Overzicht dienstverlening
5.2 Payroll
1. Wat is payroll?
Payroll is een vorm van dienstverlening waarbij het juridisch werkgeverschap van medewerkers wordt ondergebracht bij PolderLoon, terwijl de dagelijkse leiding en aansturing van de medewerkers bij de opdrachtgever blijft.
Payroll combineert salarisadministratie, juridisch werkgeverschap en administratieve ondersteuning binnen één dienstverlening.
Hierdoor kunnen organisaties medewerkers inzetten binnen hun eigen organisatie zonder zelf verantwoordelijk te zijn voor een groot deel van de administratieve en juridische werkgeversverplichtingen.
Payroll is daarmee meer dan salarisadministratie alleen. De salarisadministratie vormt weliswaar de basis van de dienstverlening, maar daarnaast neemt PolderLoon ook de verantwoordelijkheden op zich die voortvloeien uit het juridisch werkgeverschap.
2. Doel van de dienstverlening
Het doel van payroll is het ondersteunen van organisaties bij het werkgeverschap door administratieve, juridische en arbeidsvoorwaardelijke verantwoordelijkheden onder te brengen bij een gespecialiseerde werkgever.
Hiermee ontstaat voor opdrachtgevers meer ruimte om zich te richten op de dagelijkse bedrijfsvoering, terwijl tegelijkertijd risico's, verplichtingen en uitvoerende werkzaamheden rondom het werkgeverschap worden beheerst en uitgevoerd door specialisten.
3. Waarom kiezen organisaties voor payroll?
Organisaties kiezen voor payroll omdat zij zich willen richten op hun eigen bedrijfsvoering en het werkgeverschap professioneel willen organiseren zonder hiervoor zelf alle kennis, systemen en processen op te bouwen.
Payroll kan onder andere bijdragen aan:
Minder administratieve belasting
De verwerking van arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, pensioenadministratie en diverse werkgeversverplichtingen wordt uitgevoerd door specialisten.
Minder afhankelijkheid van interne kennis
Opdrachtgevers hoeven niet zelf te beschikken over uitgebreide kennis van arbeidsrecht, cao's, loonadministratie, verzuimwetgeving en payrollregelgeving.
Zekerheid van correcte uitvoering
Werkgeversverplichtingen, loonverwerking, pensioenadministratie en payrollwetgeving worden uitgevoerd door gespecialiseerde medewerkers en gecontroleerde processen.
Minder financiële piekbelasting
Kosten zoals vakantiegeld, reserveringen, loonheffingen en diverse werkgeverslasten worden verwerkt binnen één payrolltarief, waardoor onverwachte piekmomenten kunnen worden beperkt.
Minder risico's bij ziekte en arbeidsongeschiktheid
PolderLoon verzorgt de uitvoering van werkgeversverplichtingen rondom ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, arbodienstverlening en verzuimbegeleiding.
Continuïteit van werkgeverschap
De dienstverlening blijft beschikbaar ongeacht ziekte, verlof of uitdiensttreding van interne medewerkers die normaal gesproken verantwoordelijk zouden zijn voor salarisadministratie of HR-processen.
Toegang tot specialistische ondersteuning
Opdrachtgevers kunnen gebruikmaken van aanvullende kennis en ondersteuning op het gebied van salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, HR-Support & Advies en HR-Consultancy.
4. Hoe werkt payroll in de praktijk?
Binnen een payrollconstructie blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden.
De opdrachtgever werft en selecteert doorgaans zelf de medewerker, bepaalt de werkzaamheden, verzorgt de dagelijkse aansturing en organiseert de werkzaamheden binnen de eigen organisatie.
PolderLoon neemt vervolgens het juridisch werkgeverschap van de medewerker over. Hierdoor worden onder andere arbeidsovereenkomsten, salarisverwerking, pensioenadministratie, werkgeversverplichtingen en diverse administratieve en juridische processen door PolderLoon uitgevoerd.
Deze verdeling zorgt ervoor dat opdrachtgever zich kan richten op de dagelijkse bedrijfsvoering en de inzet van medewerkers, terwijl PolderLoon zorgdraagt voor de uitvoering en beheersing van het werkgeverschap.
Payroll is daarmee een samenwerking waarbij opdrachtgever en PolderLoon ieder een eigen rol vervullen binnen hetzelfde werkgeverschap.
5. Verdeling van verantwoordelijkheden binnen payroll
Een payrollconstructie kenmerkt zich door een verdeling van verantwoordelijkheden tussen de opdrachtgever en PolderLoon.
Hoewel PolderLoon het juridisch werkgeverschap op zich neemt, blijft een belangrijk deel van de dagelijkse aansturing en uitvoering bij de opdrachtgever liggen.
Juist deze verdeling maakt payroll tot een krachtige dienstverlening, maar zorgt in de praktijk ook regelmatig voor vragen over bevoegdheden, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid.
Mag de opdrachtgever zelf een medewerker ontslaan? Nee.
Omdat het juridisch werkgeverschap bij PolderLoon ligt, is uitsluitend PolderLoon bevoegd om een arbeidsovereenkomst aan te gaan, te wijzigen of te beëindigen. De opdrachtgever kan wel besluiten een medewerker niet langer binnen de organisatie in te zetten. Dit betekent echter niet automatisch dat de arbeidsovereenkomst eindigt. PolderLoon beoordeelt vervolgens welke rechten en verplichtingen voortvloeien uit wetgeving, cao, arbeidsovereenkomst en payrollregelgeving.
Wie bepaalt het salaris?
In de praktijk bepaalt de opdrachtgever vaak de functie, het functieniveau en het gewenste salarisniveau. PolderLoon controleert vervolgens of de arbeidsvoorwaarden voldoen aan de geldende wetgeving, cao-bepalingen en payrollwetgeving. Hierdoor ontstaat een gezamenlijke verantwoordelijkheid waarbij de opdrachtgever de inhoudelijke functie-informatie verstrekt en PolderLoon toeziet op een correcte toepassing van arbeidsvoorwaarden en beloning.
Wie voert beoordelingsgesprekken?
De dagelijkse leiding en aansturing van medewerkers ligt bij de opdrachtgever. Hierdoor worden beoordelings- en functioneringsgesprekken doorgaans door de opdrachtgever gevoerd. Wanneer functioneren kan leiden tot arbeidsrechtelijke maatregelen, waarschuwingen of beëindiging van de samenwerking, wordt PolderLoon betrokken om te beoordelen welke vervolgstappen juridisch en arbeidsrechtelijk verantwoord zijn.
Wie bepaalt de werktijden?
De opdrachtgever organiseert de dagelijkse werkzaamheden en bepaalt in de praktijk de planning, werktijden en inzet van medewerkers. Uiteraard moeten deze werkzaamheden plaatsvinden binnen de grenzen van wetgeving, cao-bepalingen en contractuele afspraken.
Wie verzorgt werkkleding en bedrijfsmiddelen?
In de meeste situaties is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van werkkleding, persoonlijke beschermingsmiddelen, gereedschappen en overige bedrijfsmiddelen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Afwijkende afspraken zijn mogelijk, maar worden dan expliciet vastgelegd tussen opdrachtgever en PolderLoon.
Wie voert verzuimgesprekken? Verzuimbegeleiding is een gedeelde verantwoordelijkheid. De opdrachtgever speelt een belangrijke rol bij de dagelijkse begeleiding, werkhervatting en re-integratie op de werkvloer. PolderLoon draagt als juridisch werkgever zorg voor de formele verzuimverplichtingen, de samenwerking met arbodiensten en de naleving van wettelijke verplichtingen zoals de Wet verbetering poortwachter.
Wie bepaalt de arbeidsvoorwaarden? Payrollwetgeving schrijft voor dat payrollmedewerkers recht hebben op dezelfde of gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij de opdrachtgever. De opdrachtgever verstrekt hiervoor de benodigde informatie over functies, arbeidsvoorwaarden en cao-toepassing. PolderLoon beoordeelt vervolgens of deze informatie correct wordt toegepast binnen de payrollovereenkomst.
Wie is aansprakelijk?
De aansprakelijkheid binnen payroll is afhankelijk van het onderwerp. PolderLoon is als juridisch werkgever onder meer verantwoordelijk voor loonbetaling, arbeidsovereenkomsten en diverse werkgeversverplichtingen. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse werkomgeving, arbeidsomstandigheden, veiligheid op de werkvloer en de feitelijke uitvoering van de werkzaamheden. Een goede samenwerking en heldere communicatie tussen opdrachtgever en PolderLoon zijn essentieel om verantwoordelijkheden correct te verdelen en risico's te beheersen.
6.Belangrijke aandachtspunten binnen payroll
Risicobeheersing
Payroll biedt opdrachtgevers veel voordelen, maar brengt tegelijkertijd verantwoordelijkheden en risico's met zich mee voor zowel de opdrachtgever als PolderLoon.
Een belangrijk onderdeel van professioneel payrollwerk is daarom het tijdig herkennen, bespreken en beheersen van risico's.
Veel problemen ontstaan niet doordat wetgeving onduidelijk is, maar doordat verwachtingen vooraf niet voldoende zijn besproken of vastgelegd.
Binnen PolderLoon wordt daarom gewerkt met duidelijke opdrachtbevestigingen, overeenkomsten, algemene voorwaarden en werkprocessen. Daarnaast zijn voor een aantal veel voorkomende praktijksituaties aanvullende hulpmiddelen ontwikkeld in de vorm van een Payroll Risicobeheersing & Uitleg Toolkit.
Deze Toolkit ondersteunt accountmanagers, payrollspecialisten en opdrachtgevers bij het herkennen van risico's, het maken van duidelijke afspraken en het voorkomen van onnodige financiële of juridische problemen.
In de Toolkit worden de volgende onderdelen besproken en uitgewerkt:
Risico 1 Tussentijdse beëindiging
Risico 2 Langdurig ziekteverzuim
Risico 3 Onjuiste arbeidsvoorwaardeninformatie
Risico 4 Payrollmedewerker functioneert onvoldoende
Risico 5 Onduidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen
7. Systemen
Payroll maakt gebruik van dezelfde basisplatformen als salarisadministratie:
(TimeChimp);
Loket.nl;
SnelStart.
Daarnaast kunnen aanvullende systemen worden ingezet voor verzuim, pensioen, documentbeheer, digitale ondertekening en communicatie met medewerkers.
Net als bij salarisadministratie wordt voortdurend gekeken naar mogelijkheden om processen verder te optimaliseren en waar mogelijk onder te brengen binnen geïntegreerde systemen zoals AFAS.
8. Benodigde documenten
(Nog verder uit te werken)
Opdrachtbevestiging;
Raamovereenkomst;
Algemene voorwaarden;
Arbeidsovereenkomsten;
Identiteitsbewijzen;
Loonbelastingverklaringen;
Pensioengegevens;
Informatie vanuit opdrachtgever.
Conform de WAADI informatie om tot gelijke beloning te komen.
CAO; inschaling; loongebouw; secundaire arbeidsvoorwaarden etc
9. Wat doen wij wel?
Binnen een payrollconstructie neemt PolderLoon het juridisch werkgeverschap van de medewerker over en verzorgt zij de daarbij behorende werkgeversverplichtingen.
Onder deze dienstverlening vallen onder andere:
Opstellen, beheren en onderhouden van arbeidsovereenkomsten;
Verwerken van salarisadministratie en loonmutaties;
Tijdige loonbetaling aan medewerkers;
Afdracht van loonheffingen en sociale premies;
Pensioenadministratie en pensioenafdrachten;
Verwerken van reserveringen, vakantiegeld en verlofregelingen;
Toepassen van arbeidsvoorwaarden conform WAADI en payrollwetgeving;
Beoordelen van cao-toepassingen en arbeidsvoorwaarden;
Ondersteunen bij arbeidsrechtelijke vraagstukken;
Uitvoering van werkgeversverplichtingen bij ziekte en arbeidsongeschiktheid;
Coördinatie van arbodienstverlening en verzuimprocessen;
Bewaken van wettelijke verplichtingen en payrollregelgeving;
Ondersteunen bij vragen van medewerkers over loon, contracten en arbeidsvoorwaarden;
Vastleggen en beheren van personeelsdossiers;
Ondersteunen bij payroll specifieke vraagstukken van opdrachtgevers.
Waar nodig kan aanvullende ondersteuning worden ingezet vanuit Salarisadministratie, HR-Support & Advies en HR-Consultancy binnen de PolderKracht Groep.
10. Wat doen wij niet?
Hoewel PolderLoon binnen payroll het juridisch werkgeverschap uitvoert, blijven diverse verantwoordelijkheden bewust bij opdrachtgever liggen.
Deze werkzaamheden maken onderdeel uit van het feitelijk werkgeverschap en kunnen niet volledig worden overgenomen binnen een payrollconstructie.
Onder andere de volgende verantwoordelijkheden blijven bij opdrachtgever:
Werving en selectie van medewerkers;
Bepalen welke medewerker wordt aangenomen;
Dagelijkse aansturing van medewerkers;
Opstellen van werkroosters en werkplanning;
Inrichten van werkprocessen;
Toewijzen van werkzaamheden;
Inwerken en begeleiden van medewerkers op de werkvloer;
Beoordelen van dagelijkse prestaties en functioneren;
Signaleren van verbeterpunten in functioneren;
Registreren en goedkeuren van gewerkte uren;
Verstrekken van werkkleding, gereedschappen en bedrijfsmiddelen (tenzij anders overeengekomen);
Zorgdragen voor een veilige werkplek en naleving van arbeidsomstandighedenwetgeving;
Uitvoeren van operationele personeelsbegeleiding binnen de organisatie;
Het bepalen van de personeelsbehoefte en bezettingsplanning.
PolderLoon kan opdrachtgevers ondersteunen en adviseren bij diverse HR- en werkgeversvraagstukken, maar neemt deze verantwoordelijkheden niet automatisch over binnen de payrolldienstverlening.
Wanneer aanvullende ondersteuning gewenst is kan hiervoor gebruik worden gemaakt van de dienstverlening Salarisadministratie, HR-Support & Advies of HR-Consultancy binnen de PolderKracht Groep.
11. Wat mogen wij niet?
Naast de werkzaamheden die bewust bij opdrachtgever blijven liggen, zijn er ook werkzaamheden en afspraken die PolderLoon op grond van wet- en regelgeving niet mag uitvoeren of niet mag afspreken.
Deze wettelijke grenzen zijn onder andere vastgelegd in de WAADI, payrollwetgeving, arbeidsrechtelijke regelgeving en overige relevante wet- en regelgeving.
Belangrijke uitgangspunten zijn:
Geen afwijking van de payrollwetgeving
PolderLoon mag geen payrollconstructies toepassen die strijdig zijn met de geldende payrollwetgeving of de rechten die payrollmedewerkers op grond van de wet toekomen.
Geen afwijking van gelijke of gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden
PolderLoon mag payrollmedewerkers niet bewust arbeidsvoorwaarden toekennen die strijdig zijn met de WAADI of andere toepasselijke regelgeving. Wanneer payrollmedewerkers recht hebben op gelijke of gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden moeten deze correct worden toegepast.
Geen beëindiging van arbeidsovereenkomsten zonder wettelijke grondslag
PolderLoon mag een arbeidsovereenkomst niet beëindigen uitsluitend omdat opdrachtgever aangeeft niet verder te willen met een medewerker. Beëindiging van een arbeidsovereenkomst dient altijd plaats te vinden binnen de kaders van het arbeidsrecht.
Geen overname van feitelijk werkgeverschap
Hoewel PolderLoon juridisch werkgever is, mag niet de indruk ontstaan dat alle verantwoordelijkheden van opdrachtgever zijn overgenomen. Verantwoordelijkheden zoals dagelijkse aansturing, werkorganisatie, veiligheid op de werkvloer en operationele begeleiding blijven onderdeel van het feitelijk werkgeverschap van opdrachtgever.
Geen afwijking van arbeidsomstandighedenwetgeving
PolderLoon kan opdrachtgever niet ontslaan van verplichtingen die voortvloeien uit de Arbowetgeving. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving.
Geen constructies die strijdig zijn met wet- en regelgeving
PolderLoon verleent geen medewerking aan constructies die naar haar oordeel strijdig zijn met wetgeving, cao-bepalingen, pensioenverplichtingen of andere wettelijke verplichtingen.
Geen garanties op bedrijfseconomische beslissingen van opdrachtgever
PolderLoon kan niet voorkomen dat bedrijfsomstandigheden wijzigen, opdrachten wegvallen of organisatorische keuzes gevolgen hebben voor de inzet van medewerkers.
Praktische toepassing
Wanneer twijfel bestaat of een verzoek, afspraak of constructie binnen de wettelijke kaders van payroll past, dient dit vooraf te worden beoordeeld voordat afspraken worden gemaakt of verplichtingen worden aangegaan.
12. Wanneer is payroll geschikt?
Payroll is geschikt voor organisaties die het werkgeverschap professioneel willen organiseren zonder hiervoor zelf alle kennis, systemen, processen en werkgeversverplichtingen in de eigen organisatie onder te brengen.
De dienstverlening is met name geschikt voor organisaties die:
De voordelen van eigen personeel willen behouden, maar niet zelf juridisch werkgever willen zijn;
Geen eigen salarisadministratie of HR-afdeling hebben of deze niet verder willen uitbreiden;
Minder afhankelijk willen zijn van interne kennis en specialistische medewerkers;
Zekerheid willen over correcte toepassing van arbeidsrecht, payrollwetgeving en arbeidsvoorwaarden;
Werkgeversrisico's rondom ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en werkgeversverplichtingen beter willen beheersen;
Behoefte hebben aan professionele begeleiding bij verzuim, arbeidsrechtelijke vraagstukken en personeelsadministratie;
Geen eigen processen willen inrichten voor arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, pensioenadministratie en werkgeversverplichtingen;
Meer focus willen houden op de dagelijkse bedrijfsvoering, klanten en medewerkers;
Schaalbaar willen groeien zonder direct te investeren in extra HR- of salaris administratieve capaciteit.
Payroll kan daarnaast een passende oplossing zijn voor organisaties die behoefte hebben aan aanvullende ondersteuning op het gebied van arbeidsvoorwaarden, personeelsbeleid, HR-processen of werkgeverschap.
In dergelijke situaties kan payroll worden gecombineerd met HR-Support & Advies, Salarisadministratie of HR-Consultancy.
13. Wanneer is payroll minder geschikt?
Payroll is niet in iedere situatie de meest passende oplossing.
Hoewel payroll veel voordelen kan bieden, zijn er ook situaties waarin een andere vorm van dienstverlening beter aansluit bij de behoeften van een organisatie.
Payroll kan minder geschikt zijn wanneer:
De organisatie zelf werkgever wil blijven
Sommige organisaties vinden het belangrijk om alle werkgeversverantwoordelijkheden, arbeidsrechtelijke beslissingen en personeelsprocessen volledig binnen de eigen organisatie te houden. In deze situaties kan salarisadministratie of HR-ondersteuning beter aansluiten.
Er al een goed ingerichte HR- en salarisadministratie aanwezig is
Wanneer een organisatie beschikt over een professionele HR-afdeling, een eigen salarisadministratie en voldoende kennis van arbeidsrecht, verzuimbegeleiding en arbeidsvoorwaarden, kan de toegevoegde waarde van payroll beperkter zijn.
De behoefte voornamelijk administratief van aard is
Wanneer de belangrijkste behoefte ligt bij loonverwerking, salarisadministratie of ondersteuning bij cao-toepassing, zonder dat er behoefte bestaat aan het overnemen van juridisch werkgeverschap, kan salarisadministratie een meer passende oplossing zijn.
De organisatie maximale zeggenschap wil behouden over alle werkgeversbeslissingen
Binnen payroll worden bepaalde verantwoordelijkheden verdeeld tussen opdrachtgever en payrollwerkgever. Organisaties die volledige controle willen behouden over alle aspecten van werkgeverschap kunnen dit als een beperking ervaren.
De dienstverlening uitsluitend op kosten wordt beoordeeld
Payroll is meer dan een administratieve oplossing. De dienstverlening omvat werkgeverschap, risicobeheersing, verzuimbegeleiding, arbeidsrechtelijke ondersteuning en specialistische kennis. Wanneer uitsluitend naar directe kosten wordt gekeken, ontstaat mogelijk een onvolledig beeld van de dienstverlening.
De vraag eigenlijk een ander probleem betreft
Regelmatig blijkt tijdens gesprekken dat de werkelijke behoefte niet ligt bij payroll, maar bijvoorbeeld bij:
Salarisadministratie;
HR-Support & Advies;
HR-Consultancy;
Organisatieontwikkeling;
Arbeidsvoorwaardenonderzoek;
Verzuimbegeleiding;
Personeelsbeleid.
In dergelijke situaties kan een andere dienstverlening beter aansluiten dan payroll.
Praktische toepassing
Tijdens kennismakingsgesprekken onderzoekt PolderLoon niet alleen of payroll mogelijk is, maar vooral of payroll daadwerkelijk de beste oplossing vormt voor de organisatie.
Wanneer een andere dienstverlening beter aansluit bij de behoefte van opdrachtgever, zal dit actief worden besproken en geadviseerd.
