Fundament & Strategie

4.0 Commerciële hulpmiddelen binnen het klanttraject

4.1 Waarom commerciële hulpmiddelen belangrijk zijn

Een goed commercieel gesprek draait om luisteren, analyseren en het begrijpen van de situatie van een opdrachtgever.

Hulpmiddelen ondersteunen dit proces, maar vervangen het gesprek nooit.

Binnen PolderLoon maken wij gebruik van verschillende hulpmiddelen om organisaties inzicht te geven in hun situatie, keuzes te onderbouwen en vervolgstappen concreet te maken.

Het juiste hulpmiddel op het juiste moment kan een gesprek verdiepen, versnellen of verduidelijken.

Het doel van een hulpmiddel is niet om een dienst te verkopen.
Het doel is om opdrachtgevers beter inzicht te geven in hun vraagstuk en de mogelijke oplossingen die daarbij passen.

4.2 Het commerciële traject als leidraad

Niet ieder hulpmiddel past bij iedere fase van het commerciële traject.

Een ondernemer die voor het eerst kennismaakt met PolderLoon heeft behoefte aan andere informatie dan een organisatie die zich verdiept in een HR-vraagstuk of een offerte beoordeelt.

Daarom worden hulpmiddelen altijd gekozen op basis van de fase waarin een opdrachtgever zich bevindt en de informatiebehoefte die op dat moment bestaat.

4.3 Hulpmiddelen tijdens de eerste kennismaking

Doel
Vertrouwen opbouwen, interesse wekken en een eerste beeld geven van de mogelijkheden.

Mogelijke hulpmiddelen
A4-overzicht dienstverlening; plus zijdelings de totaal oplossing voor (flex)arbeid
Kennismakingspresentatie;
Kennismaken via Website ( hier ook Klantverhalen; Nieuwsberichten; kennissessies)
LinkedIn-content
Referentiecases

Belangrijk inzicht
Tijdens deze fase staat niet de oplossing centraal, maar het begrijpen van de organisatie en haar uitdagingen en daarnaast een belangrijk moment voor de eerste indruk (kans) om onze diensten te verkopen!

4.4 Hulpmiddelen tijdens de verdieping

Doel
Het vraagstuk beter begrijpen en mogelijke oplossingsrichtingen verkennen en heel belangrijk onze positie te verstevigen als kennispartner en een positief beeld te creëren dat wij de oplossing zijn voor de uitdagingen waar een opdrachtgever voor staat

Mogelijke hulpmiddelen
Verdiepende presentaties.
Product-specialisten betrekken bij tweede gesprek.
Uitvraagdocumenten (wat willen wij weten) ter ondersteuning.
Vergelijkingsmodellen, mogelijk met ondersteuning van praktijkvoorbeelden.

Belangrijk inzicht
Hoe complexer het vraagstuk, hoe belangrijker het wordt om niet alleen de dienstverlening te bespreken, maar ook de achterliggende oorzaak van het vraagstuk te begrijpen.

4.5 Hulpmiddelen voor analyse en onderbouwing

Doel
Vraagstukken inzichtelijk maken en keuzes onderbouwen.

Mogelijke hulpmiddelen
Organisatiescans veelal gebaseerd op gesprekken/interviews met betrokkenen en/of opgebouwd/aangevuld  met inzichtelijke data
Kostenvergelijkingen o.a. gebaseerd op ROI modellen.
Informatie mbt de toegepaste modellen die leiden tot een concreet plan/oplossing en veelal onderdeel zijn van de organisatiescans. Denk hierbij aan het McKinsey 7S-model maar ook andere modellen en scans die inzicht geven in salarisverwerking, HR-inrichting en resultaat
Feitelijke productinformatie van Salarisadministratie, HR-advies/Support en HR-consultant. Mogelijk ook in vergelijk met huidige situatie

Belangrijk inzichtEen analyse is geen doel op zich. Het doel is om opdrachtgevers beter inzicht te geven in hun huidige situatie en de mogelijke verbeteringen.

4.6 Hulpmiddelen bij voorstellen en offertes

Doel
Het vertalen van de behoeften, uitdagingen en doelstellingen van een opdrachtgever naar een concreet voorstel.

De offerte vormt veel meer dan een prijsopgave. Het is vaak de eerste concrete uitwerking van de oplossing die tijdens eerdere gesprekken is besproken.
Een goede offerte laat zien dat wij het vraagstuk van de opdrachtgever begrijpen en beschrijft op welke wijze wij hier invulling aan kunnen geven.

Bij eenvoudige vraagstukken kan een korte en duidelijke offerte voldoende zijn. Denk hierbij aan payroll of salarisadministratie waarbij de behoefte van de opdrachtgever helder is en de dienstverlening goed afgebakend kan worden.

Bij complexere vraagstukken ontstaat vaak behoefte aan een gefaseerde aanpak. Hierbij kan een voorstel bestaan uit meerdere onderdelen, bijvoorbeeld een analysefase, adviesfase, implementatiefase en eventuele vervolgondersteuning.

Vooral bij HR Support & Advies en HR Consultancy zal een voorstel vaak meer zijn dan alleen een offerte voor een dienst.

Mogelijke hulpmiddelen
Standaardoffertes
Gefaseerde voorstellen
Implementatievoorstellen
Analyse- en adviestrajecten
Kostenbegrotingen
Presentaties ter ondersteuning van het voorstel
Referentieprojecten en praktijkcases

Belangrijk inzicht
Een offerte moet niet alleen antwoord geven op de vraag wat een dienst kost, maar vooral duidelijk maken welke waarde deze dienst toevoegt voor de opdrachtgever.
De kwaliteit van een voorstel wordt daarom niet bepaald door de omvang van het document, maar door de mate waarin het aansluit bij het werkelijke vraagstuk van de organisatie.

4.7 Hulpmiddelen tijdens implementatie en overdracht

Doel
Het ondersteunen van een zorgvuldige overgang van commercieel traject naar uitvoering.
Veel organisaties beoordelen een dienstverlener niet alleen op de kwaliteit van het commerciële traject, maar vooral op de wijze waarop afspraken worden nagekomen en de implementatie verloopt.

Een succesvolle implementatie begint daarom vaak al tijdens het commerciële traject. Tijdens deze fase verschuift de verantwoordelijkheid van accountmanagement naar de specialisten die betrokken zijn bij de uitvoering.
Denk hierbij aan salarisadministrateurs, HR-specialisten, consultants of andere collega's binnen de PolderKracht Groep.

Een goede overdracht zorgt ervoor dat verwachtingen, afspraken en doelstellingen helder zijn voor alle betrokkenen.
De accountmanager blijft hierbij een belangrijke rol vervullen. Niet als uitvoerder van de dienstverlening, maar als bewaker van de relatie en de gemaakte afspraken.

Mogelijke hulpmiddelen
Implementatieplannen
Projectplanningen
Overdrachtsdocumenten
Inventarisatieformulieren
Procesbeschrijvingen
Checklists
Inrichtingsdocumentatie
Evaluatiemomenten

Belangrijk inzicht
Een opdrachtgever ervaart PolderLoon en de PolderKracht Groep als één organisatie. Voor de klant bestaat geen onderscheid tussen accountmanager, salarisadministrateur, HR-specialist of consultant.
Juist daarom is een zorgvuldige overdracht essentieel. Een goede implementatie vergroot het vertrouwen in de dienstverlening en vormt vaak de basis voor een langdurige samenwerking.