Templates & Toolkits
7.1.2 Toolkit Payroll Risicobeheersing - Risico 2
Risico 2 - 7.1.2 Ziekteverzuim en werkgeversverplichtingen
1. Situatie herkennen
Dit risico ontstaat wanneer een payrollmedewerker geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt raakt door ziekte of een ongeval.
Ziekteverzuim kan variëren van een kortdurende ziekmelding van enkele dagen tot langdurige arbeidsongeschiktheid waarbij sprake is van loondoorbetaling, re-integratieverplichtingen en uitgebreide wettelijke procedures.
Hoewel ziekteverzuim een normaal onderdeel vormt van werkgeverschap, worden de financiële, organisatorische en administratieve gevolgen hiervan regelmatig onderschat.
2. Waarom is dit risico belangrijk?
Voor veel organisaties vormt ziekteverzuim één van de belangrijkste redenen om voor payroll te kiezen.
Wanneer een medewerker ziek wordt, ontstaat niet alleen een loondoorbetalingsverplichting. Ook de begeleiding van de medewerker, de contacten met de arbodienst, de wettelijke verplichtingen vanuit de Wet verbetering poortwachter en de administratieve verwerking vragen tijd, kennis en aandacht.
Vooral organisaties zonder eigen HR-afdeling beschikken niet altijd over de capaciteit of specialistische kennis om deze processen zelfstandig uit te voeren.
Door gebruik te maken van payroll worden deze werkgeversverplichtingen grotendeels overgenomen door PolderLoon. Hierdoor kan de opdrachtgever zich blijven richten op de dagelijkse bedrijfsvoering, terwijl de verzuimbegeleiding professioneel wordt uitgevoerd.
Praktische toepassing
Bespreek tijdens het commerciële traject niet alleen de kosten van payroll, maar ook de gevolgen van ziekteverzuim. Juist het overnemen van werkgeversverplichtingen, verzuimprocessen en administratieve lasten vormt voor veel organisaties een belangrijke meerwaarde van payroll.
3. Gevolgen van het risico
Voor de opdrachtgever
Tijdelijk verlies van arbeidskracht;
Mogelijke kosten voor vervanging;
Verstoring van de planning of bedrijfsvoering;
Extra druk op collega's en leidinggevenden;
Behoefte aan communicatie over de voortgang van het verzuim.
Voor de medewerker
Onzekerheid over herstel en terugkeer;
Begeleiding door arbodienst en bedrijfsarts;
Re-integratieverplichtingen;
Financiële gevolgen afhankelijk van duur en aard van het verzuim.
Voor PolderLoon
Loondoorbetalingsverplichtingen;
Verantwoordelijkheid voor de Wet verbetering poortwachter;
Aansturing van arbodienst en verzuimbegeleiding;
Administratieve verwerking;
Dossieropbouw en wettelijke verplichtingen;
Financiële risico's bij langdurig verzuim.
Praktische toepassing
Zorg ervoor dat opdrachtgever begrijpt welke verantwoordelijkheden tijdens ziekte bij PolderLoon liggen en welke rol de opdrachtgever zelf blijft houden bij begeleiding, werkhervatting en communicatie op de werkvloer.
4. Voorkomen is beter dan genezen
Ziekteverzuim is nooit volledig te voorkomen. Wel kunnen maatregelen worden genomen om risico's te beperken.
Beoordeling van de opdrachtgever
Belangrijke aandachtspunten zijn:
Is een actuele RI&E aanwezig?
Is sprake van een actief veiligheidsbeleid?
Zijn werkprocessen duidelijk beschreven?
Worden medewerkers voldoende geïnstrueerd?
Zijn beschermingsmiddelen beschikbaar en worden deze gebruikt?
Zijn verzuimcijfers bekend?
Beoordeling van functie en werkomstandigheden
Belangrijke aandachtspunten zijn:
Fysieke belasting;
Veiligheidsrisico's;
Werkdruk;
Werkomstandigheden;
Gebruik van machines, voertuigen of gereedschappen;
Beroeps specifieke risico's.
Preventieve maatregelen
Voorbeelden van preventieve maatregelen zijn:
Goede instructies bij aanvang van werkzaamheden;
Gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen;
Opleidingen en veiligheidsinstructies;
Toolbox-meetings;
Periodieke evaluaties van werkplekken en werkomstandigheden.
Praktische toepassing
Leg tijdens het commerciële traject vast welke preventieve maatregelen aanwezig zijn en welke verantwoordelijkheden bij opdrachtgever blijven liggen.
Een goed preventiebeleid verlaagt niet alleen het verzuimrisico maar kan ook invloed hebben op de risicobeoordeling van de payrollopdracht.
5. Verzuimbeheersing en proces
Wanneer een medewerker ziek wordt, treedt een vast proces in werking.
Hierbij spelen verschillende partijen een rol:
De medewerker;
De opdrachtgever;
PolderLoon;
De arbodienst;
De bedrijfsarts;
Eventuele verzekeraars.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
Tijdige ziekmelding;
Correcte communicatie;
Naleving van wettelijke termijnen;
Re-integratie;
Vastlegging van afspraken;
Dossiervorming.
Een zorgvuldig ingericht verzuimproces beperkt risico's en draagt bij aan een succesvolle terugkeer naar werk.
Praktische toepassing
Zorg ervoor dat alle betrokken partijen vooraf weten wie waarvoor verantwoordelijk is bij ziekteverzuim en welke procedures moeten worden gevolgd.
6. Contractuele bescherming
Om ziekteverzuimrisico's beheersbaar te houden kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt.
Belangrijke documenten zijn:
Opdrachtbevestiging;
Raamovereenkomst;
Algemene voorwaarden;
Arbeidsovereenkomst;
Verzuimprotocol;
Verzekeringsvoorwaarden.
Mogelijke afspraken kunnen betrekking hebben op:
Eigenrisicoperiodes;
Verdeling van ziektekosten;
Verzekeringsoplossingen;
Verzuimbegeleiding;
Aanvullende verplichtingen van opdrachtgever.
Praktische toepassing
Controleer vooraf welke afspraken gelden rondom ziekteverzuim en leg deze duidelijk vast. Onduidelijkheid achteraf leidt vaak tot discussies over verantwoordelijkheden en kosten.
Veiligheid, arbeidsomstandigheden en zorgplicht
Hoewel het juridisch werkgeverschap bij PolderLoon ligt, blijft opdrachtgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving en voor het naleven van de toepasselijke arbeidsomstandighedenwetgeving.
Opdrachtgever draagt zorg voor onder andere:
Een veilige werkplek;
Adequate instructies en begeleiding;
Beschikbare en juiste persoonlijke beschermingsmiddelen;
Naleving van veiligheidsvoorschriften;
Het beperken van fysieke en psychosociale arbeidsbelasting.
Wanneer ziekte, arbeidsongeschiktheid of een arbeidsongeval aantoonbaar verband houdt met omstandigheden binnen de organisatie van opdrachtgever, kunnen aanvullende verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden of kosten ontstaan.
Het is daarom belangrijk dat partijen hierover duidelijke afspraken maken in opdrachtbevestiging, raamovereenkomst en algemene voorwaarden.
7. Risicobeoordeling en tariefstelling
Niet iedere payrollopdracht kent hetzelfde verzuimrisico.
Factoren die hierbij een rol kunnen spelen zijn:
Branche;
Functieprofielen;
Historische verzuimcijfers;
Leeftijdsopbouw van het personeelsbestand;
Veiligheidsrisico's;
Preventiebeleid van de opdrachtgever;
Verzekeringsconstructies;
Eigenrisico-regelingen.
De uitkomst van deze beoordeling kan invloed hebben op:
Acceptatie van de opdracht;
Aanvullende voorwaarden;
Verzekeringsoplossingen;
Tariefstelling;
Omrekenfactoren.
Praktische toepassing
Beoordeel vooraf welk verzuimrisico wordt overgenomen en in hoeverre dit risico contractueel, organisatorisch of verzekeringstechnisch kan worden beheerst.
Naarmate risico's beter beheersbaar zijn, ontstaat meer ruimte voor een passende tariefstelling.
8. Praktische beslisvraag
Voordat een payrollovereenkomst wordt aangegaan moet de volgende vraag kunnen worden beantwoord:
"Begrijpen opdrachtgever en PolderLoon welke verantwoordelijkheden, kosten en verplichtingen ontstaan wanneer een medewerker ziek wordt en zijn hierover duidelijke afspraken gemaakt?"
Wanneer deze vraag niet positief kan worden beantwoord, zijn aanvullende afspraken of verdere uitwerking noodzakelijk.
