Overzicht dienstverlening
5.3 HR-Support & Advies
1. Wat is HR-Support & Advies?
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij de dagelijkse uitvoering van goed werkgeverschap.
Veel organisaties beschikken niet over een eigen HR-afdeling of hebben onvoldoende tijd, capaciteit of specialistische kennis om alle personele vraagstukken zelfstandig te behandelen.
Hierdoor ontstaan regelmatig vragen over verzuim, arbeidsvoorwaarden, arbeidscontracten, personeelsdossiers, functioneren, wetgeving en HR-processen.
HR-Support & Advies biedt praktische ondersteuning bij deze vraagstukken en helpt werkgevers om personeelszaken zorgvuldig, gestructureerd en in lijn met wet- en regelgeving uit te voeren.
De dienstverlening richt zich niet op het overnemen van het werkgeverschap, maar op het ondersteunen, begeleiden, structureren, bewaken en signaleren van HR-gerelateerde processen en vraagstukken binnen de organisatie.
Hierdoor ontstaat voor werkgevers een laagdrempelige vorm van HR-ondersteuning zonder dat direct een volledige HR-afdeling hoeft te worden ingericht.
2. Doel van de dienstverlening
Het doel van HR-Support & Advies is werkgevers ondersteunen bij de dagelijkse uitvoering van personeelsbeleid en werkgeversverplichtingen.
Hierbij staat niet alleen de oplossing van individuele personeelsvraagstukken centraal, maar ook het creëren van structuur, continuïteit en duidelijkheid binnen de organisatie.
Door werkgevers te ondersteunen bij personeelszaken kunnen risico's tijdig worden gesignaleerd, processen beter worden ingericht en kunnen medewerkers en leidinggevenden beter worden begeleid.
HR-Support & Advies vormt daarmee de praktische schakel tussen werkgevers, medewerkers, wetgeving, arbeidsvoorwaarden en HR-processen.
3. Waarom kiezen organisaties voor HR-Support & Advies?
Organisaties kiezen voor HR-Support & Advies omdat zij behoefte hebben aan professionele ondersteuning bij personeelszaken zonder direct een eigen HR-afdeling op te bouwen.
HR-Support & Advies kan onder andere bijdragen aan:
Ondersteuning bij dagelijkse personeelsvraagstukken;
Minder afhankelijkheid van interne HR-kennis;
Zekerheid bij toepassing van wet- en regelgeving;
Ondersteuning bij verzuim, functioneren en arbeidscontracten;
Structuur in personeelsdossiers en HR-processen;
Ondersteuning van leidinggevenden;
Tijdige signalering van risico's;
Meer continuïteit binnen de organisatie;
Een professioneel aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vraagstukken.
Hierdoor kunnen werkgevers zich richten op hun bedrijfsvoering, terwijl zij beschikken over actuele HR-kennis en praktische ondersteuning wanneer dat nodig is.
4. Wat levert HR-Support & Advies?
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij uiteenlopende personeelsvraagstukken die ontstaan tijdens het dagelijks werkgeverschap.
De dienstverlening is gericht op het ondersteunen, begeleiden, structureren en signaleren van HR-gerelateerde onderwerpen, zodat werkgevers zich kunnen richten op hun bedrijfsvoering terwijl personeelszaken zorgvuldig worden uitgevoerd.
Afhankelijk van de behoeften van de organisatie kan HR-Support & Advies bestaan uit ondersteuning op de volgende gebieden.
1) Verzuim
Verzuim brengt voor werkgevers niet alleen administratieve verplichtingen met zich mee, maar vraagt ook om zorgvuldige begeleiding van medewerkers en naleving van wet- en regelgeving. HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij het organiseren, bewaken en uitvoeren van verzuimprocessen. De ondersteuning kan onder andere bestaan uit:·
Verzuimproces bewaken
Zorgen dat ziekmeldingen, contactmomenten, arbodienst, bedrijfsarts, probleemanalyse, plan van aanpak en evaluaties op tijd worden opgepakt.·
Werkgever praktisch begeleiden
De ondernemer of leidinggevende helpen met: wat mag je vragen, wat mag je niet vragen, wanneer neem je contact op, hoe leg je afspraken vast, wanneer schakel je de arbodienst in.·
Verzuimdossier ondersteunen
Helpen bij dossiervorming, gespreksverslagen, actiepunten, evaluaties en het bewaren van overzicht.·
Brug tussen werkgever, medewerker en arbodienst
Niet medisch beoordelen, maar wel zorgen dat communicatie, afspraken en opvolging helder blijven.·
Preventie en verzuimbeleid
Meedenken over een verzuimprotocol, ziekmeldprocedure, preventieve afspraken, werkdruksignalen, RI&E-aandachtspunten en inzetbaarheid.·
Re-integratie praktisch ondersteunen
Helpen bij aangepast werk, werkhervatting, contactmomenten en uitvoering van adviezen van bedrijfsarts/arbodienst.·
Signaleren wanneer specialistische hulp nodig is
Bij conflicten, langdurig verzuim, arbeidsrechtelijke risico’s of complexe Poortwachter-situaties tijdig doorverwijzen naar jurist, arbodienst, arbeidsdeskundige of HR-Consultancy.
De kernzin zou kunnen zijn: HR-Support & Advies neemt het werkgeverschap niet over, maar ondersteunt de werkgever bij het zorgvuldig, tijdig en praktisch uitvoeren van het verzuimproces.
2) Arbeidscontracten
Arbeidsovereenkomsten vormen de basis van de arbeidsrelatie tussen werkgever en medewerker. Een correcte inrichting voorkomt onduidelijkheden, juridische risico's en administratieve problemen. De ondersteuning kan onder andere bestaan uit:
Ondersteunen bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten;
Adviseren over contractvormen;
Beoordelen van bestaande arbeidsovereenkomsten;
Bewaken van contracttermijnen;
Ondersteunen bij verlengingen en wijzigingen;
Ondersteunen bij dossiervorming;
Signaleren van arbeidsrechtelijke risico's;
Coördineren van specialistische ondersteuning indien nodig.
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij het opstellen, beheren en actualiseren van arbeidsovereenkomsten, zodat contracten juridisch correct, praktisch werkbaar en passend bij de organisatie blijven.
3) Personeelsvragen
Werkgevers krijgen dagelijks te maken met uiteenlopende personeelsvraagstukken. Niet iedere organisatie beschikt over voldoende interne kennis of capaciteit om deze vragen zelfstandig te beantwoorden.HR-Support & Advies kan onder andere ondersteunen bij vragen over:
Arbeidsvoorwaarden;
Verlofregelingen;
Werktijden;
Ziekte en verzuim;
Functioneren;
Arbeidsovereenkomsten;
Cao-bepalingen;
Personeelsbeleid.
Naast het beantwoorden van vragen ondersteunt HR-Support & Advies ook bij de praktische toepassing van wet- en regelgeving en het begeleiden van leidinggevenden bij personele situaties.
4) Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden spelen een belangrijke rol bij het aantrekken, behouden en motiveren van medewerkers. Tegelijkertijd moeten arbeidsvoorwaarden aansluiten bij wetgeving, cao's en de mogelijkheden van de organisatie. De ondersteuning kan onder andere bestaan uit:
Adviseren over arbeidsvoorwaarden;
Beoordelen van bestaande regelingen;
Ondersteunen bij nieuwe arbeidsvoorwaarden;
Meedenken over pensioen- en vergoedingsregelingen;
Ondersteunen bij arbeidsvoorwaardenbeleid;
Signaleren van risico's;
Ondersteunen bij communicatie richting medewerkers.
HR-Support & Advies helpt werkgevers bij het maken van weloverwogen keuzes die passen bij zowel de organisatie als haar medewerkers.
5) Personeelsdossiers
Een goed ingericht personeelsdossier ondersteunt werkgevers bij het uitvoeren van hun werkgeversverplichtingen en vormt een belangrijk hulpmiddel bij personeelsbegeleiding.
De ondersteuning kan onder andere bestaan uit:
Opzetten van personeelsdossiers;
Controleren op volledigheid;
Structureren van personeelsinformatie;
Ondersteunen bij dossiervorming;
Adviseren over AVG en privacy;
Ondersteunen bij digitalisering;
Signaleren van risico's en ontbrekende informatie.
Door personeelsinformatie zorgvuldig vast te leggen ontstaat meer overzicht, continuïteit en zekerheid binnen de organisatie.
6) Functioneren
Het begeleiden van medewerkers vraagt om duidelijke verwachtingen, regelmatige gesprekken en goede vastlegging van afspraken. HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers en leidinggevenden bij vraagstukken rondom functioneren en ontwikkeling.
De ondersteuning kan onder andere bestaan uit:
Ondersteunen bij functioneringsvraagstukken;
Voorbereiden van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
Ondersteunen bij verbetertrajecten;
Ondersteunen bij dossiervorming;
Begeleiden van leidinggevenden;
Signaleren van risico's;
Onderscheid maken tussen functioneren, verzuim en arbeidsconflicten. Hierdoor ontstaat een zorgvuldige aanpak waarbij medewerkers de mogelijkheid krijgen zich verder te ontwikkelen en werkgevers hun rol goed kunnen invullen.
7) Gesprekken
Goede communicatie vormt de basis van goed werkgeverschap. Veel personeelsvraagstukken kunnen worden voorkomen wanneer gesprekken tijdig en zorgvuldig worden gevoerd.
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij:
Functioneringsgesprekken;
Beoordelingsgesprekken;
Verzuimgesprekken;
Ontwikkelgesprekken;
Correctiegesprekken;
Arbeidsvoorwaardengesprekken;
Exitgesprekken.
Daarnaast kan ondersteuning worden geboden bij de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van gemaakte afspraken.
8) Cao-vragen
De toepassing van cao's roept in de praktijk regelmatig vragen op. Cao-bepalingen zijn vaak complex en de gevolgen van een onjuiste toepassing kunnen aanzienlijk zijn.
HR-Support & Advies ondersteunt onder andere bij:
Interpretatie van cao-bepalingen;
Vaststellen van de juiste cao;
Toepassing van arbeidsvoorwaarden;
Functie-indelingen;
Salarisschalen;
Pensioenverplichtingen;
Werkingssfeervraagstukken;
Communicatie over cao-wijzigingen.
Hierdoor ontstaat meer zekerheid over de juiste toepassing van cao-afspraken binnen de organisatie.
9) Wetgeving
Werkgevers hebben te maken met een voortdurend veranderende omgeving van wet- en regelgeving. Niet iedere wijziging heeft direct gevolgen, maar het tijdig signaleren van ontwikkelingen helpt om risico's te beperken.
HR-Support & Advies ondersteunt onder andere bij:
Arbeidsrechtelijke vraagstukken;
Verzuimwetgeving;
Arbeidsomstandigheden;
Verlofregelingen;
Pensioenverplichtingen;
AVG en privacy;
Werkgeversverplichtingen;
Interne procedures en beleidsstukken.
De dienstverlening richt zich op het begrijpelijk maken van wetgeving en het vertalen daarvan naar de dagelijkse praktijk van werkgevers.
10) HR-processen
Naarmate organisaties groeien ontstaat steeds meer behoefte aan structuur binnen het werkgeverschap. Goed ingerichte HR-processen zorgen voor duidelijkheid, continuïteit en minder afhankelijkheid van individuele medewerkers.
HR-Support & Advies ondersteunt onder andere bij:
Inrichten van HR-processen;
Vastleggen van procedures;
Onboarding en indiensttreding;
Contractbeheer;
Verzuimprocessen;
Gesprekscycli;
Uitdiensttreding;
Taak- en verantwoordelijkheidsverdeling;
Digitalisering van HR-processen;
Workflow- en signaleringssystemen.
HR-Support & Advies ondersteunt organisaties bij het inrichten, vastleggen en verbeteren van praktische HR-processen, zodat werkgeverschap gestructureerd, consistent en toekomstbestendig kan worden uitgevoerd.
5. Systemen
Binnen HR-Support & Advies kunnen verschillende systemen worden ingezet om HR-processen te ondersteunen, informatie te structureren en werkgevers te helpen bij het uitvoeren van hun personeelsbeleid.
De keuze voor systemen is afhankelijk van de omvang van de organisatie, de inrichting van de processen en de wensen van de opdrachtgever.
Anders dan bij salarisadministratie staat niet één specifiek systeem centraal. HR-Support & Advies richt zich vooral op het ondersteunen van werkgevers bij de inrichting, vastlegging en beheersing van personeelsprocessen. Systemen vormen hierbij een hulpmiddel om informatie toegankelijk te maken, processen te bewaken en samenwerking te verbeteren.
Veel voorkomende toepassingen:
Digitale personeelsdossiers
Personeelsinformatie kan digitaal worden opgeslagen en beheerd, waardoor documenten centraal beschikbaar zijn en beter kunnen worden bewaakt.Voorbeelden:arbeidsovereenkomsten;gespreksverslagen;certificaten;verzuimdocumentatie;arbeidsvoorwaardelijke afspraken.
Samenwerkings- en documentplatformen
Platformen zoals Microsoft 365, SharePoint en Teams kunnen worden ingezet voor:documentbeheer;samenwerking;taakverdeling;kennisdeling;workflowondersteuning.
HR-systemen
Afhankelijk van de situatie kunnen HR-systemen worden gebruikt voor:personeelsregistratie;signaleringen;contractbeheer;verlofregistratie;gesprekscycli;rapportages.
Koppeling met salarisadministratie
Wanneer opdrachtgevers gebruikmaken van salarisadministratie of payroll via PolderLoon kunnen bepaalde gegevens worden gekoppeld aan bestaande processen en systemen. Hierdoor ontstaat meer samenhang tussen HR-processen, arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie.
Toekomstige ontwikkeling
De PolderKracht Groep onderzoekt voortdurend mogelijkheden om processen verder te digitaliseren, te automatiseren en beter op elkaar aan te sluiten. Hierbij staat niet het systeem centraal, maar de vraag hoe werkgevers beter kunnen worden ondersteund bij het uitvoeren van goed werkgeverschap.
6. Benodigde documenten
De benodigde documenten en informatie zijn afhankelijk van de aard van de ondersteuning en de vraagstukken binnen de organisatie.
Niet iedere opdracht vereist dezelfde documenten. Om werkgevers goed te kunnen ondersteunen kan het echter noodzakelijk zijn dat bepaalde informatie beschikbaar wordt gesteld.
Veel voorkomende documenten:
Arbeidsovereenkomsten
Arbeidsovereenkomsten geven inzicht in de afspraken tussen werkgever en medewerker en vormen vaak de basis voor ondersteuning bij arbeidsvoorwaarden, functioneren, verzuim en personeelsvraagstukken.·
Personeelshandboek en bedrijfsregelingen
Documenten zoals een personeelshandboek, arbeidsvoorwaardenregeling, thuiswerkregeling, verzuimprotocol of andere interne richtlijnen bieden inzicht in het beleid en de gemaakte afspraken binnen de organisatie.·
Functiebeschrijvingen
Functiebeschrijvingen kunnen worden gebruikt bij vraagstukken rondom functioneren, arbeidsvoorwaarden, ontwikkeling, functiewijzigingen en cao-toepassing.·
Personeelsdossiers
Afhankelijk van de ondersteuning kan inzage in relevante onderdelen van personeelsdossiers noodzakelijk zijn. Hierbij wordt zorgvuldig omgegaan met vertrouwelijke informatie en privacygevoelige gegevens.·
Verzuimdocumentatie
Bij ondersteuning rondom verzuim kunnen documenten zoals verzuimprotocollen, gespreksverslagen, probleemanalyses, plannen van aanpak en andere relevante stukken van belang zijn.
Gespreksverslagen en beoordelingen
Verslagen van functionerings-, beoordelings-, voortgangs- of verzuimgesprekken kunnen helpen om personele situaties beter te beoordelen en vervolgacties zorgvuldig vorm te geven.
Cao-documentatie
Wanneer een cao van toepassing is kunnen cao-bepalingen, bedrijfsregelingen en aanvullende afspraken noodzakelijk zijn om werkgevers correct te ondersteunen.
Organisatiestructuur en procesbeschrijvingen
Bij vraagstukken rondom HR-processen, taakverdeling of inrichting van werkgeverschap kunnen organogrammen, procesbeschrijvingen, werkinstructies en interne procedures relevant zijn.
Beschikbare formats, templates en voorbeelddocumenten
HR-Support & Advies maakt waar mogelijk gebruik van bestaande documenten, procedures en formulieren die reeds binnen de organisatie aanwezig zijn. Hierdoor kan worden aangesloten bij de bestaande werkwijze, cultuur en inrichting van de organisatie.
Wanneer documenten ontbreken, verouderd zijn of onvoldoende aansluiten bij de gewenste werkwijze, kan HR-Support & Advies ondersteunen bij het ontwikkelen, actualiseren of standaardiseren van documenten en hulpmiddelen.
Afhankelijk van de situatie kan hierbij worden gedacht aan:
Arbeidsovereenkomsten;
Addenda en wijzigingsbrieven;
Verzuimprotocollen;
Ziekmeldprocedures;
Personeelshandboeken;
Arbeidsvoorwaardenregelingen;
Functiebeschrijvingen;
Formulieren voor functionerings- en beoordelingsgesprekken;
Gespreksverslagen;
Verbeterplannen;
Onboarding-documenten;
Exit-formulieren;
HR-processen en werkinstructies;
Signaleringsoverzichten;
HR-checklists;
Workflow-beschrijvingen.
Het doel is niet alleen het oplossen van een actueel vraagstuk, maar ook het creëren van een duurzame en uniforme werkwijze binnen de organisatie. Door gebruik te maken van standaarddocumenten en vaste formats ontstaat meer structuur, continuïteit en overdraagbaarheid van kennis.
HR Toolkit
Ter ondersteuning van de dienstverlening wordt binnen PolderLoon gewerkt aan een HR Toolkit. Deze toolkit zal bestaan uit praktische hulpmiddelen, templates, formats, voorbeeldformulieren, werkinstructies en procesbeschrijvingen die werkgevers ondersteunen bij de dagelijkse uitvoering van goed werkgeverschap.
De HR Toolkit wordt de komende periode verder ontwikkeld en uitgebreid op basis van praktijkervaringen, wet- en regelgeving, veelvoorkomende vraagstukken en de behoeften van opdrachtgevers.
Onder andere de volgende onderdelen kunnen hierin worden opgenomen:
Verzuim Toolkit;
Arbeidscontracten Toolkit;
Personeelsdossier Toolkit;
Gesprekken Toolkit;
Arbeidsvoorwaarden Toolkit;
Cao Toolkit;
Wetgeving Toolkit;
HR-Processen Toolkit;
Onboarding Toolkit;
Offboarding Toolkit.
De HR Toolkit heeft als doel om kennis, processen en documenten toegankelijk te maken, zodat werkgevers niet alleen ondersteuning ontvangen bij een vraagstuk, maar ook beschikken over hulpmiddelen om situaties in de toekomst gestructureerd en consistent aan te pakken.
Zorgvuldige omgang met informatie
HR-Support & Advies werkt regelmatig met vertrouwelijke bedrijfs- en personeelsinformatie. Opdrachtgevers blijven verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens.
PolderLoon behandelt ontvangen informatie zorgvuldig en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de geldende privacywetgeving, gemaakte afspraken en toepasselijke beveiligingsmaatregelen.
7. Wat doen wij wel?
Binnen HR-Support & Advies ondersteunt PolderLoon werkgevers bij de dagelijkse uitvoering van goed werkgeverschap.
De dienstverlening richt zich op het ondersteunen, begeleiden, structureren en signaleren van HR-gerelateerde vraagstukken en processen.
Afhankelijk van de behoeften van de opdrachtgever kan HR-Support & Advies onder andere bestaan uit:
Ondersteunen van werkgevers
Beantwoorden van HR-gerelateerde vragen;
Adviseren over arbeidsvoorwaarden;
Ondersteunen bij personeelsvraagstukken;
Ondersteunen bij toepassing van cao-bepalingen;
Ondersteunen bij werkgeversverplichtingen.
Ondersteunen van leidinggevenden
Voorbereiden van personeelsgesprekken;
Ondersteunen bij functioneren en ontwikkeling;
Ondersteunen bij verzuimbegeleiding;
Adviseren bij lastige personele situaties;
Ondersteunen bij verbetertrajecten.
Structureren van HR-processen
Inrichten van HR-processen;
Vastleggen van procedures;
Ondersteunen bij taak- en verantwoordelijkheidsverdeling;
Ondersteunen bij digitalisering;
Bewaken van HR-gerelateerde processen.
Ondersteunen bij documentatie en dossiers
Ondersteunen bij personeelsdossiers;
Ondersteunen bij dossiervorming;
Ondersteunen bij verslaglegging;
Signaleren van ontbrekende documentatie;
Adviseren over bewaartermijnen en AVG.
Signaleren van risico's
Signaleren van arbeidsrechtelijke risico's;
Signaleren van cao-risico's;
Signaleren van verzuimrisico's;
Signaleren van procesmatige knelpunten;
Signaleren van aandachtspunten binnen het werkgeverschap.
Coördineren van specialistische ondersteuning
Wanneer aanvullende expertise noodzakelijk is kan HR-Support & Advies ondersteunen bij de inzet en afstemming van:
Salarisadministratie;
Payroll;
Pensioenspecialisten;
Arbodiensten;
Arbeidsdeskundigen;
Arbeidsrechtjuristen;
HR-Consultancy.
Praktische ondersteuning
HR-Support & Advies richt zich op praktische en toepasbare ondersteuning. Het doel is werkgevers te helpen bij het zorgvuldig uitvoeren van hun werkgeverschap, zonder dat hiervoor direct een volledige HR-afdeling nodig is.
De dienstverlening combineert kennis van wet- en regelgeving met praktische ervaring uit de dagelijkse werkgeverspraktijk.
8. Wat doen wij niet?
Hoewel HR-Support & Advies werkgevers op uiteenlopende gebieden ondersteunt, blijven bepaalde verantwoordelijkheden bewust bij de opdrachtgever liggen.
De dienstverlening is gericht op ondersteuning, begeleiding en advies, maar neemt het werkgeverschap niet over.
Onder andere de volgende werkzaamheden vallen niet onder de dienstverlening van HR-Support & Advies:
Werkgeversbesluiten nemen
HR-Support & Advies ondersteunt bij de voorbereiding en beoordeling van personele vraagstukken, maar neemt geen besluiten namens de werkgever.
Onder andere de volgende besluiten blijven de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever:
Aannemen van medewerkers;
Beëindigen van arbeidsovereenkomsten;
Toekennen van salarisverhogingen;
Vaststellen van arbeidsvoorwaarden;
Opleggen van disciplinaire maatregelen;
Goedkeuren van personeelsbesluiten.
Dagelijkse aansturing van medewerkers
De dagelijkse leiding en aansturing van medewerkers blijft onderdeel van het werkgeverschap van de opdrachtgever.
Hieronder vallen onder andere:
Werkverdeling;
Werkplanning;
Operationele aansturing;
Kwaliteitscontrole;
Productiviteit en prestaties op de werkvloer;
Dagelijkse begeleiding van medewerkers.
Uitvoeren van managementtaken
HR-Support & Advies vervangt geen leidinggevende, manager of directielid binnen de organisatie.
Verantwoordelijkheden zoals:
Strategische bedrijfsvoering;
Organisatiebeleid;
Financiële besluitvorming;
Personeelsformatie;
Bedrijfsdoelstellingen;
blijven bij de opdrachtgever.
Juridische procedures voeren
HR-Support & Advies kan ondersteunen bij de voorbereiding van dossiers en het signaleren van risico's, maar voert geen juridische procedures namens opdrachtgevers.
Wanneer specialistische juridische ondersteuning noodzakelijk is, kan worden samengewerkt met arbeidsrechtjuristen of andere gespecialiseerde adviseurs.
Medische beoordelingen uitvoeren
HR-Support & Advies vervult geen medische rol binnen verzuimtrajecten.
Het beoordelen van medische situaties, arbeidsongeschiktheid of belastbaarheid behoort uitsluitend toe aan bevoegde medische professionals zoals bedrijfsartsen en arbodiensten.
Specialistische dienstverlening vervangen
HR-Support & Advies kan samenwerken met andere specialisten, maar vervangt deze niet. Afhankelijk van de situatie kan aanvullende ondersteuning noodzakelijk zijn vanuit:
Salarisadministratie;
Payroll;
Arbodiensten;
Arbeidsdeskundigen;
Pensioenspecialisten;
Arbeidsrechtjuristen;
HR-Consultancy.
Praktische afbakening
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij het uitvoeren van goed werkgeverschap, maar neemt de rol van werkgever, leidinggevende, jurist, bedrijfsarts of directie niet over.
De dienstverlening is gericht op ondersteuning, structuur, begeleiding en advies, waarbij de eindverantwoordelijkheid voor personeelsbeleid en werkgeverschap altijd bij de opdrachtgever blijft.
9. Wat mogen wij niet?
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij uiteenlopende personeelsvraagstukken.
Daarbij gelden wettelijke, professionele en ethische grenzen waarbinnen de dienstverlening wordt uitgevoerd.
Deze grenzen beschermen niet alleen medewerkers en werkgevers, maar dragen ook bij aan een zorgvuldige en verantwoorde uitvoering van goed werkgeverschap.
· Geen medewerking aan strijdigheid met wet- en regelgeving
HR-Support & Advies verleent geen medewerking aan situaties waarbij bewust wordt afgeweken van toepasselijke wet- en regelgeving, cao-bepalingen, pensioenverplichtingen of andere wettelijke verplichtingen.
Wanneer een opdrachtgever een werkwijze wenst toe te passen die mogelijk in strijd is met wet- of regelgeving, zal PolderLoon de opdrachtgever hierover informeren, de mogelijke risico's toelichten en waar nodig adviseren om aanvullende specialistische ondersteuning in te schakelen.
Voorbeeld
Een werkgever valt onder een cao waarin een ploegentoeslag verplicht is opgenomen. De werkgever besluit deze toeslag niet toe te passen omdat medewerkers hier volgens hem geen bezwaar tegen hebben.
HR-Support & Advies kan in deze situatie niet adviseren om de cao buiten toepassing te laten. Wel kan worden uitgelegd welke verplichtingen gelden, welke risico's de werkgever loopt en welke mogelijkheden er eventueel binnen de cao bestaan.
· Geen overname van wettelijke verantwoordelijkheden van de werkgever
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij het uitvoeren van goed werkgeverschap, maar neemt de wettelijke verantwoordelijkheden van de werkgever niet over.
Besluiten over indiensttreding, functioneren, arbeidsvoorwaarden, disciplinaire maatregelen, reorganisaties of beëindiging van arbeidsovereenkomsten blijven altijd de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.
Voorbeeld
Een leidinggevende vraagt HR-Support & Advies om te bepalen of een medewerker moet worden ontslagen. HR-Support & Advies kan ondersteunen bij de beoordeling van de situatie, adviseren over mogelijke risico's en wijzen op aandachtspunten, maar neemt het besluit niet namens de werkgever.
· Geen medische beoordeling of verwerking buiten wettelijke kaders
Binnen verzuimtrajecten gelden strikte regels rondom medische informatie. HR-Support & Advies verricht geen medische beoordelingen en verwerkt geen medische gegevens buiten de wettelijke kaders.
Het vaststellen van arbeidsongeschiktheid, medische beperkingen of belastbaarheid behoort uitsluitend toe aan bevoegde medische professionals zoals bedrijfsartsen en arbodiensten.
Voorbeeld
Een werkgever wil weten welke medische aandoening ten grondslag ligt aan het verzuim van een medewerker.HR-Support & Advies zal deze informatie niet opvragen, vastleggen of beoordelen. Wel kan worden ondersteund bij het verzuimproces, de communicatie en de opvolging van adviezen van de bedrijfsarts of arbodienst.
· Geen juridische vertegenwoordiging of procedures
HR-Support & Advies kan ondersteunen bij de voorbereiding van dossiers, het signaleren van risico's en het verzamelen van relevante informatie, maar treedt niet op als juridisch vertegenwoordiger van de opdrachtgever.
Voor juridische procedures, gerechtelijke trajecten of specialistische arbeidsrechtelijke vraagstukken kan worden samengewerkt met arbeidsrechtjuristen of andere gespecialiseerde adviseurs.
Voorbeeld
Een werkgever raakt verwikkeld in een arbeidsconflict dat mogelijk leidt tot een procedure bij de kantonrechter. HR-Support & Advies kan ondersteunen bij de dossieropbouw en het verzamelen van relevante informatie, maar zal de werkgever niet vertegenwoordigen tijdens een juridische procedure.
· Geen medewerking aan constructies die naar ons oordeel risico's of overtredingen veroorzaken
PolderLoon streeft naar zorgvuldig en verantwoord werkgeverschap. Om die reden verleent HR-Support & Advies geen medewerking aan constructies of werkwijzen die naar haar oordeel leiden tot onaanvaardbare juridische, fiscale, arbeidsrechtelijke of organisatorische risico's.
Wanneer dergelijke situaties worden gesignaleerd zal PolderLoon deze bespreekbaar maken en waar mogelijk adviseren over een passende oplossing.
Voorbeeld
Een werkgever wil een functie bewust lager indelen dan feitelijk passend is om een lagere salarisschaal toe te kunnen passen.HR-Support & Advies zal hieraan geen medewerking verlenen en de werkgever informeren over de mogelijke gevolgen van een onjuiste functie-indeling.
Professionele verantwoordelijkheid
HR-Support & Advies is gericht op het ondersteunen van werkgevers bij de uitvoering van goed werkgeverschap. Daarbij staan zorgvuldigheid, betrouwbaarheid, transparantie en naleving van wet- en regelgeving centraal.
Wanneer situaties ontstaan die buiten de reikwijdte van de dienstverlening vallen of specialistische expertise vereisen, zal PolderLoon de opdrachtgever hier tijdig op wijzen en waar nodig ondersteunen bij het inschakelen van passende specialisten.
10. Wanneer is HR-Support & Advies geschikt?
HR-Support & Advies is geschikt voor organisaties die behoefte hebben aan praktische ondersteuning bij personeelszaken, maar waarbij een eigen HR-afdeling niet noodzakelijk of niet volledig aanwezig is.
Veel organisaties groeien geleidelijk en merken dat personeelsvraagstukken steeds meer tijd, kennis en aandacht vragen. Wet- en regelgeving verandert, personeelsdossiers worden uitgebreider, leidinggevenden krijgen meer HR-verantwoordelijkheden en de gevolgen van onjuiste beslissingen kunnen toenemen.In dergelijke situaties kan HR-Support & Advies bijdragen aan meer structuur, ondersteuning en continuïteit binnen het werkgeverschap.
· Organisaties zonder eigen HR-afdeling
Veel kleine en middelgrote organisaties beschikken niet over een eigen HR-afdeling. Personeelszaken worden vaak uitgevoerd door de ondernemer, een leidinggevende of een administratief medewerker naast hun reguliere werkzaamheden.HR-Support & Advies kan ondersteuning bieden door kennis beschikbaar te maken, vragen te beantwoorden en werkgevers te begeleiden bij personele vraagstukken.
Voorbeeld
Een organisatie met twintig medewerkers heeft regelmatig vragen over arbeidsovereenkomsten, verzuim en arbeidsvoorwaarden, maar onvoldoende werkzaamheden om een eigen HR-medewerker in dienst te nemen.
· Organisaties met groeiende personeelsbestanden
Naarmate organisaties groeien nemen ook de personeelsvraagstukken toe. Hierdoor ontstaat vaak behoefte aan meer structuur, procesbewaking en ondersteuning.
HR-Support & Advies kan helpen bij het organiseren van deze groei zonder dat direct een volledige HR-afdeling hoeft te worden ingericht.
Voorbeeld
Een onderneming groeit in enkele jaren van tien naar vijftig medewerkers. Contractbeheer, personeelsdossiers, gesprekken en verzuim vragen steeds meer aandacht en tijd.
· Organisaties die behoefte hebben aan ondersteuning van leidinggevenden
Veel leidinggevenden zijn inhoudelijk sterk binnen hun vakgebied, maar hebben minder ervaring met personeelsvraagstukken.
HR-Support & Advies kan leidinggevenden ondersteunen bij onderwerpen zoals functioneren, gesprekken, verzuim en arbeidsvoorwaarden.
Voorbeeld
Een teamleider moet een medewerker aanspreken op functioneren, maar heeft beperkte ervaring met gespreksvoering en dossieropbouw.
· Organisaties die meer structuur willen aanbrengen
Wanneer personeelszaken voornamelijk op basis van ervaring of individuele kennis worden uitgevoerd, ontstaat vaak afhankelijkheid van specifieke medewerkers.HR-Support & Advies kan helpen bij het vastleggen van processen, procedures, documenten en verantwoordelijkheden.
Voorbeeld
Personeelsinformatie bevindt zich verspreid over verschillende systemen, mailboxen en documenten waardoor overzicht ontbreekt en kennis moeilijk overdraagbaar is.
· Organisaties die risico's willen beperken
Werkgevers krijgen te maken met arbeidsrecht, cao's, pensioenverplichtingen, privacywetgeving en verzuimregelgeving. Het tijdig signaleren van risico's helpt om problemen en onnodige kosten te voorkomen.
HR-Support & Advies kan ondersteunen bij het herkennen van aandachtspunten en het verbeteren van processen.
Voorbeeld
Een werkgever twijfelt of de juiste cao wordt toegepast en wil zekerheid over de gevolgen voor arbeidsvoorwaarden en pensioen.
· Organisaties die behoefte hebben aan een vast aanspreekpunt
Niet iedere vraag vereist direct een jurist, arbodienst of HR-consultant. Vaak bestaat behoefte aan een praktisch aanspreekpunt dat meedenkt, vragen beantwoordt en ondersteuning biedt wanneer dat nodig is.HR-Support & Advies kan deze rol vervullen en waar nodig de verbinding leggen met aanvullende specialisten.
Voorbeeld
Een ondernemer wil kunnen sparren over personeelsvraagstukken zonder voor iedere vraag direct verschillende externe adviseurs te hoeven benaderen.
Samenvatting
HR-Support & Advies is vooral geschikt voor organisaties die behoefte hebben aan praktische ondersteuning bij goed werkgeverschap.
De dienstverlening biedt structuur, continuïteit en deskundige begeleiding bij personeelszaken, zonder dat hiervoor direct een volledige HR-afdeling hoeft te worden ingericht.
Hierdoor ontstaat een laagdrempelige vorm van HR-ondersteuning die meegroeit met de behoeften van de organisatie.
11. Wanneer is HR-Support & Advies minder geschikt?
HR-Support & Advies richt zich voornamelijk op de dagelijkse ondersteuning van werkgevers, leidinggevenden en HR-processen.
De dienstverlening is praktisch, uitvoerend ondersteunend en gericht op de toepassing van goed werkgeverschap binnen de bestaande organisatie.
Niet ieder vraagstuk vraagt echter om HR-Support & Advies. In sommige situaties ontstaat behoefte aan meer specialistische, strategische of organisatie brede ondersteuning.
In dergelijke gevallen kan aanvullende dienstverlening of specialistische expertise wenselijk zijn.
· Strategische organisatievraagstukken
Wanneer vraagstukken niet langer betrekking hebben op individuele medewerkers of dagelijkse HR-processen, maar op de inrichting van de organisatie als geheel, ontstaat vaak behoefte aan een meer strategische aanpak.
Voorbeeld
Een organisatie groeit snel en wil onderzoeken of de huidige organisatiestructuur, taakverdeling en verantwoordelijkheden nog aansluiten bij de toekomstplannen van het bedrijf.
In dergelijke situaties kan HR-Consultancy beter aansluiten op de behoefte van de organisatie.
· Cultuur- en verandertrajecten
Veranderingen binnen organisaties hebben vaak invloed op samenwerking, leiderschap, communicatie en bedrijfscultuur.
Dergelijke vraagstukken vragen meestal om een bredere analyse dan binnen de dagelijkse HR-ondersteuning past.
Voorbeeld
Een organisatie ervaart spanningen tussen afdelingen, een hoog verloop of weerstand tegen veranderingen en wil onderzoeken welke onderliggende factoren hieraan bijdragen.
In dergelijke situaties kan HR-Consultancy ondersteuning bieden bij analyse, begeleiding en implementatie van veranderingen.
· Leiderschapsontwikkeling
HR-Support & Advies ondersteunt leidinggevenden bij personeelsvraagstukken, maar richt zich niet primair op de ontwikkeling van leiderschap, managementvaardigheden of directieteams.
Voorbeeld
Een organisatie wil leidinggevenden ontwikkelen op het gebied van leiderschap, communicatie, coaching of verandermanagement.
Dergelijke vraagstukken sluiten vaak beter aan bij HR-Consultancy, coaching of specialistische ontwikkeltrajecten.
· Organisatieontwikkeling en herstructurering
Wanneer organisaties te maken krijgen met ingrijpende veranderingen ontstaat vaak behoefte aan ondersteuning op directie- of organisatieniveau.
Voorbeeld
Een organisatie wil afdelingen samenvoegen, reorganiseren, nieuwe managementlagen introduceren of een groeistrategie ontwikkelen.
Dit soort trajecten vraagt doorgaans om een bredere aanpak dan de dagelijkse ondersteuning die binnen HR-Support & Advies wordt geboden.
· Specialistische juridische of medische vraagstukken
Sommige situaties vereisen expertise die buiten de reikwijdte van HR-Support & Advies valt.
Voorbeeld
Complexe arbeidsrechtelijke procedures, juridische geschillen, medische beoordelingen of specialistische verzuimtrajecten vragen om ondersteuning van bevoegde specialisten zoals arbeidsrechtjuristen, bedrijfsartsen, arbodiensten of arbeidsdeskundigen.
HR-Support & Advies kan ondersteunen bij de voorbereiding en coördinatie, maar vervangt deze specialisten niet.
Samenvatting
HR-Support & Advies is ontwikkeld voor organisaties die behoefte hebben aan praktische ondersteuning bij de dagelijkse uitvoering van goed werkgeverschap.
Wanneer vraagstukken zich ontwikkelen richting organisatieontwikkeling, cultuurverandering, leiderschapsontwikkeling, reorganisaties of andere strategische trajecten, kan aanvullende ondersteuning wenselijk zijn.
PolderLoon ondersteunt opdrachtgevers graag bij het bepalen welke dienstverlening het beste aansluit bij de aard en omvang van het vraagstuk.
12. Samenvatting
HR-Support & Advies ondersteunt werkgevers bij de dagelijkse uitvoering van goed werkgeverschap.
De dienstverlening richt zich op het ondersteunen, begeleiden, structureren en signaleren van HR-gerelateerde vraagstukken, zodat organisaties beschikken over actuele kennis, praktische ondersteuning en goed ingerichte HR-processen.
De ondersteuning kan betrekking hebben op onder andere verzuim, arbeidscontracten, arbeidsvoorwaarden, personeelsdossiers, functioneren, gesprekken, cao-vraagstukken, wetgeving en HR-processen.
HR-Support & Advies neemt het werkgeverschap niet over, maar ondersteunt werkgevers en leidinggevenden bij het zorgvuldig uitvoeren van hun verantwoordelijkheden.
Daarbij staan praktische toepasbaarheid, risicobeheersing, continuïteit en goed werkgeverschap centraal.
Voor organisaties die behoefte hebben aan dagelijkse HR-ondersteuning vormt HR-Support & Advies een laagdrempelige en flexibele oplossing.
Wanneer vraagstukken zich ontwikkelen richting organisatieontwikkeling, cultuurverandering, leiderschapsontwikkeling of strategische verandertrajecten, kan aanvullende ondersteuning vanuit HR-Consultancy passend zijn.
Hiermee vormt HR-Support & Advies een belangrijke schakel tussen de dagelijkse praktijk van werkgeverschap en de verdere ontwikkeling van mens, organisatie en bedrijfsvoering.
