2.2 Salarisadministratie & Loonadvies
Snel naar een onderdeel:
2.2.1 Inleiding en afbakening
Een juiste en tijdige salarisverwerking is belangrijk voor medewerkers, opdrachtgevers en de financiële administratie.
Salarisgegevens moeten niet alleen correct worden berekend, maar ook zorgvuldig, vertrouwelijk en controleerbaar worden verwerkt.
Binnen PolderKantoor omvat Salarisadministratie & Loonadvies drie verschillende werkterreinen:
• de verloning van uitzend- en detacheringsmedewerkers voor de labels PolderKracht, PolderNoord en PolderProfessionals;
• salarisadministratie van payrollmedewerkers via PolderLoon;
• de uitvoering van salarisadministratie en loonadvies voor externe opdrachtgevers eveneens via PolderLoon.
Salarisadministratie voor de interne labels PolderKracht, PolderNoord en PolderProfessionals:
Salarisadministratie voor PolderLoon:
Salarisadministratie voor externe opdrachtgevers
Het derde werkterrein bestaat uit de medewerkers van PolderKantoor die salarisadministratie en loonadvies uitvoeren voor externe opdrachtgevers.
Deze dienstverlening wordt vanuit het label PolderLoon aangeboden.
Binnen dit hoofdstuk beschrijven we vooral:
de functies en onderlinge hiërarchie;
• taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
• werkverdeling en controle;
• samenwerking met andere afdelingen;
• kennis, opleiding en ontwikkeling;
• vertrouwelijkheid en toegangsrechten;
• vervanging, kwaliteit en continuïteit.
De inhoudelijke dienstverlening aan opdrachtgevers is afzonderlijk beschreven binnen de Academy-pagina’s van PolderLoon.
We herhalen hier daarom niet het volledige klant- en salarisproces, maar leggen vast hoe de vakafdeling binnen PolderKantoor organisatorisch is ingericht.
Samenhang
Hoewel de drie werkterreinen verschillend zijn, gelden dezelfde basisprincipes:
• juiste en tijdige verwerking;
• duidelijke verantwoordelijkheden;
• bescherming van vertrouwelijke gegevens;
• controle op aangeleverde mutaties en uitkomsten;
• functiescheiding waar dit noodzakelijk is;
• tijdige signal opvolging van vragen en afwijkingen;
• voldoende vakkennis en continuïteit.
Salarisadministratie & Loonadvies vormt daarmee de verbindende schakel tussen personele afspraken, salarisverwerking en financiële verantwoording, zonder de verantwoordelijkheden van Interne HR, Financiën, Beheersing & Advies, de directie of externe uitvoerders over te nemen.
2.2.2 Interne verloning voor de labels
Salarisadministratie & Loonadvies verzorgt de verloning van flex- en payrollmedewerkers voor:
• PolderKracht;
• PolderNoord;
• PolderProfessionals;
• PolderLoon.
Deze werkzaamheden vormen een interne dienstverlening van PolderKantoor aan de verschillende labels en entiteiten.
De uitvoering vindt plaats in nauwe samenwerking met Flex Backoffice & Compliance.
2.2.3 Samenwerking met Flex Backoffice & Compliance
Flex Backoffice & Compliance verzorgt en controleert de operationele gegevens die nodig zijn voor de verloning.
Hieronder vallen onder meer:
• plaatsingen en opdrachten;
• arbeidsovereenkomsten;
• gewerkte uren en uursoorten;
• tarieven en toeslagen;
• cao- en arbeidsvoorwaardelijke gegevens;
• in-, door- en uitstroom;
• verlof, verzuim en andere relevante mutaties;
• gegevens die nodig zijn voor facturatie en kostprijscontrole.
Salarisadministratie & Loonadvies beoordeelt of de aangeleverde informatie voldoende en bruikbaar is voor een juiste salarisverwerking.
Ontbrekende, onduidelijke of afwijkende gegevens worden teruggelegd bij Flex Backoffice & Compliance voordat de verloning definitief wordt uitgevoerd.
2.2.4 Verantwoordelijkheid van Salarisadministratie & Loonadvies
Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor:
• tijdige uitvoering van de salarisruns;
• juiste toepassing van looncomponenten;
• verwerking van uren, toeslagen, vergoedingen en inhoudingen;
• uitvoering van de noodzakelijke salariscontroles;
• verwerking van correcties en nabetalingen;
• voorbereiding van loonstroken, aangiften en afdrachten;
• signalering van afwijkingen en salarisrisico’s;
• vastlegging van controles en bijzonderheden;
• aanlevering van financiële uitkomsten.
De uitgebreide operationele processen van Flex Backoffice & Compliance worden beschreven in hoofdstuk 5.
Binnen dit hoofdstuk beschrijven we alleen de verantwoordelijkheid van Salarisadministratie & Loonadvies voor de verloning.
2.2.5 Financiële verwerking en controle
Na iedere verloning worden de noodzakelijke financiële gegevens beschikbaar gesteld aan Financiën, Beheersing & Advies.
Het betreft onder meer:
• brutolonen;
• werkgeverslasten;
• reserveringen;
• pensioen- en fondspremies;
• loonheffingen;
• nettolonen;
• correcties en nabetalingen;
• gegevens voor kostprijs-, marge- en resultaatrapportages.
Financiën, Beheersing & Advies controleert de aansluiting tussen de salarisverwerking, financiële administratie, bankbetalingen en relevante rapportages.
2.2.6 Interne doorbelasting
De uitvoering van de verloning brengt kosten met zich mee.
Hierbij kan worden gedacht aan:
• inzet van medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies;
• kosten van salaris- en verloningssystemen;
• controle- en ondersteuningswerkzaamheden;
• aanvullende kosten voor correcties of bijzondere verwerkingen.
Deze kosten worden afzonderlijk toegerekend en doorbelast aan de entiteit waarvoor de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Financiën, Beheersing & Advies ontwikkelt hiervoor, samen met Salarisadministratie & Loonadvies en de directie, een controleerbare verdeel- of tariefsystematiek.
Bij de doorbelasting kan bijvoorbeeld rekening worden gehouden met het aantal medewerkers, loonstroken, salarisruns, correcties, bestede tijd of de complexiteit van de verwerking.
De definitieve methode wordt afzonderlijk vastgesteld en periodiek beoordeeld.
Hierdoor worden de kosten van de interne salarisdienstverlening zichtbaar bij het label waar zij ontstaan en kan het resultaat per entiteit zuiverder worden beoordeeld.
2.2.7 Afbakening
De interne verloning voor de labels verschilt van:
de salarisverwerking van eigen medewerkers en dga’s, die door Koopman & Co wordt uitgevoerd;
de externe salarisadministratie die via PolderLoon aan opdrachtgevers wordt aangeboden.
Voor ieder werkterrein gelden daarom afzonderlijke verantwoordelijkheden, toegangsrechten, werkafspraken en controles.
2.2.8 Externe salarisadministratie en loonadvies
PolderKantoor beschikt over een vakteam dat salarisadministratie en loonadvies uitvoert voor externe opdrachtgevers.
Deze dienstverlening wordt via PolderLoon aangeboden.
De medewerkers die de werkzaamheden uitvoeren, hebben hun arbeidsovereenkomst met PolderKantoor.
PolderLoon verzorgt de positionering en de afspraken met de opdrachtgever, terwijl Salarisadministratie & Loonadvies verantwoordelijk is voor een juiste, tijdige en vakinhoudelijk zorgvuldige uitvoering.
2.2.9 Werkterrein
De werkzaamheden kunnen onder meer betrekking hebben op:
• inrichting en overname van salarisadministraties;
• verwerking van periodieke personeels- en salarismutaties;
• uitvoering en controle van salarisruns;
• loonstroken en salarisoverzichten;
• loonheffingen, pensioenen en fondsen;
• verwerking van correcties en nabetalingen;
• beantwoording van salaris- en loonvragen;
• signalering van wijzigingen in cao’s en wet- en regelgeving;
• aansluiting van salarisgegevens op financiële informatie;
• ondersteuning bij controles en jaarafsluitingen.
De volledige inhoud, werkwijze en klantreis van deze dienstverlening zijn afzonderlijk beschreven binnen de Academy-pagina’s van PolderLoon.
Dit hoofdstuk richt zich op de interne inrichting van het uitvoerende vakteam.
2.2.10 Verantwoordelijkheden
Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor:
• uitvoering volgens de gemaakte afspraken;
• inhoudelijke beoordeling van aangeleverde gegevens;
• toepassing van de juiste salarisregels;
• controle van de salarisverwerking;
• tijdige signalering van ontbrekende informatie en afwijkingen;
• duidelijke communicatie met de opdrachtgever;
• vastlegging van werkzaamheden, controles en besluiten;
• bescherming van vertrouwelijke persoonsgegevens;
• tijdige escalatie wanneer een risico of onjuistheid wordt vastgesteld.
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor een volledige en tijdige aanlevering van juiste gegevens en voor beslissingen die bij het werkgeverschap horen.
2.2.11 Loonadvies
Naast de uitvoerende salarisadministratie kan het team opdrachtgevers adviseren over de salaris gerelateerde toepassing van arbeidsvoorwaarden, cao-bepalingen, pensioenregelingen, vergoedingen en looncomponenten.
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
• uitleg over de salaris administratieve verwerking;
• signalering van mogelijke gevolgen of risico’s;
• inhoudelijk loonadvies;
• onderwerpen waarvoor aanvullende HR-, fiscale, pensioen- of juridische deskundigheid nodig is.
De salarisprofessional neemt geen werkgeversbesluit namens de opdrachtgever, maar zorgt dat de gevolgen van een keuze duidelijk en correct kunnen worden verwerkt.
2.2.12 Samenwerking met andere onderdelen
Voor een goede uitvoering werkt Salarisadministratie & Loonadvies samen met:
PolderLoon voor dienstverlening en klantafspraken;
• HR-Support & Advies en HR-Consultancy bij personele en arbeidsvoorwaardelijke vragen;
• Financiën, Beheersing & Advies voor servicefacturatie, financiële gegevens en rapportages;
• externe pensioen-, fiscale of juridische specialisten wanneer aanvullende deskundigheid nodig is;
• de opdrachtgever en diens accountant of financieel verantwoordelijke.
De taakverdeling wordt per opdrachtgever duidelijk vastgelegd. Hierdoor blijft herkenbaar wie gegevens aanlevert, wie verwerkt, wie controleert en wie besluiten neemt.
2.2.13 Organisatorische inrichting
De externe salarisadministratie wordt ingericht met duidelijke functies, verantwoordelijkheden, klantverdeling, controle momenten en vervanging.
Niet iedere medewerker hoeft alle werkzaamheden of klanten zelfstandig te kunnen behandelen.
In de volgende onderdelen leggen we daarom vast:
• welke functies binnen het vakteam nodig zijn;
• welke werkzaamheden en bevoegdheden bij deze functies horen;
• hoe vakinhoudelijke controle en escalatie plaatsvinden;
• welke kennis, opleiding en ervaring vereist zijn;
• hoe continuïteit en vervanging worden georganiseerd.
2.2.14 Systemen, gegevens en privacy
Salarisadministratie & Loonadvies werkt met verschillende systemen voor het verzamelen, verwerken, controleren en rapporteren van salarisgegevens.
Welk systeem wordt gebruikt, is afhankelijk van de soort medewerker, de betreffende entiteit en de vorm van dienstverlening.
Omdat salarisgegevens vertrouwelijk zijn, moeten deze systemen zorgvuldig worden ingericht en gebruikt.
Daarbij moet steeds duidelijk zijn:
• welk systeem de officiële bron vormt;
• welke entiteit verantwoordelijk is voor de gegevens;
• wie gegevens mag invoeren, verwerken en controleren;
• hoe gegevens tussen systemen worden overgedragen;
• waar documenten worden opgeslagen;
• welke privacy- en beveiligingsafspraken gelden.
De technische inrichting en het algemene systeembeheer worden verder uitgewerkt binnen het hoofdstuk ICT & Digitale Bedrijfsvoering.
In dit onderdeel staat het gebruik vanuit Salarisadministratie & Loonadvies centraal.
2.2.15 Tigris en Nmbrs
Tigris en Nmbrs vormen samen de huidige verwerkingsketen voor de verloning van flex-medewerkers van:
PolderKracht;
PolderNoord;
PolderProfessionals.
Tigris wordt voornamelijk gebruikt door Flex Backoffice & Compliance voor de operationele registratie van onder andere medewerkers, opdrachtgevers, plaatsingen, uren, tarieven en uursoorten.
De voor de verloning benodigde gegevens worden vervolgens verwerkt in Nmbrs. Nmbrs functioneert binnen deze keten als verloningsmotor achter Tigris en wordt uitsluitend gebruikt voor de verloning van de flex- medewerkers binnen deze labels.
Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor de salarisverwerking en voor de controle van de gegevens die daarvoor worden gebruikt. Ontbrekende gegevens en afwijkingen worden afgestemd met Flex Backoffice & Compliance.
De operationele werking van Tigris wordt uitgebreider beschreven in hoofdstuk 5.
Binnen dit hoofdstuk staat uitsluitend de betekenis van Tigris en Nmbrs voor de salarisverwerking centraal.
2.2.16 Loket.nl
Loket.nl wordt gebruikt voor:
payrollmedewerkers van PolderLoon;
salarisadministraties die PolderLoon voor externe opdrachtgevers uitvoert;
de salarisadministratie van de eigen medewerkers;
de salarisadministratie van de dga’s.
De verwerking van de salarissen van de eigen medewerkers en dga’s wordt vanwege de vertrouwelijkheid uitgevoerd door Koopman & Co.
De Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken onderhoudt hiervoor het contact met de accountant en zorgt dat noodzakelijke mutaties, afspraken en controle vragen zorgvuldig worden overgedragen.
Voor payroll en externe salarisadministraties voeren bevoegde medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies de werkzaamheden in Loket.nl uit.
De toegang tot administraties wordt beperkt tot medewerkers die deze voor hun functie nodig hebben.
2.2.17 Microsoft 365
Microsoft 365 ondersteunt de samenwerking, gegevensverzameling, documentopslag en rapportage rondom de salarisadministratie.
Power Apps
Power Apps kan worden gebruikt voor het gestructureerd verzamelen en doorgeven van:
• personeelsmutaties;
• klant- en opdrachtgegevens;
• contactmomenten;
• interne controlegegevens;
• taken en werkvoorraden;
• goedkeuringen en signaleringen.
Een Power App is niet automatisch de officiële bron voor salarisgegevens.
Per toepassing wordt vastgesteld welke gegevens worden vastgelegd, waar deze worden opgeslagen en naar welk systeem zij worden overgedragen.
Power BI
Power BI wordt gebruikt voor rapportages en controles op basis van gegevens uit de salaris-, operationele en financiële systemen.
Hierbij kan worden gedacht aan:
• aantallen verloningen;
• loonkosten;
• reserveringen;
• afwijkingen;
• gegevens per entiteit of opdrachtgever;
• ontwikkelingen over verschillende perioden.
Rapportages bevatten niet meer persoonsgegevens dan voor het doel noodzakelijk is.
Waar mogelijk wordt gewerkt met totalen en geanonimiseerde of samengevoegde gegevens.
Teams en SharePoint
Teams en SharePoint worden gebruikt voor samenwerking en gecontroleerde documentopslag. Salarisdocumenten en klantdossiers worden opgeslagen in daarvoor aangewezen en afgeschermde SharePoint-omgevingen.
Documenten die onderdeel zijn van een salaris- of klantdossier mogen niet uitsluitend in een persoonlijke mailbox of op een lokale computer worden bewaard.
OneDrive
OneDrive is in beginsel een persoonlijke werkomgeving en geen officiële opslagplaats voor salarisdossiers. Tijdelijke werkbestanden worden na afronding verwijderd of overgebracht naar het leidende salarissysteem of de daarvoor aangewezen SharePointomgeving.
2.2.18 Gegevensoverdracht en controle
Salarisgegevens kunnen via koppelingen, importbestanden, exportbestanden of handmatige invoer tussen systemen worden overgedragen.
Bij iedere gegevensstroom moet duidelijk zijn:
• welk systeem de bron vormt;
• welke gegevens worden overgedragen;
• wie verantwoordelijk is voor de aanlevering;
• wie de verwerking uitvoert;
• welke controles worden uitgevoerd;
• hoe afwijkingen worden vastgelegd en hersteld;
• wanneer tijdelijke bestanden worden verwijderd.
Automatische verwerking vervangt de inhoudelijke controle niet. Salarisadministratie & Loonadvies controleert onder andere aantallen, perioden, looncomponenten, totalen en opvallende afwijkingen voordat een salarisverwerking definitief wordt gemaakt.
2.2.19 Uitgangspunten voor privacy en gegevensverwerking
Binnen Salarisadministratie & Loonadvies worden onder andere identiteitsgegevens, contactgegevens, bankgegevens, burgerservicenummers, salarisgegevens, fiscale gegevens, pensioeninformatie en gegevens over de arbeidsverhouding verwerkt.
Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
• alleen noodzakelijke gegevens worden verzameld en verwerkt;
• gegevens worden uitsluitend voor een vooraf bepaald en gerechtvaardigd doel gebruikt;
• gegevens worden juist en actueel gehouden;
• toegang wordt beperkt tot medewerkers die deze voor hun taak nodig hebben;
• gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of wettelijk verplicht;
• gegevens worden passend beveiligd;
• de verwerking moet controleerbaar en aantoonbaar zijn.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens.
Binnen de salarisadministratie worden daarom geen diagnoses, behandelgegevens of andere inhoudelijke medische informatie vastgelegd.
Alleen de beperkte gegevens die noodzakelijk zijn voor de salaris- of verzuimverwerking mogen worden gebruikt.
2.2.20 Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Voor iedere salarisadministratie wordt vastgesteld wie verwerkingsverantwoordelijke en wie verwerker is.
Bij salarisadministratie voor een externe opdrachtgever is de opdrachtgever als werkgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.
De opdrachtgever bepaalt het doel van de verwerking en blijft onder andere verantwoordelijk voor:
• de rechtmatigheid van de aangeleverde gegevens;
• de informatieverstrekking aan medewerkers;
• de grondslagen voor de verwerking;
• het vaststellen van bewaartermijnen;
• de behandeling van privacyverzoeken.
PolderLoon verwerkt de salarisgegevens in opdracht van de opdrachtgever en treedt daarbij in beginsel op als verwerker. Voor medewerkers waarvoor een entiteit binnen de PolderKracht Groep zelf juridisch werkgever is, is die werkgever verwerkingsverantwoordelijke.
Externe partijen, zoals Koopman & Co en softwareleveranciers, kunnen afhankelijk van hun werkzaamheden verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Deze positie wordt per samenwerking beoordeeld en vastgelegd.
2.2.21 Verhouding tussen PolderLoon en PolderKantoor
De externe dienstverlening op het gebied van salarisadministratie en loonadvies wordt commercieel aangeboden vanuit PolderLoon.
PolderLoon sluit de dienstverleningsovereenkomst met de opdrachtgever, maakt afspraken over de omvang en het tarief van de dienstverlening en blijft het centrale aanspreekpunt voor de klantrelatie.
De feitelijke uitvoering wordt geheel of gedeeltelijk verzorgd door het team Salarisadministratie & Loonadvies van PolderKantoor.
PolderKantoor beschikt hiervoor over de medewerkers, vakkennis, systemen en interne controleprocessen.
De verantwoordelijkheden worden als volgt verdeeld:
• PolderLoon is verantwoordelijk voor de overeenkomst, opdrachtomschrijving, prijsafspraken en communicatie met de opdrachtgever;
• PolderKantoor is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige, veilige en controleerbare uitvoering van de toegewezen werkzaamheden;
• wijzigingen in de opdracht worden door PolderLoon afgestemd met de opdrachtgever en overgedragen aan PolderKantoor;
• inhoudelijke salarisvragen kunnen door Salarisadministratie & Loonadvies worden behandeld;
• afspraken die de dienstverlening, aansprakelijkheid of prijs beïnvloeden worden via PolderLoon bevestigd;
• PolderKantoor rapporteert aan PolderLoon over de uitvoering, afwijkingen en risico’s.
Privacyrechtelijke positie
Bij externe salarisadministratie is de opdrachtgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en PolderLoon verwerker.
Wanneer PolderKantoor de feitelijke verwerking uitvoert, wordt PolderKantoor door PolderLoon als sub-verwerker ingeschakeld.
De opdrachtgever wordt hierover vooraf geïnformeerd.
De toestemming voor het inschakelen van PolderKantoor en andere sub-verwerkers wordt vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Tussen PolderLoon en PolderKantoor wordt een intercompany-dienstverleningsovereenkomst met bijbehorende privacy-afspraken gesloten.
Hierin wordt minimaal vastgelegd:
• welke werkzaamheden PolderKantoor uitvoert;
• voor welke opdrachtgevers en administraties dit gebeurt;
• welke persoonsgegevens worden verwerkt;
• welke medewerkers toegang mogen hebben;
• welke systemen en opslaglocaties worden gebruikt;
• welke beveiligingsmaatregelen gelden;
• hoe mutaties, controles en goedkeuringen verlopen;
• hoe privacy-verzoeken en datalekken worden afgehandeld;
• welke leveranciers en sub-verwerkers worden gebruikt;
• wat na beëindiging met de gegevens gebeurt;
• hoe PolderKantoor verantwoording aflegt aan PolderLoon.
De privacy- en beveiligingsverplichtingen die PolderLoon met de opdrachtgever overeenkomt, worden doorgelegd naar PolderKantoor.
Payroll en andere werkgeversadministraties
Bij payroll is PolderLoon zelf werkgever en daarmee verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van de payrollmedewerkers.
PolderKantoor verwerkt deze gegevens namens PolderLoon voor de uitvoering van de salarisadministratie en treedt daarbij in beginsel op als verwerker.
Voor salarisadministraties van andere groepsentiteiten wordt per entiteit en medewerkersgroep vastgesteld welke entiteit werkgever en verwerkingsverantwoordelijke is. De uitvoering door PolderKantoor wordt vastgelegd in interne dienstverlenings- en privacyafspraken.
2.2.22 Overeenkomsten met externe opdrachtgevers
Voordat PolderLoon voor een externe opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, worden minimaal de volgende afspraken vastgelegd:
• een dienstverleningsovereenkomst of opdrachtbevestiging;
• een verwerkersovereenkomst wanneer PolderLoon als verwerker optreedt;
• afspraken over de veilige aanlevering van mutaties en documenten;
• afspraken over toegang tot het salarissysteem;
• afspraken over controles, correcties en goedkeuring van de salarisrun;
• afspraken over bewaartermijnen en beëindiging;
• afspraken over privacy-verzoeken en datalekken.
In de verwerkersovereenkomst wordt onder andere vastgelegd:
• het doel, de aard en de duur van de verwerking;
• de categorieën persoonsgegevens en betrokkenen;
• de rechten en verplichtingen van de opdrachtgever;
• wie toegang tot de gegevens mag hebben;
• welke beveiligingsmaatregelen worden toegepast;
• welke leveranciers en subverwerkers worden gebruikt;
• hoe beveiligingsincidenten worden gemeld;
• hoe PolderLoon ondersteunt bij privacyverzoeken;
• wat na beëindiging met de gegevens gebeurt;
• hoe naleving kan worden gecontroleerd.
Wanneer een softwareleverancier of andere externe partij wordt ingeschakeld, wordt gecontroleerd of hiervoor toestemming bestaat en of met deze partij passende privacy- en beveiligingsafspraken zijn gemaakt.
2.2.23 Protocollen en aantoonbare borging
Privacy wordt niet uitsluitend met overeenkomsten geborgd.
Hiervoor zijn ook vaste interne protocollen, registraties en controles nodig.
Binnen Salarisadministratie & Loonadvies worden daarom minimaal ingericht:
• een register van verwerkingsactiviteiten;
• een overzicht van verwerkingsverantwoordelijken, verwerkers en sub-verwerkers;
• een autorisatiematrix per systeem, entiteit en opdrachtgever;
• een procedure voor het verlenen, wijzigen en beëindigen van toegang;
• een protocol voor veilige gegevensaanlevering en gegevensuitwisseling;
• een bewaartermijnen- en verwijderbeleid;
• een datalek- en beveiligings-incidentenprotocol;
• een procedure voor privacy-verzoeken;
• geheimhoudingsafspraken voor medewerkers en ingehuurde krachten;
• periodieke controle van autorisaties en dossiers;
• afspraken over back-ups, herstel en continuïteit;
• een procedure voor het beoordelen van nieuwe systemen en gegevensverwerkingen.
Wanneer een nieuwe toepassing, koppeling of werkwijze waarschijnlijk een hoog privacy risico oplevert, wordt vooraf beoordeeld of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook wel DPIA, noodzakelijk is.
2.2.24 Opslag en beveiliging
Salarisgegevens worden opgeslagen in het daarvoor aangewezen salarissysteem of in een beveiligde SharePointomgeving.
Per administratie wordt vastgesteld welk systeem of dossier als officiële bron geldt.
Voor de opslag en beveiliging gelden minimaal de volgende afspraken:
• dossiers van opdrachtgevers en entiteiten worden van elkaar gescheiden;
• toegang wordt verleend op basis van functie en noodzakelijkheid;
• medewerkers gebruiken persoonlijke accounts;
• inloggegevens worden niet gedeeld;
waar beschikbaar wordt meervoudige authenticatie toegepast;
• vertrouwelijke bestanden worden niet onbeveiligd per e-mail verzonden;
• tijdelijke exportbestanden worden beveiligd en na gebruik verwijderd;
• gegevens worden niet zonder toestemming op privéapparatuur of externe opslagmedia opgeslagen;
• OneDrive wordt niet gebruikt als permanent of centraal salarisdossier;
• autorisaties worden periodiek gecontroleerd;
• toegang wordt direct aangepast bij functiewijziging of uitdiensttreding;
• wijzigingen en correcties worden waar mogelijk geregistreerd.
Teams kan worden gebruikt voor samenwerking, maar SharePoint vormt de onderliggende centrale opslagomgeving.
Persoonlijke mailboxen, lokale mappen en OneDrive zijn geen vervanging voor het officiële dossier.
2.2.25 Bewaartermijnen en beëindiging
Voor iedere categorie salarisgegevens wordt een bewaartermijn vastgesteld op basis van fiscale, arbeidsrechtelijke en privacy-rechtelijke verplichtingen.
Niet alle onderdelen van een salarisdossier hebben dezelfde bewaartermijn.
In het bewaarbeleid wordt daarom per documentsoort vastgelegd:
• welke gegevens worden bewaard;
• op welke verplichting of noodzaak dit is gebaseerd;
• waar de gegevens worden opgeslagen;
• wanneer de bewaartermijn begint;
• wie verantwoordelijk is voor verwijdering;
• hoe verwijdering of anonimisering plaatsvindt.
Bij beëindiging van een externe opdracht wordt vastgesteld:
• welke gegevens aan de opdrachtgever worden overgedragen;
• in welke vorm de overdracht plaatsvindt;
• welke kopieën moeten worden verwijderd;
• welke toegang moet worden beëindigd;
• welke gegevens PolderLoon op grond van een eigen wettelijke verplichting nog moet bewaren.
De uitvoering en afronding worden vastgelegd, zodat achteraf aantoonbaar is wat met de gegevens is gebeurd.
2.2.26 Datalekken en privacyverzoeken
Een beveiligingsincident wordt direct intern gemeld en geregistreerd.
Vervolgens wordt beoordeeld of sprake is van een datalek en welke partij verantwoordelijk is voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokken medewerkers.
Wanneer PolderLoon als verwerker optreedt, informeert PolderLoon de opdrachtgever zonder onnodige vertraging.
PolderKantoor meldt een incident direct bij PolderLoon en verstrekt alle beschikbare informatie die nodig is voor de beoordeling en afhandeling.
De opdrachtgever blijft in beginsel verantwoordelijk voor een formele melding bij een externe salarisadministratie, tenzij hierover rechtsgeldig andere afspraken zijn gemaakt.
Verzoeken van medewerkers om inzage, correctie, beperking, overdracht of verwijdering worden geregistreerd en doorgeleid naar de verwerkingsverantwoordelijke. PolderLoon en PolderKantoor ondersteunen bij de behandeling wanneer dit binnen hun rol en opdracht noodzakelijk is.
2.2.27 Onderzoek naar het toekomstige systeemlandschap
In september 2026 vindt onderzoek plaats naar mogelijke aanpassing of vervanging van onderdelen van het huidige systeemlandschap.
Tigris en de daaraan gekoppelde verloningsmotor Nmbrs maken onderdeel uit van dit onderzoek.
Ook wordt beoordeeld welke gevolgen een eventuele systeemwijziging heeft voor:
• Loket.nl;
• Microsoft 365;
• financiële verwerking;
• rapportages;
• gegevensoverdracht;
• autorisaties;
• privacy en informatiebeveiliging.
Van iedere mogelijke oplossing wordt onder andere onderzocht:
• waar gegevens worden opgeslagen;
• welke leveranciers en subverwerkers betrokken zijn;
• of verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt;
• welke autorisatie- en logmogelijkheden beschikbaar zijn;
• hoe gegevens worden versleuteld en beveiligd;
• hoe cao’s, pensioenregelingen en fondsen worden ondersteund;
• hoe koppelingen met financiële en operationele systemen werken;
• hoe back-ups, herstel en continuïteit zijn geregeld;
• hoe gegevens kunnen worden geëxporteerd, overgedragen en verwijderd;
• welke verwerkersovereenkomsten en certificeringen beschikbaar zijn;
• hoe historische salarisgegevens veilig kunnen worden gemigreerd.
Een nieuw systeem wordt pas in gebruik genomen nadat de privacy-rollen, gegevensstromen, contractuele afspraken, autorisaties, controles en beveiligingsmaatregelen zijn beoordeeld en vastgelegd.
Zolang geen definitieve keuze is gemaakt, blijven de bestaande systemen en vastgelegde werkprocessen leidend.
2.2.28 Functies, rollen en hiërarchie
Salarisadministratie & Loonadvies verwerkt vertrouwelijke gegevens en is verantwoordelijk voor werkzaamheden die rechtstreeks van invloed zijn op het inkomen van medewerkers, de financiële administratie van werkgevers en de naleving van fiscale, arbeidsrechtelijke en pensioenrechtelijke verplichtingen.
Een duidelijke verdeling van functies, bevoegdheden en controle-verantwoordelijkheden is daarom noodzakelijk.
Niet alle beschreven functies hoeven direct afzonderlijk te worden ingevuld.
Binnen het groeimodel van PolderKantoor kunnen werkzaamheden tijdelijk worden gecombineerd of als aanvullende rol aan een medewerker, manager of directielid worden toegewezen.
Ook wanneer één persoon meerdere rollen vervult, moet duidelijk blijven:
• vanuit welke verantwoordelijkheid de persoon handelt;
• welke bevoegdheden daarbij horen;
• aan wie wordt gerapporteerd;
• wie de werkzaamheden controleert;
• wie bij afwezigheid als vervanger optreedt.
2.2.29 Positionering binnen de organisatie
Salarisadministratie & Loonadvies is organisatorisch onderdeel van PolderKantoor.
Het team verzorgt of coördineert salariswerkzaamheden voor verschillende groepen medewerkers en opdrachtgevers.
De verantwoordelijkheidsverdeling verschilt per werkstroom.
Interne medewerkers en dga’s
De salaris- en beloningszaken van de interne medewerkers en dga’s worden gecoördineerd door de Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken.
Deze coördinator:
• onderhoudt het contact met de medewerkers, directie en dga’s;
• stemt personeels- en salarisafspraken af met Interne HR;
• verzamelt en controleert mutaties;
• onderhoudt het contact met Koopman & Co;
• bewaakt de juiste en tijdige verwerking;
• controleert de ontvangen salarisinformatie;
• stemt relevante financiële gegevens af met Financiën, Beheersing & Advies;
• bewaakt de vertrouwelijkheid van de interne salarisgegevens.
De feitelijke salarisverwerking van de interne medewerkers en dga’s vindt plaats bij Koopman & Co. Deze werkwijze is gekozen om de toegang tot vertrouwelijke salaris- en directiegegevens binnen de eigen organisatie te beperken. Koopman & Co voert de salarisberekeningen uit op basis van de door de Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken gecontroleerde en aangeleverde gegevens. De verantwoordelijkheid voor besluiten over functies, arbeidsvoorwaarden en beloning blijft bij de bevoegde directie en Interne HR.
Flex-medewerkers van PolderKracht, PolderNoord, PolderProfessionals
Salarisadministratie & Loonadvies verzorgt de verloning van de flex-medewerkers van:
• PolderKracht;
• PolderNoord;
• PolderProfessionals.
De commerciële overeenkomsten met opdrachtgevers worden gesloten vanuit de betreffende entiteit.
Deze entiteit is verantwoordelijk voor:
• de commerciële klantrelatie;
• de afspraken met de opdrachtgever;
• de overeengekomen tarieven;
• de inzet en plaatsing van flex-medewerkers;
• de communicatie over de opdracht;
• de juistheid van de commerciële en operationele uitgangspunten.
Flex Backoffice & Compliance ondersteunt de operationele uitvoering en zorgt onder andere voor de inrichting en verwerking van:
• medewerkers;
• arbeidsovereenkomsten;
• plaatsingen;
• opdrachtgevers;
• gewerkte uren;
• uursoorten;
• tarieven;
• cao- en arbeidsvoorwaardengegevens;
• andere gegevens die voor de verloning noodzakelijk zijn.
Salarisadministratie & Loonadvies gebruikt deze gegevens voor de feitelijke salarisverwerking. Het team controleert of de voor de verloning benodigde informatie volledig, logisch en tijdig beschikbaar is en stemt afwijkingen af met Flex Backoffice & Compliance en, waar nodig, met de betreffende entiteit.
De kosten van de salarisverwerking worden afzonderlijk toegerekend en intern doorbelast aan de entiteit waarvoor de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Payrollmedewerkers van PolderLoon
Voor payrollmedewerkers worden de commerciële afspraken met de opdrachtgever gemaakt vanuit PolderLoon.
PolderLoon is contractpartij voor de opdrachtgever en werkgever van de payrollmedewerkers.
PolderLoon is daarmee verantwoordelijk voor:
• de commerciële overeenkomst met de opdrachtgever;
• de payrollovereenkomst;
• de afspraken over tarieven en dienstverlening;
• het contact met de opdrachtgever;
• de afspraken over arbeidsvoorwaarden;
• de werkgeversverantwoordelijkheden.
De feitelijke salarisverwerking wordt uitgevoerd door Salarisadministratie & Loonadvies van PolderKantoor.
Het team verwerkt en controleert de salarisgegevens in Loket.nl en draagt zorg voor de werkzaamheden die samenhangen met de periodieke verloning.
Bij de uitvoering vindt afstemming plaats met PolderLoon, Flex Backoffice & Compliance, Financiën, Beheersing & Advies en de betrokken pensioen- en uitvoeringsorganisaties.
Externe salarisadministratie en loonadvies
De externe dienstverlening op het gebied van salarisadministratie en loonadvies wordt commercieel aangeboden vanuit PolderLoon.
PolderLoon:
• sluit de dienstverleningsovereenkomst met de opdrachtgever;
• stelt samen met de opdrachtgever de omvang van de dienstverlening vast;maakt prijs- en tariefafspraken;
• onderhoudt de commerciële klantrelatie;
• bewaakt wijzigingen in de opdracht;
• blijft het centrale aanspreekpunt voor de dienstverlening.
De feitelijke uitvoering vindt plaats bij Salarisadministratie & Loonadvies van PolderKantoor.
Het team:
• richt de salarisadministratie in;
• verwerkt en controleert mutaties;
• voert salarisruns uit;
• verzorgt de afgesproken aangiften en aanleveringen;
• beantwoordt inhoudelijke salarisvragen;
• signaleert afwijkingen en risico’s;
• rapporteert over de uitvoering aan PolderLoon en de opdrachtgever.
Inhoudelijke contacten kunnen rechtstreeks tussen Salarisadministratie & Loonadvies en de opdrachtgever plaatsvinden.
Wijzigingen die gevolgen hebben voor de opdracht, prijs, aansprakelijkheid of omvang van de dienstverlening worden via PolderLoon afgestemd en bevestigd.
Centrale positie van Salarisadministratie & Loonadvies
Salarisadministratie & Loonadvies heeft binnen deze werkstromen steeds een uitvoerende, controlerende en adviserende verantwoordelijkheid.
De afdeling neemt de commerciële, werkgevers- of beleidsverantwoordelijkheid van de betreffende entiteit niet over.
Samengevat geldt:
• de betreffende entiteit blijft verantwoordelijk voor haar commerciële overeenkomsten en klantrelaties;
• Flex Backoffice & Compliance is verantwoordelijk voor de operationele inrichting en aanlevering rondom flex-medewerkers;
• Interne HR en de bevoegde directie bepalen het interne HR-, arbeidsvoorwaarden- en beloningsbeleid;
• Koopman & Co voert de salarisverwerking van interne medewerkers en dga’s uit;
• Salarisadministratie & Loonadvies verzorgt of coördineert de salarisverwerking en bijbehorende controles;
• Financiën, Beheersing & Advies verwerkt en controleert de financiële uitkomsten;
• PolderLoon draagt de commerciële verantwoordelijkheid voor payroll, externe salarisadministratie en loonadvies.
Door deze verantwoordelijkheden per werkstroom te onderscheiden, blijft duidelijk wie afspraken maakt, wie gegevens aanlevert, wie de salarisverwerking uitvoert, wie controleert en wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor de betreffende dienstverlening of arbeidsrelatie.
2.2.30 Verdeling van de directieverantwoordelijkheid
Binnen PolderKantoor wordt uitgegaan van maximaal twee vakinhoudelijke directieportefeuilles:
• de financieel directeur;
• de directeur HR.
De financieel directeur is hiërarchisch en eindverantwoordelijk voor Salarisadministratie & Loonadvies.
Deze positionering sluit aan bij het uitvoerende en controlerende karakter van de salarisadministratie en bij de verantwoordelijkheid voor:
• juiste en tijdige verloning;
• financiële aansluitingen en controles;
• loonheffingen, afdrachten en betaalgegevens;
• betrouwbare verwerking in de salarissystemen;
• functiescheiding en toepassing van het vierogen-principe;
• rapportage en aansluiting op de financiële administratie;
• continuïteit en beheersing van de salarisprocessen.
De financieel directeur stelt niet zelfstandig arbeidsvoorwaarden of individuele beloningsafspraken vast.
Deze worden aangeleverd vanuit de daarvoor bevoegde onderdelen van de organisatie.
De directeur HR is inhoudelijk verantwoordelijk voor het interne HR-, arbeidsvoorwaarden- en beloningsbeleid.
Hieronder vallen onder andere:
het functiehuis;
het loongebouw;
arbeidsvoorwaarden;
beoordelings- en beloningsbeleid;
afspraken over salarisontwikkeling;
de HR-kaders voor instroom, doorstroom en uitstroom;
de inhoudelijke kaders voor pensioen, verlof en verzuim.
De directeur HR bepaalt samen met de directie de beleidsmatige uitgangspunten.
Salarisadministratie & Loonadvies vertaalt deze uitgangspunten naar een juiste en controleerbare salarisverwerking.
De directeur HR heeft een functionele samenwerkingsrelatie met de afdeling, maar geeft geen dagelijkse of hiërarchische leiding aan de medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies.
Hiermee wordt voorkomen dat beleid, aanlevering, verwerking en controle volledig binnen dezelfde verantwoordelijkheidslijn komen te liggen.
2.2.31 Rol van de algemeen directeur
De algemeen directeur bewaakt de samenhang tussen de verschillende directieportefeuilles en bedrijfsactiviteiten van de PolderKracht Groep.
Ten aanzien van Salarisadministratie & Loonadvies heeft de algemeen directeur geen dagelijkse uitvoerende rol.
De algemeen directeur:
• bewaakt de samenwerking tussen de financieel directeur en de directeur HR;
• stelt samen met de directie de belangrijkste organisatorische kaders vast;
• besluit bij vraagstukken die niet binnen de reguliere verantwoordelijkheidsverdeling kunnen worden opgelost;
• behandelt escalaties met een groot financieel, juridisch, organisatorisch of reputatierisico;
• bewaakt de verhouding tussen PolderLoon als commerciële entiteit en PolderKantoor als uitvoerende organisatie;
• besluit over belangrijke investeringen, systeemkeuzes en structurele wijzigingen;
• bewaakt de onafhankelijkheid en continuïteit van kritieke salarisprocessen;
• is betrokken bij vertrouwelijke beloningsvraagstukken van directieleden en dga’s.
Voor bijzonder vertrouwelijke onderwerpen kan de Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken rechtstreeks rapporteren aan de algemeen directeur. Dit geldt met name wanneer een onderwerp betrekking heeft op de financieel directeur, de directeur HR, andere directieleden of dga’s.
2.2.32 Voorgestelde hiërarchische opbouw
De hiërarchische opbouw van Salarisadministratie & Loonadvies bestaat in het groeimodel uit:
• Algemeen directeur – algemene governance, samenhang en escalatie;
• Financieel directeur – eindverantwoordelijk directielid;
• Manager Salarisadministratie & Loonadvies;
• Teamleider of Coördinator Salarisadministratie;
• Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur;
• Salarisadministrateur;
• Junior Salarisadministrateur;
• Assistent Salarisadministratie.
De algemeen directeur vormt geen extra dagelijkse managementlaag.
De normale rapportagelijn loopt van de Manager Salarisadministratie & Loonadvies naar de financieel directeur.
Daarnaast kennen we de bijzondere managementrol:
Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken.
Deze coördinator werkt binnen de vastgestelde kaders samen met de financieel directeur en de directeur HR. Vanwege het vertrouwelijke karakter van de rol bestaat voor bijzondere situaties tevens een rechtstreekse rapportagelijn naar de algemeen directeur.
2.2.33 Manager Salarisadministratie & Loonadvies
Doel van de functie
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor de inrichting, aansturing, kwaliteit en ontwikkeling van de afdeling.
Positie in de organisatie
De manager rapporteert aan de financieel directeur en geeft leiding aan de medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies.
Belangrijkste werkzaamheden
De manager:
• verdeelt de werkzaamheden en bewaakt de capaciteit;
• ziet toe op tijdige en juiste salarisverwerking;
• bewaakt de kwaliteit van interne en externe administraties;
• stelt werkprocessen, controlemaatregelen en bevoegdheden vast;
• organiseert functiescheiding, vervanging en het vierogen-principe;
• beoordeelt complexe salaris- en loonvraagstukken;
• bewaakt vakkennis, opleiding en ontwikkeling;
• onderhoudt contact met management, directie en belangrijke externe partijen;
• rapporteert over kwaliteit, voortgang, risico’s en afwijkingen;
• is betrokken bij systeemkeuzes en procesverbeteringen;
• bewaakt de samenwerking met PolderLoon, Flex Backoffice & Compliance, Interne HR en Financiën, Beheersing & Advies.
Bevoegdheden
De manager mag binnen de vastgestelde kaders:
• werkzaamheden en administraties verdelen;
• controles laten uitvoeren;
• aanvullende informatie opvragen;
• correcties verlangen;
• een salarisrun uitstellen of tegenhouden wanneer de juistheid of volledigheid onvoldoende is aangetoond;
• verbetermaatregelen voorstellen;
• afwijkingen escaleren naar de financieel directeur.
Benodigde kennis, opleiding en ervaring
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
• hbo werk- en denkniveau;
• een opleiding in de richting van payroll, bedrijfseconomie, HRM, finance of bedrijfsadministratie;
• minimaal het Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL®;
• bij voorkeur de Vakopleiding Payroll Services, VPS®;
• bij voorkeur inschrijving als Register Payroll Professional, RPP;
• aantoonbare ervaring met complexe salarisadministraties;
• ervaring met leidinggeven, kwaliteitsborging en procesinrichting;
• kennis van loonheffingen, sociale zekerheid, arbeidsrecht, cao’s, pensioenregelingen en financiële aansluitingen;
• kennis van privacy, informatiebeveiliging en functiescheiding.
Wanneer de manager zelf eindverantwoordelijk is voor de inhoudelijke beoordeling van complexe salarisvraagstukken, geldt VPS-niveau als het gewenste minimumniveau. Wanneer de manager hoofdzakelijk organisatorisch leidinggeeft, moet binnen het team minimaal één senior professional op VPS- en bij voorkeur RPP-niveau aanwezig zijn.
2.2.34 Teamleider of Coördinator Salarisadministratie
Doel van de functie
De Teamleider of Coördinator Salarisadministratie organiseert de dagelijkse werkzaamheden en vormt de verbinding tussen de manager en de uitvoerende medewerkers.
Positie in de organisatie
De teamleider rapporteert aan de Manager Salarisadministratie & Loonadvies en geeft operationele aanwijzingen aan de medewerkers binnen het team.
Belangrijkste werkzaamheden
De teamleider:
• plant salarisruns en andere werkzaamheden;
• verdeelt administraties en klantverantwoordelijkheden;
• bewaakt deadlines en voortgang;
• organiseert de dagelijkse controles;
• ondersteunt medewerkers bij complexe mutaties;
• bewaakt de overdracht vanuit Flex Backoffice & Compliance en opdrachtgevers;
• registreert fouten, bijzonderheden en verbeterpunten;
• verzorgt de dagelijkse afstemming met andere teams;
• vervangt de manager bij operationele aangelegenheden.
Benodigde kennis, opleiding en ervaring
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
• minimaal mbo 4-niveau en bij voorkeur hbo werk- en denkniveau;
• minimaal het Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL®;
• bij voorkeur de Vakopleiding Payroll Services, VPS®;
• bij voorkeur registratie als RSa of RPP;
• meerdere jaren ervaring met zelfstandige salarisverwerking;
• ervaring met planning, controle en begeleiding van medewerkers;
• kennis van cao’s, pensioenregelingen, loonheffingen en sociale zekerheid;
• ervaring met de binnen de organisatie gebruikte salarissystemen.
Wanneer de teamleider complexe administraties controleert of als inhoudelijk escalatiepunt optreedt, is VPS-niveau gewenst.
Deze functie wordt afzonderlijk ingericht zodra de omvang van het team en het aantal administraties dit noodzakelijk maken. Tot dat moment kunnen de werkzaamheden worden uitgevoerd door de manager of een senior salarisadministrateur.
2.2.35 Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur
Doel van de functie
De Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur voert complexe salarisadministraties uit, controleert werkzaamheden en adviseert over looncomponenten, cao’s, pensioenregelingen, fondsen en fiscale verwerking.
Positie in de organisatie
De senior rapporteert aan de teamleider of, zolang deze functie niet afzonderlijk is ingevuld, rechtstreeks aan de manager.
Belangrijkste werkzaamheden
De senior:
• voert complexe salarisadministraties uit;
• beoordeelt bijzondere mutaties en correcties;
• controleert salarisruns, aangiften en aansluitingen;
• analyseert verschillen en afwijkingen;
• adviseert over loonheffingen, arbeidsvoorwaarden en pensioen;
• begeleidt implementaties en overnames van salarisadministraties;
• ondersteunt bij schaduwruns en herstelwerkzaamheden;
• begeleidt minder ervaren medewerkers;
• vertaalt wijzigingen in wetgeving en cao’s naar de praktijk;
• signaleert risico’s en rapporteert daarover;
• onderhoudt contact met opdrachtgevers over inhoudelijke salarisvraagstukken.
Benodigde kennis, opleiding en ervaring
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
• hbo werk- en denkniveau;
• de Vakopleiding Payroll Services, VPS®, of een aantoonbaar gelijkwaardig kennisniveau;
• bij voorkeur registratie als Register Payroll Professional, RPP;
• ruime ervaring met zelfstandige en complexe salarisadministraties;
• diepgaande kennis van loonheffingen, arbeidsrecht, sociale zekerheid, cao’s, pensioenen en fondsen;
• ervaring met controles, aansluitingen, implementaties en herstelwerkzaamheden;
• goede schriftelijke en mondelinge adviesvaardigheden.
In de ontwikkelfase kan een ervaren salarisadministrateur met PDL doorgroeien naar deze functie, mits een opleiding naar VPS-niveau in het persoonlijke ontwikkelplan wordt opgenomen.
De senior kan binnen het vierogen-principe salarisruns controleren en, wanneer dit formeel is toegewezen, vrijgeven.
2.2.36 Salarisadministrateur
Doel van de functie
De Salarisadministrateur verzorgt zelfstandig salarisadministraties binnen de vastgestelde processen en controlekaders.
Positie in de organisatie
De salarisadministrateur rapporteert aan de teamleider of manager en kan voor inhoudelijke begeleiding worden gekoppeld aan een senior salarisadministrateur.
Belangrijkste werkzaamheden
De salarisadministrateur:
• verwerkt personeels- en salarismutaties;
• controleert aangeleverde gegevens;
• bereidt salarisruns voor en voert deze uit;
• verwerkt verlof, verzuim, vergoedingen en inhoudingen;
• controleert loonstroken en betaalbestanden;
• verzorgt of ondersteunt aangiften en pensioenaanleveringen;
• beantwoordt salarisvragen;
• bewaakt deadlines en ontbrekende informatie;
• legt controles, correcties en bijzonderheden vast;
• onderhoudt het dossier van de administratie.
Benodigde kennis, opleiding en ervaring
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
• minimaal mbo 4 werk- en denkniveau;
• het Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL®;
• bij voorkeur registratie als Register Salarisadministrateur, RSa;
• kennis van loonheffingen, arbeidsrecht en sociale zekerheid;
• kennis van de relevante cao’s, pensioenregelingen en fondsen;
• ervaring met salarissoftware;
• nauwkeurigheid en het vermogen om afwijkingen te herkennen.
Een medewerker die nog niet over PDL beschikt, kan alleen zelfstandig als salarisadministrateur worden ingezet wanneer op andere wijze een gelijkwaardig kennisniveau is aangetoond en aanvullende controle is georganiseerd.
De salarisadministrateur werkt zelfstandig binnen de toegewezen administraties, maar legt complexe of afwijkende vraagstukken voor aan een senior, teamleider of manager.
2.2.37 Junior Salarisadministrateur
Doel van de functie
De Junior Salarisadministrateur leert salarisadministraties zelfstandig uit te voeren en ondersteunt bij reguliere verwerkingen en controles.
Positie in de organisatie
De junior werkt onder begeleiding van een senior salarisadministrateur, teamleider of manager.
Belangrijkste werkzaamheden
De junior:
• verwerkt eenvoudige en terugkerende mutaties;
• controleert basisgegevens;
• bereidt onderdelen van salarisruns voor;
• ondersteunt bij dossieropbouw en aansluitingen;
• verzamelt ontbrekende informatie;
• registreert uitgevoerde controles;
• beantwoordt eenvoudige administratieve vragen;
• ontwikkelt vakkennis onder begeleiding van een ervaren collega.
Benodigde kennis, opleiding en ontwikkeling
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
• minimaal mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, financiële of HR-richting;
• Basiskennis Loonadministratie, BKL®, of de bereidheid dit diploma op korte termijn te behalen;
• deelname aan de opleiding Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL®;
• basiskennis van arbeidsrecht, sociale zekerheid en loonheffingen;
• bereidheid om kennis van cao’s, pensioenregelingen en salarissystemen te ontwikkelen.
De junior werkt onder begeleiding totdat voldoende kennis, ervaring en controlevaardigheid zijn aangetoond.
De junior heeft geen zelfstandige bevoegdheid om complexe correcties uit te voeren of salarisruns definitief vrij te geven.
2.2.38 Assistent Salarisadministratie
Doel van de functie
De Assistent Salarisadministratie ondersteunt het team bij administratieve, voorbereidende en dossiergerichte werkzaamheden.
Positie in de organisatie
De assistent werkt onder verantwoordelijkheid van een salarisadministrateur, senior salarisadministrateur, teamleider of manager.
Belangrijkste werkzaamheden
De assistent:
• verzamelt en ordent documenten;
• controleert of mutaties volledig zijn aangeleverd;
• registreert binnengekomen informatie;
• ondersteunt bij klant- en medewerkersdossiers;
• bewaakt actielijsten en termijnen;
• bereidt standaardoverzichten voor;
• verzorgt administratieve correspondentie;
• ondersteunt bij archivering en documentbeheer.
Benodigde kennis, opleiding en ontwikkeling
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
• minimaal mbo 3 werk- en denkniveau;
• bij voorkeur een administratieve, financiële of HR-opleiding;
• bij voorkeur Basiskennis Loonadministratie, BKL®;
• basisvaardigheid in Microsoft 365 en administratieve systemen;
• kennis van vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens;
• nauwkeurigheid en discipline in document- en dossierbeheer.
Wanneer de assistent structureel salarisgegevens gaat invoeren of inhoudelijk beoordelen, wordt BKL als minimum gehanteerd en wordt doorgroei naar PDL voorbereid.
De assistent verwerkt geen complexe salarisgegevens en voert geen zelfstandige salariscontroles of definitieve salarisruns uit.
2.2.39 Aanvullende rollen en specialisaties
Naast de formele functies kunnen binnen het team specifieke rollen worden verdeeld.
Klantverantwoordelijk
Bewaakt één of meer externe administraties, onderhoudt het operationele contact met de opdrachtgever en zorgt dat afspraken, bijzonderheden en deadlines bij het team bekend zijn.
Payrollcontroller
Voert onafhankelijke controles uit op salarisruns, aansluitingen, betaalbestanden, aangiften en financiële totalen.
Kwaliteitscoördinator
Beheert werkbeschrijvingen, controlelijsten, incidentregistraties en verbetermaatregelen.
Functioneel beheerder salarissystemen
Bewaakt de functionele inrichting van Loket.nl, Nmbrs en andere toepassingen en stemt wijzigingen af met ICT & Digitale Bedrijfsvoering en externe leveranciers.
Privacy- en gegevenscoördinator
Bewaakt autorisaties, gegevensstromen, bewaartermijnen, privacyafspraken en de opvolging van beveiligingsincidenten.
Pensioen- en fondsspecialist
Bewaakt de toepassing van pensioenregelingen en fondsen en ondersteunt bij aansluitingen, mutaties, controles en periodieke aanleveringen.
Cao- en arbeidsvoorwaardenspecialist
Onderzoekt cao’s en arbeidsvoorwaarden en vertaalt deze naar controleerbare instructies voor de salarisadministratie.
Deze rollen zijn niet automatisch afzonderlijke functies. Zij kunnen afhankelijk van de omvang, kennis en ontwikkeling van het team aan bestaande functies worden toegewezen. Wanneer de hoeveelheid werk, complexiteit of het benodigde niveau van onafhankelijkheid dit noodzakelijk maakt, kan een rol later uitgroeien tot een zelfstandige functie.
2.2.40 Bevoegdheden en functiescheiding
Binnen de salarisadministratie wordt waar mogelijk onderscheid gemaakt tussen:
• het aanleveren van mutaties;
• het beoordelen van de aanlevering;
• het invoeren of importeren van gegevens;
• het uitvoeren van de salarisberekening;
• het controleren van de salarisrun;
• het vrijgeven van de salarisrun;
• het aanmaken van het betaalbestand;
• het autoriseren van betalingen;
• het verwerken en controleren van financiële aansluitingen.
Een medewerker controleert bij voorkeur niet zelfstandig de volledige verwerking die hij of zij zelf heeft uitgevoerd. Salarisruns, betaalbestanden en belangrijke correcties worden volgens het vierogen-principe beoordeeld.
Wanneer de omvang van het team volledige functiescheiding nog niet mogelijk maakt, wordt een aanvullende controle uitgevoerd door een manager, directielid of andere bevoegde functionaris. De afwijkende werkwijze en de uitgevoerde controle worden vastgelegd.
2.2.41 Rapportagelijnen en samenwerking
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies rapporteert hiërarchisch aan de financieel directeur.
Daarnaast bestaan functionele samenwerkingslijnen met:
PolderLoon, voor commerciële opdrachten, klantafspraken en dienstverlening;
PolderKracht, PolderNoord en PolderProfessionals, eveneens voor commerciële opdrachten, klantafspraken en de dienstverlening;
Flex Backoffice & Compliance, voor medewerkers-, contract-, plaatsings- en urengegevens;
Interne HR, voor personeelsbeleid, arbeidsvoorwaarden, beloningsafspraken en interne mutaties;
Financiën, Beheersing & Advies, voor financiële aansluitingen, loonkosten, rapportages en interne doorbelasting;
ICT & Digitale Bedrijfsvoering, voor systemen, autorisaties, beveiliging en continuïteit;
Koopman & Co, voor de salarisverwerking van eigen medewerkers en dga’s;
pensioenuitvoerders, fondsen, de Belastingdienst en andere externe partijen.
De functionele samenwerking met deze onderdelen verandert de hiërarchische positie van de medewerkers niet. De medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies blijven organisatorisch onderdeel van PolderKantoor.
Bij verschillen tussen financiële uitvoerbaarheid en HR-beleid vindt eerst afstemming plaats tussen de financieel directeur en de directeur HR. Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt of het onderwerp een groot organisatorisch risico heeft, wordt het vraagstuk voorgelegd aan de algemeen directeur.
2.2.42 Kennis, opleiding en geschiktheid
De functieprofielen binnen Salarisadministratie & Loonadvies bevatten per functieniveau een passend werk- en denkniveau, relevante vakdiploma’s, benodigde ervaring en eventuele vak-registraties.
Daarbij hanteren we de volgende ontwikkellijn:
Assistent Salarisadministratie
Minimaal mbo 3-niveau, met BKL® als gewenste vakopleiding.
Junior Salarisadministrateur
Minimaal mbo 4-niveau, met BKL® en een ontwikkeltraject naar PDL®.
Salarisadministrateur
Minimaal mbo 4-niveau en in beginsel PDL®. Registratie als RSa is gewenst.
Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur
Hbo werk- en denkniveau en in beginsel VPS® of aantoonbaar gelijkwaardig niveau. Registratie als RPP is gewenst.
Teamleider of Coördinator Salarisadministratie
Minimaal mbo 4- en bij voorkeur hbo werk- en denkniveau. Minimaal PDL®, waarbij VPS® gewenst is wanneer de functie ook inhoudelijke eindcontroles en advisering omvat.
Manager Salarisadministratie & Loonadvies
Hbo werk- en denkniveau, ruime vakinhoudelijke en leidinggevende ervaring en bij voorkeur VPS® en RPP-registratie. Wanneer de manager geen inhoudelijk payrollspecialist is, moet deze expertise aantoonbaar binnen het team zijn geborgd.
Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken
Hbo werk- en denkniveau en kennis van HR, arbeidsvoorwaarden, beloning en salarisprocessen. BKL® of PDL® is gewenst, afhankelijk van de inhoudelijke verantwoordelijkheid.
De genoemde diploma’s vormen belangrijke uitgangspunten, maar een diploma alleen is niet voldoende.
Per functie wordt ook gekeken naar:
• relevante praktijkervaring;
• actuele kennis van wet- en regelgeving;
• ervaring met cao’s, pensioenregelingen en fondsen;
• kennis van salarissoftware en gegevensverwerking;
• analytisch en controlerend vermogen;
• advies- en communicatievaardigheden;
• integriteit en vertrouwelijkheid;
• vermogen om risico’s en afwijkingen te herkennen.
Permanente ontwikkeling
Wetgeving, cao’s, pensioenregelingen en salarissystemen veranderen voortdurend.
Medewerkers moeten hun kennis daarom structureel onderhouden.
Dit gebeurt onder andere door:
• vakgerichte opleidingen;
• actualiteitendagen en webinars;
• interne kennissessies;
• bestudering van vakliteratuur;
• training in de gebruikte systemen;
• periodieke toetsing van kennis;
• deelname aan permanente educatie;
• registratie als RSa of RPP wanneer dit bij de functie past.
Voor senior salarisadministrateurs, loonadviseurs, teamleiders en inhoudelijk verantwoordelijke managers wordt een NIRPA-registratie als belangrijke kwaliteitsnorm beschouwd. Hiermee wordt niet alleen het oorspronkelijke opleidingsniveau zichtbaar gemaakt, maar ook aangetoond dat de vakkennis actueel wordt gehouden.
Afwijking en gelijkwaardig kennisniveau
Bij bestaande of nieuw aan te trekken medewerkers kan relevante werkervaring in bepaalde gevallen worden meegewogen.
Wanneer iemand nog niet over het bij de functie genoemde diploma beschikt, wordt vastgesteld:
• welk kennisniveau al aantoonbaar aanwezig is;
• welke werkzaamheden zelfstandig mogen worden uitgevoerd;
• welke aanvullende controles noodzakelijk zijn;
• welke opleiding of toetsing nog moet worden gevolgd;
• binnen welke termijn het gewenste niveau moet worden bereikt.
Een afwijking van het functieprofiel wordt vastgelegd in het persoonlijke ontwikkelplan en goedgekeurd door de Manager Salarisadministratie & Loonadvies.
Samenwerking met Interne HR
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bepaalt welke vakinhoudelijke kennis en bevoegdheden voor de afdeling noodzakelijk zijn.
Interne HR ondersteunt vervolgens bij:
• het opnemen van de eisen in het functiehuis;
• werving en selectie;
• beoordeling van opleiding en ervaring;
• persoonlijke ontwikkelplannen;
• opleidingsafspraken;
• doorgroei naar een volgende functie;
• verwerking in het loongebouw;
• periodieke functie- en beoordelingsgesprekken.
Hiermee wordt vakinhoudelijke verantwoordelijkheid vanuit Salarisadministratie & Loonadvies verbonden met een eenduidig organisatie breed opleidings- en ontwikkelbeleid vanuit Interne HR.
Opleidingen, diploma’s en beroepsregistraties
Binnen Salarisadministratie & Loonadvies gebruiken we verschillende Nederlandse vakopleidingen en beroepsregistraties als uitgangspunt voor het vereiste kennisniveau.
BKL® – Basiskennis Loonadministratie
BKL staat voor Basiskennis Loonadministratie en is vergelijkbaar met mbo 3-niveau.
De opleiding behandelt de grondbeginselen van:
loonheffingen;
arbeidsrecht;
sociale zekerheid;
eenvoudige loonberekeningen;
de basis van de Nederlandse salarisadministratie.
BKL is vooral geschikt voor assistenten, startende medewerkers en medewerkers die vanuit HR of administratie regelmatig met salarisgegevens werken.
PDL® – Praktijkdiploma Loonadministratie
PDL staat voor Praktijkdiploma Loonadministratie en is ingeschaald op NLQF/EQF-niveau 4.
Het diploma bestaat uit onderdelen op het gebied van:
loonheffingen;
arbeidsrecht en sociale zekerheid;
personeel, organisatie en communicatie;
zelfstandige uitvoering van een Nederlandse salarisadministratie.
PDL vormt binnen PolderKantoor het belangrijkste vakinhoudelijke uitgangspunt voor een medewerker die zelfstandig salarisadministraties verwerkt.
VPS® – Vakopleiding Payroll Services
VPS staat voor Vakopleiding Payroll Services en is ingeschaald op NLQF/EQF-niveau 5.
De opleiding is bedoeld voor ervaren salarisprofessionals die naast uitvoering ook controles, advisering en complexe vraagstukken behandelen.
De opleiding omvat onder andere:
loonheffingen op verdiepend niveau;
arbeidsrecht en sociale zekerheid;
personeel en organisatie;
professionele communicatie en advisering;
toepassing van kennis bij complexe payrollvraagstukken.
VPS past vooral bij senior salarisadministrateurs, loonadviseurs, inhoudelijke teamleiders en managers die verantwoordelijk zijn voor complexe controles en advisering.
NIRPA
NIRPA staat voor het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting.
NIRPA beheert beroepsregisters voor salarisprofessionals. Een NIRPA-registratie is geen opleiding of diploma, maar een beroepsregistratie.
Geregistreerde professionals moeten hun kennis en vaardigheden door permanente educatie actueel houden en zich houden aan de geldende gedrags- en beroepsregels.
NIRPA kent onder andere de volgende registers:
RSa – Register Salarisadministrateur
De registratie RSa past bij salarisprofessionals die werken op het niveau van zelfstandig salarisadministrateur. PDL of een aantoonbaar gelijkwaardig kennisniveau vormt doorgaans de basis voor toelating.
RSa is binnen PolderKantoor vooral passend voor zelfstandig werkende salarisadministrateurs.
RPP – Register Payroll Professional
De registratie RPP is bedoeld voor payrollprofessionals die werkzaam zijn op een verdiepend en adviserend niveau.
VPS of een aantoonbaar gelijkwaardig kennisniveau vormt doorgaans de basis voor toelating.
RPP is vooral passend voor senior salarisadministrateurs, loonadviseurs, inhoudelijke teamleiders en vakinhoudelijk verantwoordelijke managers.
NLQF en EQF
NLQF staat voor Nederlands Kwalificatieraamwerk.
EQF staat voor European Qualifications Framework.
Deze raamwerken maken zichtbaar op welk niveau een opleiding of kwalificatie is ingeschaald.
Een NLQF- of EQF-niveau zegt iets over de complexiteit, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid die bij het behaalde niveau horen. Het is niet automatisch gelijk aan een volledige mbo- of hbo-opleiding van dezelfde duur of omvang.
Status van de diploma’s en registraties
Voor het uitvoeren van een salarisadministratie bestaat in Nederland geen algemeen wettelijk verplicht beroepsdiploma.
Functiebenamingen als salarisadministrateur en payrollprofessional zijn niet op dezelfde manier wettelijk beschermd als bepaalde gereglementeerde beroepstitels.
BKL, PDL en VPS zijn vakdiploma’s die zijn toegespitst op de Nederlandse salarisadministratie.
RSa en RPP zijn beroepsregistraties waarmee een professional laat zien dat het vereiste vak-niveau aanwezig is en door permanente educatie wordt onderhouden.
PolderKantoor kan deze diploma’s en registraties daarom als interne functie- en kwaliteitsnorm vaststellen, ook wanneer zij niet wettelijk verplicht zijn.
2.2.43 Vervanging en continuïteit
Voor iedere kritieke functie en verantwoordelijkheid wordt een vervanger aangewezen.
Dit geldt in ieder geval voor:
de manager;
• de dagelijkse coördinatie;
• het uitvoeren en controleren van salarisruns;
• klantverantwoordelijkheid;
• systeembeheer en autorisaties;
• de Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken.
De vervanger beschikt over voldoende kennis en krijgt alleen toegang tot de gegevens en systemen die voor de vervanging noodzakelijk zijn.
Belangrijke werkzaamheden, controles, deadlines en contactgegevens worden vastgelegd in werkbeschrijvingen en overdrachtsdocumenten.
Hierdoor blijft de continuïteit van de salarisverwerking bij ziekte, verlof, vertrek of onverwachte uitval zoveel mogelijk gewaarborgd.
2.2.44 Vertaling van groeimodel naar praktijk
Het functiehuis beschrijft de gewenste toekomstige inrichting.
Dit betekent niet dat iedere functie direct door een afzonderlijke medewerker moet worden ingevuld.
Zolang functies nog niet afzonderlijk zijn bezet, wordt in een taken- en verantwoordelijkhedenmatrix vastgelegd:
• welke functie of rol noodzakelijk is;
• welke werkzaamheden daarbij horen;
• wie deze werkzaamheden feitelijk uitvoert;
• vanuit welke functie of toegewezen rol dit gebeurt;
• wie de werkzaamheden controleert;
• wie bij afwezigheid vervangt;
• welke bevoegdheden zijn toegekend;
• welke kennis of opleiding nog moet worden ontwikkeld;
• wanneer uitbreiding of een vacature noodzakelijk wordt.
Wanneer één persoon tijdelijk meerdere opeenvolgende stappen in een proces uitvoert, wordt tevens vastgelegd welke aanvullende controle nodig is.
Hiermee wordt voorkomen dat noodzakelijke verantwoordelijkheden ontbreken omdat een formele functie nog niet is ingevuld.
Tegelijkertijd blijft zichtbaar waar tijdelijke taakcombinaties bestaan en waar de organisatie in de toekomst verder moet worden versterkt.
2.2.45 Rollen- en takenmatrix
De functieprofielen uit het voorgaande onderdeel beschrijven welke functies binnen Salarisadministratie & Loonadvies bestaan en welke verantwoordelijkheden daarbij horen.
In de dagelijkse praktijk moet daarnaast duidelijk zijn welke medewerker een functie of rol daadwerkelijk vervult, welke werkzaamheden aan deze persoon zijn toegewezen en wie de werkzaamheden controleert of bij afwezigheid overneemt.
Hiervoor wordt een actuele rollen- en takenmatrix bijgehouden.
2.2.46 Doel van de matrix
De rollen- en takenmatrix maakt zichtbaar:
• welke functies en rollen binnen de afdeling nodig zijn;
• welke medewerker formeel op een functie is geplaatst;
• welke aanvullende rollen aan een medewerker zijn toegewezen;
• wie een werkzaamheid uitvoert;
• wie inhoudelijk controleert;
• wie bevoegd is een verwerking vrij te geven;
• wie eindverantwoordelijk is;
• wie bij afwezigheid als vervanger optreedt;
• welke tijdelijke taakcombinaties bestaan;
• waar nog functies, kennis of capaciteit ontbreken.
De matrix vormt daarmee de praktische vertaling van het functiehuis naar de feitelijke bezetting en dagelijkse werkzaamheden.
2.2.47 Onderscheid tussen functie, rol en taak
Binnen de matrix wordt onderscheid gemaakt tussen een functie, een rol en een taak.
Een functie is de formele positie van een medewerker binnen de organisatie. Voorbeelden zijn Manager Salarisadministratie & Loonadvies, Senior Salarisadministrateur en Salarisadministrateur.
Een rol is een aanvullende verantwoordelijkheid die aan een medewerker kan worden toegewezen. Voorbeelden zijn klantverantwoordelijke, payrollcontroller, functioneel beheerder of pensioen- en fondsspecialist.
Een taak is een concrete werkzaamheid binnen een proces. Voorbeelden zijn het verwerken van mutaties, controleren van een salarisrun, indienen van een loonaangifte of beoordelen van een pensioenaanlevering.
Eén medewerker kan meerdere rollen of taken hebben. Een aanvullende rol verandert niet automatisch de formele functie van de medewerker.
2.2.48 Verdeling van het beheer
De rollen- en takenmatrix wordt gezamenlijk beheerd, waarbij iedere verantwoordelijke een eigen onderdeel bewaakt.
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor:
• de verdeling van administraties en werkzaamheden;
• de toewijzing van aanvullende rollen;
• het aanwijzen van uitvoerders, controleurs en vervangers;
• de praktische functiescheiding;
• het beoordelen van vakinhoudelijke geschiktheid;
• het signaleren van ontbrekende capaciteit of kennis;
• het actueel houden van de operationele matrix.
De financieel directeur is verantwoordelijk voor:
• goedkeuring van de hoofdstructuur;
• toezicht op bevoegdheden en functiescheiding;
• beoordeling van belangrijke afwijkingen;
• de eindverantwoordelijkheid voor de beheersing van het proces.
ICT & Digitale Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor:
• het technisch toekennen en intrekken van systeemrechten;
• het laten aansluiten van autorisaties op de goedgekeurde matrix;
• het registreren van beheerdersrechten;
• periodieke controle van gebruikers en toegangsrechten.
2.2.49 Opbouw van de matrix
Per functie, rol of taak worden waar relevant de volgende gegevens vastgelegd:
• afdeling;
• werkstroom;
• proces of administratie;
• formele functie;
• aanvullende rol;
• naam van de medewerker;
• uitvoerder;
• controleur;
• verantwoordelijke voor vrijgave;
• eindverantwoordelijke;
• eerste vervanger;
• tweede vervanger;
• benodigde opleiding of vakkennis;
• toegekende systemen en autorisaties;
• ingangsdatum;
• eventuele einddatum;
• tijdelijke of structurele toewijzing;
• datum van de laatste controle;
• naam van degene die de toewijzing heeft goedgekeurd.
Bij externe salarisadministraties wordt daarnaast vastgelegd voor welke opdrachtgever of administraties een medewerker verantwoordelijk is.
2.2.50 Verantwoordelijkheid per werkzaamheid
Bij de verdeling van werkzaamheden kunnen de volgende aanduidingen worden gebruikt:
U – Uitvoerder: voert de werkzaamheid uit;
C – Controleur: controleert de uitvoering;
V – Vrijgever: geeft de verwerking of salarisrun formeel vrij;
E – Eindverantwoordelijke: draagt de eindverantwoordelijkheid;
G – Geraadpleegd: wordt vooraf om inhoudelijke inbreng gevraagd;
I – Geïnformeerd: ontvangt informatie over de uitvoering of uitkomst;
AV – Achtervang of vervanger: neemt de taak bij afwezigheid over.
Niet iedere taak hoeft alle aanduidingen te bevatten. Bij kritieke werkzaamheden worden in ieder geval een uitvoerder, controleur, vrijgever en vervanger aangewezen.
2.2.51 Werkstromen binnen de matrix
De matrix wordt minimaal verdeeld naar de volgende werkstromen:
Interne medewerkers en dga’s
Hierin worden de werkzaamheden en vervanging van de Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken vastgelegd, evenals de samenwerking met Koopman & Co, Interne HR, de financieel directeur en de algemeen directeur.
FlexmedewerkersHierin worden de rollen van de betreffende entiteit, Flex Backoffice & Compliance en Salarisadministratie & Loonadvies vastgelegd. Per salarisrun wordt duidelijk wie gegevens aanlevert, verwerkt, controleert en vrijgeeft.
Payrollmedewerkers van PolderLoon
Hierin worden de verantwoordelijkheden van PolderLoon als werkgever, Flex Backoffice & Compliance en Salarisadministratie & Loonadvies vastgelegd.
Externe salarisadministratie en loonadvies
Hierin wordt per opdrachtgever vastgelegd wie klantverantwoordelijke, uitvoerder, controleur, vrijgever en vervanger is. Ook wordt aangegeven wie namens PolderLoon de commerciële klantrelatie beheert
2.2.52 Functiescheiding
Bij de taakverdeling wordt zoveel mogelijk voorkomen dat één medewerker zelfstandig:
• gegevens ontvangt;
• mutaties invoert;
• de salarisrun uitvoert;
• de eigen verwerking controleert;
• het betaalbestand vrijgeeft;
• de betaling autoriseert;
• de financiële aansluiting controleert.
Wanneer de omvang van het team volledige functiescheiding tijdelijk niet mogelijk maakt, wordt een aanvullende controle door een manager, directeur of andere bevoegde functionaris vastgelegd.
Een tijdelijke combinatie van taken betekent niet dat de bijbehorende functies structureel zijn samengevoegd.
2.2.53 Functiebezetting en namen
De Academy bevat de structurele beschrijving van functies, rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
De namen van medewerkers worden niet in de vaste hoofdstuk tekst opgenomen, omdat personele bezetting kan veranderen.
De actuele koppeling tussen medewerker en functie wordt door Interne HR beheerd.
De praktische toewijzing van administraties, rollen en taken wordt door de Manager Salarisadministratie & Loonadvies bijgehouden.
Hiervoor wordt een gekoppelde en beveiligde registratie ingericht, bijvoorbeeld in Microsoft Lists, SharePoint of Power Apps. Vanuit de Academy kan later naar deze actuele registratie worden verwezen.
De toegang tot deze registratie wordt beperkt, omdat de matrix informatie kan bevatten over medewerkers, opdrachtgevers, bevoegdheden en toegang tot vertrouwelijke salarisgegevens.
2.2.54 Tijdelijke toewijzing van taken
Wanneer een functie nog niet formeel is ingevuld, kunnen de bijbehorende werkzaamheden tijdelijk aan een andere medewerker, manager of directeur worden toegewezen.
Daarbij wordt vastgelegd:
welke taken tijdelijk worden overgenomen;
door wie dit gebeurt;
welke bevoegdheden daarvoor nodig zijn;
wie aanvullende controle uitvoert;
vanaf welke datum de toewijzing geldt;
wanneer de tijdelijke situatie opnieuw wordt beoordeeld;
of opleiding, uitbreiding of een vacature noodzakelijk is.
Hiermee wordt voorkomen dat een taak wel wordt uitgevoerd, maar niet duidelijk is vanuit welke verantwoordelijkheid en bevoegdheid dit gebeurt.
2.2.55 Controle en actualisering
De rollen- en takenmatrix wordt in ieder geval gecontroleerd:
bij indiensttreding;
bij functiewijziging;
bij wijziging van taken of klantverantwoordelijkheid;
bij langdurige afwezigheid;
bij uitdiensttreding;
bij ingebruikname van een nieuw systeem;
bij wijziging van een salarisproces;
tijdens de periodieke autorisatiecontrole;
minimaal eenmaal per jaar als volledige beoordeling.
Wijzigingen worden afgestemd tussen de Manager Salarisadministratie & Loonadvies en Interne HR.
Wijzigingen in bijzondere bevoegdheden of functiescheiding worden ter goedkeuring voorgelegd aan de financieel directeur.
Na een wijziging wordt gecontroleerd of functiegegevens, taakverdeling, vervanging en systeemautorisaties nog met elkaar overeenkomen.
2.2.56 Vertaling naar de praktijk
De rollen- en takenmatrix vormt de verbinding tussen:
het functiehuis;
de feitelijke personele bezetting;
de werkprocessen;
het opleidingsniveau;
de vervangingsregeling;
de autorisatiematrix;
de systeemrechten;
de interne controle.
Hiermee wordt niet alleen vastgelegd welke functies in theorie bestaan, maar ook wie de werkzaamheden in de dagelijkse praktijk uitvoert, controleert en overneemt.
De matrix maakt tevens zichtbaar waar de organisatie nog afhankelijk is van één persoon, waar tijdelijke taakcombinaties bestaan en waar verdere opleiding, uitbreiding of structurele invulling noodzakelijk is.
2.2.57 Kennis, opleiding en ontwikkeling
Salarisadministratie & Loonadvies werkt binnen een vakgebied waarin wetgeving, cao’s, pensioenregelingen, sociale zekerheid en salarissystemen voortdurend veranderen.
Actuele vakkennis is daarom noodzakelijk voor een juiste en betrouwbare uitvoering.
2.2.58 Vakbekwaamheid
Per functie is in het functieprofiel vastgelegd welk werk- en denkniveau, welke vakopleiding en welke ervaring nodig zijn.
Daarbij gebruiken we onder andere BKL, PDL, VPS en, waar passend, een NIRPA-registratie als uitgangspunt.
Een diploma vormt de basis, maar medewerkers moeten ook aantonen dat zij de kennis zorgvuldig in de praktijk kunnen toepassen.
2.2.59 Actuele kennis
Medewerkers houden hun kennis actueel op het gebied van:
loonheffingen en sociale zekerheid;
arbeidsrecht en cao’s;
pensioenregelingen en fondsen;
payroll en externe salarisadministratie;
privacy en informatiebeveiliging;
financiële controles en aansluitingen;
de gebruikte salaris- en informatiesystemen.
Belangrijke wijzigingen worden beoordeeld, vastgelegd en tijdig vertaald naar werkprocessen, controles en systeeminrichtingen.
2.2.60 Opleiding en ontwikkeling
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bepaalt welke vakinhoudelijke kennis binnen het team nodig is en signaleert waar aanvullende opleiding of begeleiding noodzakelijk is.
Interne HR ondersteunt bij:
• persoonlijke ontwikkelplannen;
• opleidingsafspraken;
• doorgroei naar een volgende functie;
• registratie van diploma’s en certificaten;
• aansluiting op het functiehuis en loongebouw.
Het algemene opleidings- en ontwikkelbeleid wordt verder beschreven binnen het hoofdstuk over Interne HR.
2.2.61 Kennisdeling en kennisborging
Vakinhoudelijke kennis mag niet uitsluitend bij één medewerker aanwezig zijn.
Belangrijke kennis wordt daarom geborgd door:
• actuele werkbeschrijvingen en controlelijsten;
• interne kennisoverdracht;
• vastlegging van bijzondere situaties en oplossingen;
• gezamenlijke bespreking van wijzigingen;
• het aanwijzen en opleiden van vervangers;
• periodieke controle van de aanwezige kennis binnen het team.
Hiermee blijft de afdeling ook bij afwezigheid, functiewijziging of vertrek van een medewerker in staat om de salarisadministratie zorgvuldig uit te voeren.
2.2.62 Permanente ontwikkeling
Voor functies waarvoor een beroepsregistratie geldt of gewenst is, wordt voldaan aan de bijbehorende eisen voor permanente educatie.
Ook medewerkers zonder beroepsregistratie volgen periodiek relevante trainingen, actualiteitensessies of systeemopleidingen.
De ontwikkeling sluit aan op:
• de functie van de medewerker;
• de toegewezen werkzaamheden en bevoegdheden;
• veranderingen in wet- en regelgeving;
• nieuwe dienstverlening;
• nieuwe systemen en processen;
• toekomstige doorgroei binnen de afdeling.
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bewaakt de vakinhoudelijke ontwikkeling. Interne HR begeleidt en registreert de organisatiebrede opleidings- en ontwikkelafspraken.
2.2.63 Kwaliteitsborging en continuïteit
Salarisadministratie & Loonadvies moet waarborgen dat medewerkers tijdig en juist worden verloond en dat aangiften, afdrachten en rapportages volledig en controleerbaar zijn.
Kwaliteitsborging is daarom een vast onderdeel van iedere salarisverwerking.
2.2.64 Vierogen-principe en controles
Kritieke werkzaamheden worden volgens het vierogen-principe uitgevoerd.
Daarbij wordt waar mogelijk onderscheid gemaakt tussen:
• invoeren en controleren;
• verwerken en vrijgeven;
• aanmaken en autoriseren van betaalbestanden;
• uitvoeren en controleren van correcties;
• verwerken en aansluiten van financiële gegevens.
Uitgevoerde controles en geconstateerde afwijkingen worden vastgelegd.
Bij onvoldoende zekerheid wordt een salarisrun niet definitief gemaakt.
2.2.65 Planning en deadlines
Voor iedere salarisadministratie wordt een vaste planning bijgehouden met onder andere:
• aanleverdata voor mutaties;
• controle momenten;
• verwerkings- en betaaldatums;
• termijnen voor aangiften en afdrachten;
• deadlines voor pensioen- en fondsenaanleveringen;
• momenten voor rapportage en financiële aansluiting.
Ontbrekende of te laat aangeleverde gegevens worden tijdig gesignaleerd en, wanneer nodig, geëscaleerd.
2.2.66 Vervanging en continuïteit
Voor kritieke functies, administraties en werkzaamheden wordt een bevoegde vervanger aangewezen.
De vervanging wordt opgenomen in de rollen- en takenmatrix.
Werkbeschrijvingen, controlelijsten, contactgegevens en bijzonderheden worden centraal vastgelegd.
Hierdoor kan de salarisverwerking bij ziekte, verlof, vertrek of onverwachte uitval zoveel mogelijk worden voortgezet.
Voor storingen of uitval van systemen worden praktische nood- en herstelafspraken opgesteld.
2.2.67 Incidenten en correcties
Fouten, afwijkingen en beveiligingsincidenten worden direct gemeld, onderzocht en vastgelegd.
Daarbij wordt bepaald:
• wat er is gebeurd;
• welke administraties en medewerkers zijn geraakt;
• welke correctie noodzakelijk is;
• wie de correctie uitvoert en controleert;
• wie moet worden geïnformeerd;
• welke maatregel herhaling moet voorkomen.
Ernstige of terugkerende afwijkingen worden gerapporteerd aan de Manager Salarisadministratie & Loonadvies en, waar nodig, aan de financieel directeur.
2.2.68 Kennisborging en verbetering
Belangrijke kennis mag niet afhankelijk zijn van één medewerker.
Daarom wordt kennis geborgd door:
• actuele werkbeschrijvingen;
• vaste controlelijsten;
• interne kennisoverdracht;
• opleiding van vervangers;
• periodieke evaluatie van fouten en afwijkingen;
• actualisering bij wijzigingen in wetgeving, cao’s en systemen.
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de afdeling. Bevindingen uit controles en incidenten worden gebruikt om processen, systemen, taakverdeling en kennis structureel te verbeteren.
