voor externe opdrachtgevers. Hierbij kan het gaan om uitvoerende financiële administratie, tijdelijke ondersteuning, procesinrichting, rapportage, financiële analyse of advisering.
In dit hoofdstuk leggen we vast hoe Financiën, Beheersing & Advies binnen PolderKantoor is georganiseerd. We beschrijven de interne en externe dienstverlening, de financiële processen, de gebruikte systemen, de samenwerking met de accountant, de benodigde rapportages en de functies en verantwoordelijkheden die nodig zijn om dit vakgebied professioneel en toekomstbestendig in te richten.
2.3.2 Interne financiële dienstverlening
Het team Financiën, Beheersing & Advies verzorgt en ondersteunt de financiële administratie van de verschillende labels binnen de PolderKracht Groep en mogelijk in de toekomst van externe opdrachtgevers.
Daarnaast heeft PolderKantoor, als zelfstandige werkgever en bedrijfsonderdeel, een eigen financiële huishouding die op dezelfde zorgvuldige manier moet worden ingericht en beheerd.
De interne financiële dienstverlening heeft betrekking op:
PolderKracht;
PolderNoord;
PolderProfessionals;
PolderLoon;
PolderWerk;
PolderKantoor;
PolderKracht Holding, voor zover financiële werkzaamheden door PolderKantoor worden uitgevoerd.
Iedere entiteit heeft een eigen administratie, geldstromen, kosten, opbrengsten, verplichtingen en verantwoordingsinformatie. Deze gegevens moeten per entiteit afzonderlijk beschikbaar en controleerbaar zijn. Tegelijkertijd moeten de administraties op groepsniveau met elkaar kunnen worden verbonden, zodat de directie inzicht krijgt in de financiële positie en ontwikkeling van de gehele PolderKracht Groep.
Centrale uitvoering met aandacht voor iedere entiteit.
Door financiële werkzaamheden centraal binnen PolderKantoor te organiseren, kunnen we kennis, systemen en controles voor meerdere entiteiten inzetten.
Dit draagt bij aan een uniforme werkwijze en voorkomt dat iedere onderneming dezelfde processen afzonderlijk moet inrichten.
Centrale uitvoering betekent echter niet dat alle entiteiten financieel hetzelfde zijn. De aard van de dienstverlening verschilt en daarmee verschillen ook de geldstromen, risico’s en informatiebehoeften.
Bij de uitzend- en detacheringsactiviteiten van PolderKracht, PolderNoord en PolderProfessionals geven berekende uren een omzet. Hier staan loonkosten, werkgeverslasten en reserveringen tegenover. Het resultaat, de brutomarge bepaalt vervolgens of er voldoende resultaat is behaald om alle beheerde bedrijfskosten daarmee te voldoen en een netto resultaat te behalen. Vanuit het team Financiën, Beheer & Advies worden er risicoanalyses uitgevoerd/aangeboden op nieuwe en bestaande relaties welke dienen als advies en beoordeling of een relatie een risicoprofiel heeft dat past binnen ons beleid.
Bij PolderLoon moeten verschillende verdien- en kostenmodellen afzonderlijk inzichtelijk worden gemaakt.
Bij payroll is PolderLoon de werkgever van de payrollmedewerkers. De financiële administratie kent daardoor veel overeenkomsten met uitzenden en detachering. Tegenover de omzet staan onder andere brutolonen, werkgeverslasten, pensioenpremies, reserveringen en overige personeels-gerelateerde kosten.
Het verschil tussen de gefactureerde omzet en de directe kosten vormt de basis voor de gerealiseerde brutomarge.
Bij salarisadministratie en HR-dienstverlening verkoopt PolderLoon voornamelijk kennis, ondersteuning en uitvoering. De opbrengst wordt daarbij niet bepaald door een verschil tussen een inleen- en loonkostentarief, maar door het afgesproken tarief voor de geleverde dienstverlening. Dit kan bijvoorbeeld een bedrag per loonstrook, per medewerker, per salarisperiode, per uur, per adviestraject of in de vorm van een vast abonnement zijn.
Voor een juiste beoordeling van het resultaat moeten de opbrengsten worden afgezet tegen de benodigde tijd, deskundigheid, systemen en overige uitvoeringskosten. Verder doet het team Financiën, Beheersing & Advies net zoals bij de andere labels risicoanalyses uitvoeren op nieuwe en bestaande relaties.
De dienstverlening van PolderWerk heeft eveneens het karakter van betaalde service en procesondersteuning. PolderWerk ondersteunt zzp’ers en de bedrijven die met zzp’ers samenwerken onder andere bij reverse billing, factoring, contractbeheer, administratieve verwerking, risicoanalyses en het onderhouden van het contact tussen de zzp’er en de inlener.
Afhankelijk van de dienst ontvangt PolderWerk hiervoor een vast bedrag, een tarief per verwerking of contract, een periodieke vergoeding of een percentage van de gefactureerde of gefinancierde omzet. Bij factoring spelen daarnaast de voorfinanciering, betaaltermijnen, liquiditeitsbehoefte en het risico op niet-betaling een belangrijke rol.
Het team Financiën, Beheersing & Advies moet deze verschillende omzetstromen, directe kosten, risico’s en resultaten afzonderlijk zichtbaar kunnen maken. Daardoor kan niet alleen het resultaat per entiteit worden beoordeeld, maar ook de opbrengst en rendabiliteit per dienstverleningsvorm.
PolderKantoor is een dienstverlenende entiteit waarbinnen verschillende modellen samenkomen.
Allereerst stelt het per entiteit medewerkers beschikbaar voor uitvoerende taken binnen de verschillende labels. Denk hierbij aan intercedenten voor uitzenden en detachering, maar ook aan backofficespecialisten die de hierbij behorende taken uitvoeren.
Daarnaast worden er medewerkers beschikbaar gesteld voor relatiebeheerder bij onze payroll-dienstverlening of voor onze servicediensten zoals zzp-dienstverlening, salarisadministratie, HR-support & Advies en HR-consultant.
Het zijn interne loonkosten die op een juiste manier moeten worden doorberekend aan de verschillende entiteiten en externe partijen.
Verder kent PolderKantoor uiteraard net zoals alle andere entiteiten eigen kantoorkosten (maar ook overige personeelskosten) die doorbelast moeten worden.
Het is team Financiën, Beheersing & Advies binnen PolderKantoor die deze kosten op een juiste manier moet ontrafelen en doorbelasten aan de verschillende labels.
Als tweede uitvoerende taak verzorgt het team Financiën, Beheersing & Advies binnen PolderKantoor dus de al eerder benoemde uitvoering van de volledige financiële administratie van alle aangesloten labels. In de toekomst zouden er nog financiële taken bij kunnen komen die wij via één van onze labels uitvoeren voor externe opdrachtgevers, maar hier later meer over.
Tenslotte ligt er bij het team Financiën, Beheersing & Advies het financiële beheer van PolderKracht Holding. De directiekosten worden vanuit de holding berekend en doorbelast, daar waar mogelijk aan de verschillende labels. Verder wordt er vanuit het team Financiën, Beheersing & Advies contact gehouden met ons accountantskantoor. Ons accountantskantoor maakt de jaarstukken op, verzorgt de salarisadministratie voor onze interne medewerkers en Dga’s. Vanuit Financiën, Beheersing & Advies wordt er in samenwerking met ons accountantskantoor de jaarlijkse AVA verzorgt en worden de jaarstukken ondertekend, gepubliceerd en verder toegelicht aan de aandeelhouders.
Omdat alle taken welke worden uitgevoerd door het team Financiën, Beheersing & Advies voor PolderKracht Holding een 100% borging moeten hebben op geheimhouding. Dient er een dubbele toetsing te zijn dat deze vertrouwelijke informatie uitsluitend conform ons geheimhoudingsprotocol wordt verwerkt en uitsluitend zichtbaar is binnen de hiërarchie zoals bepaald is het opgestelde regelement.
Doel van de interne financiële dienstverlening
De interne financiële dienstverlening heeft als doel om:
• financiële gegevens juist, volledig en tijdig te verwerken;
• per entiteit een betrouwbare administratie te voeren;
• inkomsten, uitgaven, bezittingen en verplichtingen inzichtelijk te houden;
• verkoopfacturen tijdig en correct te verzenden;
• inkoopfacturen zorgvuldig te verwerken en goed te keuren;
• betalingen en openstaande posten te bewaken;
• financiële aansluitingen en controles uit te voeren;
• tijdig te voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen;
• betrouwbare informatie aan de accountant aan te leveren;
• directie en management te voorzien van rapportages en stuurinformatie;
• financiële risico’s, afwijkingen en ontwikkelingen vroegtijdig te signaleren;
• besluitvorming binnen de organisatie financieel te ondersteunen.
Verdeling van verantwoordelijkheden
Een betrouwbare financiële administratie is niet uitsluitend de verantwoordelijkheid van de het team Financiën, Beheersing & Advies binnen PolderKantoor.
De kwaliteit van de administratie is mede afhankelijk van de informatie die vanuit de verschillende labels en in de toekomst vanuit externe opdrachtgevers wordt aangeleverd.
De bedrijfsonderdelen zijn verantwoordelijk voor een juiste en tijdige aanlevering van onder andere:
• afspraken met klanten en leveranciers;
• tarieven en prijsafspraken;
• contracten en opdrachten;
• uren en andere gegevens die nodig zijn voor facturatie;
• ontvangen facturen en bewijsstukken;
• informatie over correcties, klachten of betwistingen;
• verplichtingen die financiële gevolgen hebben;
• wijzigingen die invloed hebben op omzet, kosten of resultaat.
Financiën, Beheersing & Advies verwerkt en controleert deze informatie, bewaakt de financiële processen en signaleert ontbrekende gegevens of afwijkingen.
Wanneer informatie onvolledig of niet duidelijk is, wordt deze teruggelegd bij de verantwoordelijke medewerker of het betreffende bedrijfsonderdeel.
De directie en bevoegde budgethouders zijn verantwoordelijk voor financiële besluiten en de goedkeuring van uitgaven binnen hun bevoegdheden.
Financiën, Beheersing & Advies ondersteunt deze besluitvorming met actuele informatie, controles, analyses en advies.
Financiële administratie van PolderKantoor
De eigen financiële administratie van PolderKantoor bestaat uit personeelskosten, waarvan we eerder al hebben uitgelegd dat deze grotendeels moeten worden doorbelast aan één van de labels. Het team Financiën, Beheersing & Advies is hierin de uitvoerende partij.
Omdat alle medewerkers van de PolderKracht Groep hun arbeidsovereenkomst met PolderKantoor hebben, neemt het team Financiën, Beheersing & Advies van PolderKantoor een bijzondere positie in. Een belangrijk deel van de personeelskosten en werkgeversverplichtingen komt binnen deze entiteit samen.
Het is het onderdeel waarbij verschillende partijen bij elkaar komen en waarbij zoals eerder vermeld zorgvuldigheid en geheimhouding belangrijk zijn.
De noodzakelijke input is afkomstig van onze interne HR, Salarisadministratie Koopman&Co, Pensioenbedrijf ASR en Verzuimverzekering/Arbodienst SAZAS/Stigas.
De input moet overzicht geven in:
• salarissen en werkgeverslasten;
• pensioen- en fondslasten;
• verzuim gerelateerde kosten;
• kosten van opleidingen en ontwikkeling;
• lease-, reis- en overige personeelskosten;
Het tweede deel van de financiële administratie waarvan het beheer ligt bij het team Financiën, Beheersing & Advies zijn alle kantoorkosten.
Kantoorkosten die PolderKantoor maakt om zijn taken te kunnen uitvoeren en/of die ondersteunend zijn bij taken die worden uitgevoerd voor de andere labels en/of externe opdrachtgevers.
Het zijn dus niet de kantoorkosten van de labels PK, PN, PP, PL en PW waarvan het beheer ook ligt bij het team Financiën, Beheersing & Advies, maar deze worden binnen de labels berekend.
Kantoorkosten zijn o.a.:
• kosten van ICT, systemen en telefonie;
• huisvestings- en algemene organisatiekosten;
• kosten van centrale ondersteuning;
• berekenen van de jaarlijkse verdeelsleutels voor de interne doorbelastingen, inclusief het doorrekenen van kosten die zijn voorgeschoten door andere entiteit;
Door het team van Financiën, Beheersing & Advies worden de personeelskosten en de kantoorkosten dus volledig beheerd en doorbelast. Het resultaat moet financieel minimaal een break-even positie geven door de doorbelasting aan de labels. Omdat er mogelijk kosten zijn die niet toegerekend kunnen worden aan een label is het eigenlijk beter dat we toewerken naar een resultaat dat iets beter is dan break-even. Dit zouden we enerzijds kunnen bereiken door schaalvergroting in de interne diensten waarbij we het rendement weten te verbeteren door efficiëntie en daarnaast door het direct binnenhalen van opbrengsten bij externe opdrachtgevers door het team van Financiën, Beheersing & Advies.
Inzicht per entiteit en voor de groep als geheel
De financiële administratie moet informatie op verschillende niveaus kunnen opleveren:
per afzonderlijke juridische entiteit;
per activiteit, dienst, klant, vestiging of kostenplaats;
voor PolderKantoor als centrale werkgever en ondersteunende organisatie;
voor de PolderKracht Groep als geheel.
Hierdoor kan de directie niet alleen beoordelen wat het totale resultaat is, maar ook begrijpen waar opbrengsten, kosten, marges, risico’s en afwijkingen ontstaan.
Het uiteindelijke doel is een financiële organisatie waarin dagelijkse verwerking, periodieke controle en bestuurlijke informatie logisch op elkaar aansluiten. De administratie vormt daarmee niet alleen een wettelijke en praktische verplichting, maar ook een belangrijk hulpmiddel voor de besturing en verdere ontwikkeling van de PolderKracht Groep.
2.3.3 Financiële administratie
De financiële administratie vormt het operationele fundament van Financiën, Beheersing & Advies.
Hierin worden alle financiële gebeurtenissen van de verschillende entiteiten tijdig, volledig en op een controleerbare manier vastgelegd. Het gaat daarbij niet alleen om het verwerken van facturen en bankmutaties, maar om het opbouwen van een administratie die inzicht geeft in de financiële positie, prestaties, verplichtingen en risico’s van iedere entiteit en van de PolderKracht Groep als geheel.
Het team Financiën, Beheersing & Advies verzorgt de dagelijkse en periodieke financiële verwerking voor de aangesloten entiteiten. Daarbij wordt per entiteit een afzonderlijke administratie gevoerd. Binnen deze administraties moet vervolgens voldoende onderscheid kunnen worden gemaakt tussen activiteiten, diensten, klanten, vestigingen, kostenplaatsen en andere onderdelen waarop de directie wil kunnen sturen.
De kwaliteit van de financiële administratie is afhankelijk van drie samenhangende voorwaarden:
• financiële gebeurtenissen worden tijdig en volledig aangeleverd;
• gegevens worden op de juiste entiteit, rekening, periode en kostenplaats verwerkt;
• iedere boeking kan worden herleid naar een onderliggend document, besluit of andere betrouwbare bron.
De financiële administratie moet daarmee niet alleen geschikt zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering, maar ook voor interne controles, managementrapportages, fiscale verplichtingen, accountantswerkzaamheden en de jaarlijkse financiële verantwoording.
Reikwijdte van de financiële administratie
Binnen de financiële administratie vallen onder andere:
• crediteurenadministratie;
• debiteurenadministratie;
• verwerking van bankmutaties;
• grootboekadministratie;
• beheer van tussenrekeningen;
• memoriaalboekingen;
• registratie en beheer van vaste activa;
• btw-administratie;
• intercompany-verhoudingen;
• periodieke maandafsluitingen;
• voorbereiding van de jaarafsluiting;
• aanlevering van financiële informatie aan de accountant.
Deze onderdelen staan niet los van elkaar. Een verkoopfactuur leidt bijvoorbeeld tot omzet en een openstaande debiteur, waarna de ontvangst van de betaling via de bank moet worden verwerkt en aangesloten. Een inkoopfactuur leidt tot een kostenboeking, een openstaande crediteur en uiteindelijk een betaling.
Personeelskosten moeten aansluiten op salarisinformatie, werkgeverslasten, pensioenpremies en de doorbelasting aan de verschillende labels.
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie heeft betrekking op de financiële verwerking van leveranciers en andere partijen aan wie een entiteit bedragen verschuldigd is.
Hieronder vallen onder andere ontvangen inkoopfacturen, creditnota’s, declaraties en overige financiële verplichtingen.
Binnen de crediteurenadministratie wordt bewaakt dat:
• facturen bij de juiste entiteit binnenkomen;
• de leverancier en factuurgegevens juist zijn;
• de geleverde prestatie of gemaakte afspraak kan worden vastgesteld;
• de factuur door een bevoegde medewerker wordt beoordeeld en goedgekeurd;
• de kosten op de juiste grootboekrekening, kostenplaats en periode worden geboekt;
• btw op de juiste manier wordt verwerkt;
• dubbele verwerking of betaling wordt voorkomen;
• openstaande posten en betaaltermijnen worden bewaakt;
• betalingen uitsluitend na de vereiste goedkeuring worden uitgevoerd;
• facturen en onderliggende documenten controleerbaar worden opgeslagen.
De volledige werkwijze voor ontvangst, controle, goedkeuring, boeking, opslag en betaling van inkoopfacturen wordt verder uitgewerkt in hoofdstuk 2.4.
Debiteurenadministratie
De debiteurenadministratie heeft betrekking op de facturatie aan klanten en andere partijen waarvan een entiteit nog bedragen moet ontvangen.
Een juiste en tijdige facturatie is essentieel voor de omzetverantwoording, liquiditeit en beheersing van het debiteurenrisico.
Binnen de debiteurenadministratie wordt bewaakt dat:
• alle geleverde diensten en berekende uren volledig worden gefactureerd;
• de juiste entiteit als leverancier op de factuur staat;
• klantgegevens, tarieven, uren, aantallen en andere factuurgegevens juist zijn;
• omzet in de juiste periode en op de juiste omzetrekening wordt verantwoord;
• correcties en creditnota’s uitsluitend na beoordeling worden verwerkt;
• ontvangen betalingen aan de juiste openstaande posten worden gekoppeld;
• vervallen facturen tijdig worden gesignaleerd en opgevolgd;
• vragen en betwistingen over facturen worden geregistreerd en afgehandeld;
• risico’s op te late betaling of niet-betaling tijdig zichtbaar worden.
De facturatie vindt momenteel grotendeels plaats vanuit Tigris. De verdere verwerking, aansluiting en bewaking van openstaande posten maakt onderdeel uit van de financiële administratie. Het volledige verkoopfacturen- en debiteurenproces wordt uitgewerkt in hoofdstuk 2.5.
Bankverwerking
Bankmutaties vormen de verbinding tussen de geregistreerde financiële verplichtingen en de werkelijke geldstromen. Alle ontvangsten, betalingen, overboekingen, bankkosten, rente en overige mutaties moeten tijdig in de juiste administratie worden verwerkt.
Bij de bankverwerking wordt onder andere vastgesteld:
• op welke entiteit de mutatie betrekking heeft;
• welke debiteur, crediteur, grootboekrekening of tussenrekening van toepassing is;
• of ontvangsten en betalingen aansluiten op de onderliggende facturen;
• of interne overboekingen aan beide zijden juist zijn verwerkt;
• of ongebruikelijke of onbekende mutaties nader moeten worden onderzocht;
• of het saldo in de administratie aansluit op het saldo volgens de bank.
Onbekende of onvoldoende onderbouwde bankmutaties worden niet zonder nadere beoordeling definitief verwerkt. Deze worden tijdelijk op een herkenbare tussenrekening geplaatst en zo snel mogelijk uitgezocht.
Grootboekadministratie
Het grootboek vormt de centrale structuur van de financiële administratie. Hierin worden alle financiële gebeurtenissen ingedeeld naar onder andere omzet, directe kosten, personeelskosten, kantoorkosten, bezittingen, schulden en overige financiële posities.
Een goed ingericht grootboekschema moet:
• aansluiten op de verschillende activiteiten en verdienmodellen;
• per entiteit op een vergelijkbare manier zijn opgebouwd;
• voldoende detail bieden voor controle en rapportage;
• onderscheid mogelijk maken tussen directe en indirecte kosten;
• aansluiten op kostenplaatsen, diensten en interne doorbelastingen;
• bruikbaar zijn voor rapportages in SnelStart, Power BI en andere toepassingen;
• voorkomen dat dezelfde soort kosten of opbrengsten willekeurig op verschillende rekeningen worden geboekt.
Nieuwe grootboekrekeningen worden alleen toegevoegd wanneer daarvoor een duidelijke inhoudelijke reden bestaat. De betekenis en toepassing van iedere rekening moeten herkenbaar en vastgelegd zijn.
Tussenrekeningen en memoriaalboekingen
Tussenrekeningen worden gebruikt wanneer financiële gegevens tijdelijk moeten worden vastgelegd voordat definitieve verwerking mogelijk is.
Voorbeelden zijn nog uit te zoeken bankmutaties, salarisaansluitingen, interne overboekingen, voorschotten en bedragen die tussen entiteiten moeten worden verdeeld.
Tussenrekeningen mogen geen verzamelplaats worden voor posten die langere tijd onverklaard blijven. Daarom moeten deze periodiek worden beoordeeld, onderbouwd en opgeschoond.
Memoriaalboekingen worden gebruikt voor financiële correcties, reserveringen, overlopende posten, afschrijvingen, interne doorbelastingen en andere boekingen waarvoor geen gewone inkoopfactuur, verkoopfactuur of bankmutatie beschikbaar is.
Iedere memoriaalboeking moet:
• een duidelijke omschrijving hebben;
• zijn voorzien van een berekening of andere onderbouwing;
• naar de juiste entiteit en periode worden geboekt;
• controleerbaar zijn voor een andere medewerker;
• bij materiële of bijzondere boekingen worden goedgekeurd door een bevoegde functionaris.
Vaste activa
Investeringen in bedrijfsmiddelen die gedurende meerdere jaren worden gebruikt, worden opgenomen in de administratie van de vaste activa. Hierbij kan worden gedacht aan inventaris, ICT-apparatuur, verbouwingen, voertuigen en andere duurzame bedrijfsmiddelen.
Per activum moet onder andere worden vastgelegd:
• de betreffende entiteit;
• de aanschafdatum;
• de aanschafwaarde;
• de economische levensduur;
• de toegepaste afschrijvingsmethode;
• de jaarlijkse en cumulatieve afschrijving;
• de resterende boekwaarde;
• de locatie of gebruiker, wanneer dit relevant is;
• de datum en financiële verwerking van verkoop of buitengebruikstelling.
De registratie van vaste activa moet periodiek worden aangesloten op het grootboek en op de feitelijk aanwezige bedrijfsmiddelen.
Btw-administratie en fiscale informatie
Binnen de financiële administratie moet btw op een juiste en controleerbare manier worden verwerkt. Daarbij moet onderscheid worden gemaakt tussen verschuldigde btw over omzet, aftrekbare btw op kosten en bijzondere situaties waarvoor afwijkende regels gelden.
Het team Financiën, Beheersing & Advies zorgt ervoor dat de financiële administratie voldoende betrouwbare informatie bevat voor het voorbereiden, controleren en indienen of laten indienen van fiscale aangiften.
Daarbij worden onder andere gecontroleerd:
• de volledigheid van de omzet;
• de verwerking van inkoop- en verkoopfacturen;
• de toegepaste btw-codes;
• creditnota’s en correcties;
• aansluiting tussen de aangifte en het grootboek;
• verschillen met eerdere perioden;
• bijzondere transacties of boekingen die aanvullende beoordeling vragen.
Waar fiscale beoordeling of specialistische kennis nodig is, wordt afgestemd met Koopman & Co.
Intercompany-verhoudingen
Binnen de PolderKracht Groep vinden regelmatig financiële transacties plaats tussen de verschillende entiteiten.
Hierbij kan het onder andere gaan om:
• doorbelasting van personeelskosten;
• doorbelasting van kantoorkosten en centrale ondersteuning;
• directiekosten vanuit PolderKracht Holding;
• voorgeschoten kosten;
• interne dienstverlening;
• onderlinge betalingen en rekening-courantposities.
Intercompany-transacties moeten bij beide betrokken entiteiten op dezelfde manier en in dezelfde periode worden verwerkt. De onderlinge vorderingen, schulden, opbrengsten en kosten moeten daardoor op elkaar aansluiten.Voor structurele doorbelastingen worden duidelijke verdeelsleutels vastgesteld. Deze verdeelsleutels moeten uitlegbaar, controleerbaar en periodiek herzienbaar zijn. De berekeningen en besluiten waarop de doorbelastingen zijn gebaseerd, worden vastgelegd.
Periodieke afsluitingen
Om tijdig betrouwbare rapportages te kunnen maken, moet de financiële administratie periodiek worden afgesloten. Een maandafsluiting betekent dat de belangrijkste financiële gegevens over de betreffende periode zijn verwerkt, gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd.
Bij een periodieke afsluiting wordt onder andere aandacht besteed aan:
• volledigheid van inkoop- en verkoopfacturen;
• verwerking en aansluiting van bankmutaties;
• openstaande debiteuren en crediteuren;
• controle en opschoning van tussenrekeningen;
• salaris- en personeelskosten;
• reserveringen en overlopende posten;
• afschrijvingen;
• intercompany-aansluitingen;
• btw en overige fiscale verplichtingen;
• vergelijking met eerdere perioden, begrotingen en verwachtingen;
• verklaring van opvallende afwijkingen.
De maandafsluiting vormt de basis voor periodieke rapportages aan directie en management. De controlewerkzaamheden die hierbij horen, worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 2.8.
Jaarafsluiting en aanlevering aan de accountant
Aan het einde van ieder boekjaar wordt de financiële administratie voorbereid voor de jaarafsluiting en de werkzaamheden van Koopman & Co. Het team Financiën, Beheersing & Advies zorgt ervoor dat de administraties volledig, aangesloten en voldoende onderbouwd worden aangeleverd.
De aanlevering kan onder andere bestaan uit:
• saldibalansen en grootboekoverzichten;
• aansluitingen van bankrekeningen;
• specificaties van debiteuren en crediteuren;
• specificaties van tussenrekeningen;
• overzicht van vaste activa en afschrijvingen;
• intercompany-aansluitingen;
• onderbouwing van reserveringen en overlopende posten;
• salaris- en pensioenaansluitingen;
• btw-aangiften en fiscale aansluitingen;
• overeenkomsten, besluiten en overige bewijsstukken;
• verklaringen bij bijzondere posten en afwijkingen.
Vragen en correcties vanuit de accountant worden centraal geregistreerd en opgevolgd. Wanneer correcties nodig zijn, wordt niet alleen de boeking aangepast, maar ook onderzocht waardoor de afwijking is ontstaan en of het onderliggende proces moet worden verbeterd
Gewenst resultaat
Een goed ingerichte financiële administratie levert meer op dan een verzameling correcte boekingen.
Het gewenste resultaat is een administratie die:
• dagelijks bruikbaar is voor de uitvoering;
• periodiek controleerbaar en afsluitbaar is;
• inzicht geeft per entiteit en dienstverleningsvorm;
• aansluit op bank-, salaris-, pensioen- en fiscale informatie;
• betrouwbare rapportages en prognoses mogelijk maakt;
• een goede basis vormt voor kostprijs-, tarief- en margebeheer;
• tijdig financiële risico’s en afwijkingen zichtbaar maakt;
• geschikt is voor verantwoording aan directie, aandeelhouders, accountant en andere betrokken partijen.
Daarmee vormt de financiële administratie de betrouwbare gegevensbasis voor financiële beheersing, rapportage, advisering en verdere ontwikkeling van de PolderKracht Groep.
2.3.4 Inkoopfacturen en crediteurenproces
Het inkoopfacturen- en crediteurenproces omvat alle werkzaamheden vanaf het moment waarop een factuur van een leverancier wordt ontvangen tot en met de controle, goedkeuring, boeking, opslag en betaling daarvan.
Een zorgvuldig ingericht proces is belangrijk om ervoor te zorgen dat kosten bij de juiste entiteit en op de juiste grootboekrekening worden verwerkt, facturen tijdig worden betaald en onjuiste of dubbele betalingen worden voorkomen.
Binnen de PolderKracht Groep wordt voor iedere entiteit een afzonderlijke financiële administratie gevoerd. Daarom moet bij iedere ontvangen inkoopfactuur worden vastgesteld op welke entiteit, kostenplaats, activiteit en verslagperiode de factuur betrekking heeft. Dit is ook van belang voor een juiste verwerking van de omzetbelasting en voor betrouwbare rapportages per onderneming of label.
2.3.4.1 Ontvangst via de administratiemailadressen
Iedere entiteit beschikt over een eigen administratiemailadres volgens de structuur administratie@....
Leveranciers gebruiken deze adressen voor het verzenden van hun facturen en eventuele creditnota’s. Door voor iedere entiteit een afzonderlijk mailadres te gebruiken, kunnen facturen vanaf het moment van ontvangst aan de juiste administratie worden gekoppeld.
Bij ontvangst wordt gecontroleerd of:
• de factuur voor de juiste entiteit bestemd is;
• de tenaamstelling en adresgegevens juist zijn;
• een factuurnummer en factuurdatum zijn vermeld;
• de geleverde goederen of diensten herkenbaar zijn;
• het factuurbedrag en de btw correct en voldoende gespecificeerd zijn;
• een betaaltermijn en bankrekeningnummer zijn opgenomen;
• de factuur niet eerder is ontvangen of verwerkt;
• eventueel benodigde onderliggende stukken aanwezig zijn.
Wanneer een factuur bij het verkeerde administratiemailadres binnenkomt, moet deze naar de juiste administratie worden overgebracht. Indien niet duidelijk is op welke entiteit of activiteit de factuur betrekking heeft, wordt dit eerst intern uitgezocht voordat verdere verwerking plaatsvindt.
2.3.4.2 Opslag in Teams en SharePoint
Ontvangen facturen worden handmatig opgeslagen in Microsoft SharePoint, binnen de Teams-omgeving Backoffice PolderKracht Groep.
Binnen deze omgeving worden de documenten ondergebracht in de map van de betreffende entiteit en vervolgens in de map van de specifieke crediteur.
De SharePoint-mappen kunnen lokaal met de laptop worden gesynchroniseerd. Hierdoor zijn de documenten vanuit de Verkenner toegankelijk, terwijl ze centraal in SharePoint worden bewaard. De centrale SharePoint-omgeving blijft daarbij de officiële opslaglocatie.
Een eenduidige opslagstructuur maakt het mogelijk om facturen later snel terug te vinden en te koppelen aan boekingen, betalingen, controles en vragen van de accountant.
Om dit te ondersteunen, moet een vaste naamgeving worden gebruikt, bijvoorbeeld op basis van:
• factuurdatum;
• naam van de leverancier;
• factuurnummer;
• betreffende entiteit;
• eventueel de factuurperiode.
Ook creditnota’s, herinneringen en relevante correspondentie met de leverancier moeten op een herkenbare manier bij de betreffende crediteur worden opgeslagen.
2.3.4.3 Inhoudelijke en financiële controle
Voordat een inkoopfactuur wordt geboekt en betaald, vindt een inhoudelijke en financiële controle plaats.
Bij de inhoudelijke controle wordt vastgesteld:
• of de goederen of diensten daadwerkelijk zijn besteld en geleverd;
• of de factuur overeenkomt met gemaakte afspraken, offertes of overeenkomsten;
• of aantallen, tarieven, perioden en eventuele toeslagen juist zijn;
• of de kosten zakelijk en noodzakelijk zijn;
• voor welke entiteit, afdeling, activiteit of opdrachtgever de kosten zijn gemaakt;
• of de factuur door de verantwoordelijke medewerker of budgethouder kan worden goedgekeurd.
Bij de financiële controle wordt onder meer beoordeeld:
• of de verplichte factuurgegevens aanwezig zijn;
• of het totaalbedrag en de btw-berekening juist zijn;
• of de juiste btw-behandeling wordt toegepast;
• of de factuur niet dubbel is ontvangen of geboekt;
• of de gekozen crediteur en grootboekrekening juist zijn;
• of de kosten aan de juiste periode worden toegerekend;
• of het bankrekeningnummer overeenkomt met de bekende leveranciersgegevens;
• of sprake is van een afwijking die nader moet worden onderzocht.
Afwijkingen worden niet zonder toelichting verwerkt. Wanneer gegevens ontbreken of niet overeenkomen met de gemaakte afspraken, wordt contact opgenomen met de leverancier of met de intern verantwoordelijke medewerker.
2.3.4.4 Goedkeuring van inkoopfacturen
De inhoudelijke goedkeuring moet worden gegeven door iemand die kan beoordelen of de levering heeft plaatsgevonden en of de factuur overeenkomt met de gemaakte afspraken. Dit kan bijvoorbeeld de opdrachtgever, budgethouder, leidinggevende of directie zijn.
De financiële administratie controleert vervolgens de administratieve en financiële juistheid. Een inhoudelijke goedkeuring betekent dus niet automatisch dat een factuur zonder verdere financiële controle kan worden geboekt of betaald.
Voor facturen met een hoger bedrag, bijzondere kosten, afwijkende betaalgegevens of kosten buiten de gebruikelijke bedrijfsvoering kan aanvullende goedkeuring door de directie noodzakelijk zijn. De goedkeuringsbevoegdheden en eventuele grensbedragen moeten afzonderlijk worden vastgelegd in een bevoegdheden- en autorisatieschema.
2.3.4.5 Verwerking in SnelStart
De financiële administraties van de verschillende entiteiten worden gevoerd in SnelStart. Inkoopfacturen kunnen daarin handmatig worden ingevoerd of met behulp van geautomatiseerde factuurherkenning worden ingelezen.
Bij de verwerking worden in ieder geval vastgelegd:
• de juiste crediteur;
• het factuurnummer en de factuurdatum;
• de vervaldatum;
• het factuurbedrag;
• de btw-code en het btw-bedrag;
• de grootboekrekening;
• de juiste entiteit;
• waar van toepassing de kostenplaats, activiteit of het project;
• de periode waarop de kosten betrekking hebben;
• een duidelijke omschrijving van de boeking.
Bij handmatige invoer is extra aandacht nodig voor typefouten, dubbele boekingen en het gebruik van de juiste grootboekrekening en btw-code.
Ook bij geautomatiseerde verwerking blijft menselijke controle noodzakelijk.
Factuurherkenning ondersteunt het proces, maar neemt de verantwoordelijkheid voor een juiste boeking niet over.
2.3.4.6 Betaling en controle van betaalgegevens
Na controle, boeking en goedkeuring kan een factuur voor betaling worden klaargezet. Daarbij wordt rekening gehouden met de afgesproken betalingstermijn, de beschikbare liquiditeit en eventuele inhoudelijke geschillen met de leverancier.
Voordat de betaling definitief wordt uitgevoerd, wordt gecontroleerd:
• of de factuur volledig is goedgekeurd;
• of het te betalen bedrag overeenkomt met de geboekte factuur;
• of het bankrekeningnummer betrouwbaar en gecontroleerd is;
• of geen sprake is van een dubbele betaling;
• of ontvangen creditnota’s of verrekeningen zijn meegenomen;
• of de betaling vanuit de juiste entiteit en bankrekening plaatsvindt.
Wijzigingen van bankrekeningnummers van leveranciers vragen om extra aandacht. Een wijziging mag niet uitsluitend op basis van een e-mail of de vermelding op een factuur worden overgenomen.
De wijziging moet via een betrouwbare, reeds bekende contactroute bij de leverancier worden geverifieerd.Na uitvoering wordt de betaling gekoppeld aan de openstaande factuur in SnelStart. Hiermee wordt de crediteurenadministratie bijgewerkt en blijft zichtbaar welke facturen nog openstaan.
2.3.4.7 Functiescheiding
Een belangrijk uitgangspunt binnen het crediteurenproces is dat ontvangst, inhoudelijke goedkeuring, financiële verwerking en betaling niet zonder aanvullende controle volledig bij één persoon worden ondergebracht.
In een zorgvuldig ingericht proces worden de verantwoordelijkheden als volgt verdeeld:
• de financiële administratie ontvangt, registreert en verwerkt de factuur;
• de inhoudelijk verantwoordelijke controleert de levering en gemaakte afspraken;
• een bevoegde functionaris of budgethouder keurt de kosten goed;
• de financiële administratie stelt de betaling voor;
• een bevoegde medewerker of directielid autoriseert de definitieve betaling;
• periodiek wordt gecontroleerd of boekingen, openstaande posten en betalingen juist en volledig zijn.
Wanneer de omvang van de organisatie het niet mogelijk maakt om iedere stap door een andere medewerker te laten uitvoeren, worden aanvullende controles ingericht. Hierbij kan worden gedacht aan periodieke steekproeven, controle van betaaloverzichten door de directie en rapportage van afwijkende of bijzondere transacties.
2.3.4.8 Beheer van openstaande crediteuren
De financiële administratie bewaakt periodiek de openstaande crediteuren. Daarbij wordt gecontroleerd welke facturen binnenkort vervallen, welke facturen nog niet zijn goedgekeurd en of herinneringen of aanmaningen zijn ontvangen.
Facturen mogen niet onnodig blijven openstaan. Tegelijkertijd worden facturen waarover een inhoudelijk geschil bestaat niet zonder beoordeling betaald. De reden van blokkering en de verantwoordelijke voor de opvolging moeten daarom herkenbaar worden vastgelegd.
Een actueel crediteurenoverzicht ondersteunt:
• tijdige betaling van leveranciers;
• het voorkomen van aanmaningskosten;
• inzicht in toekomstige uitgaande geldstromen;
• de liquiditeitsplanning;
• correcte periodeafsluitingen;
• een betrouwbare financiële rapportage.
2.3.4.9 Geautomatiseerde factuurverwerking
Voor het geautomatiseerd inlezen van inkoopfacturen werd eerder gebruikgemaakt van Go2UBL. In de praktijk bleek dat bij het herkennen en overnemen van factuurgegevens regelmatig onjuistheden of onvolledigheden konden ontstaan. Hierdoor bleef veel handmatige controle en correctie noodzakelijk
Automatisering kan de verwerking versnellen en de kans op handmatige invoerfouten verkleinen, maar is alleen waardevol wanneer de herkenning betrouwbaar is en goed aansluit op SnelStart en onze interne controles.
Daarom is nader onderzoek nodig naar een passende oplossing voor digitale factuurverwerking.
Bij de beoordeling van een bestaande of alternatieve oplossing kijken we in ieder geval naar:
• de kwaliteit van factuurherkenning;
• de koppeling met SnelStart;
• herkenning van de juiste entiteit en crediteur;
• controle op dubbele facturen;
• ondersteuning van goedkeuringsroutes;
• verwerking van creditnota’s;
• herkenning van btw, grootboekrekening en kostenplaats;
• digitale dossiervorming en terugvindbaarheid;
• mogelijkheden voor rapportage en controle;
• beveiliging, privacy en toegangsbeheer;
• kosten, beheer en gebruiksgemak.
Ook bij verdere automatisering blijft het uitgangspunt dat een factuur pas definitief wordt verwerkt en betaald nadat de noodzakelijke inhoudelijke en financiële controles zijn uitgevoerd.
2.3.4.10 Doel en resultaat
Het doel van het inkoopfacturen- en crediteurenproces is een volledige, juiste, tijdige en controleerbare verwerking van alle inkoopfacturen binnen de PolderKracht Groep.
Een goed ingericht proces zorgt ervoor dat:
• iedere factuur bij de juiste entiteit wordt verwerkt;
• kosten aan de juiste activiteit en periode worden toegerekend;
• facturen aantoonbaar zijn gecontroleerd en goedgekeurd;
• betalingen tijdig en aan de juiste leverancier plaatsvinden;
• dubbele, onjuiste of frauduleuze betalingen worden voorkomen;
• documenten centraal en herkenbaar worden bewaard;
• openstaande verplichtingen actueel inzichtelijk zijn;
• de financiële administratie betrouwbare informatie oplevert voor rapportage, sturing en controle.
2.3.5 Verkoopfacturen en debiteurenproces
Het verkoopfacturen- en debiteurenproces omvat alle werkzaamheden vanaf het vastleggen van de commerciële en contractuele afspraken met een opdrachtgever tot en met het opstellen en verzenden van de factuur, het verwerken van correcties en creditnota’s, het bewaken van openstaande posten en het innen van de verschuldigde bedragen.
Een betrouwbare verkoopfactuur begint niet bij het moment van factureren. De basis wordt eerder gelegd, bij het beoordelen van de opdrachtgever en het zorgvuldig vastleggen van de dienstverlening, tarieven, betaaltermijnen en overige voorwaarden. Alleen wanneer deze afspraken duidelijk, aantoonbaar en correct zijn vastgelegd, kan een factuur goed worden onderbouwd en kan bij een eventuele betalingsachterstand doeltreffend worden gehandeld.
Binnen de PolderKracht Groep worden verkoopfacturen vanuit de verschillende entiteiten en labels verzonden. De aard en opbouw van de factuur verschilt per vorm van dienstverlening.
Bij uitzenden en payroll worden onder meer gewerkte uren, loonkosten, toeslagen, reserveringen en overeengekomen marges verwerkt. Bij salarisadministratie, HR-dienstverlening en de dienstverlening van PolderWerk kan sprake zijn van een vast bedrag, een tarief per loonstrook of medewerker, een uurtarief, een abonnementsbedrag, een percentage of een afzonderlijk overeengekomen vergoeding.
2.3.5.1 Vastlegging van de afspraken
Voorafgaand aan de dienstverlening moeten de financiële en contractuele afspraken met de opdrachtgever zorgvuldig worden vastgelegd.
Hierbij gaat het in ieder geval om:
• de juiste juridische naam en adresgegevens van de opdrachtgever;
• het factuuradres en het gewenste e-mailadres voor facturen;
• de contactpersoon voor administratieve en financiële vragen;
• de aard en omvang van de dienstverlening;
• de overeengekomen tarieven en tariefcomponenten;
• de wijze waarop uren, aantallen of andere prestaties worden vastgesteld;
• de afgesproken facturatiefrequentie;
• de betalingstermijn;
• eventuele kredietlimieten of aanvullende zekerheden;
• afspraken over correcties, meerwerk en aanvullende kosten;
• de toepasselijke overeenkomst en algemene voorwaarden;
• de wijze waarop de opdrachtgever de afspraken heeft aanvaard.
De overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging, tariefafspraken en toepasselijke voorwaarden moeten aantoonbaar aan de opdrachtgever zijn verstrekt.
Waar ondertekening vereist of afgesproken is, moet een ondertekend exemplaar in het dossier aanwezig zijn.
Het is onvoldoende om pas bij een betalingsachterstand vast te stellen dat afspraken onvolledig zijn vastgelegd of dat niet kan worden aangetoond welke voorwaarden de opdrachtgever heeft ontvangen. Een volledig opdrachtgeversdossier vormt daarom een essentieel onderdeel van het debiteurenbeheer.
2.3.5.2 Beoordeling van nieuwe opdrachtgevers
Voordat dienstverlening op rekening wordt gestart, beoordelen we of het verantwoord is om krediet aan de opdrachtgever te verstrekken.
De intensiteit van deze beoordeling is afhankelijk van de omvang van de opdracht, de verwachte factuurwaarde, de betalingstermijn en het financiële risico.
Bij deze beoordeling kan onder meer worden gekeken naar:
• de identiteit en rechtsvorm van de opdrachtgever;
• de inschrijving en tekenbevoegdheid;
• de financiële positie en kredietwaardigheid;
• eerdere ervaringen en het betalingsgedrag;
• de verwachte wekelijkse of maandelijkse factuurwaarde;
• de verhouding tussen het financiële risico en de te behalen opbrengst;
• de aanwezigheid van bijzondere signalen of afwijkende verzoeken;
• de mogelijkheid om een kortere betalingstermijn, voorschot of andere zekerheid af te spreken
De uitkomst kan aanleiding geven tot het vaststellen van een kredietlimiet of aanvullende voorwaarden. Wanneer het openstaande saldo de afgesproken limiet nadert of overschrijdt, moet worden beoordeeld of de dienstverlening ongewijzigd kan worden voortgezet.
2.3.5.3 Facturatiestromen:
Tigris en handmatige servicefacturatie
Binnen de PolderKracht Groep bestaan op dit moment verschillende facturatiestromen. De gekozen werkwijze is afhankelijk van de aard van de dienstverlening en de wijze waarop de te factureren prestaties worden geregistreerd.
Urenverwerking en facturatie vanuit Tigris wordt gebruikt voor de registratie en verwerking van gewerkte uren en de daarop gebaseerde facturatie.
Dit betreft onder meer de uren van uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers. Ook de uren van zzp’ers die binnen de dienstverlening van PolderWerk worden verwerkt, worden in Tigris geregistreerd. De uren worden gekoppeld aan de juiste medewerker of zzp’er, opdrachtgever, opdracht, entiteit en tariefafspraak. De vastgelegde en goedgekeurde uren vormen vervolgens de basis voor de facturatie aan de opdrachtgever.
Bij de controle van de factuurgegevens wordt onder meer vastgesteld:
• of alle gewerkte uren volledig en tijdig zijn aangeleverd;
• of de uren door de juiste opdrachtgever of contactpersoon zijn goedgekeurd;
• of de uren aan de juiste medewerker, zzp’er, opdracht en periode zijn gekoppeld;
• of normale uren, overuren, toeslaguren en overige uursoorten juist zijn verwerkt;
• of de overeengekomen tarieven en tariefwijzigingen correct zijn toegepast;
• of kosten, vergoedingen en overige factuurcomponenten juist zijn meegenomen;
• of correcties uit eerdere perioden zijn verwerkt;
• of geen uren ontbreken of dubbel worden gefactureerd;
• of de factuur vanuit de juiste entiteit wordt verzonden;
• of de benodigde urenspecificaties of andere bijlagen beschikbaar zijn.
De precieze operationele processtappen binnen Tigris worden op een later moment afzonderlijk beschreven.
Daarbij besteden we aandacht aan de volledige route vanaf urenregistratie en goedkeuring tot het opstellen, controleren en definitief verzenden van de factuur.
Handmatige facturatie van servicediensten en opdrachten.
Voor dienstverlening die niet rechtstreeks op basis van de urenverwerking in Tigris wordt gefactureerd, beschikt de PolderKracht Groep in september 2026 nog niet over één vast facturatiesysteem.
Dit betreft onder meer:
• payroll;
• salarisadministratie;
• HR-Support & Advies;
• HR-Consultancy;
• toekomstige financiële dienstverlening;
• commerciële servicediensten;
• eenmalige advies- en onderzoeksopdrachten;
• andere diensten waarvoor een vast bedrag, periodiek tarief, abonnement, tarief per medewerker of afzonderlijke opdrachtprijs is overeengekomen.
Voor deze dienstverlening worden klantgegevens, contactmomenten en relevante documenten inmiddels geregistreerd en opgeslagen met behulp van een nieuw ingerichte Power Apps- en SharePoint-omgeving.
Deze omgeving ondersteunt het klantdossier en de vastlegging van gegevens, maar bevat op dit moment nog geen volledig ingericht facturatieproces.
De bijbehorende verkoopfacturen worden daarom handmatig opgesteld en verwerkt.
Bij handmatige facturatie moet vooraf worden gecontroleerd:
• welke juridische entiteit de dienstverlening heeft uitgevoerd;
• welke overeenkomst, opdrachtbevestiging of offerte van toepassing is;
• welke dienst of opdracht moet worden gefactureerd;
• welke factuurperiode van toepassing is;
• of een vast tarief, uurtarief, tarief per loonstrook, tarief per medewerker, percentage of andere vergoeding is overeengekomen;
• welke werkzaamheden of aantallen daadwerkelijk zijn uitgevoerd;
• of aanvullende werkzaamheden of meerwerk afzonderlijk moeten worden gefactureerd;
• of al eerder een voorschot, termijnfactuur of deelbetaling is verwerkt;
• of de juiste btw-behandeling wordt toegepast;
• of de factuur aan de juiste contactpersoon en het juiste factuuradres wordt verzonden.
Omdat deze facturatie handmatig plaatsvindt, is een afzonderlijke controle nodig op volledigheid. Er moet periodiek worden vastgesteld welke actieve dienstverlening en afgeronde opdrachten gefactureerd hadden moeten worden en of hiervoor daadwerkelijk een factuur is verzonden.
Hiermee voorkomen we dat uitgevoerde werkzaamheden niet, te laat of voor een onjuist bedrag worden gefactureerd.
De factuur moet altijd herleidbaar zijn tot de onderliggende overeenkomst, opdracht, dienstverlening en prijsafspraak.
Ook moet kunnen worden vastgesteld wie de factuur heeft opgesteld, wie de inhoud heeft gecontroleerd en wanneer de factuur is verzonden.
De toekomstige systeeminrichting moet zowel de urenafhankelijke facturatie als de facturatie van servicediensten, abonnementen, periodieke tarieven en eenmalige opdrachten kunnen ondersteunen. Totdat deze inrichting beschikbaar is, blijft aanvullende handmatige controle noodzakelijk.
Periodieke dienstverlening en automatische incasso
Voor terugkerende servicediensten willen we toegroeien naar een abonnementsvorm met periodieke facturatie en automatische incasso.
Vooraf wordt met de opdrachtgever vastgelegd welke werkzaamheden binnen de dienstverlening vallen, hoe het periodieke bedrag wordt berekend en welke werkzaamheden daar niet onder vallen.
Deze werkwijze kan onder meer worden toegepast bij:
• salarisadministratie;
• HR-Support & Advies;
• periodieke HR-Consultancy;
• toekomstige financiële dienstverlening;
• commerciële servicediensten;
• andere doorlopende ondersteunende diensten.
De vergoeding kan bijvoorbeeld worden vastgesteld als:
• een bedrag per loonstrook;
• een bedrag per medewerker per periode;
• een vast maandbedrag;
• een abonnement met een overeengekomen basispakket;
• een combinatie van een vast basisbedrag en een variabel bedrag;
• een andere vooraf overeengekomen periodieke vergoeding.
In de overeenkomst of opdrachtbevestiging wordt duidelijk vastgelegd:
• welke diensten binnen het abonnement of de periodieke vergoeding vallen;
• welke gegevens worden gebruikt om het factuurbedrag te bepalen;
• welke tarieven van toepassing zijn;
• op welk moment en met welke frequentie wordt gefactureerd;
• hoe wijzigingen in het aantal medewerkers, loonstroken of werkzaamheden worden verwerkt;
• welke betalingstermijn geldt;
• dat betaling via automatische incasso plaatsvindt;
• welke werkzaamheden als aanvullende opdracht of meerwerk worden beschouwd;
• hoe tariefwijzigingen en aanpassingen van de dienstverlening worden doorgevoerd;
• hoe de dienstverlening kan worden gewijzigd of beëindigd.
Automatische incasso betekent niet dat zonder factuur of onderliggende controle een bedrag wordt afgeschreven.
Voor iedere incasso moet een juiste en controleerbare factuur of periodieke specificatie beschikbaar zijn.
De opdrachtgever moet vooraf op een herkenbare manier kunnen vaststellen waarop het te incasseren bedrag betrekking heeft.
Voor het uitvoeren van automatische incasso moet een geldige incassomachtiging aanwezig zijn.
De machtiging en de bijbehorende afspraken worden opgenomen in het klantdossier. Ook wordt vastgelegd vanaf welk bankrekeningnummer mag worden geïncasseerd, op welke overeenkomst de machtiging betrekking heeft en hoe wijzigingen of intrekking van de machtiging worden verwerkt.
Voorafgaand aan iedere periodieke facturatie wordt gecontroleerd:
• of de dienstverlening in de betreffende periode actief was;
• of het juiste aantal loonstroken, medewerkers of andere rekeneenheden is gebruikt;
• of het afgesproken tarief correct is toegepast;
• of tussentijdse wijzigingen zijn verwerkt;
• of aanvullende werkzaamheden buiten het abonnement zijn uitgevoerd;
• of eerdere correcties of verrekeningen moeten worden meegenomen;
• of de incassomachtiging nog van toepassing is;
• of het te incasseren bedrag aansluit op de verzonden factuur of specificatie.
Afzonderlijke facturatie van meerwerk Werkzaamheden die niet binnen het afgesproken servicepakket of abonnement vallen, worden als aanvullende opdracht of meerwerk afzonderlijk gefactureerd.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
• een eenmalig HR-onderzoek;
• begeleiding bij een reorganisatie of bijzonder personeelsvraagstuk;
• aanvullende rapportages of analyses;
• herstelwerkzaamheden in een salarisadministratie;
• een bijzondere cao- of arbeidsvoorwaardenanalyse;
• opzetten loongebouw/functiehuis;
• inrichting of aanpassing van processen en systemen;
• werkzaamheden die buiten de overeengekomen omvang van de dienstverlening vallen;
andere incidentele advies- of uitvoeringsopdrachten.
Voordat meerwerk wordt uitgevoerd, wordt waar mogelijk vastgelegd wat de aanvullende opdracht inhoudt, welk tarief of bedrag daarvoor geldt en wie namens de opdrachtgever toestemming heeft gegeven. Hiermee voorkomen we dat achteraf onduidelijkheid ontstaat over de vraag of werkzaamheden binnen het abonnement vielen of afzonderlijk mochten worden gefactureerd.
Meerwerk wordt op een afzonderlijke factuur of als duidelijk herkenbare afzonderlijke factuurregel opgenomen.
Wanneer ook deze factuur via automatische incasso wordt betaald, moet dit passen binnen de afgegeven machtiging en de gemaakte afspraken. De opdrachtgever moet vooraf kunnen herkennen welk aanvullend bedrag wordt geïncasseerd en waarop dit bedrag betrekking heeft.
Mislukte, gestorneerde of ingetrokken incasso’s worden tijdig gesignaleerd en opgenomen in het reguliere debiteurenproces. Er wordt dan vastgesteld waarom de betaling niet is uitgevoerd en welke vervolgactie nodig is.
Een automatische incasso neemt de noodzaak van betalingsbewaking en debiteurenbeheer dus niet weg.
2.3.5.4 Verzending en de adressen facturen@...
Voor iedere entiteit wordt een afzonderlijk e-mailadres volgens de structuur facturen@... gebruikt.
Via deze adressen kunnen opdrachtgevers reageren op ontvangen facturen en vragen, opmerkingen of bezwaren indienen.
De mailadressen ondersteunen een herkenbare en centrale afhandeling van de communicatie rond verkoopfacturen.
Binnengekomen berichten moeten tijdig worden beoordeeld en gekoppeld aan:
• de juiste opdrachtgever;
• de betreffende factuur;
• de juiste entiteit;
• de inhoudelijk verantwoordelijke medewerker;
• een eventuele correctie, creditnota of betalingsafspraak.
Een vraag of bezwaar van een opdrachtgever mag niet uitsluitend in een persoonlijke mailbox blijven staan.
De relevante communicatie en gemaakte afspraken moeten zodanig worden vastgelegd dat ook andere bevoegde medewerkers het dossier kunnen raadplegen en opvolgen.
2.3.5.5 Controle van verkoopfacturen
Een verkoopfactuur moet volledig, juist, tijdig en controleerbaar zijn.
Voor verzending wordt onder meer gecontroleerd:
• of de juiste juridische entiteit factureert;
• of de tenaamstelling en adresgegevens van de opdrachtgever kloppen;
• of het factuurnummer en de factuurdatum juist zijn;
• of de juiste factuurperiode is gebruikt;
• of de geleverde prestaties voldoende herkenbaar zijn omschreven;
• of uren, aantallen, tarieven en toeslagen correct zijn;
• of de juiste btw-behandeling wordt toegepast;
• of de overeengekomen betalingstermijn is opgenomen;
• of verplichte referenties van de opdrachtgever zijn vermeld;
• of eventuele bijlagen of onderliggende urenspecificaties zijn toegevoegd;
• of de factuur niet eerder is verzonden.
Bijzondere of afwijkende facturen kunnen een aanvullende inhoudelijke of financiële controle vereisen voordat deze worden verzonden.
2.3.5.6 Correcties en creditnota’s
Wanneer na verzending blijkt dat een factuur onjuist is, wordt eerst vastgesteld waardoor de afwijking is ontstaan en welk deel moet worden gecorrigeerd.
Een verzonden factuur wordt niet zonder een herkenbaar administratief spoor aangepast of verwijderd.
Afhankelijk van de situatie kan:
• een volledige creditnota worden opgesteld en een nieuwe factuur worden verzonden;
• een gedeeltelijke creditnota worden opgesteld;
• een aanvullende factuur worden verzonden;
• een correctie in een volgende facturatieronde worden verwerkt, wanneer dit passend en met de opdrachtgever afgestemd is.
De reden voor de correctie moet worden vastgelegd. Daarbij wordt aangegeven op welke oorspronkelijke factuur de correctie betrekking heeft, wie de correctie heeft beoordeeld en wie toestemming heeft gegeven.
Correcties en creditnota’s worden periodiek geanalyseerd. Terugkerende oorzaken kunnen wijzen op onduidelijke tariefafspraken, onvolledige urenregistratie, onjuiste systeeminrichting of onvoldoende controle voorafgaand aan de facturatie.
2.3.5.7 Verwerking in de financiële administratie
De verzonden verkoopfacturen en creditnota’s moeten volledig worden verwerkt in de financiële administratie. Daarbij moet aansluiting bestaan tussen Tigris, de financiële administratie en de bankmutaties.
Ontvangen betalingen worden aan de juiste openstaande posten gekoppeld.
Wanneer een betaling niet direct kan worden herkend, wordt onderzocht:
• van welke opdrachtgever de betaling afkomstig is;
• op welke factuur of facturen de betaling betrekking heeft;
• of sprake is van een deelbetaling;
• of bedragen zijn verrekend;
• of een betalingsverschil of inhouding is ontstaan.
Verschillen tussen de operationele facturatie en de financiële administratie worden tijdig onderzocht en hersteld. De debiteurenadministratie moet op ieder moment een betrouwbaar beeld geven van verzonden facturen, ontvangen betalingen, creditnota’s en openstaande bedragen.
2.3.5.8 Vaststelling van de betalingstermijn
De betalingstermijn wordt niet uitsluitend als een administratief gegeven beschouwd, maar als onderdeel van de commerciële en financiële afspraken met de opdrachtgever.
De gekozen termijn beïnvloedt het kredietrisico en de liquiditeitspositie van de betreffende entiteit.
Bij het bepalen van de betalingstermijn wordt rekening gehouden met:
• het type dienstverlening;
• de facturatiefrequentie;
• de hoogte van de periodieke facturen;
• de kredietwaardigheid van de opdrachtgever;
• het eerdere betalingsgedrag;
• de financieringsbehoefte die ontstaat tussen het betalen van lonen en het ontvangen van de factuur;
• de onderhandelingspositie en gemaakte commerciële afspraken;
• eventuele kredietlimieten of aanvullende zekerheden.
Afwijkingen van de gebruikelijke betalingstermijn moeten vooraf worden beoordeeld en aantoonbaar worden goedgekeurd. De overeengekomen termijn wordt vastgelegd in de overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging en correct opgenomen op de factuur.
2.3.5.9 Bewaking van openstaande posten
De openstaande debiteuren worden periodiek gecontroleerd.
Het overzicht moet niet alleen laten zien welke facturen openstaan, maar ook welke acties zijn uitgevoerd, welke afspraken zijn gemaakt en wie verantwoordelijk is voor de opvolging.
Bij de beoordeling wordt onderscheid gemaakt tussen:
• facturen waarvan de betalingstermijn nog niet is verstreken;
• recent vervallen facturen;
• facturen waarvoor een herinnering is verzonden;
• facturen waarvoor een betalingsafspraak geldt;
• betwiste facturen;
• langdurig openstaande posten;
• opdrachtgevers waarbij meerdere facturen of entiteiten betrokken zijn;
• dossiers die mogelijk moeten worden overgedragen aan een externe partij.
Hiermee wordt voorkomen dat betalingsachterstanden pas worden opgemerkt wanneer het openstaande bedrag aanzienlijk is opgelopen.
2.3.5.10 Herinnerings- en opvolgingsproces
Wanneer een betaling niet tijdig is ontvangen, wordt een vaste en herkenbare opvolging toegepast. Het precieze aantal dagen en de verschillende contactmomenten worden vastgelegd in een afzonderlijk debiteurenprotocol.
De opbouw bestaat in beginsel uit:
1. controle of de factuur correct is verzonden en geen betaling of creditnota over het hoofd is gezien;
2. een eerste vriendelijke betalingsherinnering;
3. persoonlijk contact met de opdrachtgever wanneer betaling uitblijft;
4. schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken;
5. een tweede, nadrukkelijkere herinnering of aanmaning;
6. beoordeling van de lopende dienstverlening en het totale financiële risico;
7. een laatste sommatie met een duidelijke uiterste betaaldatum;
8. besluitvorming over opschorting van werkzaamheden of overdracht aan een externe partij.
Bij iedere stap wordt vastgelegd:
• de datum van de actie;
• de wijze van contact;
• met wie contact is geweest;
• wat is besproken;
• welke toezegging is gedaan;
• welke vervolgdatum geldt;
• wie verantwoordelijk is voor de volgende actie.
Mondelinge betalingsbeloften worden schriftelijk bevestigd. Een toezegging zonder opvolging mag er niet toe leiden dat het dossier opnieuw langere tijd onbehandeld blijft.
2.3.5.11 Betwiste facturen en betalingsafspraken
Een inhoudelijk bezwaar tegen een factuur wordt zo snel mogelijk onderzocht.
Daarbij wordt vastgesteld of:
• de factuur overeenkomt met de overeenkomst;
• de onderliggende uren of prestaties zijn goedgekeurd;
• het juiste tarief is toegepast;
• de benodigde specificaties en bewijsstukken beschikbaar zijn;
• sprake is van een terechte correctie of van een betalingsvertraging zonder inhoudelijke grond.
Een betwiste factuur blijft onderdeel van het debiteurenbeheer.
Het bezwaar, de interne beoordeling, de communicatie en de uiteindelijke oplossing worden in het dossier vastgelegd.
Een betalingsregeling of uitstel van betaling wordt alleen afgesproken door een daartoe bevoegde functionaris. De afspraak wordt schriftelijk bevestigd en bevat ten minste het openstaande bedrag, de betaalmomenten, de deelbedragen en de gevolgen wanneer de regeling niet wordt nagekomen.
2.3.5.12 Voortzetting of opschorting van de dienstverlening
Bij een oplopende betalingsachterstand moet tijdig worden beoordeeld of verdere dienstverlening verantwoord is.
Dit is in het bijzonder belangrijk bij uitzenden, detachering en payroll, omdat loon- en werkgeverskosten doorlopen terwijl de betaling door de opdrachtgever achterblijft.
Bij deze beoordeling wordt gekeken naar:
• de hoogte en ouderdom van het openstaande saldo;
• de wekelijkse of maandelijkse toename van het financiële risico;
• het betalingsgedrag en de bereikbaarheid van de opdrachtgever;
• de nakoming van eerdere toezeggingen;
de oorzaak van de achterstand;
• de juridische en operationele mogelijkheden om de dienstverlening op te schorten;
• de gevolgen voor medewerkers, kandidaten en andere betrokkenen.
Een besluit om de dienstverlening te beperken, op te schorten of te beëindigen wordt niet uitsluitend door de financiële administratie genomen. Dit vraagt om afstemming met de verantwoordelijke commerciële functionaris, het management en waar nodig de directie.
2.3.5.13 Overdracht aan Incasso Ultimoo
Wanneer interne betalingsherinneringen, contactmomenten en aanmaningen niet tot betaling leiden, kan de vordering worden overgedragen aan Incasso Ultimoo.
Dit is de externe partij waarmee de PolderKracht Groep samenwerkt voor de verdere behandeling van niet-betaalde facturen.
De inrichting van ons interne debiteurenproces en het moment van overdracht worden afgestemd op de afspraken, dossiervereisten en werkwijze van Incasso Ultimoo. Hierdoor sluiten onze interne acties aan op de stappen die na overdracht worden genomen en kan worden voorkomen dat noodzakelijke informatie of correspondentie ontbreekt.
Voordat een vordering wordt overgedragen, wordt gecontroleerd of het dossier volledig en voldoende onderbouwd is.
Het dossier bevat waar van toepassing:
• de juiste juridische en contactgegevens van de opdrachtgever;
• de ondertekende overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging;
• bewijs dat de algemene voorwaarden zijn verstrekt en aanvaard;
• de vastgelegde tarieven en betalingstermijn;
• de verzonden facturen en eventuele creditnota’s;
• de bijbehorende urenstaten, specificaties of andere bewijzen van de geleverde prestaties;
• de verzendgegevens van de facturen;
• ontvangen bezwaren en onze inhoudelijke reactie daarop;
• betalingsherinneringen, aanmaningen en laatste sommaties;
• gespreksverslagen en e-mailcorrespondentie;
• schriftelijk bevestigde betalingsafspraken;
• informatie over het niet nakomen van deze afspraken;
• een actueel overzicht van de hoofdsom, ontvangen betalingen en het resterende saldo;
• interne goedkeuring voor de overdracht.
Voor overdracht wordt nogmaals vastgesteld dat:
• de vordering juist en voldoende onderbouwd is;
• de factuur aan de juiste juridische entiteit is verzonden;
• de overeengekomen betalingstermijn is verstreken;
• de opdrachtgever voldoende gelegenheid heeft gehad om te betalen;
• eventuele inhoudelijke bezwaren zijn onderzocht en beantwoord;
• de vordering niet reeds geheel of gedeeltelijk is betaald, gecrediteerd of verrekend;
• de gegevens die aan Incasso Ultimoo worden verstrekt volledig en actueel zijn.
Na overdracht wordt vastgelegd op welke datum het dossier aan Incasso Ultimoo is aangeboden, om welke facturen en bedragen het gaat en wie intern verantwoordelijk blijft voor de bewaking.
Nieuwe betalingen, correspondentie of andere ontwikkelingen worden tijdig met Incasso Ultimoo afgestemd.
Wanneer na overdracht rechtstreeks contact ontstaat tussen de opdrachtgever en een medewerker van de PolderKracht Groep, worden geen afwijkende betalingsafspraken gemaakt zonder afstemming met de intern verantwoordelijke functionaris en Incasso Ultimoo. Daarmee voorkomen we tegenstrijdige communicatie en bewaken we één duidelijke lijn in de behandeling van het dossier.
Periodiek wordt de voortgang van overgedragen dossiers beoordeeld. Daarbij wordt ook bekeken of het interne proces goed heeft gefunctioneerd en of eerdere signalering of ingrijpen het oplopen van de vordering had kunnen beperken.
2.3.5.14 Functiescheiding en verantwoordelijkheden
Binnen het verkoopfacturen- en debiteurenproces worden de verantwoordelijkheden zoveel mogelijk gescheiden:
• de operationele organisatie levert de juiste gegevens voor de facturatie aan;
• een verantwoordelijke medewerker controleert uren, prestaties en tarieven;
• de financiële administratie verwerkt en controleert de facturen;
• correcties en creditnota’s worden door een bevoegde functionaris goedgekeurd;
• de financiële administratie bewaakt de openstaande posten;
• commerciële medewerkers onderhouden waar passend het contact met de opdrachtgever;
• management of directie besluit over uitzonderlijke betalingsafspraken, opschorting en externe overdracht;
• betalingen en openstaande posten worden periodiek aangesloten op de financiële administratie.
Wanneer volledige functiescheiding door de omvang van de organisatie niet mogelijk is, worden aanvullende controles uitgevoerd, bijvoorbeeld door periodieke controle van factuurruns, creditnota’s, betalingsafspraken en langdurig openstaande posten.
2.3.5.15 Ontwikkeling van de systeemomgeving
In september 2026 onderzoekt de PolderKracht Groep mogelijke alternatieven voor Tigris. AFAS is een van de systemen die in dit onderzoek wordt meegenomen. Een toekomstige systeemkeuze kan gevolgen hebben voor de registratie van uren en prestaties, de facturatie, het debiteurenbeheer, de rapportages en de koppeling met de financiële administratie.
Een dergelijke ontwikkeling kan er eveneens toe leiden dat de huidige inrichting met SnelStart opnieuw wordt beoordeeld. Daarmee kan de toekomstige systeemkeuze niet alleen invloed hebben op de verkoopfacturatie en debiteurenadministratie, maar ook op het eerder beschreven inkoopfacturen- en crediteurenproces.
Om die reden wordt de technische werkwijze binnen Tigris in deze fase nog niet volledig als definitief proces vastgelegd.
Bij de beoordeling van een toekomstig systeem kijken we onder andere naar:
• geïntegreerde urenverwerking en facturatie;
• automatische en controleerbare factuurvoorstellen;
• ondersteuning van verschillende vormen van dienstverlening;
• verwerking van complexe tarieven en toeslagen;
• goedkeurings- en correctieprocessen;
• automatische verwerking van betalingen;
• actuele openstaande-postenoverzichten;
• ondersteuning van herinneringen en debiteurenbeheer;
• dossieropbouw en vastlegging van contactmomenten;
• kredietlimieten en risicosignalering;
• koppelingen met bank, salarisadministratie en rapportages;
• mogelijkheden voor Power BI of geïntegreerde stuurinformatie;
• autorisaties, functiescheiding en controleerbaarheid;
• ondersteuning van zowel urenafhankelijke • facturatie als servicefacturatie;
• periodieke facturatie per loonstrook, medewerker, abonnement of dienstverlening;
• facturatie van eenmalige opdrachten, adviezen en onderzoeken;
• signalering van uitgevoerde maar nog niet gefactureerde werkzaamheden;
• koppeling met de klantregistratie en documentopslag in Power Apps en SharePoint;
• ondersteuning van het interne herinneringsproces en de overdracht aan Incasso Ultimoo.
De uiteindelijke systeeminrichting moet het vastgestelde beleid ondersteunen. Een nieuw systeem verandert mogelijk de uitvoering van het proces, maar niet de verantwoordelijkheid om volledig, juist en tijdig te factureren en openstaande vorderingen actief te bewaken.
2.3.5.16 Doel en resultaat
Het doel van het verkoopfacturen- en debiteurenproces is ervoor te zorgen dat alle geleverde diensten volledig, juist en tijdig worden gefactureerd en dat verschuldigde bedragen binnen de afgesproken termijn worden ontvangen.
Een goed ingericht proces zorgt ervoor dat:
• commerciële en financiële afspraken aantoonbaar zijn vastgelegd;
• facturen aansluiten op de geleverde prestaties;
• facturen vanuit de juiste entiteit worden verzonden;
• vragen, bezwaren en correcties tijdig worden afgehandeld;
• creditnota’s controleerbaar en geautoriseerd worden verwerkt;
• ontvangen betalingen juist worden afgeboekt;
• openstaande posten voortdurend inzichtelijk zijn;
• betalingsachterstanden consequent worden opgevolgd;
• financiële risico’s tijdig worden herkend en begrensd;
• vóór eventuele overdracht een volledig en bruikbaar dossier beschikbaar is;
• betrouwbare informatie beschikbaar is voor liquiditeitsbeheer, rapportage en besluitvorming.
2.3.6 Systemen, gegevens en documentbeheer
De financiële werkzaamheden binnen PolderKantoor worden ondersteund door verschillende systemen, applicaties, mailadressen en documentomgevingen.
Deze middelen hebben ieder een eigen functie, maar maken gezamenlijk deel uit van één financieel informatieproces.
Een goede inrichting is nodig om ervoor te zorgen dat financiële gegevens volledig, juist, actueel, beveiligd en terug vindbaar zijn.
Daarbij moet duidelijk zijn:
• in welk systeem gegevens worden vastgelegd;
• welk systeem als primaire bron wordt gebruikt;
• wie verantwoordelijk is voor de gegevens;
• wie gegevens mag invoeren, wijzigen, controleren en raadplegen;
• hoe gegevens tussen systemen worden overgedragen;
• waar documenten worden opgeslagen;
• hoe lang gegevens en documenten worden bewaard;
• hoe de beschikbaarheid en continuïteit worden geborgd.
Binnen dit hoofdstuk beschrijven we de systemen vanuit hun functie voor Financiën, Beheersing & Advies. Uitgebreide technische beschrijvingen, gebruikershandleidingen en inrichtingsdocumenten kunnen later via afzonderlijke pagina’s of links aan de Academy worden toegevoegd.
2.3.6.1 SnelStart
SnelStart wordt op dit moment gebruikt voor de financiële administraties van de verschillende entiteiten binnen de PolderKracht Groep.
In SnelStart worden onder meer verwerkt:
• inkoopfacturen en creditnota’s;
• verkoopfacturen en ontvangsten;
• bankmutaties;
• crediteuren en debiteuren;
• grootboekboekingen;
• btw-gegevens;
• openstaande posten;
• financiële perioden en afsluitingen.
SnelStart vormt daarmee een belangrijke bron voor de financiële administratie en de financiële rapportages. Gegevens uit SnelStart kunnen daarnaast worden gebruikt voor verdere verwerking en presentatie in bijvoorbeeld Power BI.
In september 2026 wordt onderzocht of de toekomstige systeemomgeving aanleiding geeft om ook het gebruik van SnelStart opnieuw te beoordelen. Totdat hierover een besluit is genomen, blijft SnelStart het uitgangspunt voor de bestaande financiële administraties.
2.3.6.2 Tigris
Tigris wordt binnen de PolderKracht Groep in praktische en operationele zin vooral gebruikt door Flex Backoffice & Compliance.
In Tigris worden onder meer gegevens vastgelegd en verwerkt over opdrachtgevers, medewerkers, zzp’ers, opdrachten, gewerkte uren, uursoorten, tarieven en facturatie.
De dagelijkse verwerking, controle en toepassing van deze gegevens wordt later beschreven in hoofdstuk 5.0 Flex Backoffice & Compliance.
Binnen Financiën, Beheersing & Advies wordt Tigris vooral gebruikt als gegevensbron. De in Tigris vastgelegde informatie wordt opgehaald en gebruikt voor financiële verwerking, controle, rapportage en analyse.
Het betreft onder meer gegevens over:
gewerkte en gefactureerde uren;
omzet per entiteit, opdrachtgever, periode of dienstverlening;
loonkosten en andere direct aan de dienstverlening verbonden kosten;
brutomarges;
toegepaste tarieven en uursoorten;
verzonden verkoopfacturen en creditnota’s;
correcties en verschillen tussen perioden;
operationele ontwikkelingen met financiële gevolgen.
De betrouwbaarheid van deze financiële informatie is afhankelijk van een juiste en volledige operationele registratie in Tigris.
Financiën, Beheersing & Advies controleert daarom waar nodig de aansluiting tussen de gegevens uit Tigris, de financiële administratie in SnelStart, de salarisgegevens, de bankmutaties en de beschikbare rapportages.
Tigris is binnen dit hoofdstuk dus niet het primaire systeem voor het voeren van de financiële administratie, maar een belangrijke bron voor kerngegevens zoals omzet, uren, kosten en marge.
Omdat in september 2026 onderzoek plaatsvindt naar mogelijke alternatieven voor Tigris, wordt de volledige technische en operationele inrichting later afzonderlijk beschreven. Bij een toekomstige systeemkeuze moet worden geborgd dat Financiën, Beheersing & Advies kan blijven beschikken over volledige, actuele en controleerbare financiële gegevens.
2.3.6.3 Nmbrs
Nmbrs wordt binnen de PolderKracht Groep uitsluitend gebruikt als de verloningsmotor achter Tigris.
De operationele gegevens van de flex-medewerkers worden in Tigris vastgelegd en vanuit deze omgeving doorgegeven voor de salarisverwerking in Nmbrs.
De combinatie van Tigris en Nmbrs ondersteunt daarmee het proces vanaf de registratie en verwerking van onder meer medewerkers, opdrachten, uren en uursoorten tot en met de uiteindelijke verloning van de flex-medewerkers.
Het dagelijkse en salarisinhoudelijke gebruik van Nmbrs behoort tot de salarisadministratie. Hier vinden onder meer de salarisruns plaats en worden de loonberekeningen, looncomponenten, inhoudingen, werkgeverslasten en overige salaris gerelateerde gegevens verwerkt en gecontroleerd.
Binnen Financiën, Beheersing & Advies wordt Nmbrs vooral gebruikt als financiële gegevensbron. Nmbrs is gekoppeld aan SnelStart, zodat de loonjournaalposten van de flex-verloning op de daarvoor ingerichte grootboekrekeningen in de financiële administratie kunnen worden verwerkt.
Deze verwerking vindt gedeeltelijk automatisch en gedeeltelijk handmatig plaats.
De gegevens hebben onder meer betrekking op:
• brutolonen;
• werkgeverslasten;
• vakantiegeld en reserveringen;
• pensioenpremies;
• premies en bijdragen aan fondsen;
• loonheffingen;
• nettolonen;
• vergoedingen en inhoudingen;
• overige looncomponenten en salaris gerelateerde verplichtingen.
Binnen Financiën, Beheersing & Advies wordt gecontroleerd of de financiële uitkomsten van de verloning volledig en juist in SnelStart zijn verwerkt.
Daarbij wordt onder meer gekeken naar:
• de juiste entiteit en loonperiode;
• de aansluiting tussen de salarisrun en de loonjournaalpost;
• de toepassing van de juiste grootboekrekeningen;
• de volledigheid van automatische en handmatige boekingen;
• de aansluiting van loonbedragen, werkgeverslasten en reserveringen;
• de aansluiting met loonheffingen, pensioenen, fondsen en nettobetalingen;
• de verwerking van correcties en nabetalingen;
• verschillen tussen Tigris, Nmbrs, SnelStart, bankmutaties en rapportages.
Gegevens uit Nmbrs kunnen daarnaast worden gebruikt voor financiële rapportages en analyses. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om loonkosten, werkgeverslasten, reserveringen, kosten per entiteit en de verhouding tussen de kosten van de flex-medewerkers en de vanuit Tigris gefactureerde omzet.
Omdat Nmbrs als verloningsmotor onderdeel uitmaakt van de huidige combinatie met Tigris, valt ook Nmbrs binnen het systeemonderzoek dat in september 2026 plaatsvindt. Bij een eventuele vervanging van Tigris moet daarom eveneens worden beoordeeld welke verloningsmotor wordt gebruikt, hoe de gegevensuitwisseling plaatsvindt en hoe de financiële aansluiting met SnelStart of een toekomstig financieel systeem wordt ingericht.
2.3.6.4 Loket.nl
Loket.nl wordt binnen de PolderKracht Groep gebruikt voor verschillende vormen van salarisverwerking.
Het systeem wordt ingezet voor:
• de verloning van payrollmedewerkers;
• salarisadministraties die wij als externe dienstverlening voor opdrachtgevers uitvoeren;
• de salarisadministratie van de eigen medewerkers van de PolderKracht Groep;
• de salarisadministratie van de dga’s.
Het dagelijkse en inhoudelijke gebruik van Loket.nl voor payroll en externe salarisadministraties behoort tot de salarisadministratie van PolderKantoor. In deze omgeving worden onder meer werkgevers, medewerkers, arbeidsvoorwaarden, looncomponenten, salarisruns, loonstroken, aangiften en andere salarisgerelateerde gegevens verwerkt.
De volledige operationele en salarisinhoudelijke werking van Loket.nl wordt later beschreven binnen het hoofdstuk over salarisadministratie.
Salarisadministratie van eigen medewerkers en dga’s.
De salarisadministratie van de eigen medewerkers en de dga’s wordt eveneens in Loket.nl gevoerd. De feitelijke verwerking en uitvoering daarvan is ondergebracht bij onze accountant Koopman & Co.
Deze werkwijze is gekozen vanwege de vertrouwelijkheid van de salarisgegevens van onze eigen medewerkers en dga’s. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers vanuit hun reguliere werkzaamheden binnen de salarisadministratie of financiële administratie toegang krijgen tot individuele salarisgegevens waarvoor zij deze toegang niet nodig hebben.
Koopman & Co verzorgt voor deze administraties de salarisverwerking en stelt de noodzakelijke uitkomsten en financiële gegevens beschikbaar. De toegang tot individuele loonstroken, salarissen, arbeidsvoorwaarden en andere persoonsgegevens wordt beperkt tot de personen en externe functionarissen die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Binnen Financiën, Beheersing & Advies blijft het noodzakelijk om de financiële aansluiting en volledigheid van de salarisverwerking te controleren. Hiervoor worden uitsluitend de gegevens gebruikt die nodig zijn voor de financiële administratie, betalingen, aangiften, controles en rapportages.
Waar mogelijk wordt gewerkt met loonjournaalposten, totalen en samengevoegde gegevens in plaats van individuele salarisgegevens.
Daarbij moet functiescheiding bestaan tussen:
• het aanleveren en goedkeuren van personeels- en salarismutaties;
• de salarisverwerking door Koopman & Co;
• het autoriseren van salarisbetalingen;
• het verwerken van de loonjournaalposten;
• de financiële controle en aansluiting;
• het beheren van toegangsrechten tot individuele salarisgegevens.
Financiële informatie uit Loket.nl
Binnen Financiën, Beheersing & Advies is Loket.nl een belangrijke bron van financiële informatie.
De uitkomsten van de salarisverwerking moeten volledig, juist en controleerbaar aansluiten op de financiële administratie, bankbetalingen, aangiften en beschikbare rapportages.
Voor payrollmedewerkers, eigen medewerkers en dga’s gaat het onder meer om financiële informatie over:
• brutolonen;
• werkgeverslasten;
• reserveringen;
• loonheffingen;
• nettolonen;
• vergoedingen en inhoudingen;
• loonkosten per entiteit, opdrachtgever of periode.
Deze informatie is onder meer van belang voor het beoordelen van loonkosten, financiële verplichtingen, resultaten en, bij payroll, de verhouding tussen loonkosten, omzet en brutomarges.
Bij externe salarisadministraties voert PolderKantoor de salarisverwerking uit als dienstverlening voor de opdrachtgever.
De salarisgegevens behoren daarbij tot de administratie van de externe opdrachtgever en moeten duidelijk gescheiden blijven van de financiële administratie en personeelsgegevens van de PolderKracht Groep.
Voor Financiën, Beheersing & Advies zijn bij deze dienstverlening vooral van belang:
• de aantallen verwerkte medewerkers en loonstroken;
• de overeengekomen tarieven voor de dienstverlening;
• aanvullende werkzaamheden en correctieruns;
• gegevens die nodig zijn voor de periodieke servicefacturatie;
• de opbrengsten en kosten van de uitgevoerde dienstverlening;
• informatie voor rapportages over omvang, kwaliteit en resultaat.
Binnen Financiën, Beheersing & Advies wordt gecontroleerd of de relevante financiële gegevens uit Loket.nl volledig en juist worden verwerkt.
Daarbij wordt, afhankelijk van de betreffende administratie, gekeken naar:
• de juiste werkgever, entiteit en loonperiode;
• de aansluiting tussen salarisruns en loonjournaalposten;
• de aansluiting met nettobetalingen, loonheffingen, pensioenen en fondsen;
• de verwerking van correcties en nabetalingen;
• de volledigheid van de gegevens voor servicefacturatie;
• de aansluiting tussen Loket.nl, de financiële administratie, bankmutaties en rapportages.
De wijze waarop gegevens vanuit Loket.nl worden overgebracht naar de financiële administratie of rapportageomgeving wordt afzonderlijk vastgelegd. Daarbij moet steeds duidelijk zijn welke verwerking automatisch plaatsvindt, welke handelingen handmatig worden uitgevoerd en welke controles noodzakelijk zijn.
Loket.nl is binnen dit hoofdstuk dus geen primair financieel systeem, maar een belangrijke bron voor financiële controle, verwerking, servicefacturatie, rapportage en analyse.
2.3.6.5 Power BI
Power BI wordt binnen Financiën, Beheersing & Advies gebruikt om financiële en operationele gegevens uit verschillende bronnen samen te brengen, te analyseren en zichtbaar te maken in rapportages en dashboards.
Power BI kan onder meer gegevens verwerken uit:
• SnelStart;
• Tigris;
• Nmbrs;
• Loket.nl;
• Power Apps;
• SharePoint;
• aanvullende bestanden en gegevensbronnen.
Binnen Power BI kunnen rapportages worden ontwikkeld over onder andere:
• omzet;
• gewerkte en gefactureerde uren;
• brutolonen en loonkosten;
• werkgeverslasten;
• brutomarges;
• kosten per entiteit;
• openstaande debiteuren en crediteuren;
• liquiditeit;
• budgetten en prognoses;
• afwijkingen tussen perioden;
• operationele ontwikkelingen met financiële gevolgen.
Power BI is in beginsel een omgeving voor analyse en presentatie.
De oorspronkelijke registratie vindt plaats in het daarvoor aangewezen bronsysteem.
Wanneer een rapportage afwijkt van SnelStart, Tigris, Nmbrs, Loket.nl of een andere bron, moet worden onderzocht waar het verschil ontstaat.
Kostprijs- en resultaatmodellen
Power BI wordt ook gebruikt voor de ontwikkeling van bredere kostprijs- en resultaatmodellen.
Deze modellen combineren gegevens uit onder meer SnelStart en Tigris om inzicht te geven in de financiële resultaten van de verschillende entiteiten.
Hierbij kan onder meer worden gekeken naar:
• omzet per entiteit;
• directe loonkosten;
• werkgeverslasten en reserveringen;
• brutomarges;
• indirecte en toegerekende kosten;
• kosten van PolderKantoor en de Holding;
• resultaten per periode;
• verschillen tussen begroting en werkelijkheid;
• ontwikkelingen en afwijkingen die om nader onderzoek vragen.
Deze grotere modellen kijken vooral naar gerealiseerde gegevens en geven inzicht in de feitelijke financiële prestaties van een entiteit, activiteit of periode.
De betrouwbaarheid van het resultaat is afhankelijk van de kwaliteit van de gebruikte brongegevens, de gemaakte kostentoerekeningen en de definities die in het model worden toegepast.
Daarom moeten de bron, berekeningswijze, actualisatiedatum en gebruikte uitgangspunten controleerbaar worden vastgelegd.
De verdere inhoudelijke uitwerking van deze modellen vindt plaats bij 2.9 Kostprijs-, tarief- en margebeheer en bij 2.10 Rapportages en stuurinformatie.
2.3.6.6 Power Apps
Power Apps wordt binnen de PolderKracht Groep gebruikt om eigen toepassingen te ontwikkelen die aansluiten op onze werkprocessen.
Deze toepassingen kunnen gegevens verzamelen, structureren, controleren en beschikbaar maken voor medewerkers.
Niet iedere Power App behoort organisatorisch tot Financiën, Beheersing & Advies.
Binnen dit hoofdstuk beschrijven we alleen de toepassingen die financiële gegevens bevatten, financiële processen ondersteunen of gegevens leveren voor financiële controle en rapportage.
Binnen de organisatie is onder meer een Power Apps- en SharePointomgeving ingericht voor:
• klantregistratie;
• het vastleggen van contactmomenten;
• het verzamelen van klant- en opdrachtgegevens;
• het ondersteunen van interne werkprocessen;
• het raadplegen en beheren van relevante informatie.
Power Apps kan daarnaast worden gebruikt voor:
• goedkeuringsprocessen;
• interne controles;
• signaleringen en actielijsten;
• financiële inventarisaties;
• gegevensverzameling voor rapportages;
• kostprijsberekeningen;
• tariefvoorstellen;
• koppelingen met SharePoint, Power BI en andere gegevensbronnen.
Kostprijsmodellen per opdrachtgever
Power Apps kan worden gebruikt voor kleinere en meer praktisch gerichte voorcalculatorische kostprijsmodellen.
Deze modellen worden ingezet om voorafgaand aan een nieuwe of gewijzigde opdracht de verwachte kostprijs per medewerker of opdrachtgever te berekenen.
Bij deze berekening kunnen onder meer worden meegenomen:
• de toepasselijke cao;
• het brutoloon;het aantal arbeidsuren;
• toeslagen en vergoedingen;
• vakantiebijslag;vakantiedagen en andere reserveringen;
• pensioenpremies;
• premies en bijdragen aan fondsen;
• loonheffingen;
• overige werkgeverslasten;
• aanvullende risico- en kostencomponenten.
Op basis van deze gegevens kan een kostprijs worden berekend die als uitgangspunt dient voor het bepalen en beoordelen van het commerciële tarief en de verwachte marge.
De kleine kostprijsmodellen kijken daarmee vooral vooruit naar een specifieke nieuwe of gewijzigde opdracht. De grotere modellen in Power BI kijken vooral achteraf en periodiek naar de gerealiseerde financiële resultaten per entiteit.
Een kostprijsuitkomst is alleen betrouwbaar wanneer de gebruikte cao, percentages, premies, reserveringen en andere parameters juist en actueel zijn.
Daarom moet bij ieder model duidelijk zijn:
• welke bronnen zijn gebruikt;
• op welke datum de gegevens zijn gecontroleerd;
• voor welke periode de berekening geldt;
• wie de uitgangspunten heeft ingevoerd;
• wie de berekening heeft gecontroleerd;
• welke versie van het model is gebruikt;
• of handmatige aanpassingen zijn uitgevoerd.
Power Apps ondersteunt de berekening, maar vervangt niet de inhoudelijke beoordeling door salarisadministratie, Flex Backoffice & Compliance, Financiën en de commercieel verantwoordelijke functionaris.
De inhoudelijke inrichting en verantwoordelijkheden rond deze modellen worden verder beschreven bij <nog invullen Kostprijs-, tarief- en margebeheer.>
2.3.6.7 Teams en SharePoint
Microsoft Teams en SharePoint worden binnen Financiën, Beheersing & Advies gebruikt voor samenwerking en centrale documentopslag.
Financiële documenten worden onder meer opgeslagen binnen de Teams-omgeving Backoffice PolderKracht Groep.
Hier worden bijvoorbeeld bewaard:
• inkoopfacturen en creditnota’s;
• documenten per crediteur;
• financiële overzichten;
• rapportages;
• werk- en controle bestanden;
• correspondentie;
• overeenkomsten en onderliggende stukken;
• afsluitingsdocumenten;
• bestanden en documentatie rond kostprijsmodellen.
SharePoint is de centrale opslaglocatie. Mappen kunnen lokaal met een laptop worden gesynchroniseerd, maar de lokaal zichtbare bestanden blijven onderdeel van de centrale SharePointomgeving.
Documenten die onderdeel zijn van een financiële boeking, controle, rapportage of berekening mogen niet uitsluitend lokaal of in een persoonlijke mailbox worden bewaard. Relevante stukken moeten centraal toegankelijk zijn voor de medewerkers die op grond van hun functie toegang nodig hebben.
Voor kostprijsmodellen moet duidelijk zijn welke versie actueel en goedgekeurd is. Oude versies mogen niet onbedoeld opnieuw als uitgangspunt voor een berekening of tariefvoorstel worden gebruikt.
2.3.6.8 Mailadressen per entiteit
Voor de verschillende entiteiten worden afzonderlijke functionele mailadressen gebruikt.
Binnen de financiële processen maken we onder meer onderscheid tussen:
administratie@... voor de ontvangst van inkoopfacturen en administratieve correspondentie;
facturen@... voor communicatie over verzonden verkoopfacturen, vragen, bezwaren en correcties.
Functionele mailadressen zorgen ervoor dat financiële communicatie niet afhankelijk is van één medewerker.
Berichten moeten tijdig worden behandeld en relevante correspondentie moet worden opgenomen in het bijbehorende financiële, crediteuren- of debiteurendossier.
Bij wijzigingen in bezetting of verantwoordelijkheden wordt gecontroleerd of:
• de juiste medewerkers toegang hebben;
• toegang niet ruimer is dan noodzakelijk;
• vertrokken medewerkers geen toegang behouden;
• berichten tijdens afwezigheid worden opgevolgd;
• duidelijk is wie verantwoordelijk is voor behandeling en bewaking.
De technische inrichting en het algemene beheer van mailadressen worden later beschreven bij ICT & Digitale Bedrijfsvoering.
2.3.6.9 Mappenstructuur en naamgeving
Binnen Financiën, Beheersing & Advies wordt een vaste mappenstructuur gebruikt om financiële documenten herkenbaar, controleerbaar en terugvindbaar te bewaren.
De structuur wordt zoveel mogelijk ingericht op basis van:
• entiteit;
• boekjaar of periode;
• financieel proces;
• opdrachtgever of crediteur;
• documentsoort;
• rapportage of model.
Binnen de mappen wordt een eenduidige bestandsnaam gebruikt. Hiermee moet ook buiten het financiële systeem kunnen worden vastgesteld op welke entiteit, relatie, factuur, rapportage, berekening of periode een document betrekking heeft.
Voor rapportages en kostprijsmodellen moet bovendien herkenbaar zijn:
• welke versie actueel is;
• wanneer deze is opgesteld of gewijzigd;
• op welke brongegevens de versie is gebaseerd;
• wie de wijziging heeft uitgevoerd;
• of de versie is gecontroleerd en vrijgegeven.
Dubbele, tijdelijke en verouderde bestanden worden zoveel mogelijk voorkomen. Wanneer een document of model wordt vervangen, moet duidelijk blijven welke versie op een bepaald moment voor een boeking, rapportage of tariefbesluit is gebruikt.
2.3.6.10 Toegangsrechten en autorisaties
Medewerkers krijgen alleen toegang tot financiële systemen, administraties, gegevens, rapportages en documenten die zij voor hun functie nodig hebben.
De toegangsrechten moeten aansluiten op de verantwoordelijkheden binnen het financiële proces.
Er wordt waar mogelijk onderscheid gemaakt tussen het recht om:
• gegevens te raadplegen;
• gegevens toe te voegen;
• brongegevens of parameters te wijzigen;
• boekingen of facturen goed te keuren;
• betalingen voor te stellen;
• betalingen te autoriseren;
• rapportages te raadplegen;
• rapportages en modellen te ontwikkelen;
• kostprijsparameters te beheren;
• gebruikers en systeeminstellingen te beheren.
Bij kostprijsmodellen moet worden voorkomen dat iedere gebruiker zonder controle cao-gegevens, premies, reserveringen, loonheffingen of andere bepalende parameters kan aanpassen.
Het recht om een berekening te gebruiken hoeft daarom niet automatisch het recht te geven om de achterliggende rekenregels te wijzigen.
Toegangsrechten worden periodiek gecontroleerd en aangepast bij indiensttreding, functiewijziging en uitdiensttreding.
Bijzondere aandacht geldt voor gegevens van de Holding, directiegegevens, bankgegevens, individuele salarisgegevens, commerciële tarieven en andere vertrouwelijke informatie.
Binnen Financiën, Beheersing & Advies wordt gewerkt met vertrouwelijke financiële, commerciële en persoonsgebonden informatie.
Hieronder vallen onder andere bankgegevens, salariskosten, facturen, overeenkomsten, betalingsgegevens, rapportages en gegevens over opdrachtgevers, leveranciers en medewerkers.
Deze informatie wordt uitsluitend verwerkt voor een vastgesteld doel en is alleen toegankelijk voor medewerkers die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Wanneer financiële werkzaamheden voor een externe opdrachtgever worden uitgevoerd, wordt vooraf vastgesteld welke partij verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking en welke afspraken daarvoor noodzakelijk zijn.
Indien PolderKantoor persoonsgegevens in opdracht van de opdrachtgever verwerkt, worden hierover passende afspraken vastgelegd, waaronder waar nodig een verwerkersovereenkomst.
Daarbij worden ook afspraken gemaakt over toegang, beveiliging, bewaartermijnen, eventuele sub-verwerkers, incidentmelding en het verwijderen of teruggeven van gegevens na beëindiging van de opdracht.
Vertrouwelijke gegevens worden zoveel mogelijk opgeslagen binnen de daarvoor aangewezen systemen en SharePointomgevingen. Zij worden niet zonder noodzaak bewaard in persoonlijke mailboxen, lokale mappen of losse bestanden. Mogelijke datalekken, onjuiste verzendingen en ongeoorloofde toegang worden direct gemeld volgens het binnen PolderKantoor geldende privacy- en incidentenprotocol.
2.3.6.11 Koppelingen en gegevensoverdracht
Binnen Financiën, Beheersing & Advies worden gegevens uit verschillende systemen samengebracht.
Dit kan plaatsvinden via een automatische koppeling, importbestand, exportbestand of handmatige verwerking.
Voorbeelden zijn de gegevensstromen tussen:
• Tigris en Nmbrs;
• Nmbrs en SnelStart;
• Loket.nl en de financiële administratie;
• SnelStart en Power BI;
• Tigris en Power BI;
• Power Apps, SharePoint en Power BI;
• kostprijsmodellen en de gebruikte bron- of parametertabellen.
Bij iedere gegevensoverdracht moet duidelijk zijn:
• wat het bronsysteem is;
• welke gegevens worden overgedragen;
• hoe vaak de overdracht plaatsvindt;
• wie verantwoordelijk is;
• welke automatische en handmatige handelingen plaatsvinden;
• welke controles worden uitgevoerd;
• hoe fouten en verschillen worden gesignaleerd en hersteld.
Een automatische koppeling betekent niet dat controle overbodig wordt. Periodiek moet worden vastgesteld of aantallen, bedragen, uren, perioden en totalen volledig en juist zijn overgekomen.
Wanneer kostprijs- of rapportagemodellen gegevens uit meerdere bronnen combineren, moet ook worden gecontroleerd of definities gelijk zijn.
Begrippen als omzet, loonkosten, brutomarge, medewerker, uur en periode moeten in de verschillende systemen op dezelfde wijze worden toegepast of herkenbaar worden omgerekend.
2.3.6.12 Eigenaarschap van systemen en gegevens
Voor ieder systeem, financieel rapport, kostprijsmodel en iedere belangrijke gegevensverzameling wordt eigenaarschap vastgesteld.
Daarbij maken we onderscheid tussen:
• proceseigenaar: verantwoordelijk voor het werkproces en de gemaakte afspraken;
• gegevenseigenaar: bepaalt waarvoor gegevens worden gebruikt en welke kwaliteit vereist is;
• systeemeigenaar: verantwoordelijk voor de inzet, continuïteit en ontwikkeling van het systeem;
• modeleigenaar: verantwoordelijk voor de uitgangspunten, rekenregels, versies en toepassing van een rapportage- of kostprijsmodel;
• functioneel beheerder: ondersteunt gebruikers en bewaakt de praktische inrichting;
• technisch beheerder of leverancier: verzorgt de technische werking, beveiliging en ondersteuning.
Het systeem waarin gegevens worden vastgelegd, hoeft niet organisatorisch eigendom te zijn van Financiën, Beheersing & Advies.
Tigris en Nmbrs worden bijvoorbeeld hoofdzakelijk binnen andere werkprocessen gebruikt, terwijl Financiën de uitkomsten als gegevensbron gebruikt.
Daarom moet ook duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de brongegevens en wie verantwoordelijk is voor de financiële verwerking, controle en rapportage daarvan.
Het gebruik van een extern softwarepakket verandert niet de verantwoordelijkheid van de PolderKracht Groep voor de juistheid, beveiliging en zorgvuldige verwerking van haar gegevens.
2.3.6.13 Bewaartermijnen
Financiële documenten, administratieve gegevens, rapportages, overeenkomsten, kostprijsberekeningen en onderliggende bewijsstukken worden bewaard zolang dit op grond van wetgeving, fiscale verplichtingen, contractuele afspraken en bedrijfsbelangen noodzakelijk is.
Niet ieder document of gegeven heeft automatisch dezelfde bewaartermijn.
Daarom wordt een afzonderlijk bewaarbeleid opgesteld waarin per documentsoort wordt vastgelegd:
• wat moet worden bewaard;
• waar het wordt bewaard;
• hoe lang het wordt bewaard;
• wie verantwoordelijk is;
• wanneer en op welke wijze het wordt verwijderd;
• of bijzondere wettelijke of contractuele eisen gelden.
Van een kostprijsberekening die heeft geleid tot een commercieel tarief moet kunnen worden vastgesteld welke uitgangspunten, percentages en versie op dat moment zijn gebruikt. Dit is belangrijk om tariefbesluiten achteraf te kunnen verklaren en marges te kunnen beoordelen.
Documenten mogen niet voortijdig worden verwijderd, maar ook niet zonder noodzaak onbeperkt worden bewaard.
Bij controles, juridische geschillen of lopende dossiers kan het noodzakelijk zijn gegevens langer beschikbaar te houden.
2.3.6.14 Back-ups en continuïteit
Voor de belangrijkste financiële systemen, documenten, rapportages en kostprijsmodellen moet worden vastgesteld hoe back-ups, herstel en continuïteit zijn geregeld.
Het gebruik van een cloudomgeving of externe softwareleverancier betekent niet automatisch dat alle gegevens en eerdere versies onder alle omstandigheden volledig kunnen worden hersteld.
Daarom wordt per systeem of toepassing vastgelegd:
• welke back-up- en herstelvoorzieningen beschikbaar zijn;
• welke verantwoordelijkheid bij de leverancier ligt;
• welke verantwoordelijkheid bij PolderKantoor ligt;
• hoe verwijderde of beschadigde gegevens kunnen worden hersteld;
• hoe eerdere versies van rapportages en modellen beschikbaar blijven;
• welke gegevens bij een storing tijdelijk op een andere manier worden verwerkt;
• wie bij een storing of beveiligingsincident wordt geïnformeerd;
• hoe kritieke financiële werkzaamheden kunnen doorgaan.
Voor kostprijsmodellen en bijbehorende parametertabellen moet worden voorkomen dat een foutieve wijziging alle eerdere berekeningen onherstelbaar beïnvloedt. Versiebeheer, herstelmogelijkheden en een vastgelegde goedkeuringsprocedure zijn daarom noodzakelijk.
Back-up- en herstelvoorzieningen worden periodiek beoordeeld en waar mogelijk getest. Voor kritieke processen worden praktische noodprocedures opgesteld.
2.3.6.15 Verdere uitwerking
Dit onderdeel geeft een functioneel overzicht van de belangrijkste systemen, gegevensstromen en beheerafspraken binnen Financiën, Beheersing & Advies.
Waar nodig worden later afzonderlijke Academy-pagina’s gekoppeld met:
• systeemhandleidingen;
• procesbeschrijvingen;
• mappenstructuren;
• autorisatiematrices;
• gegevensdefinities;
• koppelingsbeschrijvingen;
• rapportagehandleidingen;
• documentatie van kostprijsmodellen;
• parameter- en brontabellen;
• versie- en wijzigingsbeheer;
• back-up- en continuïteitsafspraken;
• instructies voor gebruikers.
Hierdoor blijft dit hoofdstuk overzichtelijk, terwijl medewerkers vanuit één centrale plek kunnen doorklikken naar de benodigde verdieping.
2.3.7 Accountant en externe financiële ondersteuning
PolderKantoor werkt voor externe financiële ondersteuning intensief samen met Koopman & Co te Breezand. Astrid van Maanen is onze accountant en vaste contactpersoon.
Koopman & Co ondersteunt de PolderKracht Groep bij de jaarstukken, overeengekomen fiscale werkzaamheden, salarisverwerking van eigen medewerkers en dga’s en uiteenlopende financiële en administratieve vraagstukken.
2.3.7.1 Verdeling van werkzaamheden
PolderKantoor, team Financiën, Beheersing & Advies verzorgt zelf de dagelijkse financiële administratie van de verschillende entiteiten.
Hieronder vallen onder meer:
• verwerking van inkoop- en verkoopfacturen;
• verwerking van bankmutaties;
• beheer van debiteuren en crediteuren;
• financiële controles en aansluitingen;
• voorbereiding van rapportages en afsluitingen;
• periodieke btw-aangiften per entiteit;
• aanlevering van financiële gegevens aan Koopman & Co.
Koopman & Co verzorgt of ondersteunt onder meer:
• het samenstellen van de jaarrekeningen en jaarstukken;
• het verzorgen van de benodigde deponeringen;
• overige fiscale werkzaamheden volgens de gemaakte afspraken;
• het beantwoorden van financiële en fiscale vragen;
• het beoordelen van aangeleverde administratieve gegevens;
• het adviseren over financiële en administratieve vraagstukken;
• de salarisverwerking van onze eigen medewerkers en dga’s.
De salarisverwerking van eigen medewerkers en dga’s is vanwege de vertrouwelijkheid van de individuele salarisgegevens bij Koopman & Co ondergebracht. PolderKantoor ontvangt de totalen en financiële informatie die nodig zijn voor boekingen, betalingen, aansluitingen en rapportages.
2.3.7.2 Periodieke btw-aangiften
Financiën, Beheersing & Advies bereidt zelf de periodieke btw-aangiften van de verschillende entiteiten voor, controleert deze en dient ze in.
Voor iedere aangifte wordt vastgesteld of:
• de administratie over het aangiftetijdvak volledig is bijgewerkt;
• alle relevante inkoop- en verkoopfacturen zijn verwerkt;
• de juiste btw-codes en tarieven zijn toegepast;
• eventuele correcties zijn meegenomen;
• de aangifte aansluit op de financiële administratie;
• het te betalen of te ontvangen bedrag juist is verwerkt.
De ingediende aangifte, de onderliggende aansluiting en relevante correspondentie worden opgenomen in het financiële dossier van de betreffende entiteit.
2.3.7.3 Periodieke en jaarlijkse aanlevering
Financiën, Beheersing & Advies levert de gegevens die Koopman & Co nodig heeft tijdig, volledig en per entiteit aan.
Dit betreft onder meer:
• financiële administraties en saldibalansen;
• bank- en grootboekgegevens;
• specificaties van openstaande posten;
• overeenkomsten en bijzondere financiële afspraken;
• informatie over investeringen, leningen en verplichtingen;
• loonjournaalposten en salaris gerelateerde totalen;
• onderbouwingen van bijzondere boekingen;
• informatie over belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie.
Aanvullende vragen van Koopman & Co worden onderzocht en voorzien van een duidelijke onderbouwing.
2.3.7.4 Jaarrekening, deponering en correcties
Koopman & Co stelt op basis van de aangeleverde administratie en aanvullende informatie de jaarrekeningen en jaarstukken van de betreffende entiteiten op.
Waar dit van toepassing is, verzorgt Koopman & Co ook de deponering.
Conceptjaarstukken en voorgestelde correcties worden vóór definitieve afronding besproken en intern beoordeeld.
Voor iedere correctie moet duidelijk zijn:
• waarop de correctie betrekking heeft;
• voor welke entiteit en periode deze geldt;
• waarom de correctie noodzakelijk is;
• welke boekingen worden aangepast;
• wie de correctie heeft beoordeeld en verwerkt.
Terugkerende afwijkingen worden gebruikt om de interne financiële processen en controles te verbeteren.
2.3.7.5 Advies en ondersteuning
Astrid van Maanen en Koopman & Co zijn belangrijke aanspreekpunten bij financiële, administratieve en fiscale vragen.
Advies kan bijvoorbeeld nodig zijn bij wijzigingen in de organisatiestructuur, bijzondere transacties, investeringen, financieringen, fiscale vraagstukken en wijzigingen in wet- en regelgeving.
Adviezen en gemaakte keuzes die gevolgen hebben voor de financiële administratie worden vastgelegd en gedeeld met de intern verantwoordelijke functionarissen.
2.3.7.6 Verantwoordelijkheden
De ondersteuning door Koopman & Co verandert niet de eigen verantwoordelijkheid van de PolderKracht Groep; PolderKantoor; en als uitvoerende het team Financiën, Beheersing & Advies voor een juiste, volledige en tijdige financiële administratie.
Het team Financiën, Beheersing & Advies blijft verantwoordelijk voor:
• de dagelijkse financiële administratie;
• de juistheid en volledigheid van aangeleverde informatie;
• de periodieke btw-aangiften;
• het bewaren van onderliggende documenten;
• de interne controle en functiescheiding;
• het tijdig beantwoorden van vragen;
• de beoordeling en goedkeuring van correcties, jaarstukken en overige aangiften;
• het opvolgen van relevante adviezen en aandachtspunten.
Koopman & Co is verantwoordelijk voor de professionele uitvoering van de overeengekomen externe werkzaamheden op basis van de door PolderKracht Groep, via het team Financiën, Beheersing & Advies aangeleverde informatie.
2.3.8 Financiële beheersing en interne controle
Het team Financiën, Beheersing & Advies bewaakt de betrouwbaarheid, volledigheid en controleerbaarheid van de financiële administraties binnen de PolderKracht Groep.
Interne controle is daarbij geen afzonderlijke handeling aan het einde van een periode, maar een vast onderdeel van de dagelijkse verwerking, periodieke afsluiting en financiële rapportage.
2.3.8.1 Aansluitingen en volledigheidscontroles
Het team controleert periodiek of gegevens volledig en juist zijn verwerkt en of de verschillende systemen en administraties op elkaar aansluiten.
Hierbij wordt onder meer gekeken naar:
• aansluiting van bankmutaties op de financiële administratie;
• aansluiting van debiteuren- en crediteurensaldi op het grootboek;
• aansluiting van verkoopfacturen en creditnota’s op de omzet;
• aansluiting van salarisruns en loonjournaalposten op de administratie;
• aansluiting van loonheffingen, pensioenen, fondsen en nettolonen;
• aansluiting tussen Tigris, Nmbrs, Loket.nl, SnelStart en rapportages;
• volledigheid van handmatige en automatisch verwerkte boekingen.
Geconstateerde verschillen worden onderzocht voordat een periode definitief wordt afgesloten of gerapporteerd.
2.3.8.2 Controle op omzet en kosten
Financiën, Beheersing & Advies controleert of omzet en kosten bij de juiste entiteit, activiteit en periode zijn verwerkt.
Bij omzet wordt onder meer beoordeeld of:
• alle geleverde prestaties zijn gefactureerd;
• uren, tarieven en andere factuurcomponenten volledig zijn verwerkt;
• correcties en creditnota’s juist zijn opgenomen;
• ontvangen bedragen aansluiten op de openstaande posten.
Bij kosten wordt gecontroleerd of:
• facturen bij de juiste entiteit zijn geboekt;
• de juiste grootboekrekening en btw-code zijn gebruikt;
• kosten aan de juiste periode zijn toegerekend;
• reserveringen en nog te ontvangen facturen volledig zijn verwerkt;
• bijzondere of onverwachte kosten voldoende zijn onderbouwd.
2.3.8.3 Functiescheiding
Binnen de financiële processen worden uitvoerende, controlerende en autoriserende werkzaamheden zoveel mogelijk gescheiden.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
• het aanleveren van financiële gegevens;
• het invoeren en verwerken van boekingen;
• het inhoudelijk goedkeuren van facturen;
• het controleren van boekingen en aansluitingen;
• het voorbereiden en autoriseren van betalingen;
• het goedkeuren van correcties;
• het beoordelen van financiële rapportages.
Wanneer volledige functiescheiding door de omvang van het team niet mogelijk is, worden aanvullende managementcontroles of periodieke steekproeven uitgevoerd.
2.3.8.4 Intercompany-aansluitingen
Tussen de verschillende entiteiten binnen de PolderKracht Groep kunnen onderlinge kosten, opbrengsten, doorbelastingen, vorderingen en schulden ontstaan.
Financiën, Beheersing & Advies controleert periodiek of:
• onderlinge boekingen bij beide entiteiten zijn verwerkt;
• bedragen en perioden met elkaar overeenkomen;
• de juiste omschrijvingen en onderbouwingen aanwezig zijn;
• onderlinge vorderingen en schulden op elkaar aansluiten;
• verschillen tijdig worden onderzocht en gecorrigeerd.
Hiermee wordt voorkomen dat de administraties van de afzonderlijke entiteiten een verschillend beeld geven van dezelfde onderlinge transactie.
2.3.8.5 Afwijkingen en correcties
Afwijkingen die tijdens controles worden gevonden, worden onderzocht en herkenbaar vastgelegd.
Een correctie wordt pas verwerkt nadat duidelijk is waardoor het verschil is ontstaan en welke aanpassing noodzakelijk is.
Bij een correctie wordt vastgelegd:
• op welke entiteit en periode deze betrekking heeft;
• wat de oorzaak van de afwijking is;
• welke boeking wordt aangepast;
• wie de correctie heeft uitgevoerd;
• wie de correctie heeft beoordeeld;
• of aanvullende maatregelen nodig zijn om herhaling te voorkomen.
Belangrijke of terugkerende afwijkingen worden besproken met de verantwoordelijke functionaris en, waar nodig, met het management.
2.3.8.6 Periodieke afsluiting en controledossier
Bij iedere periodieke afsluiting voert Financiën, Beheersing & Advies de benodigde controles en aansluitingen uit.
De uitgevoerde werkzaamheden en onderbouwingen worden opgenomen in een controledossier.
Dit dossier bevat waar van toepassing:
• aansluitingen en saldospecificaties;
• openstaande-postenoverzichten;
• bank- en grootboekaansluitingen;
• omzet- en kostencontroles;
• intercompany-aansluitingen;
• correctieboekingen;
• verklaringen voor belangrijke afwijkingen;
• controle- en goedkeuringsmomenten.
Het controledossier maakt zichtbaar welke controles zijn uitgevoerd, welke bevindingen zijn gedaan en hoe deze zijn afgehandeld.
2.3.8.7 Managementcontrole
Na de periodieke afsluiting worden de belangrijkste financiële uitkomsten met het management besproken.
Daarbij wordt onder meer aandacht besteed aan:
• omzet, kosten en resultaat;
• brutomarges;
• liquiditeit;
• openstaande debiteuren en crediteuren;
• afwijkingen ten opzichte van eerdere perioden, begrotingen of verwachtingen;
• bijzondere transacties en financiële risico’s;
• noodzakelijke correcties en verbetermaatregelen.
Financiën, Beheersing & Advies levert hiervoor betrouwbare informatie, licht afwijkingen toe en adviseert over mogelijke vervolgacties. Het management beoordeelt de uitkomsten en neemt de besluiten die nodig zijn voor financiële bijsturing.
2.3.9 Rapportages en stuurinformatie
Het team Financiën, Beheersing & Advies vertaalt financiële en operationele gegevens naar rapportages en stuurinformatie voor directie, management en andere verantwoordelijke functionarissen.
Rapportages moeten niet alleen laten zien wat er financieel is gebeurd, maar ook verklaren waarom resultaten afwijken, welke ontwikkelingen zichtbaar zijn en waar bijsturing nodig is.
De rol van Financiën, Beheersing & Advies bestaat uit:
• verzamelen en combineren van gegevens;
• controleren van volledigheid en juistheid;
• aansluiten van rapportages op de financiële administratie;
• analyseren van resultaten en afwijkingen;
• toelichten van financiële ontwikkelingen;
• signaleren van kansen en risico’s;
• adviseren over mogelijke maatregelen;
• bewaken van afgesproken vervolgacties.
2.3.9.1 Winst-en-verliesrekening per entiteit
De winst-en-verliesrekening geeft per entiteit inzicht in omzet, kosten en resultaat over een bepaalde periode. Hiermee kan worden beoordeeld hoe iedere afzonderlijke onderneming financieel presteert en welke ontwikkelingen aandacht vragen.
2.3.9.2 Balans per entiteit
De balans laat per entiteit zien welke bezittingen, vorderingen, schulden en financiële verplichtingen aanwezig zijn. De balans is belangrijk voor inzicht in de financiële positie, het werkkapitaal en de ontwikkeling van belangrijke saldi.
2.3.9.3 Geconsolideerd groepsresultaat
Het geconsolideerde groepsresultaat brengt de financiële resultaten van de verschillende entiteiten samen. Onderlinge transacties en posities worden hierbij geëlimineerd, zodat een betrouwbaar beeld ontstaat van de PolderKracht Groep als geheel.
2.3.9.4 Omzet en brutomarge
Rapportages over omzet en brutomarge laten zien welke opbrengsten worden gerealiseerd en welk resultaat resteert na aftrek van de direct aan de dienstverlening verbonden kosten. Deze informatie is belangrijk voor de beoordeling van tarieven, kostprijzen, klantafspraken, productiviteit en de financiële bijdrage van afzonderlijke activiteiten.
2.3.9.5 Kostenontwikkeling
De kostenrapportage maakt zichtbaar hoe personeelskosten, huisvestingskosten, systeemkosten, commerciële kosten en overige bedrijfskosten zich ontwikkelen.
Financiën, Beheersing & Advies signaleert belangrijke stijgingen, incidentele kosten en afwijkingen ten opzichte van eerdere perioden of gemaakte afspraken.
2.3.9.6 Resultaat per dienst, klant of vestiging
Waar de beschikbare gegevens dit toelaten, wordt inzicht gegeven in het resultaat per dienstverlening, opdrachtgever, vestiging of andere relevante activiteit.
Hiermee kan worden beoordeeld:
• welke diensten en opdrachtgevers • financieel bijdragen;
• waar marges onder druk staan;
• of tarieven nog aansluiten op de werkelijke kosten;
• waar bijsturing of nadere analyse nodig is.
Bij deze rapportages moet duidelijk zijn welke kosten rechtstreeks zijn toegerekend en welke verdeelsleutels voor indirecte kosten zijn gebruikt.
2.3.9.7 Liquiditeitsprognose
De liquiditeitsprognose geeft inzicht in de verwachte ontvangsten en uitgaven in de komende periode.
Daarbij wordt onder meer rekening gehouden met klantbetalingen, salarissen, loonheffingen, pensioenpremies, leveranciersbetalingen, belastingen en andere verplichtingen.
Deze prognose ondersteunt de directie bij het tijdig herkennen en beheersen van mogelijke liquiditeitstekorten of financieringsbehoeften.
2.3.9.8 Openstaande debiteuren
Het debiteurenoverzicht laat zien welke verkoopfacturen nog niet zijn betaald, hoe lang deze openstaan en welke opvolging heeft plaatsgevonden.
De rapportage ondersteunt het debiteurenbeheer en maakt financiële risico’s, betalingsachterstanden en opdrachtgevers met afwijkend betalingsgedrag tijdig zichtbaar.
2.3.9.9 Betaalplanning crediteuren
De betaalplanning geeft inzicht in de facturen en andere verplichtingen die in de komende periode moeten worden betaald.
Hiermee kunnen betalingstermijnen, beschikbare liquiditeit en de prioriteit van betalingen op elkaar worden afgestemd.
Betwiste, geblokkeerde of nog niet goedgekeurde facturen worden afzonderlijk herkenbaar gemaakt.
2.3.9.10 Budget versus werkelijkheid
Deze rapportage vergelijkt de gerealiseerde omzet, kosten en resultaten met de vastgestelde begroting of andere financiële doelstellingen.
Afwijkingen worden niet alleen zichtbaar gemaakt, maar waar mogelijk ook verklaard.
Hierdoor kan het management beoordelen of verwachtingen moeten worden aangepast of maatregelen nodig zijn.
2.3.9.11 Forecasts
Een forecast geeft een actuele verwachting van de financiële uitkomsten voor de komende maanden en het volledige boekjaar.
De forecast wordt gebaseerd op gerealiseerde cijfers, bekende ontwikkelingen, verwachte omzet, personeelsbezetting, kostenontwikkelingen en geïdentificeerde risico’s. De verwachting wordt periodiek bijgewerkt wanneer nieuwe informatie beschikbaar komt.
2.3.9.12 Personeelskosten
De rapportage over personeelskosten geeft inzicht in lonen, werkgeverslasten, reserveringen, pensioenpremies, vergoedingen en overige personeel gerelateerde kosten.
Er wordt waar nodig onderscheid gemaakt tussen flex-medewerkers, payroll-medewerkers, eigen medewerkers, dga’s en andere relevante groepen.
Individuele salarisgegevens blijven daarbij beperkt toegankelijk.
2.3.9.13 Intercompany-posities
De intercompanyrapportage toont de onderlinge vorderingen, schulden, kosten en opbrengsten tussen de verschillende entiteiten binnen de PolderKracht Groep.
Financiën, Beheersing & Advies bewaakt dat de onderlinge posities op elkaar aansluiten en dat verschillen tijdig worden onderzocht en gecorrigeerd.
2.3.9.14 Fiscale verplichtingen
Het overzicht van fiscale verplichtingen maakt zichtbaar welke aangiften en betalingen moeten plaatsvinden en welke bedragen daarvoor beschikbaar moeten zijn.
Hieronder vallen onder meer de periodieke btw-aangiften en andere fiscale verplichtingen die door Financiën, Beheersing & Advies of in samenwerking met Koopman & Co worden verzorgd.
2.3.9.15 Risico’s en afwijkingen
Financiële rapportages moeten belangrijke risico’s en afwijkingen tijdig signaleren.
Dit betreft bijvoorbeeld:
• dalende omzet of brutomarges;
• sterk stijgende kosten;
• oplopende betalingsachterstanden;
• liquiditeitsdruk;
• onverklaarde verschillen tussen systemen;
• negatieve resultaten per dienst, klant of entiteit;
• afwijkingen van budgetten en forecasts;
• bijzondere of terugkerende correcties.
Financiën, Beheersing & Advies onderzoekt deze signalen, geeft aan wat de mogelijke oorzaak en financiële impact is en adviseert over passende vervolgacties.
2.3.9.16 Rapportagecyclus en verantwoordelijkheid
Per rapportage wordt vastgelegd:
• voor wie de rapportage is bedoeld;
• met welke frequentie deze wordt opgesteld;
• welke bronnen en definities worden gebruikt;
• wie verantwoordelijk is voor voorbereiding en controle;
• wie de rapportage ontvangt en bespreekt;
• welke besluiten of acties eruit kunnen volgen.
De rapportages worden waar mogelijk ondersteund door Power BI en andere beschikbare systemen. Financiën, Beheersing & Advies blijft verantwoordelijk voor de controle, analyse en toelichting van de gepresenteerde financiële informatie.
2.3.10 Power BI, Power Apps en financiële ontwikkeling
Power BI en Power Apps ondersteunen de verdere ontwikkeling van financiële rapportages, controles en stuurinformatie binnen Financiën, Beheersing & Advies.
Power BI wordt vooral gebruikt om gegevens uit verschillende bronnen samen te brengen, te analyseren en zichtbaar te maken.
Power Apps kan worden ingezet voor het gestructureerd verzamelen, controleren en aanvullen van gegevens en voor het ondersteunen van financiële werkprocessen en kostprijsberekeningen.
De gebruikte systemen en gegevensbronnen zijn beschreven in 2.6 Systemen, gegevens en documentbeheer. De benodigde financiële rapportages en stuurinformatie zijn opgenomen in 2.9 Rapportages en stuurinformatie.
2.3.10.1 Beheer van rapportages en toepassingen
Voor iedere belangrijke rapportage of financiële toepassing wordt vastgelegd:
• welke databronnen worden gebruikt;
• wie eigenaar is van de rapportage of toepassing;
• wie verantwoordelijk is voor het functionele beheer;
• hoe vaak de gegevens worden vernieuwd;
• welke definities en berekeningen worden toegepast;
• wie toegang heeft;
• wie wijzigingen mag uitvoeren;
• hoe uitkomsten worden gecontroleerd;
• wanneer de rapportage voor het laatst is beoordeeld.
Hiermee voorkomen we dat verschillende rapportages uiteenlopende definities of verouderde gegevens gebruiken.
2.3.10.2 Datakwaliteit
De kwaliteit van een rapportage is afhankelijk van de kwaliteit van de brongegevens.
Financiën, Beheersing & Advies controleert daarom waar nodig de aansluiting tussen Power BI, Power Apps en de gebruikte bronsystemen.
Daarbij wordt onder meer gecontroleerd op:
• volledigheid van gegevens;
• juiste entiteit en periode;
• aansluiting van bedragen, uren en aantallen;
• eenduidige financiële definities;
• verwerking van correcties;
• actualiteit van gegevens;
• onverklaarde verschillen tussen bronnen en rapportages.
Belangrijke rapportages worden pas gebruikt voor besluitvorming nadat duidelijk is dat de gegevens voldoende betrouwbaar zijn.
2.3.10.3 Toegang en eigenaarschap
Toegang tot rapportages en toepassingen wordt verleend op basis van functie en verantwoordelijkheid.
Vertrouwelijke gegevens, zoals individuele salarissen, commerciële tarieven, bankgegevens en directiegegevens, zijn alleen beschikbaar voor medewerkers die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben.
De eigenaar van een rapportage is verantwoordelijk voor de inhoud, definities en toepassing.
Technisch of functioneel beheer kan bij een andere medewerker of externe partij zijn ondergebracht.
2.3.10.4 Verdere ontwikkeling
De ontwikkeling van financiële stuurinformatie vindt stapsgewijs plaats.
Prioriteit wordt gegeven aan rapportages en toepassingen die:
• noodzakelijk zijn voor periodieke financiële sturing;
• handmatige werkzaamheden verminderen;
• fouten en verschillen eerder zichtbaar maken;
• financiële risico’s signaleren;
• inzicht geven in kostprijzen, tarieven en marges;
• directie en management ondersteunen bij besluitvorming.
Nieuwe rapportages en toepassingen worden eerst getest en gecontroleerd voordat zij als vaste informatiebron worden gebruikt.
2.3.10.5 Van terugkijken naar voorspellen
De eerste financiële rapportages richten zich vooral op gerealiseerde omzet, kosten en resultaten.
De volgende ontwikkelfase is het combineren van historische gegevens met actuele ontwikkelingen en verwachtingen.
Hiermee kunnen we toewerken naar:
• liquiditeitsprognoses;
• omzet- en resultaat-forecast;
• verwachte personeelskosten;
• voorspelling van kosten- en margeontwikkelingen;
• vroegtijdige signalering van betalingsrisico’s;
• scenarioanalyses voor groei, krimp en tariefwijzigingen;
• vergelijking tussen verwachte en gerealiseerde kostprijzen.
Financiën, Beheersing & Advies krijgt daarmee steeds meer een vooruitkijkende en adviserende rol. Het team rapporteert niet alleen wat er is gebeurd, maar ondersteunt directie en management ook bij het tijdig herkennen van ontwikkelingen en het nemen van passende maatregelen.
2.3.11 Externe financiële dienstverlening
De kennis en werkwijzen die binnen Financiën, Beheersing & Advies voor de PolderKracht Groep worden ontwikkeld, kunnen mogelijk ook worden ingezet voor externe opdrachtgevers.
Op dit moment is nog niet vastgesteld welke financiële diensten PolderKantoor (of vanuit een andere entiteit) structureel gaat aanbieden, voor welke doelgroepen deze geschikt zijn en onder welke voorwaarden zij verantwoord kunnen worden uitgevoerd.
Dit onderdeel vormt daarom een eerste verkenning van mogelijke dienstverlening.
2.3.11.1 Mogelijke dienstverlening
Afhankelijk van de behoefte van een opdrachtgever kan worden gedacht aan:
• volledige of gedeeltelijke financiële administratie;
• crediteuren- en debiteurenadministratie;
• verwerking en controle van inkoop- en verkoopfacturen;
• bankverwerking;
• voorbereiding van betalingsvoorstellen;
• ondersteuning bij maand- en periodeafsluitingen;
• managementrapportages en liquiditeitsoverzichten;
• financiële dashboards;
• tijdelijke administratieve ondersteuning of vervanging;
• inrichting en verbetering van financiële processen;
• financiële controle en analyse;
• ondersteuning bij de voorbereiding van accountantscontroles.
De dienstverlening kan bestaan uit structurele ondersteuning, een tijdelijk project of het overnemen van een duidelijk afgebakend onderdeel van de administratie.
Het uitvoeren en definitief autoriseren van betalingen vraagt om aanvullende afspraken, bevoegdheden en controles. PolderKantoor kan bijvoorbeeld een betalingsvoorstel voorbereiden, terwijl de opdrachtgever zelf verantwoordelijk blijft voor de definitieve goedkeuring en betaling.
2.3.11.2 Onderzoek naar kansen en behoeften
Voordat een extern dienstenpakket wordt ontwikkeld, onderzoeken we:
• aan welke financiële ondersteuning opdrachtgevers behoefte hebben;
• welke diensten aansluiten op onze bestaande kennis en systemen;
• welke doelgroepen voor deze dienstverlening geschikt zijn;
• welke werkzaamheden op afstand kunnen worden uitgevoerd;
• welke werkzaamheden aanwezigheid bij de opdrachtgever vereisen;
• welke tarieven en verdienmodellen passend zijn;
• welke risico’s, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden ontstaan;
• welke investeringen in medewerkers, systemen en beveiliging nodig zijn;
• hoe de dienstverlening aansluit op salarisadministratie, HR en andere diensten van PolderKantoor.
Op basis van dit onderzoek kan worden bepaald welke diensten kansrijk en verantwoord zijn en met welke dienstverlening eventueel in een beperkte pilot wordt gestart.
2.3.11.3 Functieprofielen, kennis en opleiding
De benodigde functie en het vereiste kennisniveau zijn afhankelijk van de werkzaamheden.
Het verwerken van facturen en bankmutaties vraagt om een ander profiel dan het uitvoeren van financiële controles, het opstellen van managementrapportages of het geven van financieel advies.
Voordat diensten extern worden aangeboden, wordt daarom per dienst vastgesteld:
• welke opleiding en werkervaring nodig zijn;
• welke financiële en fiscale kennis vereist is;
• welke systeemkennis nodig is;
• welke bevoegdheden de medewerker krijgt;
• welke werkzaamheden gecontroleerd moeten worden;
• wie inhoudelijk eindverantwoordelijk is;
• of certificeringen, beroepsregistraties of aanvullende opleidingen nodig of wenselijk zijn.
De functieprofielen en opleidingsvereisten worden later verder uitgewerkt bij de onderdelen over functies, rollen, kennis en ontwikkeling.
2.3.11.4 Voorwaarden voor uitvoering
Externe financiële dienstverlening kan pas verantwoord worden uitgevoerd wanneer vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt over:
de precieze afbakening van de opdracht;
de verantwoordelijkheden van PolderKantoor en de opdrachtgever;
• aanlevering en kwaliteit van gegevens;
• toegang tot systemen en bankinformatie;
• autorisaties en functiescheiding;
• controle en goedkeuring van werkzaamheden;
• privacy en informatiebeveiliging;
• bewaartermijnen en documentbeheer;
• rapportage en communicatie;
• aansprakelijkheid en verzekering;
• vervanging en continuïteit.
De financiële administratie blijft gebaseerd op de gegevens en besluiten van de opdrachtgever. Daarom moet duidelijk zijn welke controles PolderKantoor, team Financiën, Beheersing & Advies uitvoert en voor welke informatie en goedkeuringen de opdrachtgever verantwoordelijk blijft.
2.3.11.5 Gefaseerde ontwikkeling
De mogelijke externe financiële dienstverlening wordt stapsgewijs onderzocht en ontwikkeld.
Een logische eerste stap kan bestaan uit duidelijk afgebakende administratieve ondersteuning, rapportage of tijdelijke vervanging.
Pas nadat ervaring is opgedaan en de processen, functies, controles en verantwoordelijkheden voldoende zijn ingericht, kan worden beoordeeld of uitgebreidere financiële administratie, analyse of advisering wordt aangeboden.
Financiën, Beheersing & Advies ondersteunt dit onderzoek door de benodigde werkzaamheden, risico’s, kennis, systemen en controles in kaart te brengen.
Op basis daarvan kan de directie besluiten welke financiële diensten PolderKantoor (of andere entiteit) daadwerkelijk gaat ontwikkelen en aanbieden.
2.3.11.6 Randvoorwaarden voor externe dienstverlening
Voordat Financiën, Beheersing & Advies financiële werkzaamheden voor externe opdrachtgevers uitvoert, wordt eerst vastgesteld of de dienstverlening professioneel en beheerst kan worden aangeboden.
Daarbij beoordelen we:
• welke werkzaamheden precies worden aangeboden en waar de verantwoordelijkheid van PolderKantoor eindigt;
• welke kennis, opleiding en ervaring voor de uitvoering nodig zijn;
• of voldoende capaciteit, controle en vervanging beschikbaar zijn;
• welke systemen en gegevensuitwisseling worden gebruikt;
• welke afspraken nodig zijn over privacy, geheimhouding en gegevensverwerking;
• hoe aansprakelijkheid, verzekeringen en dossiervorming worden geregeld;
• welke kwaliteitscontroles en rapportagelijnen noodzakelijk zijn;
• vanuit welke entiteit de commerciële overeenkomst en facturatie plaatsvinden.
Werkzaamheden waarvoor een wettelijke bevoegdheid, vergunning of beschermde beroepstitel nodig is, worden alleen uitgevoerd door of in samenwerking met een daartoe bevoegde professional.
PolderKantoor presenteert werkzaamheden daarom niet als accountantscontrole of andere voorbehouden dienstverlening wanneer niet aan de daarvoor geldende eisen wordt voldaan.
De ontwikkeling van externe financiële dienstverlening vindt gefaseerd plaats. We beginnen uitsluitend met werkzaamheden waarvoor voldoende deskundigheid, capaciteit en beheersing aanwezig zijn.
Op basis van praktijkervaring, marktvraag en risicoanalyse kan het dienstenaanbod later verder worden uitgebreid.
2.3.12 Functies, rollen en hiërarchie
Binnen Financiën, Beheersing & Advies worden functies benoemd die nodig zijn om de financiële administratie, interne controle, rapportage en advisering professioneel en toekomstbestendig te organiseren.
Niet alle functies zullen direct afzonderlijk worden ingevuld. De PolderKracht Groep bevindt zich in een groeifase. Daardoor kan één medewerker tijdelijk werkzaamheden uit meerdere functiegebieden uitvoeren of kan een taak aanvullend aan een bestaande functie worden toegewezen.
Het benoemen van de volledige functiestructuur maakt zichtbaar:
• welke werkzaamheden binnen het team aanwezig zijn;
• op welk niveau verantwoordelijkheden liggen;
• wie werkzaamheden uitvoert, controleert en goedkeurt;
• welke kennis en capaciteit in de toekomst nodig zijn;
• wanneer uitbreiding van het team of een nieuwe vacature noodzakelijk wordt.
2.3.12.1 Beoogde organisatiestructuur
De functiestructuur bestaat uit drie niveaus:
Directie en leiding
Financieel directeur
Manager Financiën, Beheersing & Advies
Control, analyse en advies
Businesscontroller
Financial controller
Assistent-controller
Financiële administratie
Senior financieel administratief medewerker
Financieel administratief medewerker
Assistent financieel administratief medewerker
De financieel directeur is vanuit de PolderKracht Holding verantwoordelijk voor de financiële koers en eindverantwoordelijkheid.
De manager geeft leiding aan het team binnen PolderKantoor.
De businesscontroller en financial controller rapporteren in beginsel aan de manager. De businesscontroller richt zich voornamelijk op bedrijfsanalyse, prognoses, scenario’s en managementadvies. De financial controller richt zich voornamelijk op de kwaliteit van de financiële administratie, afsluitingen, aansluitingen en interne beheersing.
De senior financieel administratief medewerker kan de dagelijkse administratieve werkzaamheden coördineren.
De financieel administratief medewerkers en assistenten voeren de toegewezen administratieve werkzaamheden uit.
Koopman & Co en andere externe financiële dienstverleners vallen niet binnen deze hiërarchie. Zij voeren overeengekomen werkzaamheden uit en werken samen met de intern verantwoordelijke functionarissen.
2.3.12.2 Financieel directeur
Doel van de functie
De financieel directeur is eindverantwoordelijk voor de financiële koers, financiële continuïteit en financiële beheersing van de PolderKracht Groep.
Positie en rapportagelijn
De functie is organisatorisch ondergebracht binnen de PolderKracht Holding en maakt deel uit van de directie. De financieel directeur rapporteert binnen de directie en geeft richting aan de manager Financiën, Beheersing & Advies.
Belangrijkste werkzaamheden
• ontwikkelen van het financiële beleid en de financiële strategie;
• bewaken van liquiditeit, rendement, solvabiliteit en continuïteit;
• beoordelen van begrotingen, forecasts en investeringsvoorstellen;
• vaststellen van financiële kaders, bevoegdheden en rapportage-eisen;
• adviseren over groei, financiering, risico’s en organisatiestructuur;
• bespreken van jaarstukken en belangrijke fiscale onderwerpen;
• onderhouden van contact met accountant, financiers en andere adviseurs;
• beoordelen van belangrijke financiële afwijkingen en risico’s.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De financieel directeur neemt of adviseert over financiële besluiten binnen de door de directie vastgestelde bevoegdheden.
De functie is eindverantwoordelijk voor de financiële sturing, maar voert niet noodzakelijk de dagelijkse administratie of controles uit.
Controle-verantwoordelijkheid
De financieel directeur beoordeelt periodiek de groepsresultaten, liquiditeit, forecasts, belangrijke risico’s en de werking van de financiële beheersing.
Vervanging
Vervanging wordt binnen de directie vastgelegd. Operationele taken kunnen tijdelijk bij de manager worden belegd, maar directiebevoegdheden worden alleen overgedragen volgens een formele autorisatie.
Kennis, opleiding en ervaring
hbo- of wo-niveau in finance, accountancy, bedrijfseconomie of vergelijkbaar;
ruime ervaring met financiële sturing en management;
kennis van financiering, fiscaliteit, verslaggeving en risicobeheersing;
ervaring met complexe organisaties of meerdere entiteiten;
aanvullende opleiding zoals RC, RA, CMA of vergelijkbaar kan wenselijk zijn, maar is afhankelijk van de uiteindelijke inhoud van de functie.
2.3.12.3 Manager Financiën, Beheersing & Advies
Doel van de functie
De manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, inrichting en ontwikkeling van Financiën, Beheersing & Advies.
Positie en rapportagelijn
De manager rapporteert aan de financieel directeur of, zolang deze functie niet afzonderlijk is ingevuld, aan het aangewezen directielid. De manager geeft leiding aan de controllers en financiële administratie.
Belangrijkste werkzaamheden
• verdelen en bewaken van werkzaamheden;
• organiseren van afsluitingen, controles en rapportages;
• bewaken van kwaliteit, capaciteit en deadlines;
• inrichten van functiescheiding en werkprocessen;
• coördineren van begrotingen en forecasts;
• bespreken van resultaten en afwijkingen;
• onderhouden van contact met Koopman & Co;
• ontwikkelen van medewerkers, systemen en financiële dienstverlening;
• adviseren van directie en management.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De manager mag binnen de vastgestelde kaders werkzaamheden verdelen, controles laten uitvoeren, correcties voorstellen en rapportages vrijgeven. Betalings- en beslissingsbevoegdheden volgen uit een afzonderlijke autorisatiematrix.
Controle-verantwoordelijkheid
De manager bewaakt dat noodzakelijke aansluitingen, afsluitingen en managementcontroles tijdig en aantoonbaar worden uitgevoerd.
Vervanging
De financieel directeur of een aangewezen controller neemt de noodzakelijke taken tijdelijk over. Leidinggevende en autoriserende bevoegdheden moeten daarbij expliciet worden vastgelegd.
Kennis, opleiding en ervaring
hbo- of wo-niveau in finance, bedrijfseconomie of accountancy;
leidinggevende ervaring binnen een financiële omgeving;
kennis van administratie, control, rapportage en procesverbetering;
ervaring met Power BI, financiële systemen en meerdere entiteiten is wenselijk;
een aanvullende controller- of managementopleiding kan wenselijk zijn.
2.3.12.4 Businesscontroller
Doel van de functie
De businesscontroller vertaalt financiële en operationele informatie naar analyses, prognoses en adviezen voor directie en management.
Positie en rapportagelijn
De businesscontroller rapporteert aan de manager en werkt intensief samen met de financieel directeur, financial controller en verantwoordelijken binnen de verschillende entiteiten.
Belangrijkste werkzaamheden
analyseren van omzet, kosten, marges en resultaten;
opstellen en beoordelen van begrotingen en forecasts;
ontwikkelen van scenario- en rendementsanalyses;
beoordelen van resultaten per entiteit, dienst, klant of vestiging;
analyseren van kostprijzen en commerciële tarieven;
ontwikkelen van stuurinformatie en dashboards;
signaleren van kansen, risico’s en trends;
adviseren over financiële en bedrijfsmatige keuzes;
volgen van verbetermaatregelen en besluiten.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De businesscontroller mag gegevens opvragen, analyses uitvoeren en adviezen uitbrengen. Besluiten over tarieven, investeringen of bedrijfsvoering blijven bij de bevoegde directie- of managementfunctionaris.
Controle-verantwoordelijkheid
De businesscontroller controleert of analyses aansluiten op goedgekeurde financiële gegevens en of gebruikte definities, aannames en scenario’s herkenbaar zijn vastgelegd.
Vervanging
Vervanging kan plaatsvinden door de manager of een andere controller, afhankelijk van de benodigde kennis.
Kennis, opleiding en ervaring
hbo- of wo-opleiding finance & control, bedrijfseconomie of vergelijkbaar;
sterke analytische en adviserende vaardigheden;
kennis van kostprijzen, marges, begrotingen en forecasts;
ervaring met Power BI en data-gedreven rapportage;
een RC-, CMA- of vergelijkbare vervolgopleiding kan wenselijk zijn.
2.3.12.5 Financial controller
Doel van de functie
De financial controller bewaakt de kwaliteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de financiële administraties en financiële verslaggeving.
Positie en rapportagelijn
De financial controller rapporteert aan de manager en werkt samen met de businesscontroller, assistent-controller en financiële administratie.
Belangrijkste werkzaamheden
• coördineren en controleren van periodeafsluitingen;
• uitvoeren en beoordelen van saldo- en bankaansluitingen;
• controleren van omzet, kosten en loonjournaalposten;
• bewaken van intercompany-posities;
beoordelen van btw-aangiften en correctieboekingen;
• opbouwen en controleren van financiële dossiers;
• voorbereiden van informatie voor Koopman & Co;
• bewaken van grootboekstructuur en administratieve kwaliteit;
• verbeteren van interne controles en financiële processen.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De financial controller mag controles uitvoeren, aanvullende onderbouwing vragen en correcties voorstellen. Het zelfstandig goedkeuren van eigen boekingen wordt zoveel mogelijk vermeden.
Controle-verantwoordelijkheid
De financial controller heeft een centrale controle-verantwoordelijkheid voor afsluitingen, aansluitingen, financiële dossiers en de aansluiting tussen bron- en financiële systemen.
Vervanging
De manager of een voldoende ervaren assistent-controller kan werkzaamheden tijdelijk overnemen. Kritieke controles worden altijd door een bevoegde tweede functionaris beoordeeld.
Kennis, opleiding en ervaring
hbo-opleiding finance & control, accountancy of bedrijfseconomie;
kennis van grootboekadministratie, verslaggeving, btw en interne beheersing;
ervaring met financiële afsluitingen en meerdere entiteiten;
kennis van SnelStart, rapportagesystemen en gegevenskoppelingen;
een aanvullende controller-, accountancy- of SPD-opleiding kan wenselijk zijn.
2.3.12.6 Assistent-controller
Doel van de functie
De assistent-controller ondersteunt de controllers bij afsluitingen, controles, analyses en rapportages en ontwikkelt zich naar een zelfstandige controlfunctie.
Positie en rapportagelijn
De assistent-controller rapporteert aan de manager of financial controller en ondersteunt waar nodig ook de businesscontroller.
Belangrijkste werkzaamheden
• voorbereiden van periodeafsluitingen;
• maken van saldo- en grootboekspecificaties;
• uitvoeren van aansluitingen en eerste controles;
• voorbereiden van btw-aangiften;
• ondersteunen bij intercompany-afstemming;
• verzamelen van gegevens voor rapportages;
• analyseren en verklaren van eenvoudige afwijkingen;
• voorbereiden van controle- en accountantsdossiers;
• ondersteunen bij Power BI-rapportages en kostprijsmodellen.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De assistent-controller voert controles en voorbereidingen uit binnen toegewezen kaders. Belangrijke correcties en definitieve rapportages worden door een controller of manager beoordeeld.
Controleverantwoordelijkheid
De functie controleert administratieve gegevens en aansluitingen, maar draagt nog niet zelfstandig de eindverantwoordelijkheid voor de financiële afsluiting.
Vervanging
Werkzaamheden kunnen worden overgenomen door de financial controller of een ervaren financieel administratief medewerker.
Kennis, opleiding en ervaring
minimaal mbo-4 met relevante ervaring of een hbo-opleiding finance & control, accountancy of vergelijkbaar;
kennis van boekhouding, Excel en financiële systemen;
nauwkeurigheid en analytisch vermogen;
bereidheid om aanvullende opleidingen in finance, control of Power BI te volgen.
2.3.12.7 Senior financieel administratief medewerker
Doel van de functie
De senior financieel administratief medewerker zorgt voor een juiste en tijdige uitvoering van de financiële administratie en coördineert de dagelijkse administratieve werkzaamheden.
Positie en rapportagelijn
De senior rapporteert aan de manager of financial controller en kan financieel administratief medewerkers en assistenten vakinhoudelijk begeleiden.
Belangrijkste werkzaamheden
• verwerken en controleren van complexe financiële boekingen;
• bewaken van crediteuren- en debiteurenadministraties;
• voorbereiden van betalingen en betaaloverzichten;
• controleren van bankverwerking en openstaande posten;
• begeleiden van periodieke btw-aangiften;
• oplossen van administratieve verschillen;
• ondersteunen bij afsluitingen en controle dossiers;
• bewaken van werkverdeling en voortgang;
begeleiden en inwerken van collega’s.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De senior mag werkzaamheden verdelen, boekingen beoordelen en ontbrekende informatie opvragen. Definitieve betalingsautorisatie en belangrijke correcties blijven bij de daarvoor aangewezen functionaris.
Controleverantwoordelijkheid
De senior voert eerstelijnscontroles uit op de dagelijkse administratie en de werkzaamheden van financieel administratief medewerkers en assistenten.
Vervanging
De financial controller of een andere ervaren financieel administratief medewerker neemt de noodzakelijke werkzaamheden over.
Kennis, opleiding en ervaring
mbo-4 of hbo-niveau in bedrijfsadministratie, finance of accountancy;
ruime ervaring met financiële administratie;
kennis van btw, grootboek, debiteuren en crediteuren;
ervaring met meerdere entiteiten en financiële systemen;
aanvullende vakopleidingen, zoals Praktijkdiploma Boekhouden of Moderne Bedrijfsadministratie, kunnen wenselijk zijn.
2.3.12.8 Financieel administratief medewerker
Doel van de functie
De financieel administratief medewerker verwerkt en beheert de dagelijkse financiële administratie van de toegewezen entiteiten.
Positie en rapportagelijn
De medewerker rapporteert aan de senior financieel administratief medewerker, financial controller of manager.
Belangrijkste werkzaamheden
• verwerken van inkoop- en verkoopfacturen;
• verwerken en controleren van bankmutaties;
• bijhouden van debiteuren en crediteuren;
• voorbereiden van betalingsvoorstellen;
• opvolgen van ontbrekende gegevens;
• ondersteunen bij btw-aangiften;
• maken van eenvoudige aansluitingen en specificaties;
• ondersteunen bij periodeafsluitingen;
• beheren van financiële documenten in Teams en SharePoint.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De medewerker verwerkt financiële gegevens binnen de toegewezen administraties. Goedkeuring van eigen boekingen, correcties of betalingen wordt waar nodig door een andere functionaris uitgevoerd.
Controle-verantwoordelijkheid
De medewerker controleert de eigen verwerking op volledigheid en juistheid en voert toegewezen basiscontroles uit.
Vervanging
Een andere financieel administratief medewerker, senior of assistent kan de werkzaamheden overnemen volgens de werkverdeling.
Kennis, opleiding en ervaring
mbo-3 of mbo-4 bedrijfsadministratie, finance of vergelijkbaar;
basiskennis van boekhouding, btw en financiële systemen;
nauwkeurige en gestructureerde werkwijze;
Praktijkdiploma Boekhouden of een vergelijkbare opleiding kan wenselijk zijn.
2.3.12.9 Assistent financieel administratief medewerker
Doel van de functie
De assistent ondersteunt de financiële administratie bij voorbereidende, registrerende en administratieve werkzaamheden.
Positie en rapportagelijn
De assistent werkt onder begeleiding van een financieel administratief medewerker, senior of controller.
Belangrijkste werkzaamheden
• verzamelen, controleren en opslaan van documenten;
• registreren en voorbereiden van inkoopfacturen;
• bijwerken van crediteuren- en klantgegevens;
• ondersteunen bij bank- en factuurverwerking;
• controleren of documenten en gegevens aanwezig zijn;
• voorbereiden van eenvoudige overzichten;
• beheren van financiële mappen en bestanden;
• signaleren van ontbrekende of afwijkende informatie.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De assistent voert toegewezen werkzaamheden uit binnen duidelijke instructies. De functie heeft in beginsel geen zelfstandige bevoegdheid om betalingen, belangrijke correcties of definitieve financiële rapportages goed te keuren.
Controle-verantwoordelijkheid
De assistent controleert de eigen invoer. Een ervaren medewerker beoordeelt de uitgevoerde werkzaamheden.
Vervanging
Werkzaamheden kunnen door een andere assistent of financieel administratief medewerker worden overgenomen.
Kennis, opleiding en ervaring
mbo-2, mbo-3 of een leerwerktraject in financiële administratie;
basisvaardigheden in boekhouding en digitale systemen;
zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en bereidheid om te leren;
aanvullende praktijkgerichte scholing kan onderdeel zijn van het ontwikkeltraject.
2.3.12.10 Functies en tijdelijk toegewezen rollen
Zolang een functie nog niet afzonderlijk is ingevuld, worden de noodzakelijke werkzaamheden als rol of aanvullende taak aan een geschikte medewerker toegewezen.
Daarbij wordt vastgelegd:
• welke werkzaamheden worden toegewezen;
• welke functie deze werkzaamheden uiteindelijk behoren;
• wie tijdelijk verantwoordelijk is;
• welke bevoegdheden daarbij horen;
• wie de werkzaamheden controleert;
• wie als vervanger optreedt;
• vanaf welke datum de toewijzing geldt;
• wanneer de tijdelijke inrichting opnieuw wordt beoordeeld.
Het tijdelijk uitvoeren van werkzaamheden betekent niet automatisch dat de medewerker ook de volledige formele functie bekleedt.
Daarvoor moet worden beoordeeld of het takenpakket, verantwoordelijkheidsniveau, de benodigde kennis en de omvang van de werkzaamheden overeenkomen met het functieprofiel.
Tijdelijke taakverdeling mag er niet toe leiden dat noodzakelijke functiescheiding vervalt.
Wanneer één medewerker meerdere stappen in een proces uitvoert, wordt een aanvullende controle door de manager, controller, financieel directeur of een andere bevoegde functionaris ingericht.
2.3.12.11 Groei en personeelsplanning
De functiestructuur wordt periodiek vergeleken met:
• de omvang van de administraties;
• het aantal entiteiten en opdrachtgevers;
• de complexiteit van de dienstverlening;
• het aantal boekingen en facturen;
• de gewenste rapportagefrequentie;
• de benodigde controles;
• de ontwikkeling van externe financiële dienstverlening;
• de kwetsbaarheid bij ziekte, verlof of vertrek;
• de beschikbare kennis en werkdruk.
Op basis hiervan kan worden besloten een tijdelijke rol structureel te maken, werkzaamheden anders te verdelen, medewerkers verder op te leiden of een vacature open te stellen.
2.3.12.12 Rollen- en takenmatrix
Naast de formele functieprofielen wordt voor Financiën, Beheersing & Advies een actuele rollen- en takenmatrix bijgehouden.
Deze matrix vertaalt de organisatiestructuur naar de dagelijkse praktijk en maakt zichtbaar wie werkzaamheden uitvoert, controleert, goedkeurt en bij afwezigheid overneemt.
In de matrix worden per financieel proces ten minste vastgelegd:
• de taak of verantwoordelijkheid;
• de formeel verantwoordelijke functie;
• de medewerker die de taak uitvoert;
• de medewerker die controleert of autoriseert;
• de vervangingsregeling;
• de bijbehorende bevoegdheden;
• de benodigde systeemrechten;
• de plaats van de taak binnen de interne controle.
De matrix maakt ook zichtbaar welke werkzaamheden tijdelijk als aanvullende taak bij een medewerker of directielid zijn ondergebracht en voor welke functies nog geen afzonderlijke medewerker is aangesteld.
Hiermee verbinden we het beoogde functiehuis aan de werkelijke bezetting van de groeiende organisatie.
De manager Financiën, Beheersing & Advies is inhoudelijk verantwoordelijk voor de verdeling en beheersing van de financiële taken.
Interne HR ondersteunt bij de koppeling tussen functies, medewerkers, formatie en ontwikkeling.
Namen en actuele taaktoewijzingen worden in de matrix bijgehouden en niet in de algemene functieprofielen vastgelegd.
2.3.13 Kennis, opleiding en ontwikkeling
De kwaliteit van Financiën, Beheersing & Advies is afhankelijk van de kennis, ervaring en professionele ontwikkeling van de medewerkers binnen het team.
Bij de functieprofielen in 2.12 is per functie een eerste indicatie gegeven van het gewenste opleidingsniveau.
In dit onderdeel beschrijven we welke kennisgebieden binnen het team aanwezig moeten zijn, hoe het vereiste niveau per functie verschilt en hoe we kennis onderhouden en verder ontwikkelen.
Een diploma vormt daarbij een belangrijk uitgangspunt, maar is niet het enige beoordelingscriterium. Ook relevante werkervaring, aantoonbare vakkennis, nauwkeurigheid, verantwoordelijkheidsgevoel en het vermogen om kennis in de praktijk toe te passen zijn van belang.
2.3.13.1 Kennisgebieden
Binnen Financiën, Beheersing & Advies moet gezamenlijk voldoende kennis aanwezig zijn van:
• financiële administratie en grootboekverwerking;
• debiteuren- en crediteurenadministratie;
• bankverwerking en betalingsprocessen;
• btw en andere relevante fiscale onderwerpen;
• salaris gerelateerde financiële boekingen;
• periodeafsluitingen en saldoaansluitingen;
• intercompany-verhoudingen;
• interne controle en functiescheiding;
• begrotingen, forecasts en liquiditeitsplanning;
• kostprijs-, tarief- en margeberekeningen;
• financiële analyse en managementrapportage;
• Power BI, Power Apps en gegevensverwerking;
• SnelStart en andere gebruikte bronsystemen;
• privacy, informatiebeveiliging en documentbeheer;
• de verschillende diensten en verdienmodellen van de PolderKracht Groep.
Niet iedere medewerker hoeft al deze onderwerpen op hetzelfde niveau te beheersen. De benodigde kennis wordt bepaald door de functie, toegewezen werkzaamheden, bevoegdheden en controle verantwoordelijkheid.
2.3.13.2 Beheersingsniveaus
We onderscheiden drie algemene kennisniveaus.
Uitvoerend niveau
De medewerker kan werkzaamheden volgens vastgestelde instructies zorgvuldig uitvoeren, herkent ontbrekende of afwijkende gegevens en weet wanneer overleg nodig is. Dit niveau past vooral bij assistent functies en afgebakende administratieve werkzaamheden.
Zelfstandig professioneel niveau
De medewerker kan werkzaamheden zelfstandig uitvoeren, controles verrichten, verschillen onderzoeken en praktische oplossingen voorstellen. De medewerker begrijpt de samenhang tussen financiële processen en systemen. Dit niveau past onder meer bij financieel administratief medewerkers, senior medewerkers en assistent-controllers.
Controlerend, adviserend en richtinggevend niveau
De medewerker kan complexe financiële informatie beoordelen, risico’s herkennen, processen inrichten, rapportages verklaren en directie of management adviseren. Ook kan de medewerker werkzaamheden van anderen beoordelen en vakinhoudelijke kaders vaststellen. Dit niveau past bij controllers, de manager en de financieel directeur. Per functie en kennisgebied wordt later vastgelegd welk beheersingsniveau noodzakelijk is.
2.3.13.3 Opleidingsniveau en praktijkervaring
De opleidingsniveaus uit 2.3.12 vormen een richtinggevend kader:
• voor assisterende administratieve functies kan mbo-2 of mbo-3 passend zijn;
• voor zelfstandig financieel administratieve functies ligt mbo-4 of een vergelijkbaar werk- en denkniveau voor de hand;
• voor senior administratieve en ondersteunende control-functies kan mbo-4, hbo of aantoonbaar vergelijkbaar niveau passend zijn;
• voor controller- en managementfuncties wordt in beginsel hbo- of wo-niveau gevraagd;
• voor directie- en specialistische functies kunnen aanvullende opleidingen en ruime relevante ervaring noodzakelijk zijn.
Praktijkopleidingen zoals Praktijkdiploma Boekhouden, Moderne Bedrijfsadministratie, SPD of opleidingen op het gebied van finance, control, accountancy, data-analyse en management kunnen aansluiten op verschillende ontwikkelpaden.
Het genoemde opleidingsniveau is niet automatisch een bevoegdheid.
Bevoegdheden worden afzonderlijk toegekend op basis van functie, ervaring, aantoonbare bekwaamheid en de vastgestelde autorisaties.
Overzicht van relevante opleidingen, diploma’s en titels
Binnen Financiën, Beheersing & Advies kunnen verschillende opleidingen, diploma’s en beroepstitels van waarde zijn. Welke opleiding passend is, hangt af van de functie, de werkzaamheden, het verantwoordelijkheidsniveau en de ontwikkeling van de medewerker.
Basiskennis Boekhouden (BKB)
Een praktijkgerichte basisopleiding op het gebied van boekhouden. De opleiding behandelt onder andere financiële feiten, eenvoudige boekingen en de basis van de financiële administratie. BKB kan passend zijn voor medewerkers die starten in een ondersteunende financieel-administratieve functie.
Praktijkdiploma Boekhouden (PDB)
Een praktijkgericht diploma voor medewerkers die financiële administraties verwerken en willen begrijpen hoe boekingen, grootboeken, belastingen en financiële overzichten met elkaar samenhangen. PDB kan passend zijn voor financieel-administratieve medewerkers en medewerkers die willen doorgroeien naar een zelfstandiger administratief niveau.
Moderne Bedrijfsadministratie (MBA)
Een vervolgopleiding op het gebied van bedrijfsadministratie. MBA staat hier voor Moderne Bedrijfsadministratie en niet voor Master of Business Administration. De opleiding verdiept onder andere de kennis van bedrijfsadministratie, kostencalculatie, financiering en verslaggeving. Het diploma kan passend zijn voor senior financieel-administratieve medewerkers en assistent-controllers.
SPD Bedrijfsadministratie
SPD is een brede opleiding op hoger financieel niveau. De opleiding richt zich onder andere op bedrijfsadministratie, verslaggeving, bedrijfseconomie, administratieve organisatie en financiële analyse. Een SPD-achtergrond kan passend zijn voor senior administratieve functies, assistent-controllers en controllerfuncties.
Mbo Bedrijfsadministratie of Finance
Een mbo-opleiding biedt een beroepsgerichte basis voor uitvoerende en ondersteunende financiële functies. Afhankelijk van het niveau en de ervaring kan deze opleiding aansluiten bij functies van assistent financieel-administratief medewerker tot senior financieel-administratief medewerker.
Associate degree Finance
Een Associate degree is een tweejarige opleiding in het hoger beroepsonderwijs. Deze kan een verbinding vormen tussen mbo en een volledige hbo-bachelor en kan passend zijn voor medewerkers die doorgroeien naar zelfstandige administratieve, coördinerende of ondersteunende controlwerkzaamheden.
Hbo Finance & Control
Deze bacheloropleiding richt zich op financiële administratie, managementinformatie, planning en control, verslaggeving, risicobeheersing en advisering. De opleiding sluit aan bij functies zoals assistent-controller, financial controller, businesscontroller en financieel manager, afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheidsniveau.
Hbo Accountancy
Deze bacheloropleiding richt zich op financiële administratie, verslaggeving, controle, fiscaliteit en administratieve organisatie. De opleiding kan een passende basis vormen voor controlfuncties en andere functies waarin financiële controle en verslaggeving centraal staan. Het afronden van deze opleiding betekent niet automatisch dat iemand de beschermde titel accountant mag voeren.
Wo Bedrijfseconomie, Finance of Accountancy
Een universitaire opleiding biedt een academische basis voor complexe financiële analyses, strategische financiële vraagstukken, governance, risicobeheersing en advisering. Deze achtergrond kan passend zijn voor hogere control-, management- en directiefuncties.
Register Controller (RC)
De opleiding tot Register Controller is een post-initiële opleiding voor ervaren financiële professionals. De opleiding richt zich op onder andere management control, strategische besluitvorming, risicobeheersing, governance en de rol van finance binnen de organisatie. De RC-titel mag worden gevoerd wanneer aan de daarvoor geldende opleidings- en registratievoorwaarden is voldaan.
Certified Management Accountant (CMA)
CMA is een internationaal georiënteerde certificering op het gebied van management accounting en financieel management. De certificering richt zich onder andere op planning, analyse, control, besluitvorming en professioneel handelen. CMA kan een aanvullende kwalificatie zijn voor businesscontrollers, financial controllers en financieel managers.
Accountant-Administratieconsulent (AA)
AA is een wettelijk beschermde accountantstitel. De titel mag alleen worden gevoerd door iemand die de vereiste opleiding en praktijkopleiding heeft afgerond en als accountant staat ingeschreven in het accountantsregister. De AA-accountant richt zich doorgaans sterk op financiële verslaggeving, advisering en dienstverlening aan organisaties.
Registeraccountant (RA)
RA is eveneens een wettelijk beschermde accountantstitel. De titel mag alleen worden gevoerd door iemand die aan de opleidings- en praktijkvereisten voldoet en als accountant staat ingeschreven in het accountantsregister. De RA-accountant is onder andere gespecialiseerd in accountantscontrole, verslaggeving, risicobeheersing en assurance.
De genoemde opleidingen en diploma’s vormen geen automatische functie-eis. Per functie wordt vastgesteld welke opleiding, kennis en ervaring noodzakelijk of gewenst is. Daarbij kunnen aantoonbare vakbekwaamheid, relevante praktijkervaring en gevolgde bijscholing eveneens worden meegewogen.
Interne HR ondersteunt bij het vaststellen van functie-eisen, ontwikkelpaden en opleidingsafspraken. De inhoudelijke beoordeling van financiële vakkennis ligt bij de verantwoordelijke leidinggevende binnen Financiën, Beheersing & Advies.
2.3.13.4 Beschermde titels en specialistische werkzaamheden
Binnen het financiële vakgebied moet onderscheid worden gemaakt tussen algemene financiële functies en functies of werkzaamheden waarvoor een wettelijk gereguleerde beroepstitel of bijzondere bevoegdheid geldt.
Functiebenamingen zoals:
financieel administratief medewerker;
assistent-controller;
financial controller;
businesscontroller;
manager financiën;
financieel directeur;
zijn geen accountantsregistratie en mogen niet de indruk wekken dat de betreffende medewerker bevoegd is om werkzaamheden uit te voeren die aan een geregistreerde accountant zijn voorbehouden.
De accountantstitels AA en RA zijn verbonden aan een voorgeschreven theoretische en praktijkopleiding en inschrijving in het accountantsregister.
Alleen wanneer iemand aan de geldende voorwaarden voldoet, mag de betreffende titel worden gevoerd. De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants beschrijft hiervoor afzonderlijke opleidingsroutes naar de AA- en RA-titel. (NBA – opleiding tot accountant)
Wanneer binnen PolderKantoor werkzaamheden nodig zijn waarvoor accountantsdeskundigheid, een accountantsverklaring of een andere bijzondere bevoegdheid vereist is, worden deze uitgevoerd door of afgestemd met een daarvoor bevoegde externe professional, zoals Koopman & Co.
2.3.13.5 Vakinhoudelijke ontwikkeling
Financiële kennis moet actueel worden gehouden.
Wetgeving, fiscale regels, cao’s, pensioenregelingen, systemen en interne processen kunnen veranderen en rechtstreeks invloed hebben op de financiële administratie en rapportages.
De ontwikkeling van medewerkers kan onder meer plaatsvinden door:
• interne instructies en kennisoverdracht;
• begeleiding door een senior medewerker of controller;
• vakgerichte cursussen en opleidingen;
• systeemtrainingen;
• periodieke bespreking van fouten en afwijkingen;
• deelname aan webinars en vakbijeenkomsten;
• het lezen en bespreken van vakinformatie;
• samenwerking met Koopman & Co en andere specialisten;
• praktijkopdrachten en deelname aan verbeterprojecten.
Nieuwe kennis wordt waar nodig vertaald naar aangepaste werkinstructies, controles, rapportages en Academy-pagina’s.
2.3.13.6 Persoonlijk ontwikkelplan
Per medewerker wordt periodiek beoordeeld:
• welke werkzaamheden bij de functie horen;
• welke kennis al aantoonbaar aanwezig is;
• welke kennis verder moet worden ontwikkeld;
• welke aanvullende taken of verantwoordelijkheden gewenst zijn;
• welke opleiding, begeleiding of praktijkervaring daarvoor nodig is;
• welke doorgroeimogelijkheden binnen het functiehuis bestaan.
Hieruit kan een persoonlijk ontwikkelplan volgen met concrete leerdoelen, acties en evaluatiemomenten. Wanneer een medewerker tijdelijk taken van een hoger of ander functieniveau uitvoert, wordt ook beoordeeld welke begeleiding en aanvullende kennis nodig zijn. Structurele uitvoering van zwaardere werkzaamheden kan aanleiding geven om het functieprofiel en de inschaling opnieuw te beoordelen.
2.3.13.7 Kennis- en opleidingsmatrix
Om de theorie naar de dagelijkse praktijk te vertalen, wordt voor Financiën, Beheersing & Advies een kennis- en opleidingsmatrix opgesteld.
Daarin wordt per medewerker en functie vastgelegd:
• welke kennisgebieden noodzakelijk zijn;
• welk beheersingsniveau wordt gevraagd;
• welk niveau de medewerker aantoonbaar beheerst;
• welke opleidingen en certificaten zijn behaald;
• welke systeemkennis aanwezig is;
• welke aanvullende ontwikkeling nodig is;
• welke werkzaamheden zelfstandig mogen worden uitgevoerd;
• welke werkzaamheden controle of begeleiding vereisen;
• wanneer kennis of opleiding opnieuw moet worden beoordeeld.
Deze matrix ondersteunt de werkverdeling, vervanging, personeelsontwikkeling en toekomstige werving. Ook maakt de matrix zichtbaar waar het team afhankelijk is van één medewerker en waar aanvullende kennis of capaciteit noodzakelijk is.
2.3.13.8 Samenwerking met de Coördinator Interne HR- en Werkgeverszaken
De vakinhoudelijke verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van medewerkers binnen Financiën, Beheersing & Advies ligt bij de leidinggevenden en senior vakinhoudelijke functionarissen van het team.
Zij kunnen beoordelen welke financiële kennis, systeemvaardigheden en praktijkervaring voor een functie of taak noodzakelijk zijn.
De Coördinator Interne HR- en Werkgeverszaken van PolderKantoor binnen de afdeling HR begeleidt en ondersteunt het proces rondom:
het opstellen en beheren van functieprofielen;
de indeling van functies in het centrale functiehuis;
functiewaardering en koppeling aan het loongebouw;
het vastleggen van opleidingseisen en competenties;
persoonlijke ontwikkelplannen;
selectie en organisatie van opleidingen;
begeleiding bij functioneren en doorgroei;
beoordeling van structureel gewijzigde werkzaamheden;
vastlegging van afspraken in het personeelsdossier;
periodieke evaluatie van functie, ontwikkeling en inzetbaarheid.
De manager Financiën, Beheersing & Advies geeft aan welke vakinhoudelijke ontwikkeling nodig is en bespreekt dit met de medewerker.
Interne HR bewaakt dat de aanpak aansluit op het organisatie brede HR-beleid, het functiehuis en de afspraken over opleiding en beloning.
Wanneer een opleiding, functiewijziging of doorgroei financiële gevolgen heeft, wordt ook Financiën, Beheersing & Advies betrokken bij de beoordeling van de kosten en beschikbare formatie.
De directie neemt waar nodig het definitieve besluit.
De verdere inrichting van het functiehuis, het loongebouw, personeelsontwikkeling en de interne HR-processen wordt beschreven in het hoofdstuk over HR.
2.3.14 Kwaliteitsborging en continuïteit
Het team Financiën, Beheersing & Advies moet kunnen waarborgen dat financiële werkzaamheden zorgvuldig, tijdig en controleerbaar worden uitgevoerd en bij afwezigheid of uitval kunnen doorgaan.
Kwaliteitsborging en continuïteit maken daarom onderdeel uit van de dagelijkse werkwijze, taakverdeling en periodieke financiële controles.
2.3.14.1 Vierogen-principe en autorisaties
Belangrijke financiële handelingen worden waar mogelijk door een tweede bevoegde functionaris gecontroleerd of goedgekeurd.
Dit geldt in het bijzonder voor:
• betalingen;
• btw-aangiften;
• belangrijke correctieboekingen;
• periodeafsluitingen;
• wijzigingen in stamgegevens en bankrekeningnummers;
• financiële rapportages;
• wijzigingen in kostprijsmodellen en financiële parameters.
In een autorisatiematrix wordt vastgelegd wie werkzaamheden mag uitvoeren, controleren, goedkeuren en definitief autoriseren.
2.3.14.2 Vervanging en continuïteit
Voor kritieke financiële werkzaamheden wordt een vervanger aangewezen.
Deze vervanger beschikt over de noodzakelijke toegang, instructies en kennis om de werkzaamheden tijdelijk over te nemen.
Daarbij wordt aandacht besteed aan:
• betalingen en bankzaken;
• verwerking van facturen en bankmutaties;
• periodieke btw-aangiften;
• salaris gerelateerde financiële boekingen;
• debiteurenbewaking;
• periodeafsluitingen;
• rapportages en urgente financiële vragen.
Hiermee wordt voorkomen dat belangrijke processen volledig afhankelijk zijn van één medewerker.
2.3.14.3 Afsluitkalender en periodieke controles
Financiën, Beheersing & Advies werkt met een afsluit- en controlekalender.
Hierin worden terugkerende werkzaamheden, deadlines, verantwoordelijken en controle momenten vastgelegd.
De kalender ondersteunt onder meer:
• periodieke afsluitingen;
• btw-aangiften;
• saldo- en bankaansluitingen;
• intercompany-controles;
• rapportages;
• aanlevering aan Koopman & Co;
• begrotingen en forecasts;
• jaarlijkse financiële verplichtingen.
Afwijkingen of niet-uitgevoerde controles worden tijdig gesignaleerd en opgevolgd.
2.3.14.4 Werkbeschrijvingen en kennisborging
Belangrijke financiële processen worden vastgelegd in werkbeschrijvingen, controlelijsten en instructies.
Deze documenten worden centraal beheerd en aangepast wanneer processen, systemen of verantwoordelijkheden veranderen.
Kennis wordt daarnaast geborgd door:
• overdracht tussen medewerkers;
• opleiding en begeleiding;
• vastlegging in de Academy;
• centrale opslag van documenten;
• registratie van gemaakte keuzes;
• periodieke bespreking van processen en aandachtspunten.
2.3.14.5 Incidenten en correcties
Fouten, verstoringen en belangrijke afwijkingen worden geregistreerd en onderzocht.
Daarbij wordt vastgesteld:
wat er is gebeurd;
welke financiële gevolgen zijn ontstaan;
welke correctie noodzakelijk is;
wie de correctie uitvoert en controleert;
of aanvullende maatregelen nodig zijn;
hoe herhaling kan worden voorkomen.
Ernstige incidenten worden tijdig gemeld aan de manager en, waar nodig, aan de financieel directeur of directie.
2.3.14.6 Evaluatie en verbetering
De werking van financiële processen en controles wordt periodiek geëvalueerd.
Daarbij wordt gekeken naar fouten, doorlooptijden, handmatige werkzaamheden, systeembeperkingen, ontbrekende kennis en risico’s voor de continuïteit.
Financiën, Beheersing & Advies gebruikt deze bevindingen om:
processen te verbeteren;
controles aan te scherpen;
werkzaamheden beter te verdelen;
automatisering verantwoord uit te breiden;
medewerkers verder te ontwikkelen;
rapportages en stuurinformatie te verbeteren.
Kwaliteitsborging is daarmee een voortdurend proces van uitvoeren, controleren, leren en verbeteren.
