4.0 HR & Organisatie
4.1.4 Organisatie
Naast HR omvat dit hoofdstuk de organisatorische ondersteuning die vanuit PolderKantoor voor de groep wordt uitgevoerd.
Hieronder vallen onder andere interne inkoop, kantoorvoorzieningen, medewerkersvoorzieningen, post en verzendingen, huisvesting, veiligheid, personeelsactiviteiten, interne reglementen en de organisatie van werkgroepen.
Ook binnen Organisatie worden doelgroepen en kostenstromen gescheiden.
Kantoorartikelen of een bureaustoel voor een interne medewerker behoren bijvoorbeeld tot een ander proces dan werkschoenen of persoonlijke beschermingsmiddelen voor een flex- of payrollmedewerker.
Van iedere activiteit wordt daarom vastgesteld:
• voor welke doelgroep en entiteit deze wordt uitgevoerd;
• wie de aanvraag doet en goedkeurt;
• wie verantwoordelijk is voor inkoop, registratie en uitgifte;
• waar de kosten worden geboekt;
• of kosten moeten worden doorbelast;
• welke controles en afspraken van toepassing zijn.
4.1.5 Organisatorische regie en werkgroepen
HR & Organisatie verzorgt tevens de organisatorische regie rond verschillende vaste en tijdelijke werkgroepen.
Vanuit deze afdeling worden de werkgroepen opgezet, worden de juiste belanghebbenden betrokken en wordt gezorgd voor planning, verslaglegging, opvolging en continuïteit.
De organisatorische regie betekent niet dat HR & Organisatie automatisch inhoudelijk verantwoordelijk is voor ieder onderwerp.
De inhoudelijke verantwoordelijkheid blijft bij de betrokken vak-afdeling of proceseigenaar.
Dit geldt bijvoorbeeld voor werkgroepen rond NEN 4400-1, VCU, de interne RI&E en systemen en softwarepakketten.
4.1.6 Doel van dit hoofdstuk
In dit hoofdstuk leggen we vast:
• welke werkzaamheden onder HR & Organisatie vallen;
• voor welke doelgroepen deze werkzaamheden worden uitgevoerd;
• welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden gelden;
• hoe wordt samengewerkt met andere afdelingen en entiteiten;
• welke functies, kennis en systemen nodig zijn;
• hoe kosten worden toegerekend of doorbelast;
• hoe kwaliteit, privacy en continuïteit worden geborgd.
Hiermee ontstaat een duidelijke basis voor de verdere ontwikkeling van HR & Organisatie als intern werkgeversdomein, uitvoerende HR-afdeling en centraal organisatorisch onderdeel van PolderKantoor.
4.4 HR-Support & Advies voor flex-medewerkers
Binnen de dienstverlening aan flexmedewerkers werken verschillende disciplines nauw met elkaar samen.
Flex Backoffice & Compliance verzorgt de administratieve, contractuele en juridische beheersing van het werkgeverschap.
Salarisadministratie & Loonadvies draagt zorg voor de juiste loon-, fiscale en pensioenverwerking.
De opdrachtgever of inlener is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en het toezicht op de werkzaamheden en voor een veilige werkplek.
HR-Support & Advies richt zich binnen deze samenwerking op de mensgerichte begeleiding van flex-medewerkers.
Het gaat daarbij onder meer om ondersteuning bij inzetbaarheid, functioneren, ontwikkeling, verzuim en re-integratie, klachten, conflicten en sociale veiligheid.
Hoewel flex-medewerkers hun dagelijkse werkzaamheden bij een opdrachtgever uitvoeren, blijft de formele werkgever verantwoordelijk voor zorgvuldig werkgeverschap.
HR-Support & Advies bewaakt daarom dat signalen tijdig worden opgepakt, dat flex-medewerkers weten waar zij terechtkunnen en dat de werkgever, de opdrachtgever en de betrokken interne of externe partijen zorgvuldig samenwerken.
De praktische en administratieve verwerking van deze onderwerpen vindt waar nodig plaats in samenwerking met Flex Backoffice & Compliance, Salarisadministratie & Loonadvies, de opdrachtgever, de arbodienst, verzekeraars en andere deskundigen.
De bijbehorende processtappen, controles en systeemverwerkingen worden nader beschreven in hoofdstuk 5.0 Flex Backoffice & Compliance.
Binnen dit hoofdstuk wordt uitgewerkt hoe PolderKracht Groep invulling geeft aan de mensgerichte begeleiding van flex-medewerkers gedurende de gehele arbeidsrelatie: vanaf de start bij een opdrachtgever tot en met de afronding van een opdracht, een eventuele herplaatsing of het einde van het dienstverband.
4.4.1 Doel en uitgangspunten
HR-Support & Advies voor flex-medewerkers heeft als doel om medewerkers gedurende hun arbeidsrelatie en inzet op een persoonlijke, zorgvuldige en professionele manier te begeleiden.
Daarbij wordt rekening gehouden met de bijzondere positie van de flex-medewerker:
• de medewerker heeft een arbeidsovereenkomst met een organisatie binnen de PolderKracht Groep, maar voert de dagelijkse werkzaamheden doorgaans uit bij een opdrachtgever.
4.4.1.1 Doel
Met HR-Support & Advies wil PolderKracht Groep:
• goed en zorgvuldig werkgeverschap bieden;
• flex-medewerkers een duidelijk en toegankelijk aanspreekpunt bieden;
• bijdragen aan een goede start en een duurzame inzet bij de opdrachtgever;
• de inzetbaarheid, ontwikkeling en het welzijn van flex-medewerkers ondersteunen;
• vragen, zorgen en signalen tijdig herkennen en zorgvuldig behandelen;
• problemen tijdens de inzet zo veel mogelijk voorkomen of vroegtijdig oplossen;
• een goede samenwerking bevorderen tussen de flex-medewerker, de opdrachtgever en de betrokken interne afdelingen;
• arbeidsrechtelijke, persoonlijke en organisatorische belangen zorgvuldig afwegen.
4.4.1.2 Uitgangspunten
Bij de uitvoering van HR-Support & Advies gelden de volgende uitgangspunten:
Persoonlijke aandacht:
de flexmedewerker wordt gezien als medewerker van de organisatie en niet uitsluitend als een plaatsing of inzet bij een opdrachtgever.
Laagdrempelige bereikbaarheid:
de flexmedewerker moet weten bij wie hij terechtkan met vragen, zorgen, klachten of persoonlijke omstandigheden die van invloed kunnen zijn op het werk.
Duidelijkheid:
verwachtingen, afspraken, verantwoordelijkheden en vervolgstappen worden begrijpelijk en tijdig gecommuniceerd.
Gelijkwaardige behandeling:
flexmedewerkers worden respectvol, eerlijk en zonder ongeoorloofd onderscheid behandeld.
Preventief handelen:
signalen over functioneren, inzetbaarheid, verzuim, veiligheid of samenwerking worden zo vroeg mogelijk besproken.
Hoor en wederhoor:
bij klachten, conflicten of verschillen van inzicht krijgen alle betrokken partijen de gelegenheid hun situatie toe te lichten.
Zorgvuldige belangenafweging:
bij beslissingen worden de belangen van de flexmedewerker, de formele werkgever en de opdrachtgever betrokken.
Vertrouwelijkheid en privacy:
persoonlijke gegevens worden alleen gedeeld met medewerkers of partijen die deze informatie voor hun taak nodig hebben.
Duidelijke rolverdeling:
HR-Support & Advies begeleidt het mensgerichte gedeelte van de arbeidsrelatie. Contractuele, juridische, administratieve en looninhoudelijke verwerking vindt plaats bij de daarvoor verantwoordelijke discipline.
Aantoonbare opvolging:
relevante afspraken, beslissingen en vervolgacties worden zorgvuldig vastgelegd en bewaakt.
4.11 Werkterreinen, verantwoordelijkheden en doorbelasting
HR & Organisatie voert werkzaamheden uit voor PolderKantoor, de verschillende entiteiten van de PolderKracht Groep en, via PolderLoon, voor externe opdrachtgevers. Bij iedere activiteit moet daarom duidelijk zijn voor wie de werkzaamheden worden uitgevoerd, wie opdracht geeft, wie inhoudelijk verantwoordelijk is en waar de bijbehorende kosten thuishoren.
4.11.1 Verantwoordelijkheden
HR & Organisatie is verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering en registratie van de aan deze afdeling toegewezen werkzaamheden.
De afdeling die of het bedrijfsonderdeel dat van de ondersteuning gebruikmaakt, blijft verantwoordelijk voor een juiste en tijdige aanvraag en voor het verstrekken van de benodigde informatie.
Bij iedere activiteit wordt vastgesteld:
• voor welke medewerkersgroep of entiteit de activiteit wordt uitgevoerd;
• wie de opdrachtgever of aanvrager is;
• wie de aanvraag beoordeelt en goedkeurt;
• wie de werkzaamheden uitvoert;
• wie verantwoordelijk is voor controle en opvolging;
• welke kosten en verplichtingen ontstaan;
• hoe de activiteit wordt geregistreerd en gerapporteerd.
4.11.2 Eigen werkzaamheden van PolderKantoor
Werkzaamheden die uitsluitend betrekking hebben op het functioneren van PolderKantoor en zijn eigen medewerkers worden als interne werkzaamheden van PolderKantoor geregistreerd.
Hieronder vallen bijvoorbeeld de interne HR-functie, de eigen kantoororganisatie, huisvesting en algemene voorzieningen voor interne medewerkers.
Omdat interne medewerkers ook werkzaamheden kunnen verrichten voor andere entiteiten van de PolderKracht Groep, wordt periodiek beoordeeld welk deel van de kosten bij PolderKantoor blijft en welk deel aan andere entiteiten moet worden toegerekend.
4.11.3 Direct toe te rekenen werkzaamheden en kosten
Kosten die rechtstreeks betrekking hebben op één entiteit, opdrachtgever, medewerker of medewerkersgroep worden zoveel mogelijk direct aan de juiste partij gekoppeld.
Voorbeelden hiervan zijn:
• werkschoenen of PBM’s voor een specifieke flex-medewerker;
• voorzieningen voor payrollmedewerkers van PolderLoon;
• een activiteit die uitsluitend voor één entiteit wordt georganiseerd;
• externe deskundigheid die voor een specifieke opdracht wordt ingeschakeld;
• uren die worden besteed aan een afzonderlijke externe HR-opdracht.
Bij de aanvraag of bestelling wordt daarom direct vastgelegd voor wie de kosten worden gemaakt.
4.11.4 Gezamenlijke werkzaamheden en kosten
Sommige werkzaamheden en voorzieningen worden voor meerdere entiteiten of voor de gehele groep uitgevoerd.
Deze kosten kunnen niet altijd rechtstreeks aan één gebruiker worden gekoppeld.
Voor deze gezamenlijke kosten wordt een vooraf afgesproken verdeelsleutel gebruikt. De verdeling kan bijvoorbeeld worden gebaseerd op gebruik, aantal medewerkers, formatie, tijdsbesteding, locaties of een andere passende grondslag.
De keuze en toepassing van de verdeelsleutel worden afgestemd met Financiën, Beheersing & Advies en goedgekeurd door de daarvoor bevoegde functionaris.
De gebruikte grondslag moet uitlegbaar, controleerbaar en periodiek herzienbaar zijn.
4.11.5 Externe HR-dienstverlening
Bij externe HR-Support & Advies en HR-Consultancy ligt de commerciële overeenkomst bij PolderLoon.
De uitvoering vindt plaats door HR-professionals binnen PolderKantoor.
De inzet van PolderKantoor wordt aan PolderLoon doorbelast op basis van vastgelegde afspraken.
PolderLoon verzorgt vervolgens de facturatie aan de externe opdrachtgever. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen vaste dienstverlening, werkzaamheden per medewerker of periode en afzonderlijk meerwerk of projectmatige opdrachten.
4.11.6 Registratie en financiële verwerking
HR & Organisatie zorgt ervoor dat aanvragen, bestellingen, uren, verstrekkingen en andere relevante gegevens aan de juiste doelgroep en entiteit worden gekoppeld. Financiën, Beheersing & Advies bepaalt hoe deze gegevens financieel worden verwerkt en hoe interne doorbelasting in de administratie wordt vastgelegd.
De onderliggende registratie moet voldoende informatie bevatten om te kunnen vaststellen:
welke werkzaamheden of middelen zijn geleverd;
voor welke partij dit is gebeurd;
wanneer dit heeft plaatsgevonden;
wie toestemming heeft gegeven;
welk bedrag of welke tijdsbesteding moet worden verwerkt;
welke verdeelsleutel of prijsafspraak is toegepast.
4.11.7 Periodieke beoordeling
De werkzaamheden, kostenverdeling en doorbelastingsafspraken worden periodiek beoordeeld. Daarbij wordt gekeken of de verdeling nog aansluit op het werkelijke gebruik, de actuele organisatiestructuur en de gemaakte afspraken.
Afwijkingen worden onderzocht en waar nodig gecorrigeerd. Structurele wijzigingen worden vastgelegd in samenwerking met de betrokken entiteiten, Financiën, Beheersing & Advies en de directie.