1.0 Wie wij zijn
1.1 Het centrale ondersteunings- en kenniscentrum van de PolderKracht Groep
PolderKantoor is het centrale uitvoerings-, ondersteunings- en kenniscentrum van de PolderKracht Groep en vervult daarnaast de rol van werkgever voor de medewerkers binnen onze organisatie.
Vanuit PolderKantoor brengen we werkzaamheden, vakkennis en verantwoordelijkheden samen die nodig zijn om onze organisatie beheerst te laten functioneren, goed werkgeverschap vorm te geven en verder te groeien.
De PolderKracht Groep bestaat uit verschillende ondernemingen en labels, ieder met een eigen positie, doelgroep en dienstverlening. PolderKracht en PolderNoord richten zich op uitzenden, PolderProfessionals op detachering en detavast en PolderLoon op payroll, salarisadministratie en HR-dienstverlening. PolderWerk richt zich op commerciële dienstverlening voor zzp’ers en de bedrijven die met zzp’ers samenwerken.
Binnen deze structuur vervult PolderKantoor een centrale ondersteunende, uitvoerende en coördinerende functie. Naarmate onze organisatie groeit en onze dienstverlening inhoudelijk complexer wordt, neemt ook de behoefte toe aan specialistische kennis, duidelijke verantwoordelijkheden, goed ingerichte processen en betrouwbare controles.
PolderKantoor brengt hierin samenhang en structuur.
1.2 PolderKantoor als werkgever
PolderKantoor is binnen de PolderKracht Groep de centrale werkgever voor onze medewerkers. De directie is organisatorisch ondergebracht binnen de PolderKracht Holding. De medewerkers die binnen de verschillende ondernemingen en labels van de groep werkzaam zijn, hebben hun arbeidsovereenkomst met PolderKantoor.
Een medewerker kan in de dagelijkse praktijk werkzaam zijn voor PolderKracht, PolderNoord, PolderProfessionals, PolderLoon, PolderWerk of voor meerdere onderdelen van de groep. De formele arbeidsrelatie en de bijbehorende werkgeversverantwoordelijkheden zijn echter ondergebracht bij PolderKantoor.
Dit betekent dat PolderKantoor niet alleen verantwoordelijk is voor centrale ondersteuning, maar ook voor een zorgvuldige invulling van het werkgeverschap.
Hieronder vallen onder andere:
arbeidsovereenkomsten en personeelsmutaties;
personeelsdossiers en werkgeversadministratie;
arbeidsvoorwaarden en intern HR-beleid;
functioneren, ontwikkeling en begeleiding;
verzuim en re-integratie;
Arbo, preventie en de interne RI&E;
de juiste en tijdige overdracht van personeelsmutaties aan de salarisadministratie;
instroom, doorstroom en uitstroom;
naleving van de verplichtingen die bij het werkgeverschap horen.
Vanwege deze centrale werkgeversrol richten we binnen PolderKantoor een eigen interne HR-functionaliteit in. De inhoudelijke kennis en werkwijzen sluiten aan op onze dienstverlening binnen HR-Support & Advies en HR-Consultancy, maar worden hier toegepast op onze eigen medewerkers en organisatie. Door het werkgeverschap centraal bij PolderKantoor onder te brengen, kunnen we arbeidsvoorwaarden, personeelsbeleid en HR-processen voor de gehele groep op een eenduidige en zorgvuldige manier organiseren. Tegelijkertijd blijft er ruimte om rekening te houden met de verschillende werkzaamheden, verantwoordelijkheden en praktijkomstandigheden binnen de afzonderlijke ondernemingen en labels.
1.3 Meer dan een traditionele backoffice
PolderKantoor is niet uitsluitend een administratieve backoffice. Binnen PolderKantoor komen uitvoering, controle, advisering, coördinatie en ontwikkeling samen.
We voeren werkzaamheden uit die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering, maar kijken tegelijkertijd naar de kwaliteit en juistheid daarvan.
We signaleren risico’s, bewaken wet- en regelgeving, ontwikkelen werkprocessen en vertalen informatie naar rapportages en adviezen. Ook zorgen we ervoor dat kennis niet alleen bij individuele medewerkers aanwezig is, maar wordt vastgelegd en beschikbaar blijft voor de gehele organisatie.
Hierdoor vervult PolderKantoor verschillende rollen:
we voeren werkzaamheden uit;
we controleren de juistheid en volledigheid;
we ondersteunen collega’s en organisatieonderdelen;
we bewaken afspraken, processen en regelgeving;
we adviseren directie, management en opdrachtgevers;
we ontwikkelen nieuwe werkwijzen en dienstverlening;
we borgen kennis, kwaliteit en continuïteit.
Deze combinatie maakt PolderKantoor tot een verbindende schakel tussen de verschillende onderdelen van de PolderKracht Groep.
1.4 Eén centrale organisatie voor verschillende vakgebieden
Binnen PolderKantoor brengen we zes belangrijke vakgebieden samen:
1- Finance & Control;
2 - Salarisadministratie & Loonadvies;
3 - HR & Organisatie;
4- Flex Backoffice & Compliance;
5 - Commerciële Ondersteuning;
6 - ICT & Digitale Bedrijfsvoering.
Ieder vakgebied kent zijn eigen deskundigheid, werkzaamheden, functies en verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd kunnen deze onderdelen niet los van elkaar worden gezien. Een wijziging in een arbeidsovereenkomst kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor HR, salarisadministratie, financiële administratie en dossierbeheer.
Een nieuwe opdrachtgever kan vragen om commerciële ondersteuning, een correcte toepassing van arbeidsvoorwaarden, inrichting van de salarisadministratie en rapportages voor directie of management.
Ook systemen, autorisaties, gegevensbeveiliging en onderlinge koppelingen spelen daarbij een belangrijke rol.
PolderKantoor zorgt ervoor dat deze disciplines niet naast elkaar werken, maar op een gestructureerde manier met elkaar worden verbonden.
1.5 Ondersteuning van de eigen organisatie
PolderKantoor ondersteunt de directie, medewerkers en verschillende bedrijfsonderdelen van de PolderKracht Groep. Dat doen we zowel bij terugkerende werkzaamheden als bij nieuwe ontwikkelingen, complexe vraagstukken en tijdelijke projecten.
Onze ondersteuning is onder andere gericht op:
een juiste en tijdige uitvoering van administratieve processen;
betrouwbare financiële en salarisgegevens;
ondersteuning bij personeels- en organisatievraagstukken;
een juiste toepassing van cao’s, arbeidsvoorwaarden en flex-wetgeving;
beheersing van risico’s en naleving van wet- en regelgeving;
voorbereiding op certificeringen en externe controles;
ondersteuning van commerciële activiteiten;
beheer en ontwikkeling van systemen en digitale werkprocessen;
duidelijke rapportages en bruikbare stuurinformatie;
het vastleggen en verbeteren van interne werkwijzen.
Daarbij ondersteunen we niet alleen de organisatie als geheel, maar houden we rekening met de verschillende vormen van dienstverlening en de eigen werkwijzen van PolderKracht, PolderNoord, PolderProfessionals, PolderLoon en PolderWerk.
1.6 Van interne deskundigheid naar externe dienstverlening
De kennis en werkwijzen die we binnen onze eigen organisatie ontwikkelen, kunnen ook van waarde zijn voor externe opdrachtgevers.
Veel ondernemers hebben te maken met dezelfde vraagstukken als wij:
salarisadministratie,
personeelsbeleid,
financiële beheersing,
flexibele arbeid,
wet- en regelgeving,
commerciële processen en
digitale ondersteuning.
Daarom ontwikkelen we onderdelen van PolderKantoor ook als zelfstandige dienstverlening.
We kunnen werkzaamheden volledig uitvoeren, ondersteuning bieden aan een bestaande afdeling, controles uitvoeren of tijdelijk specialistische kennis beschikbaar stellen. Soms nemen we een terugkerend proces over. In andere situaties analyseren we een vraagstuk, brengen we risico’s en afwijkingen in kaart en adviseren we over een passende oplossing.
De praktijk vormt daarbij een belangrijke basis voor onze dienstverlening. Wat wij extern aanbieden, moet intern uitvoerbaar, controleerbaar en goed georganiseerd zijn. Andersom gebruiken we ervaringen uit externe opdrachten om onze eigen kennis en processen verder te verbeteren.
Zo ontstaat een voortdurende wisselwerking tussen interne organisatieontwikkeling en externe dienstverlening.
1.7 Duidelijke functies, rollen en verantwoordelijkheden
De inrichting van PolderKantoor wordt niet alleen gebaseerd op de medewerkers die op dit moment bepaalde werkzaamheden uitvoeren. We beschrijven welke functies, rollen en verantwoordelijkheden nodig zijn om de organisatie goed te laten functioneren.
Eén medewerker kan in de praktijk meerdere rollen vervullen.
Het blijft echter belangrijk dat per rol duidelijk is:
welke werkzaamheden worden uitgevoerd;
welke kennis en bevoegdheden nodig zijn;
wie verantwoordelijk is voor de uitkomst;
wie controles uitvoert;
aan wie wordt gerapporteerd;
welke werkzaamheden niet binnen de rol vallen;
hoe vervanging en continuïteit worden georganiseerd.
Daarnaast maken we onderscheid tussen structurele functies, bijzondere rollen en werkgroepen.
Een financieel administratief medewerker is bijvoorbeeld een functie. Een preventiemedewerker is een formeel aangewezen rol. Een werkgroep voor de RI&E of Wtta heeft een specifieke gezamenlijke opdracht.
Door deze verschillen helder vast te leggen, voorkomen we onduidelijkheid, dubbel werk en afhankelijkheid van individuele medewerkers.
1.8 Onze manier van werken
Binnen PolderKantoor werken we vanuit een aantal vaste uitgangspunten:
zorgvuldig en controleerbaar;
praktisch en uitvoerbaar;
deskundig en actueel;
betrokken bij collega’s en opdrachtgevers;
duidelijk over rollen en verantwoordelijkheden;
gericht op samenwerking en verbetering;
bewust van risico’s en wet- en regelgeving;
gericht op het vastleggen en delen van kennis.
We willen niet alleen constateren dat iets niet klopt, maar ook onderzoeken waarom het niet klopt, welke gevolgen dit heeft en hoe we het structureel kunnen verbeteren. Daarbij combineren we vakkennis met een nuchtere en praktische aanpak.
1.9 De functie van dit onderdeel van de Academy
Dit onderdeel van de Academy beschrijft hoe PolderKantoor is ingericht en hoe wij onze werkzaamheden organiseren. Per vakgebied leggen we de dienstverlening, functies, rollen, processen, controles en verantwoordelijkheden vast.
De Academy helpt collega’s onder andere om:
de organisatie en onderlinge samenhang te begrijpen;
te weten waar werkzaamheden en verantwoordelijkheden zijn ondergebracht;
afgesproken werkwijzen terug te vinden;
kennis en hulpmiddelen te raadplegen;
nieuwe medewerkers in te werken;
werkzaamheden op een uniforme manier uit te voeren;
controles, verbeteringen en ontwikkelingen vast te leggen.
PolderKantoor blijft zich ontwikkelen. Daarom is dit geen statische beschrijving, maar een kennisomgeving die meegroeit met onze organisatie, onze dienstverlening en de wet- en regelgeving waarmee wij te maken hebben.
