Templates & Toolkits
7.1.1 Toolkit Payroll Risicobeheersing - Risico 1
Risico 1 – 7.1.1 Tussentijdse beëindiging van de inzet
Doel van deze tool
Deze tool helpt accountmanagers, payrollspecialisten en medewerkers van PolderKantoor bij het herkennen, beoordelen en beheersen van risico's wanneer een opdrachtgever de inzet van een payrollmedewerker voortijdig beëindigt.
Het doel is niet alleen om problemen op te lossen wanneer zij ontstaan, maar vooral om risico's vooraf inzichtelijk te maken en waar mogelijk te voorkomen.
1. Situatie herkennen
Dit risico ontstaat wanneer een opdrachtgever besluit een payrollmedewerker niet langer binnen de organisatie in te zetten, terwijl de arbeidsovereenkomst tussen de medewerker en PolderLoon nog doorloopt.
Veel voorkomende oorzaken zijn:
Onvoldoende functioneren;
Veranderde bedrijfsomstandigheden;
Wegvallen van werkzaamheden;
Financiële redenen;
Verkeerde verwachtingen bij indiensttreding;
Veranderingen binnen de organisatie van de opdrachtgever.
2. Waarom is dit risico belangrijk?
Binnen payroll ligt het juridisch werkgeverschap bij PolderLoon.
Wanneer een opdrachtgever de inzet beëindigt, eindigt daarmee niet automatisch de arbeidsovereenkomst van de medewerker.
Hierdoor kunnen verplichtingen blijven bestaan voor:
Loonbetaling;
Herplaatsing;
Verzuimbegeleiding;
Dossiervorming;
Eventuele beëindiging van het dienstverband.
Dit kan leiden tot financiële, operationele en juridische risico's voor zowel opdrachtgever als PolderLoon.
3. Gevolgen van het risico.
Voor de opdrachtgever
Mogelijke financiële consequenties op basis van contractuele afspraken;
Discussies over verantwoordelijkheden;
Verminderde flexibiliteit;
Verstoring van de samenwerking.
Voor de medewerker
Onzekerheid over werk en inkomen;
Mogelijke herplaatsing;
Beëindiging van het dienstverband;
Arbeidsrechtelijke procedures.
Voor PolderLoon
Loondoorbetalingsverplichtingen;
Kosten van herplaatsing;
Kosten van beëindiging;
Extra inzet van payrollspecialisten en management;
Financiële risico's wanneer afspraken onvoldoende bescherming bieden.
4. Voorkomen is beter dan genezen
De beste beheersmaatregel is het voorkomen van onnodige risico's vóórdat een medewerker in dienst treedt.
Beoordeling van de opdrachtgever
Controleer vooraf:
Hoe stabiel is de opdrachtgever?
Hoe zeker is de personeelsbehoefte?
Is sprake van structureel of tijdelijk werk?
Hoe lang wordt de inzet verwacht?
Zijn eerder medewerkers voortijdig beëindigd?
Beoordeling van de medewerker
Binnen payroll wordt de medewerker in de meeste gevallen geselecteerd door de opdrachtgever.
Hierdoor vindt de beoordeling van kennis, ervaring en geschiktheid voor de functie grotendeels plaats vóórdat PolderLoon betrokken raakt.
Toch kunnen er situaties ontstaan waarin het wenselijk of noodzakelijk is dat PolderLoon zelf een kennismakingsgesprek voert voordat het juridisch werkgeverschap wordt geaccepteerd.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
Opdrachten met een verhoogd risicoprofiel;
Specialistische functies met beperkte herplaatsingsmogelijkheden;
Langdurige arbeidsovereenkomsten;
Situaties waarin de verwachte duur van de opdracht onzeker is;
Signalen die aanleiding geven tot aanvullende vragen over inzetbaarheid of verwachtingen.
Het doel van een dergelijk gesprek is niet om de selectie van de opdrachtgever over te doen, maar om beter inzicht te krijgen in de risico's die samenhangen met het aangaan van het werkgeverschap.
Beoordeling van de functie en organisatiecontext
Binnen payroll wordt de medewerker doorgaans geworven en geselecteerd door de opdrachtgever. Hierdoor heeft PolderLoon niet altijd volledig inzicht in de achterliggende bedrijfsvoering of de strategische keuzes die hebben geleid tot de personeelsbehoefte. Toch zijn er verschillende factoren die kunnen helpen bij het beoordelen van risico's rondom het aangaan van het werkgeverschap.
Belangrijke aandachtspunten
Wat voor type organisatie is de opdrachtgever? Welke functie gaat de medewerker vervullen?
Is de functie onderdeel van de kernactiviteiten van de organisatie?
Komt deze functie vaker voor binnen de organisatie?
Hoe afhankelijk is de functie van één specifieke opdracht of klant?
Is sprake van een structurele of incidentele personeelsbehoefte?
Hoe realistisch is de verwachte duur van de inzet?
Voorbeelden:
Situatie A
· Transportbedrijf.
· 20 chauffeurs in dienst.
· Nieuwe chauffeur nodig.
Dan kun je redelijk aannemen:
· Structurele behoefte.
Situatie B
· Bouwbedrijf.
· Neemt specialist aan voor één specifiek project.
Dan zie je direct:
· Verhoogd risico.
Situatie C
· Administratiekantoor.
· Neemt salarisadministrateur aan.
· Functie hoort bij de kernactiviteit.
· Lager risico.
Situatie D
· Organisatie neemt marketeer aan voor tijdelijke campagne.
· Hoger risico.
5. Contractvormen, exclusiviteit en risicobeheersing
De contractvorm van een payrollmedewerker heeft directe invloed op de risico's voor zowel de medewerker, de opdrachtgever als PolderLoon.
Daarom is het belangrijk dat vooraf goed wordt nagedacht over de gewenste contractduur en de gevolgen die hieraan verbonden zijn.
Binnen payroll wordt de gewenste contractvorm in de praktijk vaak bepaald door de opdrachtgever. Een opdrachtgever geeft bijvoorbeeld aan dat een medewerker direct een contract voor één jaar of voor onbepaalde tijd moet ontvangen.
Hoewel deze wens leidend kan zijn, blijft het belangrijk dat PolderLoon de gevolgen van deze keuze beoordeelt en bespreekt.
Payroll en de ketenregeling
Payrollmedewerkers vallen onder het reguliere arbeidsrecht.
In 2026 betekent dit dat binnen een periode van drie jaar maximaal drie arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd kunnen worden aangeboden.
Daarna ontstaat in beginsel een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.
De keuze voor een contractvorm heeft daardoor niet alleen gevolgen voor de medewerker, maar ook voor de toekomstige verplichtingen van PolderLoon als juridisch werkgever.
De proeftijd als beheersinstrument
De proeftijd biedt opdrachtgever, medewerker en PolderLoon de mogelijkheid om gedurende een beperkte periode te beoordelen of de samenwerking daadwerkelijk aansluit bij de verwachtingen.
In 2026 gelden daarbij de volgende wettelijke regels:
Bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd mag een proeftijd van maximaal twee maanden worden overeengekomen.
Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van twee jaar of langer mag een proeftijd van maximaal twee maanden worden overeengekomen.
Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd langer dan zes maanden maar korter dan twee jaar mag een proeftijd van maximaal één maand worden overeengekomen.
Bij een arbeidsovereenkomst van zes maanden of korter mag geen proeftijd worden overeengekomen.
Een zorgvuldig gekozen proeftijd kan bijdragen aan het beperken van risico's wanneer vooraf nog onvoldoende duidelijk is of de samenwerking duurzaam zal zijn.
De proeftijd is niet alleen een juridisch instrument, maar ook een belangrijk evaluatiemoment binnen het payrollproces.
PolderLoon kan ervoor kiezen om één à twee weken vóór het einde van de proeftijd contact op te nemen met zowel de opdrachtgever als de medewerker.
Tijdens dit contactmoment wordt besproken hoe de samenwerking verloopt, of beide partijen tevreden zijn en of er aandachtspunten bestaan die een succesvolle voortzetting van de arbeidsrelatie kunnen beïnvloeden.
Door tijdig in gesprek te gaan kunnen verwachtingen worden afgestemd, eventuele problemen vroegtijdig worden gesignaleerd en kunnen opdrachtgever, medewerker en PolderLoon gezamenlijk beoordelen of voortzetting van de samenwerking gewenst is.
Het vastleggen van een dergelijk evaluatiemoment binnen de werkprocessen draagt bij aan een zorgvuldige invulling van het werkgeverschap en helpt risico's rondom voortijdige beëindiging van de inzet te beperken.
Exclusiviteit binnen payroll
Een belangrijk kenmerk van payroll is dat de medewerker exclusief werkzaam is voor de opdrachtgever waarvoor hij of zij is aangenomen.
Wanneer een opdrachtgever besluit de inzet van een medewerker te beëindigen, betekent dit niet automatisch dat PolderLoon de medewerker zonder meer bij een andere opdrachtgever kan plaatsen. Afhankelijk van de gemaakte afspraken, de aard van de payrollconstructie en de wensen van de betrokken partijen kan hiervoor toestemming of overleg noodzakelijk zijn.
Hierdoor verschilt payroll wezenlijk van uitzenden, waarbij het ter beschikking stellen van medewerkers aan verschillende opdrachtgevers juist onderdeel van de dienstverlening is.
Contractvorm en risicobeoordeling
Bij het bepalen van een passende contractvorm is het daarom belangrijk om niet alleen te kijken naar de wens van de opdrachtgever, maar ook naar:
De verwachte continuïteit van de werkzaamheden;
De positie van de functie binnen de organisatie;
De mate waarin de medewerker herplaatsbaar is;
De duur van de verwachte samenwerking;
De risico's voor opdrachtgever, medewerker en PolderLoon bij voortijdige beëindiging.
Deze beoordeling vormt een belangrijk onderdeel van professioneel payrollwerk en helpt om verwachtingen vooraf duidelijk vast te leggen.
6. Contractuele bescherming
Om het risico van tussentijdse beëindiging van de inzet beheersbaar te houden moeten vooraf duidelijke afspraken worden vastgelegd.
| Document | Beschermt tegen |
|---|---|
| Opdrachtbevestiging | Onduidelijke verwachtingen over duur en continuïteit. |
| Raamovereenkomst | Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en samenwerking. |
| Algemene voorwaarden | Juridische en financiële risico's bij voortijdige beëindiging. |
| Arbeidsovereenkomst | Rechten en plichten van de medewerker. |
Voorbeeldtekst opdrachtbevestiging
Opdrachtgever geeft aan de verwachting te hebben dat de werkzaamheden voor de payrollmedewerker gedurende de overeengekomen contractperiode beschikbaar blijven.
Indien omstandigheden ontstaan die kunnen leiden tot voortijdige beëindiging van de inzet, zal opdrachtgever PolderLoon hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen zodat gezamenlijk naar een passende oplossing kan worden gezocht.
Voor deze opdracht gelden de afspraken zoals opgenomen in deze opdrachtbevestiging, de tussen partijen gesloten raamovereenkomst en de toepasselijke algemene voorwaarden van PolderLoon.
Voorbeeldtekst raamovereenkomst
Partijen erkennen dat tussen PolderLoon en de payrollmedewerker een arbeidsovereenkomst bestaat en dat tussen opdrachtgever en PolderLoon een raamovereenkomst bestaat ten aanzien van de inzet van deze medewerker.
Indien opdrachtgever besluit de werkzaamheden van een payrollmedewerker geheel of gedeeltelijk te beëindigen voordat de overeengekomen inzetperiode is verstreken, zal opdrachtgever PolderLoon hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.
Partijen zullen vervolgens gezamenlijk beoordelen welke gevolgen deze beëindiging heeft voor de voortzetting van de arbeidsovereenkomst, eventuele herplaatsingsmogelijkheden en de tussen partijen gemaakte afspraken.
Nadere afspraken over de financiële, organisatorische en juridische gevolgen van een tussentijdse beëindiging van de inzet kunnen worden vastgelegd in de opdrachtbevestiging, deze overeenkomst en/of de toepasselijke algemene voorwaarden.
Voorbeeldtekst algemene voorwaarden
Indien opdrachtgever besluit de inzet van een payrollmedewerker voortijdig te beëindigen terwijl de arbeidsovereenkomst tussen de medewerker en PolderLoon nog voortduurt, zal opdrachtgever hiervan onverwijld melding maken aan PolderLoon.
PolderLoon zal vervolgens beoordelen welke verplichtingen voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst, de toepasselijke wet- en regelgeving, de tussen partijen gesloten overeenkomsten en de omstandigheden van het geval.
Opdrachtgever zal alle medewerking verlenen die redelijkerwijs noodzakelijk is om de gevolgen van een voortijdige beëindiging van de inzet te beperken, waaronder het verstrekken van relevante informatie, het voeren van overleg en het onderzoeken van mogelijke alternatieven voor voortzetting van de werkzaamheden.
Voor zover tussen partijen aanvullende afspraken zijn gemaakt over de gevolgen van een voortijdige beëindiging van de inzet, worden deze geacht onderdeel uit te maken van de opdrachtbevestiging en/of de tussen partijen gesloten overeenkomst.
Herplaatsingsprotocol
Wanneer een opdrachtgever besluit de inzet van een payrollmedewerker voortijdig te beëindigen, beoordeelt PolderLoon of voortzetting van het dienstverband mogelijk is.
Binnen het herplaatsingsprotocol worden onder andere de volgende stappen doorlopen:
Inventarisatie van de reden van beëindiging;
Beoordeling van de contractuele situatie;
Gesprek met opdrachtgever;
Gesprek met medewerker;
Onderzoek naar herplaatsingsmogelijkheden;
Beoordeling van de haalbaarheid van voortzetting van het dienstverband;
Vastlegging van de vervolgstappen.
Het doel van het herplaatsingsprotocol is om zorgvuldig invulling te geven aan het werkgeverschap, risico's te beperken en waar mogelijk passende oplossingen te onderzoeken voor zowel medewerker, opdrachtgever als PolderLoon.
7. Risicobeoordeling en tariefstelling
Niet iedere payrollconstructie kent hetzelfde risicoprofiel. De risico's die PolderLoon als juridisch werkgever aangaat kunnen sterk verschillen afhankelijk van de opdrachtgever, de medewerker, de functie, de contractvorm en de gemaakte afspraken.
Een opdrachtgever met een structurele personeelsbehoefte, een stabiele organisatie en duidelijke afspraken over de inzet van medewerkers vertegenwoordigt doorgaans een ander risico dan een opdrachtgever met een tijdelijke, onzekere of moeilijk voorspelbare personeelsvraag.
Om die reden is het belangrijk om vooraf een risicobeoordeling uit te voeren.
Daarbij wordt onder andere gekeken naar:
Het profiel van de opdrachtgever;
De functie en organisatiecontext;
De contractvorm;
De mogelijkheid van een proeftijd;
De verwachte continuïteit van de inzet;
De kans op herplaatsing;
De gemaakte contractuele afspraken;
De mate waarin risico's vooraf zijn afgedekt.
De uitkomst van deze beoordeling kan invloed hebben op:
De acceptatie van de payrollopdracht;
De contractvorm die wordt aangeboden;
Aanvullende afspraken in opdrachtbevestiging of overeenkomst;
Evaluatiemomenten tijdens de looptijd van de overeenkomst;
De tariefstelling en/of omrekenfactor.
Hierbij geldt als uitgangspunt dat risico's die onvoldoende kunnen worden beheerst of afgedekt, uiteindelijk onderdeel worden van het risico dat PolderLoon als juridisch werkgever draagt.
Naarmate risico's beter inzichtelijk zijn en contractueel worden beheerst, ontstaat meer ruimte voor een passende en concurrerende tariefstelling.
Risicobeheersing is daarmee niet alleen een juridisch of operationeel vraagstuk, maar vormt ook een belangrijk onderdeel van een gezonde en duurzame payrollonderneming
8. Praktische beslisvraag
Voordat een payrollmedewerker in dienst wordt genomen, moet de volgende vraag kunnen worden beantwoord:
"Zijn wij bereid de verplichtingen van het werkgeverschap aan te gaan wanneer de opdrachtgever de inzet eerder beëindigt dan verwacht?"
Wanneer deze vraag onvoldoende positief kan worden beantwoord, zijn aanvullende afspraken, een andere contractvorm of zelfs een andere dienstverlening mogelijk passender.
Samenvatting voor accountmanagers:
Bespreek verwachtingen vooraf.
Beoordeel opdrachtgever, functie en medewerker.
Gebruik de juiste contractvorm.
Plan een proeftijdsevaluatie.
Leg afspraken schriftelijk vast.
Wees bewust van de financiële gevolgen voor PolderLoon.
