Templates & Toolkits
7.1.3 Toolkit Payroll Risicobeheersing - Risico 3
Risico 3 - Onvoldoende inzicht in arbeidsvoorwaarden,
Cao's en werkgeversverplichtingen
1. Situatie herkennen
Dit risico ontstaat wanneer onvoldoende duidelijk is welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn op medewerkers binnen de organisatie van opdrachtgever.
In de praktijk komt dit regelmatig voor bij organisaties die:
Geen eigen HR-afdeling hebben;
Geen salarisadministrateur in dienst hebben;
Geen specialistische kennis hebben van cao's of arbeidsrecht;
Geen uitgewerkt functiegebouw of loongebouw hanteren;
Historisch gegroeide arbeidsvoorwaarden toepassen;
Geen of beperkte documentatie hebben van arbeidsvoorwaarden.
Hierdoor ontstaat onzekerheid over de arbeidsvoorwaarden die voor payrollmedewerkers moeten worden toegepast.
2. Waarom is dit risico belangrijk?
Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij opdrachtgever.
Om deze arbeidsvoorwaarden correct te kunnen toepassen moet eerst duidelijk zijn welke arbeidsvoorwaarden daadwerkelijk gelden binnen de organisatie van opdrachtgever.
Juist daar ontstaat regelmatig een uitdaging.
Veel organisaties beschikken niet over:
Een actuele cao-analyse;
Vastgelegde arbeidsvoorwaarden;
Functie-indelingen;
Loongebouwen;
Overzicht van toeslagen en vergoedingen;
Duidelijke pensioenafspraken.
Wanneer deze informatie ontbreekt of onvoldoende inzichtelijk is, ontstaat het risico dat arbeidsvoorwaarden onjuist worden toegepast.
Daarnaast kunnen verschillen ontstaan tussen:
Wat opdrachtgever denkt toe te passen;
Wat daadwerkelijk wordt toegepast;
Wat wettelijk of contractueel verplicht is.
Praktische toepassing
Breng vooraf in kaart welke arbeidsvoorwaarden aanwezig zijn, welke informatie ontbreekt en welke onderdelen nader onderzocht moeten worden voordat payrollwerkgeverschap wordt aangegaan.
3. Gevolgen van het risico
Voor opdrachtgever
Onduidelijkheid over arbeidsvoorwaarden;
Correcties achteraf;
Nabetalingen;
Discussies met medewerkers;
Juridische risico's;
Onvoldoende grip op personeelskosten.
Voor medewerker
Onduidelijkheid over rechten en plichten;
Onjuiste beloning;
Gemiste toeslagen of vergoedingen;
Onzekerheid over pensioen en overige arbeidsvoorwaarden.
Voor PolderLoon
Extra onderzoek en analyse;
Correcties in de salarisadministratie;
Juridische risico's;
Discussies over gelijkwaardigheid;
Reputatieschade.
Praktische toepassing
Bespreek vooraf wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van arbeidsvoorwaardeninformatie en leg vast op welke gegevens de uiteindelijke payrollconstructie wordt gebaseerd.
4. Voorkomen is beter dan genezen
Vaststellen van de uitgangssituatie
Voordat arbeidsvoorwaarden kunnen worden beoordeeld moet eerst worden vastgesteld welke situatie van toepassing is.
Situatie A – Cao duidelijk aanwezig
De organisatie werkt onder een duidelijk vastgestelde cao en beschikt over voldoende documentatie.
Situatie B – Geen cao, wel gestructureerd arbeidsvoorwaardenbeleid
De organisatie beschikt over een personeelshandboek, functiegebouw of andere vastgelegde arbeidsvoorwaarden.
Situatie C – Beperkte vastlegging
Arbeidsvoorwaarden zijn deels bekend maar niet volledig gedocumenteerd.
Situatie D – Geen duidelijke structuur aanwezig
Er is geen cao, geen loongebouw, geen functie-indeling en weinig vastgelegde arbeidsvoorwaarden. In deze situatie is aanvullende analyse noodzakelijk.
Analyse van arbeidsvoorwaarden
Afhankelijk van de situatie kunnen onder andere de volgende onderdelen worden onderzocht:
Cao-toepassing;
Functie-indeling;
Loongebouw;
Toeslagen;
Vergoedingen;
Verlofregelingen;
Pensioen;
Aanvullende arbeidsvoorwaarden;
Bedrijfsregelingen.
Praktische toepassing
Gebruik een vaste uitvraag en analyse zodat arbeidsvoorwaarden niet afhankelijk zijn van aannames, mondelinge afspraken of interpretaties.
5. Beheersing van arbeidsvoorwaardenrisico's
PolderLoon beschikt over verschillende instrumenten om arbeidsvoorwaarden inzichtelijk te maken en te beoordelen.
Voorbeelden zijn:
Arbeidsvoorwaardenuitvraag;
Cao-analyse;
Componentenanalyse;
Gelijkwaardigheidsanalyse;
Pensioenvergelijking;
Payroll intake;
Controle door salaris- en HR-specialisten.
Deze instrumenten helpen om arbeidsvoorwaarden te structureren, risico's inzichtelijk te maken en afwijkingen tijdig te signaleren.
Praktische toepassing
Laat arbeidsvoorwaarden waar mogelijk beoordelen door een specialist(*) voordat een payrollmedewerker in dienst treedt.
(*) HR-Support & Advies als ondersteunend instrument
In sommige situaties blijkt tijdens de analyse dat arbeidsvoorwaarden, functie-indelingen, loonstructuren of HR-processen onvoldoende zijn uitgewerkt of vastgelegd. In dergelijke gevallen kan aanvullende ondersteuning wenselijk zijn.
Vanuit de dienstverlening HR-Support & Advies kan PolderLoon opdrachtgevers ondersteunen bij het verder structureren en vastleggen van arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid.
Voorbeelden hiervan zijn:
Het opzetten of actualiseren van een personeelshandboek;
Het ontwikkelen van functie- en loongebouwen;
Het vastleggen van arbeidsvoorwaarden;
Ondersteuning bij cao-toepassing;
Advies over pensioenregelingen;
Het ontwikkelen van HR-processen en procedures.
Hierdoor ontstaat niet alleen meer duidelijkheid voor payrollmedewerkers, maar ook voor de opdrachtgever zelf. Bovendien draagt een goede HR-basis bij aan een correcte toepassing van wet- en regelgeving en aan een verdere professionalisering van de organisatie.
6. Contractuele bescherming
Om risico's rondom arbeidsvoorwaarden beheersbaar te houden moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de informatievoorziening.
Belangrijke documenten zijn:
Opdrachtbevestiging;
Raamovereenkomst;
Algemene voorwaarden;
Arbeidsvoorwaardenanalyse;
Pensioenanalyse;
Gelijkwaardigheidsanalyse.
Belangrijke afspraken kunnen betrekking hebben op:
Verantwoordelijkheid voor aangeleverde informatie;
Meldplicht bij wijzigingen;
Vastlegging van uitgangspunten;
Correcties achteraf;
Pensioenafspraken;
Toepassing van gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden.
Praktische toepassing
Leg vast welke informatie opdrachtgever heeft verstrekt en op welke uitgangspunten de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd.
7. Risicobeoordeling en tariefstelling
Niet iedere payrollopdracht kent hetzelfde arbeidsvoorwaardenrisico.
Factoren die hierbij een rol spelen zijn onder andere:
Complexiteit van de cao;
Aantal arbeidsvoorwaardencomponenten;
Aanwezigheid van pensioenregelingen;
Kwaliteit van de beschikbare informatie;
Frequentie van wijzigingen;
Noodzaak van aanvullend onderzoek.
Naarmate meer analyse en specialistische kennis nodig is, neemt ook de benodigde inzet van PolderLoon toe.
Praktische toepassing
Beoordeel vooraf hoeveel onderzoek en analyse noodzakelijk zijn om arbeidsvoorwaarden correct toe te passen en neem deze werkzaamheden mee in de dienstverlening en tariefstelling.
8. Praktische beslisvraag
Voordat een payrollmedewerker in dienst wordt genomen moet de volgende vraag kunnen worden beantwoord:
"Beschikken wij over voldoende, actuele en controleerbare informatie om de arbeidsvoorwaarden, pensioenregeling en overige werkgeversverplichtingen correct toe te passen?"
Wanneer deze vraag niet positief kan worden beantwoord, dient eerst aanvullend onderzoek plaats te vinden voordat het werkgeverschap wordt aangegaan.
