2.1 Interne salaris-en beloningscoördinatie
PolderKantoor is de werkgever van de interne medewerkers binnen de PolderKracht Groep.
Hoewel de salarisverwerking van deze medewerkers en de dga’s door Koopman & Co wordt uitgevoerd, blijft intern een duidelijke regie- en controlefunctie noodzakelijk.
Deze verantwoordelijkheid wordt ondergebracht bij de Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken, een vertrouwelijke rol die een verbinding vormt tussen :
• de directie;
• de Coördinator interne HR-en Werkgeverszaken;
• Koopman & Co;
• Financiën, Beheersing & Advies;
• pensioenuitvoerder ASR;
• de Coördinator Mobiliteit en Wagenpark
• onze eigen medewerkers
De rol wordt op managementniveau ingedeeld en kan, zolang de omvang geen afzonderlijke functie rechtvaardigt, als formele portefeuille aan een directielid of andere functionaris op managementniveau worden toegewezen.
2.1.1 Doel van de rol
De coördinator bewaakt dat alle goedgekeurde salaris- en beloningsafspraken volledig, tijdig en juist worden doorgegeven, verwerkt en gecontroleerd.
De werkzaamheden hebben onder meer betrekking op:
• salarissen en salariswijzigingen;
• indiensttreding en uitdiensttreding;
• wijzigingen in arbeidsduur of functie;
• vaste en incidentele vergoedingen;
• reiskosten en thuiswerkvergoedingen;
• leaseauto’s en andere mobiliteitsafspraken;
• pensioenaanmeldingen en -mutaties;
• verlof, verzuim en andere wijzigingen met gevolgen voor het salaris;
• correcties, nabetalingen en inhoudingen;
• vragen van medewerkers over salaris en beloning.
2.1.2 Werkwijze
De coördinator ontvangt uitsluitend afspraken en mutaties die door de daarvoor bevoegde functionaris zijn goedgekeurd.
Vervolgens wordt gecontroleerd of de informatie volledig, duidelijk en voldoende onderbouwd is.
De coördinator:
• verzamelt en controleert de benodigde gegevens;
• vraagt ontbrekende informatie op;
• verstrekt de goedgekeurde mutaties aan de uitvoerende partij;
• bewaakt de tijdige verwerking;
• controleert de uitkomsten op volledigheid en aannemelijkheid;
• laat geconstateerde verschillen onderzoeken en corrigeren;
• bevestigt waar nodig dat de wijziging is verwerkt;
• zorgt dat relevante afspraken en correspondentie worden vastgelegd.
De coördinator voert de salarisberekening niet zelf uit, maar blijft verantwoordelijk voor de interne begeleiding en bewaking van het proces.
2.1.3 Aanspreekpunt voor medewerkers
De coördinator is het centrale interne aanspreekpunt voor vragen van medewerkers over hun salarisstrook, vergoedingen, reiskosten, leasekosten, pensioen en andere beloningsonderwerpen.
Eenvoudige vragen worden rechtstreeks beantwoord.
Vragen die betrekking hebben op salarisberekeningen worden afgestemd met Koopman & Co.
Arbeidsvoorwaardelijke of personele vragen worden voorgelegd aan Interne HR of de bevoegde leidinggevende.
Hiermee voorkomen we dat medewerkers zelf verschillende interne en externe partijen moeten benaderen en bewaken we één duidelijke communicatielijn.
2.1.4 Bevoegdheden en grenzen
De coördinator bewaakt en coördineert de uitvoering, maar stelt niet zelfstandig salarissen, arbeidsvoorwaarden of bijzondere vergoedingen vast.
Besluiten worden genomen door de functionarissen die daarvoor volgens het functiehuis en de autorisatiematrix bevoegd zijn.
De coördinator geeft een wijziging pas door wanneer de vereiste goedkeuring aantoonbaar aanwezig is.
Bij onduidelijke, afwijkende of niet-geautoriseerde verzoeken wordt de verwerking opgeschort en vindt eerst afstemming plaats.
2.1.5 Vertrouwelijkheid en positionering
De Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken is een vertrouwelijke rol op managementniveau.
De functionaris heeft alleen toegang tot persoonsgegevens en salarisinformatie die voor de uitvoering van de rol noodzakelijk zijn.
De rol kan, zolang de omvang geen afzonderlijke functie rechtvaardigt, als formele portefeuille aan een directielid of andere functionaris op managementniveau worden toegewezen.
Bij de toewijzing wordt vastgelegd:
• wie de rol vervult;
• welke bevoegdheden en toegangsrechten gelden;
• aan wie verantwoording wordt afgelegd;
• wie als formele vervanger optreedt;
• wanneer de inrichting opnieuw wordt beoordeeld.
De beperkte tijdsomvang van de rol doet niets af aan het vereiste niveau van zorgvuldigheid, integriteit en verantwoordelijkheid.
2.1.6 Samenwerking met Koopman & Co
Koopman & Co verzorgt in Loket.nl de salarisadministratie van de eigen medewerkers en dga’s van de PolderKracht Groep.
De samenwerking rond deze salarisadministratie verloopt via de Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken.
De overige financiële en accountancywerkzaamheden van Koopman & Co zijn beschreven in hoofdstuk 2.7.
2.1.7 Verdeling van werkzaamheden
De coördinator is verantwoordelijk voor:
verzamelen en controleren van goedgekeurde mutaties;
tijdige en veilige aanlevering aan Koopman & Co;
• beantwoorden van aanvullende vragen;
• bewaken van de voortgang;
• controleren van de aangeleverde salarisuitkomsten;
• laten herstellen van fouten en verschillen;
• behandelen of coördineren van vragen van medewerkers.
Koopman & Co is verantwoordelijk voor:
verwerking van de aangeleverde mutaties in Loket.nl;
• uitvoering van de salarisberekeningen;
• beschikbaar stellen van loonstroken en salarisoverzichten;
• verwerking van correcties;
• uitvoering van de overeengekomen salaris administratieve verplichtingen;
• signalering van ontbrekende, afwijkende of onduidelijke informatie.
2.1.8 Aanlevering en planning
Voor iedere salarisperiode worden vaste afspraken gemaakt over:
• de uiterste aanleverdatum;
• het moment van de salarisverwerking;
• de controle van de conceptuitkomsten;
• de definitieve verwerking;
• de beschikbaarstelling van loonstroken;
• de voorbereiding van betalingen en financiële boekingen.
Mutaties die na de afgesproken datum worden aangeleverd, kunnen gevolgen hebben voor de verwerking.
De coördinator beoordeelt dan samen met Koopman & Co of verwerking nog mogelijk is of dat een correctie of nabetaling nodig is.
2.1.9 Controle van de salarisverwerking
Na verwerking controleert de coördinator of de aangeleverde mutaties juist en volledig zijn toegepast.
Daarbij wordt onder meer gekeken naar:
• medewerkers die in of uit dienst zijn gegaan;
• salaris- en urenwijzigingen;
• vergoedingen en inhoudingen;
• reiskosten en leaseafspraken;
• verlof en verzuim met gevolgen voor het salaris;
• pensioenmutaties;
• bijzondere betalingen en correcties;
• opvallende verschillen ten opzichte van de vorige periode.
De controle is gericht op volledigheid en aannemelijkheid. De technische salarisberekening en de inrichting in Loket.nl liggen bij Koopman & Co.
2.1.10 Vragen en correcties
Vragen en geconstateerde verschillen worden centraal door de coördinator met Koopman & Co afgestemd.
Voor een correctie wordt vastgelegd:
• op welke medewerker en periode deze betrekking heeft;
• waardoor de afwijking is ontstaan;
• welke aanpassing noodzakelijk is;
• wie de correctie heeft goedgekeurd;
• wanneer de correctie wordt verwerkt;
• of een nabetaling of terugvordering nodig is.
De medewerker wordt waar nodig tijdig en zorgvuldig over de correctie geïnformeerd.
2.1.11 Vertrouwelijkheid en verantwoordelijkheid
De uitwisseling van salarisgegevens vindt plaats via afgesproken en beveiligde kanalen.
Alleen bevoegde personen krijgen toegang tot individuele salarissen, arbeidsvoorwaarden, loonstroken en andere persoonsgegevens.
De uitvoering door Koopman & Co verandert niet de verantwoordelijkheid van PolderKantoor om juiste en goedgekeurde informatie aan te leveren en de uitkomsten te controleren.
Koopman & Co blijft verantwoordelijk voor een professionele uitvoering van de overeengekomen salarisverwerking op basis van de aangeleverde gegevens.
De samenwerking wordt periodiek geëvalueerd.
Daarbij wordt gekeken naar tijdigheid, kwaliteit, communicatie, correcties, beveiliging en mogelijke verbeteringen.
2.1.12 Interne salaris- en arbeidsvoorwaardelijke onderwerpen
De salarisverwerking van eigen medewerkers is gebaseerd op afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt en goedgekeurd.
De Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken beheert het arbeidsvoorwaardelijke en personele proces.
De Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken bewaakt vervolgens dat afspraken met gevolgen voor salaris, pensioen of vergoedingen juist worden doorgegeven en verwerkt.
2.1.13 Salarisafspraken en mutaties
Salarisafspraken en wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en goedgekeurd voordat zij aan Koopman & Co worden doorgegeven.
Dit betreft onder meer:
• indiensttreding en uitdiensttreding;
• salaris en arbeidsduur;
• wijzigingen van functie of functieniveau;
• periodieke salarisaanpassingen;
• tijdelijke of structurele toeslagen;
• bonussen en andere bijzondere betalingen;
• inhoudingen, correcties en nabetalingen;
• wijzigingen in persoonlijke of fiscale gegevens.
De coördinator controleert of duidelijk is wat moet worden verwerkt, vanaf welke datum dit geldt en of de vereiste goedkeuring aanwezig is.
2.1.14 Vergoedingen en mobiliteit
Bij vergoedingen wordt gecontroleerd of deze aansluiten op de gemaakte afspraken en het interne beleid.
Hieronder vallen bijvoorbeeld:
• woon-werkverkeer;
• zakelijke kilometers;
• thuiswerkvergoedingen;
• onkostenvergoedingen;
• leaseauto’s;
• eigen bijdragen;
• andere mobiliteits- of kostenafspraken.
Bij een leaseauto of wijziging van mobiliteitsafspraken stemt de coördinator waar nodig af met Interne HR, de fleetmanager, Koopman & Co en Financiën, Beheersing & Advies.
2.1.15 Verlof en verzuim
Interne HR is verantwoordelijk voor de personele registratie en begeleiding van verlof en verzuim.
De coördinator bewaakt uitsluitend de gevolgen voor de salaris- en beloningsverwerking.
Daarbij wordt onder meer gecontroleerd of:
onbetaald verlof juist wordt verwerkt;
wijzigingen in arbeidsduur of loondoorbetaling tijdig zijn doorgegeven;
verlofsaldi en salarisgegevens logisch op elkaar aansluiten;
verzuim met financiële gevolgen correct is verwerkt;
relevante correcties of verzekeringsgegevens worden opgevolgd;
financiële totalen en reserveringen beschikbaar zijn voor rapportage.
Medische informatie wordt niet opgenomen in de salarisadministratie, tenzij een specifiek gegeven noodzakelijk en toegestaan is voor de salarisverwerking.
2.1.16 Aanlevering en controle
Interne HR en bevoegde leidinggevenden leveren goedgekeurde wijzigingen aan bij de coördinator.
De coördinator controleert de volledigheid en geeft de mutaties door aan Koopman & Co.
Na de salarisverwerking wordt beoordeeld of:
• de wijziging bij de juiste medewerker is verwerkt;
• de juiste ingangsdatum is gebruikt;
• bedragen en aantallen aannemelijk zijn;
• een tijdelijke afspraak niet onbedoeld structureel doorloopt;
• correcties juist zijn uitgevoerd;
• de financiële gevolgen aan Financiën, Beheersing & Advies kunnen worden doorgegeven.
2.1.17 Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden blijven duidelijk gescheiden:
Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken
beheert personeelsbeleid, arbeidsvoorwaarden en personeelsdossiers;
leidinggevende en directie
nemen besluiten binnen hun bevoegdheden;
de coördinator
bewaakt aanlevering, verwerking, controle en communicatie;
Koopman & Co
voert de salarisverwerking uit;
Financiën, Beheersing & Advies
verwerkt en controleert de financiële totalen;
de fleetmanager
voert de toegewezen werkzaamheden rond leaseauto’s en mobiliteit uit.
De verdere inhoudelijke uitwerking van arbeidsvoorwaarden, verlof, verzuim, functioneren en het functie- en loongebouw vindt plaats binnen het hoofdstuk Human Resources (HR).
2.1.18 Pensioenregelingen en ASR
De pensioenregelingen voor onze interne medewerkers en payrollmedewerkers zijn ondergebracht bij ASR.
PolderKantoor heeft hierbij een bijzondere uitvoerende positie, omdat reguliere registraties en mutaties rechtstreeks in het ASR-portaal kunnen worden verwerkt zonder tussenkomst van een pensioenadviseur.
Binnen het ASR-portaal worden twee afzonderlijke omgevingen gebruikt:
• een omgeving voor de pensioenregeling van onze interne medewerkers;
• een omgeving voor payrollmedewerkers met een adequate pensioenregeling die aansluit op de voor payroll geldende regels.
De regelingen, deelnemers en mutaties moeten strikt van elkaar gescheiden worden verwerkt.
2.1.19 Rechtstreekse verwerking
De Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken is voor de interne medewerkers verantwoordelijk voor de coördinatie en verwerking van de noodzakelijke gegevens in het ASR-portaal.
Dit betreft onder meer:
• aanmelden van nieuwe medewerkers;
• afmelden van vertrekkende medewerkers;
• doorgeven van salaris- en urenwijzigingen;
• verwerken van wijzigingen die gevolgen hebben voor de pensioenopbouw;
• controleren van bevestigingen en deelnemersgegevens;
• onderzoeken en laten herstellen van verschillen;
• beantwoorden of coördineren van pensioenvragen van medewerkers.
Voor payrollmedewerkers worden de werkzaamheden uitgevoerd door de daarvoor aangewezen functionaris binnen Salarisadministratie & Loonadvies.
2.1.20 Aanlevering en controle
Interne HR levert de goedgekeurde personeels- en arbeidsvoorwaardelijke gegevens van eigen medewerkers aan.
Voor payrollmedewerkers worden de benodigde gegevens aangeleverd vanuit het daarvoor ingerichte payrollproces.
Bij iedere mutatie wordt gecontroleerd:
• of de juiste ASR-omgeving wordt gebruikt;
• of de medewerker onder de juiste regeling valt;
• of persoonsgegevens, salaris en arbeidsduur juist zijn;
• vanaf welke datum de wijziging geldt;
• of de registratie door ASR is geaccepteerd;
• of de uitkomst aansluit op de salarisadministratie;
• of de bevestiging en onderliggende stukken zijn vastgelegd.
Periodiek worden de deelnemersbestanden, salarisgegevens, pensioenpremies en ontvangen nota’s aangesloten op Loket.nl en de financiële administratie.
2.1.21 Verdeling van verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld:
Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken
bewaakt welke arbeidsvoorwaardelijke en personele afspraken gelden voor eigen medewerkers;
de coördinator
verwerkt en controleert de pensioenmutaties van eigen medewerkers;
Salarisadministratie & Loonadvies
bewaakt de uitvoering voor payrollmedewerkers;
Koopman & Co
verwerkt de relevante salaris- en pensioeninformatie van eigen medewerkers in Loket.nl;
Financiën, Beheersing & Advies
controleert de financiële verwerking en aansluiting van pensioenpremies;
ASR
voert de pensioenregelingen uit;
de pensioenadviseur
wordt betrokken wanneer advies, wijziging of inrichting van een pensioenregeling noodzakelijk is.
2.1.22 Vertrouwelijkheid en continuïteit
Toegang tot het ASR-portaal wordt beperkt tot bevoegde functionarissen.
Zij krijgen alleen toegang tot de omgeving en gegevens die voor hun werkzaamheden noodzakelijk zijn.
Omdat de pensioenverwerking niet afhankelijk mag zijn van één persoon, wordt per omgeving een formele vervanger aangewezen.
Mutaties, controles en belangrijke correspondentie worden zodanig vastgelegd dat werkzaamheden bij afwezigheid zorgvuldig kunnen worden overgenomen.
2.1.23 Toekomstige pensioenregeling voor PolderLoon
Een toekomstige interne opdracht is het inrichten van een afzonderlijke adequate pensioenregeling voor payrollmedewerkers binnen PolderLoon, los van de pensioenregeling van PolderKantoor.
Voor het ontwerpen en afsluiten van deze nieuwe regeling wordt een pensioenadviseur betrokken, overeenkomstig de voorwaarden en werkwijze die ASR hiervoor hanteert.
Bij dit traject moeten onder meer worden beoordeeld:
• de werkgevers- en deelnemersstructuur;
• de voorwaarden waaraan de payrollregeling moet voldoen;
• de inhoud en uitvoerbaarheid van de regeling;
• de verdeling van werkgevers- en werknemerspremies;
• de aansluiting op Loket.nl en de financiële administratie;
• de inrichting van het ASR-portaal;
• de communicatie aan payrollmedewerkers;
• de overgang vanuit de bestaande situatie;
• de verdeling van beheer, controle en verantwoordelijkheden.
De nieuwe regeling wordt pas ingevoerd nadat deze inhoudelijk is beoordeeld, contractueel is vastgelegd, technisch is ingericht en intern is goedgekeurd. Tot dat moment blijft de bestaande pensioenverwerking voor payrollmedewerkers van toepassing.
2.1.24 Samenwerking met Interne HR en Financiën
Salarisverwerking verbindt personele afspraken met financiële verplichtingen.
Daarom werkt binnen de Coördinator Interne Salaris-en Beloningszaken nauw samen met de Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken en de afdeling Financiën, Beheersing & Advies.
Iedere afdeling heeft daarbij een eigen verantwoordelijkheid.
De Coördinator Interne Salaris-en Beloningszaken bewaakt de juiste overdracht en voorkomt dat verantwoordelijkheden of vertrouwelijke gegevens onnodig door elkaar lopen.
Samenwerking met Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken
Interne HR beheert de arbeidsrelatie en legt personele en arbeidsvoorwaardelijke afspraken vast.
Interne HR levert onder meer informatie aan over:
• indiensttreding en uitdiensttreding;
• arbeidsovereenkomsten;
• functie, salaris en arbeidsduur;
• salaris- en functiewijzigingen;
• verlof en verzuim met gevolgen voor de salarisverwerking;
• vergoedingen en mobiliteitsafspraken;
• wijzigingen in persoonsgegevens;
• overige goedgekeurde personeelsmutaties.
De Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken controleert of de informatie volledig en goedgekeurd is en zorgt voor verdere verwerking door Koopman & Co en, waar nodig, ASR of een andere uitvoerende partij.
De Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken blijft verantwoordelijk voor het personeelsbeleid en de onderliggende afspraken. De coördinator is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige verwerking daarvan binnen de salaris- en beloningsketen.
Samenwerking met Financiën, Beheersing & Advies
Na de salarisverwerking ontvangt Financiën, Beheersing & Advies de informatie die nodig is voor:
verwerking van loonjournaalposten;
betaling van nettolonen;
loonheffingen en andere afdrachten;
pensioen- en fondslasten;
werkgeverslasten en reserveringen;
aansluiting van bankbetalingen en financiële verplichtingen;
kostenverdeling per entiteit;
financiële rapportages en personeelskostenanalyses.
De Coördinator Interne Salaris- en Beloningszaken controleert eerst of de salarisuitkomsten volledig en aannemelijk zijn. Financiën, Beheersing & Advies controleert vervolgens of de financiële totalen juist en volledig in de administratie zijn verwerkt.
Waar mogelijk worden totalen en samengevoegde gegevens gedeeld.
Individuele salarisgegevens worden alleen verstrekt wanneer dit noodzakelijk is en de ontvanger daarvoor bevoegd is.
2.1.25 Mutatie- en informatiestroom
De vaste werkwijze is:
Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken of een andere bevoegde functionaris legt een afspraak of mutatie vast.
De vereiste goedkeuring wordt verkregen.
De Coördinator Interne Salaris-en Beloningszaken controleert de aanlevering.
Koopman & Co of ASR verwerkt de mutatie.
De coördinator Interne Salaris-en Beloningszaken controleert de uitkomst.
Financiën, Beheersing & Advies ontvangt de noodzakelijke financiële gegevens.
Verschillen of ontbrekende gegevens worden teruggelegd bij de verantwoordelijke partij.
Voor iedere stap moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is en welke termijn geldt.
2.1.26 Afwijkingen en afstemming
Wanneer gegevens ontbreken, niet zijn goedgekeurd of onderling verschillen, wordt de verwerking niet op basis van een aanname uitgevoerd.
De Coördinator Interne Salaris-en Beloningszaken legt de vraag terug bij de Coördinator Interne HR-en Werkgeverszaken, de leidinggevende, Koopman & Co, ASR of Financiën, Beheersing & Advies.
Belangrijke afspraken, afwijkingen en correcties worden vastgelegd.
Hierdoor blijft zichtbaar wat is besloten, wie toestemming heeft gegeven en hoe de uiteindelijke verwerking tot stand is gekomen.
