{"id":1328,"date":"2026-09-03T10:42:24","date_gmt":"2026-09-03T10:42:24","guid":{"rendered":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/?page_id=1328"},"modified":"2026-09-15T10:12:30","modified_gmt":"2026-09-15T10:12:30","slug":"pktr-3-0-salarisadministratie-loonadvies","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/?page_id=1328","title":{"rendered":"Pktr 2.2 Salarisadministratie & Loonadvies"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t
\n
\n \t\t\t\"\"\/\t<\/a>\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t\"\"\/\t<\/a>\t\t\n<\/div>\n\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2 Salarisadministratie & Loonadvies<\/h2>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Snel naar een onderdeel:<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n\r\n \r\n2.2.1 Inleiding en afbakening\r\n <\/a>\r\n\r\n \r\n2.2.2 Interne verloning voor de labels\r\n <\/a>\r\n\r\n \r\n2.2.8 Externe salarisadministratie en loonadvies\r\n <\/a>\r\n\r\n \r\n2.2.14 Systemen, gegevens en privacy\r\n <\/a>\r\n\r\n \r\n2.2.28 Functies, rollen en hi\u00ebrarchie\r\n <\/a>\r\n\r\n \r\n2.2.45 Rollen- en takenmatrix\r\n <\/a>\r\n\r\n \r\n2.2.57 Kennis, opleiding en ontwikkeling\r\n <\/a>\r\n\r\n \r\n2.2.63 Kwaliteitsborging en continu\u00efteit\r\n <\/a>\r\n\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.1 Inleiding en afbakening<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Een juiste en tijdige salarisverwerking is belangrijk voor medewerkers, opdrachtgevers en de financi\u00eble administratie.
Salarisgegevens moeten niet alleen correct worden berekend, maar ook zorgvuldig, vertrouwelijk en controleerbaar worden verwerkt.

Binnen PolderKantoor omvat Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> drie verschillende werkterreinen:
\u2022 de verloning van uitzend- en detacheringsmedewerkers voor de labels PolderKracht, PolderNoord en PolderProfessionals;
\u2022 salarisadministratie van payrollmedewerkers via PolderLoon;
\u2022 de uitvoering van salarisadministratie en loonadvies voor externe opdrachtgevers eveneens via PolderLoon.

Salarisadministratie voor de interne labels PolderKracht, PolderNoord en PolderProfessionals:<\/strong>

Salarisadministratie voor PolderLoon:<\/strong>

Salarisadministratie voor externe opdrachtgevers<\/strong>
Het derde werkterrein bestaat uit de medewerkers van PolderKantoor die salarisadministratie en loonadvies uitvoeren voor externe opdrachtgevers.
Deze dienstverlening wordt vanuit het label PolderLoon<\/strong> aangeboden.
Binnen dit hoofdstuk beschrijven we vooral:
de functies en onderlinge hi\u00ebrarchie;
\u2022 taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
\u2022 werkverdeling en controle;
\u2022 samenwerking met andere afdelingen;
\u2022 kennis, opleiding en ontwikkeling;
\u2022 vertrouwelijkheid en toegangsrechten;
\u2022 vervanging, kwaliteit en continu\u00efteit.

De inhoudelijke dienstverlening aan opdrachtgevers is afzonderlijk beschreven binnen de Academy-pagina\u2019s van PolderLoon.
We herhalen hier daarom niet het volledige klant- en salarisproces, maar leggen vast hoe de vakafdeling binnen PolderKantoor organisatorisch is ingericht.

Samenhang<\/strong>
Hoewel de drie werkterreinen verschillend zijn, gelden dezelfde basisprincipes:
\u2022 juiste en tijdige verwerking;
\u2022 duidelijke verantwoordelijkheden;
\u2022 bescherming van vertrouwelijke gegevens;
\u2022 controle op aangeleverde mutaties en uitkomsten;
\u2022 functiescheiding waar dit noodzakelijk is;
\u2022 tijdige signal opvolging van vragen en afwijkingen;
\u2022 voldoende vakkennis en continu\u00efteit.

Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> vormt daarmee de verbindende schakel tussen personele afspraken, salarisverwerking en financi\u00eble verantwoording, zonder de verantwoordelijkheden van Interne HR, Financi\u00ebn, Beheersing & Advies, de directie of externe uitvoerders over te nemen.

<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.2 Interne verloning voor de labels<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> verzorgt de verloning van flex- en payrollmedewerkers voor:
\u2022 PolderKracht;
\u2022 PolderNoord;
\u2022 PolderProfessionals;
\u2022 PolderLoon.

Deze werkzaamheden vormen een interne dienstverlening van PolderKantoor aan de verschillende labels en entiteiten.
De uitvoering vindt plaats in nauwe samenwerking met Flex Backoffice & Compliance<\/strong>.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.3 Samenwerking met Flex Backoffice & Compliance
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Flex Backoffice & Compliance<\/strong> verzorgt en controleert de operationele gegevens die nodig zijn voor de verloning.
Hieronder vallen onder meer:
\u2022 plaatsingen en opdrachten;
\u2022 arbeidsovereenkomsten;
\u2022 gewerkte uren en uursoorten;
\u2022 tarieven en toeslagen;
\u2022 cao- en arbeidsvoorwaardelijke gegevens;
\u2022 in-, door- en uitstroom;
\u2022 verlof, verzuim en andere relevante mutaties;
\u2022 gegevens die nodig zijn voor facturatie en kostprijscontrole.

Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> beoordeelt of de aangeleverde informatie voldoende en bruikbaar is voor een juiste salarisverwerking.
Ontbrekende, onduidelijke of afwijkende gegevens worden teruggelegd bij Flex Backoffice & Compliance voordat de verloning definitief wordt uitgevoerd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.4 Verantwoordelijkheid van Salarisadministratie & Loonadvies
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> is verantwoordelijk voor:
\u2022 tijdige uitvoering van de salarisruns;
\u2022 juiste toepassing van looncomponenten;
\u2022 verwerking van uren, toeslagen, vergoedingen en inhoudingen;
\u2022 uitvoering van de noodzakelijke salariscontroles;
\u2022 verwerking van correcties en nabetalingen;
\u2022 voorbereiding van loonstroken, aangiften en afdrachten;
\u2022 signalering van afwijkingen en salarisrisico\u2019s;
\u2022 vastlegging van controles en bijzonderheden;
\u2022 aanlevering van financi\u00eble uitkomsten.

De uitgebreide operationele processen van Flex Backoffice & Compliance worden beschreven in hoofdstuk 5.
Binnen dit hoofdstuk beschrijven we alleen de verantwoordelijkheid van Salarisadministratie & Loonadvies voor de verloning.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.5 Financi\u00eble verwerking en controle
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Na iedere verloning worden de noodzakelijke financi\u00eble gegevens beschikbaar gesteld aan Financi\u00ebn, Beheersing & Advies<\/strong>.
Het betreft onder meer:
\u2022 brutolonen;
\u2022 werkgeverslasten;
\u2022 reserveringen;
\u2022 pensioen- en fondspremies;
\u2022 loonheffingen;
\u2022 nettolonen;
\u2022 correcties en nabetalingen;
\u2022 gegevens voor kostprijs-, marge- en resultaatrapportages.

Financi\u00ebn, Beheersing & Advies controleert de aansluiting tussen de salarisverwerking, financi\u00eble administratie, bankbetalingen en relevante rapportages.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.6 Interne doorbelasting
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De uitvoering van de verloning brengt kosten met zich mee.
Hierbij kan worden gedacht aan:
\u2022 inzet van medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies;
\u2022 kosten van salaris- en verloningssystemen;
\u2022 controle- en ondersteuningswerkzaamheden;
\u2022 aanvullende kosten voor correcties of bijzondere verwerkingen.

Deze kosten worden afzonderlijk toegerekend en doorbelast aan de entiteit waarvoor de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Financi\u00ebn, Beheersing & Advies ontwikkelt hiervoor, samen met Salarisadministratie & Loonadvies en de directie, een controleerbare verdeel- of tariefsystematiek.
Bij de doorbelasting kan bijvoorbeeld rekening worden gehouden met het aantal medewerkers, loonstroken, salarisruns, correcties, bestede tijd of de complexiteit van de verwerking.
De definitieve methode wordt afzonderlijk vastgesteld en periodiek beoordeeld.
Hierdoor worden de kosten van de interne salarisdienstverlening zichtbaar bij het label waar zij ontstaan en kan het resultaat per entiteit zuiverder worden beoordeeld.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.7 Afbakening
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De interne verloning voor de labels verschilt van:
de salarisverwerking van eigen medewerkers en dga\u2019s, die door Koopman & Co wordt uitgevoerd;
de externe salarisadministratie die via PolderLoon aan opdrachtgevers wordt aangeboden.

Voor ieder werkterrein gelden daarom afzonderlijke verantwoordelijkheden, toegangsrechten, werkafspraken en controles.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.8 Externe salarisadministratie en loonadvies<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

PolderKantoor beschikt over een vakteam dat salarisadministratie en loonadvies uitvoert voor externe opdrachtgevers.
Deze dienstverlening wordt via PolderLoon<\/strong> aangeboden.
De medewerkers die de werkzaamheden uitvoeren, hebben hun arbeidsovereenkomst met PolderKantoor.
PolderLoon verzorgt de positionering en de afspraken met de opdrachtgever, terwijl Salarisadministratie & Loonadvies verantwoordelijk is voor een juiste, tijdige en vakinhoudelijk zorgvuldige uitvoering.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.9 Werkterrein
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De werkzaamheden kunnen onder meer betrekking hebben op:
\u2022 inrichting en overname van salarisadministraties;
\u2022 verwerking van periodieke personeels- en salarismutaties;
\u2022 uitvoering en controle van salarisruns;
\u2022 loonstroken en salarisoverzichten;
\u2022 loonheffingen, pensioenen en fondsen;
\u2022 verwerking van correcties en nabetalingen;
\u2022 beantwoording van salaris- en loonvragen;
\u2022 signalering van wijzigingen in cao\u2019s en wet- en regelgeving;
\u2022 aansluiting van salarisgegevens op financi\u00eble informatie;
\u2022 ondersteuning bij controles en jaarafsluitingen.

De volledige inhoud, werkwijze en klantreis van deze dienstverlening zijn afzonderlijk beschreven binnen de Academy-pagina\u2019s van PolderLoon.
Dit hoofdstuk richt zich op de interne inrichting van het uitvoerende vakteam.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.10 Verantwoordelijkheden
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor:
\u2022 uitvoering volgens de gemaakte afspraken;
\u2022 inhoudelijke beoordeling van aangeleverde gegevens;
\u2022 toepassing van de juiste salarisregels;
\u2022 controle van de salarisverwerking;
\u2022 tijdige signalering van ontbrekende informatie en afwijkingen;
\u2022 duidelijke communicatie met de opdrachtgever;
\u2022 vastlegging van werkzaamheden, controles en besluiten;
\u2022 bescherming van vertrouwelijke persoonsgegevens;
\u2022 tijdige escalatie wanneer een risico of onjuistheid wordt vastgesteld.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor een volledige en tijdige aanlevering van juiste gegevens en voor beslissingen die bij het werkgeverschap horen.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.11 Loonadvies
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Naast de uitvoerende salarisadministratie kan het team opdrachtgevers adviseren over de salaris gerelateerde toepassing van arbeidsvoorwaarden, cao-bepalingen, pensioenregelingen, vergoedingen en looncomponenten.
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
\u2022 uitleg over de salaris administratieve verwerking;
\u2022 signalering van mogelijke gevolgen of risico\u2019s;
\u2022 inhoudelijk loonadvies;
\u2022 onderwerpen waarvoor aanvullende HR-, fiscale, pensioen- of juridische deskundigheid nodig is.

De salarisprofessional neemt geen werkgeversbesluit namens de opdrachtgever, maar zorgt dat de gevolgen van een keuze duidelijk en correct kunnen worden verwerkt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.12 Samenwerking met andere onderdelen
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voor een goede uitvoering werkt Salarisadministratie & Loonadvies samen met:
PolderLoon voor dienstverlening en klantafspraken;
\u2022 HR-Support & Advies en HR-Consultancy bij personele en arbeidsvoorwaardelijke vragen;
\u2022 Financi\u00ebn, Beheersing & Advies voor servicefacturatie, financi\u00eble gegevens en rapportages;
\u2022 externe pensioen-, fiscale of juridische specialisten wanneer aanvullende deskundigheid nodig is;
\u2022 de opdrachtgever en diens accountant of financieel verantwoordelijke.

De taakverdeling wordt per opdrachtgever duidelijk vastgelegd. Hierdoor blijft herkenbaar wie gegevens aanlevert, wie verwerkt, wie controleert en wie besluiten neemt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.13 Organisatorische inrichting
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De externe salarisadministratie wordt ingericht met duidelijke functies, verantwoordelijkheden, klantverdeling, controle momenten en vervanging.
Niet iedere medewerker hoeft alle werkzaamheden of klanten zelfstandig te kunnen behandelen.
In de volgende onderdelen leggen we daarom vast:
\u2022 welke functies binnen het vakteam nodig zijn;
\u2022 welke werkzaamheden en bevoegdheden bij deze functies horen;
\u2022 hoe vakinhoudelijke controle en escalatie plaatsvinden;
\u2022 welke kennis, opleiding en ervaring vereist zijn;
\u2022 hoe continu\u00efteit en vervanging worden georganiseerd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.14 Systemen, gegevens en privacy<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies werkt met verschillende systemen voor het verzamelen, verwerken, controleren en rapporteren van salarisgegevens.
Welk systeem wordt gebruikt, is afhankelijk van de soort medewerker, de betreffende entiteit en de vorm van dienstverlening.
Omdat salarisgegevens vertrouwelijk zijn, moeten deze systemen zorgvuldig worden ingericht en gebruikt.
Daarbij moet steeds duidelijk zijn:
\u2022 welk systeem de offici\u00eble bron vormt;
\u2022 welke entiteit verantwoordelijk is voor de gegevens;
\u2022 wie gegevens mag invoeren, verwerken en controleren;
\u2022 hoe gegevens tussen systemen worden overgedragen;
\u2022 waar documenten worden opgeslagen;
\u2022 welke privacy- en beveiligingsafspraken gelden.

De technische inrichting en het algemene systeembeheer worden verder uitgewerkt binnen het hoofdstuk ICT & Digitale Bedrijfsvoering<\/strong>.
In dit onderdeel staat het gebruik vanuit Salarisadministratie & Loonadvies centraal.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.15 Tigris en Nmbrs
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Tigris en Nmbrs vormen samen de huidige verwerkingsketen voor de verloning van flex-medewerkers van:
PolderKracht;
PolderNoord;
PolderProfessionals.

Tigris wordt voornamelijk gebruikt door Flex Backoffice & Compliance<\/strong> voor de operationele registratie van onder andere medewerkers, opdrachtgevers, plaatsingen, uren, tarieven en uursoorten.

De voor de verloning benodigde gegevens worden vervolgens verwerkt in Nmbrs. Nmbrs functioneert binnen deze keten als verloningsmotor achter Tigris en wordt uitsluitend gebruikt voor de verloning van de flex- medewerkers binnen deze labels.

Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor de salarisverwerking en voor de controle van de gegevens die daarvoor worden gebruikt. Ontbrekende gegevens en afwijkingen worden afgestemd met Flex Backoffice & Compliance.

De operationele werking van Tigris wordt uitgebreider beschreven in hoofdstuk 5.
Binnen dit hoofdstuk staat uitsluitend de betekenis van Tigris en Nmbrs voor de salarisverwerking centraal.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.16 Loket.nl
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Loket.nl wordt gebruikt voor:
payrollmedewerkers van PolderLoon;
salarisadministraties die PolderLoon voor externe opdrachtgevers uitvoert;
de salarisadministratie van de eigen medewerkers;
de salarisadministratie van de dga\u2019s.

De verwerking van de salarissen van de eigen medewerkers en dga\u2019s wordt vanwege de vertrouwelijkheid uitgevoerd door Koopman & Co<\/strong>.
De Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken<\/strong> onderhoudt hiervoor het contact met de accountant en zorgt dat noodzakelijke mutaties, afspraken en controle vragen zorgvuldig worden overgedragen.
Voor payroll en externe salarisadministraties voeren bevoegde medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> de werkzaamheden in Loket.nl uit.
De toegang tot administraties wordt beperkt tot medewerkers die deze voor hun functie nodig hebben.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.17 Microsoft 365
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Microsoft 365 ondersteunt de samenwerking, gegevensverzameling, documentopslag en rapportage rondom de salarisadministratie.

Power Apps<\/strong>
Power Apps kan worden gebruikt voor het gestructureerd verzamelen en doorgeven van:
\u2022 personeelsmutaties;
\u2022 klant- en opdrachtgegevens;
\u2022 contactmomenten;
\u2022 interne controlegegevens;
\u2022 taken en werkvoorraden;
\u2022 goedkeuringen en signaleringen.
Een Power App is niet automatisch de offici\u00eble bron voor salarisgegevens.
Per toepassing wordt vastgesteld welke gegevens worden vastgelegd, waar deze worden opgeslagen en naar welk systeem zij worden overgedragen.

Power BI<\/strong>
Power BI wordt gebruikt voor rapportages en controles op basis van gegevens uit de salaris-, operationele en financi\u00eble systemen.
Hierbij kan worden gedacht aan:
\u2022 aantallen verloningen;
\u2022 loonkosten;
\u2022 reserveringen;
\u2022 afwijkingen;
\u2022 gegevens per entiteit of opdrachtgever;
\u2022 ontwikkelingen over verschillende perioden.
Rapportages bevatten niet meer persoonsgegevens dan voor het doel noodzakelijk is.
Waar mogelijk wordt gewerkt met totalen en geanonimiseerde of samengevoegde gegevens.

Teams en SharePoint<\/strong>
Teams en SharePoint worden gebruikt voor samenwerking en gecontroleerde documentopslag. Salarisdocumenten en klantdossiers worden opgeslagen in daarvoor aangewezen en afgeschermde SharePoint-omgevingen.
Documenten die onderdeel zijn van een salaris- of klantdossier mogen niet uitsluitend in een persoonlijke mailbox of op een lokale computer worden bewaard.

OneDrive<\/strong>
OneDrive is in beginsel een persoonlijke werkomgeving en geen offici\u00eble opslagplaats voor salarisdossiers. Tijdelijke werkbestanden worden na afronding verwijderd of overgebracht naar het leidende salarissysteem of de daarvoor aangewezen SharePointomgeving.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.18 Gegevensoverdracht en controle
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisgegevens kunnen via koppelingen, importbestanden, exportbestanden of handmatige invoer tussen systemen worden overgedragen.
Bij iedere gegevensstroom moet duidelijk zijn:
\u2022 welk systeem de bron vormt;
\u2022 welke gegevens worden overgedragen;
\u2022 wie verantwoordelijk is voor de aanlevering;
\u2022 wie de verwerking uitvoert;
\u2022 welke controles worden uitgevoerd;
\u2022 hoe afwijkingen worden vastgelegd en hersteld;
\u2022 wanneer tijdelijke bestanden worden verwijderd.

Automatische verwerking vervangt de inhoudelijke controle niet. Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> controleert onder andere aantallen, perioden, looncomponenten, totalen en opvallende afwijkingen voordat een salarisverwerking definitief wordt gemaakt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.19 Uitgangspunten voor privacy en gegevensverwerking<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Binnen Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> worden onder andere identiteitsgegevens, contactgegevens, bankgegevens, burgerservicenummers, salarisgegevens, fiscale gegevens, pensioeninformatie en gegevens over de arbeidsverhouding verwerkt.

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
\u2022 alleen noodzakelijke gegevens worden verzameld en verwerkt;
\u2022 gegevens worden uitsluitend voor een vooraf bepaald en gerechtvaardigd doel gebruikt;
\u2022 gegevens worden juist en actueel gehouden;
\u2022 toegang wordt beperkt tot medewerkers die deze voor hun taak nodig hebben;
\u2022 gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of wettelijk verplicht;
\u2022 gegevens worden passend beveiligd;
\u2022 de verwerking moet controleerbaar en aantoonbaar zijn.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens.
Binnen de salarisadministratie worden daarom geen diagnoses, behandelgegevens of andere inhoudelijke medische informatie vastgelegd.
Alleen de beperkte gegevens die noodzakelijk zijn voor de salaris- of verzuimverwerking mogen worden gebruikt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.20 Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voor iedere salarisadministratie wordt vastgesteld wie verwerkingsverantwoordelijke en wie verwerker is.
Bij salarisadministratie voor een externe opdrachtgever is de opdrachtgever als werkgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.
De opdrachtgever bepaalt het doel van de verwerking en blijft onder andere verantwoordelijk voor:
\u2022 de rechtmatigheid van de aangeleverde gegevens;
\u2022 de informatieverstrekking aan medewerkers;
\u2022 de grondslagen voor de verwerking;
\u2022 het vaststellen van bewaartermijnen;
\u2022 de behandeling van privacyverzoeken.

PolderLoon verwerkt de salarisgegevens in opdracht van de opdrachtgever en treedt daarbij in beginsel op als verwerker. Voor medewerkers waarvoor een entiteit binnen de PolderKracht Groep zelf juridisch werkgever is, is die werkgever verwerkingsverantwoordelijke.
Externe partijen, zoals Koopman & Co en softwareleveranciers, kunnen afhankelijk van hun werkzaamheden verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Deze positie wordt per samenwerking beoordeeld en vastgelegd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.21 Verhouding tussen PolderLoon en PolderKantoor
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De externe dienstverlening op het gebied van salarisadministratie en loonadvies wordt commercieel aangeboden vanuit PolderLoon<\/strong>.
PolderLoon sluit de dienstverleningsovereenkomst met de opdrachtgever, maakt afspraken over de omvang en het tarief van de dienstverlening en blijft het centrale aanspreekpunt voor de klantrelatie.

De feitelijke uitvoering wordt geheel of gedeeltelijk verzorgd door het team Salarisadministratie & Loonadvies van PolderKantoor<\/strong>.
PolderKantoor beschikt hiervoor over de medewerkers, vakkennis, systemen en interne controleprocessen.
De verantwoordelijkheden worden als volgt verdeeld:
\u2022 PolderLoon<\/strong> is verantwoordelijk voor de overeenkomst, opdrachtomschrijving, prijsafspraken en communicatie met de opdrachtgever;
\u2022 PolderKantoor<\/strong> is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige, veilige en controleerbare uitvoering van de toegewezen werkzaamheden;
\u2022 wijzigingen in de opdracht worden door PolderLoon afgestemd met de opdrachtgever en overgedragen aan PolderKantoor;
\u2022 inhoudelijke salarisvragen kunnen door Salarisadministratie & Loonadvies worden behandeld;
\u2022 afspraken die de dienstverlening, aansprakelijkheid of prijs be\u00efnvloeden worden via PolderLoon bevestigd;
\u2022 PolderKantoor rapporteert aan PolderLoon over de uitvoering, afwijkingen en risico\u2019s.

Privacyrechtelijke positie<\/strong>
Bij externe salarisadministratie<\/strong> is de opdrachtgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en PolderLoon verwerker.
Wanneer PolderKantoor de feitelijke verwerking uitvoert, wordt PolderKantoor door PolderLoon als sub-verwerker<\/strong> ingeschakeld.
De opdrachtgever wordt hierover vooraf ge\u00efnformeerd.
De toestemming voor het inschakelen van PolderKantoor en andere sub-verwerkers wordt vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

Tussen PolderLoon en PolderKantoor wordt een intercompany-dienstverleningsovereenkomst <\/strong>met bijbehorende privacy-afspraken<\/strong> gesloten.
Hierin wordt minimaal vastgelegd:
\u2022 welke werkzaamheden PolderKantoor uitvoert;
\u2022 voor welke opdrachtgevers en administraties dit gebeurt;
\u2022 welke persoonsgegevens worden verwerkt;
\u2022 welke medewerkers toegang mogen hebben;
\u2022 welke systemen en opslaglocaties worden gebruikt;
\u2022 welke beveiligingsmaatregelen gelden;
\u2022 hoe mutaties, controles en goedkeuringen verlopen;
\u2022 hoe privacy-verzoeken en datalekken worden afgehandeld;
\u2022 welke leveranciers en sub-verwerkers worden gebruikt;
\u2022 wat na be\u00ebindiging met de gegevens gebeurt;
\u2022 hoe PolderKantoor verantwoording aflegt aan PolderLoon.

De privacy- en beveiligingsverplichtingen die PolderLoon met de opdrachtgever overeenkomt, worden doorgelegd naar PolderKantoor.

Payroll en andere werkgeversadministraties<\/strong>
Bij payroll is PolderLoon zelf werkgever en daarmee verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van de payrollmedewerkers.
PolderKantoor verwerkt deze gegevens namens PolderLoon voor de uitvoering van de salarisadministratie en treedt daarbij in beginsel op als verwerker.
Voor salarisadministraties van andere groepsentiteiten wordt per entiteit en medewerkersgroep vastgesteld welke entiteit werkgever en verwerkingsverantwoordelijke is. De uitvoering door PolderKantoor wordt vastgelegd in interne dienstverlenings- en privacyafspraken.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.22 Overeenkomsten met externe opdrachtgevers
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voordat PolderLoon voor een externe opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, worden minimaal de volgende afspraken vastgelegd:
\u2022 een dienstverleningsovereenkomst of opdrachtbevestiging;
\u2022 een verwerkersovereenkomst wanneer PolderLoon als verwerker optreedt;
\u2022 afspraken over de veilige aanlevering van mutaties en documenten;
\u2022 afspraken over toegang tot het salarissysteem;
\u2022 afspraken over controles, correcties en goedkeuring van de salarisrun;
\u2022 afspraken over bewaartermijnen en be\u00ebindiging;
\u2022 afspraken over privacy-verzoeken en datalekken.

In de verwerkersovereenkomst wordt onder andere vastgelegd:
\u2022 het doel, de aard en de duur van de verwerking;
\u2022 de categorie\u00ebn persoonsgegevens en betrokkenen;
\u2022 de rechten en verplichtingen van de opdrachtgever;
\u2022 wie toegang tot de gegevens mag hebben;
\u2022 welke beveiligingsmaatregelen worden toegepast;
\u2022 welke leveranciers en subverwerkers worden gebruikt;
\u2022 hoe beveiligingsincidenten worden gemeld;
\u2022 hoe PolderLoon ondersteunt bij privacyverzoeken;
\u2022 wat na be\u00ebindiging met de gegevens gebeurt;
\u2022 hoe naleving kan worden gecontroleerd.

Wanneer een softwareleverancier of andere externe partij wordt ingeschakeld, wordt gecontroleerd of hiervoor toestemming bestaat en of met deze partij passende privacy- en beveiligingsafspraken zijn gemaakt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.23 Protocollen en aantoonbare borging
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Privacy wordt niet uitsluitend met overeenkomsten geborgd.
Hiervoor zijn ook vaste interne protocollen, registraties en controles nodig.

Binnen Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> worden daarom minimaal ingericht:
\u2022 een register van verwerkingsactiviteiten;
\u2022 een overzicht van verwerkingsverantwoordelijken, verwerkers en sub-verwerkers;
\u2022 een autorisatiematrix per systeem, entiteit en opdrachtgever;
\u2022 een procedure voor het verlenen, wijzigen en be\u00ebindigen van toegang;
\u2022 een protocol voor veilige gegevensaanlevering en gegevensuitwisseling;
\u2022 een bewaartermijnen- en verwijderbeleid;
\u2022 een datalek- en beveiligings-incidentenprotocol;
\u2022 een procedure voor privacy-verzoeken;
\u2022 geheimhoudingsafspraken voor medewerkers en ingehuurde krachten;
\u2022 periodieke controle van autorisaties en dossiers;
\u2022 afspraken over back-ups, herstel en continu\u00efteit;
\u2022 een procedure voor het beoordelen van nieuwe systemen en gegevensverwerkingen.

Wanneer een nieuwe toepassing, koppeling of werkwijze waarschijnlijk een hoog privacy risico oplevert, wordt vooraf beoordeeld of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook wel DPIA<\/strong>, noodzakelijk is.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.24 Opslag en beveiliging
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisgegevens worden opgeslagen in het daarvoor aangewezen salarissysteem of in een beveiligde SharePointomgeving.
Per administratie wordt vastgesteld welk systeem of dossier als offici\u00eble bron geldt.

Voor de opslag en beveiliging gelden minimaal de volgende afspraken:
\u2022 dossiers van opdrachtgevers en entiteiten worden van elkaar gescheiden;
\u2022 toegang wordt verleend op basis van functie en noodzakelijkheid;
\u2022 medewerkers gebruiken persoonlijke accounts;
\u2022 inloggegevens worden niet gedeeld;
waar beschikbaar wordt meervoudige authenticatie toegepast;
\u2022 vertrouwelijke bestanden worden niet onbeveiligd per e-mail verzonden;
\u2022 tijdelijke exportbestanden worden beveiligd en na gebruik verwijderd;
\u2022 gegevens worden niet zonder toestemming op priv\u00e9apparatuur of externe opslagmedia opgeslagen;
\u2022 OneDrive wordt niet gebruikt als permanent of centraal salarisdossier;
\u2022 autorisaties worden periodiek gecontroleerd;
\u2022 toegang wordt direct aangepast bij functiewijziging of uitdiensttreding;
\u2022 wijzigingen en correcties worden waar mogelijk geregistreerd.

Teams kan worden gebruikt voor samenwerking, maar SharePoint vormt de onderliggende centrale opslagomgeving.
Persoonlijke mailboxen, lokale mappen en OneDrive zijn geen vervanging voor het offici\u00eble dossier.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.25 Bewaartermijnen en be\u00ebindiging
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voor iedere categorie salarisgegevens wordt een bewaartermijn vastgesteld op basis van fiscale, arbeidsrechtelijke en privacy-rechtelijke verplichtingen.
Niet alle onderdelen van een salarisdossier hebben dezelfde bewaartermijn.
In het bewaarbeleid wordt daarom per documentsoort vastgelegd:
\u2022 welke gegevens worden bewaard;
\u2022 op welke verplichting of noodzaak dit is gebaseerd;
\u2022 waar de gegevens worden opgeslagen;
\u2022 wanneer de bewaartermijn begint;
\u2022 wie verantwoordelijk is voor verwijdering;
\u2022 hoe verwijdering of anonimisering plaatsvindt.

Bij be\u00ebindiging van een externe opdracht wordt vastgesteld:
\u2022 welke gegevens aan de opdrachtgever worden overgedragen;
\u2022 in welke vorm de overdracht plaatsvindt;
\u2022 welke kopie\u00ebn moeten worden verwijderd;
\u2022 welke toegang moet worden be\u00ebindigd;
\u2022 welke gegevens PolderLoon op grond van een eigen wettelijke verplichting nog moet bewaren.

De uitvoering en afronding worden vastgelegd, zodat achteraf aantoonbaar is wat met de gegevens is gebeurd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.26 Datalekken en privacyverzoeken
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Een beveiligingsincident wordt direct intern gemeld en geregistreerd.
Vervolgens wordt beoordeeld of sprake is van een datalek en welke partij verantwoordelijk is voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokken medewerkers.

Wanneer PolderLoon als verwerker optreedt, informeert PolderLoon de opdrachtgever zonder onnodige vertraging.
PolderKantoor meldt een incident direct bij PolderLoon en verstrekt alle beschikbare informatie die nodig is voor de beoordeling en afhandeling.

De opdrachtgever blijft in beginsel verantwoordelijk voor een formele melding bij een externe salarisadministratie, tenzij hierover rechtsgeldig andere afspraken zijn gemaakt.

Verzoeken van medewerkers om inzage, correctie, beperking, overdracht of verwijdering worden geregistreerd en doorgeleid naar de verwerkingsverantwoordelijke. PolderLoon en PolderKantoor ondersteunen bij de behandeling wanneer dit binnen hun rol en opdracht noodzakelijk is.
<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.27 Onderzoek naar het toekomstige systeemlandschap
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

In september 2026 vindt onderzoek plaats naar mogelijke aanpassing of vervanging van onderdelen van het huidige systeemlandschap.
Tigris en de daaraan gekoppelde verloningsmotor Nmbrs maken onderdeel uit van dit onderzoek.
Ook wordt beoordeeld welke gevolgen een eventuele systeemwijziging heeft voor:
\u2022 Loket.nl;
\u2022 Microsoft 365;
\u2022 financi\u00eble verwerking;
\u2022 rapportages;
\u2022 gegevensoverdracht;
\u2022 autorisaties;
\u2022 privacy en informatiebeveiliging.

Van iedere mogelijke oplossing wordt onder andere onderzocht:
\u2022 waar gegevens worden opgeslagen;
\u2022 welke leveranciers en subverwerkers betrokken zijn;
\u2022 of verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt;
\u2022 welke autorisatie- en logmogelijkheden beschikbaar zijn;
\u2022 hoe gegevens worden versleuteld en beveiligd;
\u2022 hoe cao\u2019s, pensioenregelingen en fondsen worden ondersteund;
\u2022 hoe koppelingen met financi\u00eble en operationele systemen werken;
\u2022 hoe back-ups, herstel en continu\u00efteit zijn geregeld;
\u2022 hoe gegevens kunnen worden ge\u00ebxporteerd, overgedragen en verwijderd;
\u2022 welke verwerkersovereenkomsten en certificeringen beschikbaar zijn;
\u2022 hoe historische salarisgegevens veilig kunnen worden gemigreerd.

Een nieuw systeem wordt pas in gebruik genomen nadat de privacy-rollen, gegevensstromen, contractuele afspraken, autorisaties, controles en beveiligingsmaatregelen zijn beoordeeld en vastgelegd.
Zolang geen definitieve keuze is gemaakt, blijven de bestaande systemen en vastgelegde werkprocessen leidend.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.28 Functies, rollen en hi\u00ebrarchie<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies <\/strong>verwerkt vertrouwelijke gegevens en is verantwoordelijk voor werkzaamheden die rechtstreeks van invloed zijn op het inkomen van medewerkers, de financi\u00eble administratie van werkgevers en de naleving van fiscale, arbeidsrechtelijke en pensioenrechtelijke verplichtingen.

Een duidelijke verdeling van functies, bevoegdheden en controle-verantwoordelijkheden is daarom noodzakelijk.
Niet alle beschreven functies hoeven direct afzonderlijk te worden ingevuld.
Binnen het groeimodel van PolderKantoor kunnen werkzaamheden tijdelijk worden gecombineerd of als aanvullende rol aan een medewerker, manager of directielid worden toegewezen.
Ook wanneer \u00e9\u00e9n persoon meerdere rollen vervult, moet duidelijk blijven:
\u2022 vanuit welke verantwoordelijkheid de persoon handelt;
\u2022 welke bevoegdheden daarbij horen;
\u2022 aan wie wordt gerapporteerd;
\u2022 wie de werkzaamheden controleert;
\u2022 wie bij afwezigheid als vervanger optreedt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.29 Positionering binnen de organisatie<\/strong>

<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> is organisatorisch onderdeel van PolderKantoor.
Het team verzorgt of co\u00f6rdineert salariswerkzaamheden voor verschillende groepen medewerkers en opdrachtgevers.
De verantwoordelijkheidsverdeling verschilt per werkstroom.

Interne medewerkers en dga\u2019s<\/strong>
De salaris- en beloningszaken van de interne medewerkers en dga\u2019s worden geco\u00f6rdineerd door de Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken<\/strong>.
Deze co\u00f6rdinator:
\u2022 onderhoudt het contact met de medewerkers, directie en dga\u2019s;
\u2022 stemt personeels- en salarisafspraken af met Interne HR;
\u2022 verzamelt en controleert mutaties;
\u2022 onderhoudt het contact met Koopman & Co;
\u2022 bewaakt de juiste en tijdige verwerking;
\u2022 controleert de ontvangen salarisinformatie;
\u2022 stemt relevante financi\u00eble gegevens af met Financi\u00ebn, Beheersing & Advies;
\u2022 bewaakt de vertrouwelijkheid van de interne salarisgegevens.

De feitelijke salarisverwerking van de interne medewerkers en dga\u2019s vindt plaats bij Koopman & Co<\/strong>. Deze werkwijze is gekozen om de toegang tot vertrouwelijke salaris- en directiegegevens binnen de eigen organisatie te beperken. Koopman & Co voert de salarisberekeningen uit op basis van de door de Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken gecontroleerde en aangeleverde gegevens. De verantwoordelijkheid voor besluiten over functies, arbeidsvoorwaarden en beloning blijft bij de bevoegde directie en Interne HR.

Flex-medewerkers van<\/strong> PolderKracht, PolderNoord, PolderProfessionals<\/strong>
Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> verzorgt de verloning van de flex-medewerkers van:
\u2022 PolderKracht;
\u2022 PolderNoord;
\u2022 PolderProfessionals.
De commerci\u00eble overeenkomsten met opdrachtgevers worden gesloten vanuit de betreffende entiteit.
Deze entiteit is verantwoordelijk voor:
\u2022 de commerci\u00eble klantrelatie;
\u2022 de afspraken met de opdrachtgever;
\u2022 de overeengekomen tarieven;
\u2022 de inzet en plaatsing van flex-medewerkers;
\u2022 de communicatie over de opdracht;
\u2022 de juistheid van de commerci\u00eble en operationele uitgangspunten.
Flex Backoffice & Compliance<\/strong> ondersteunt de operationele uitvoering en zorgt onder andere voor de inrichting en verwerking van:
\u2022 medewerkers;
\u2022 arbeidsovereenkomsten;
\u2022 plaatsingen;
\u2022 opdrachtgevers;
\u2022 gewerkte uren;
\u2022 uursoorten;
\u2022 tarieven;
\u2022 cao- en arbeidsvoorwaardengegevens;
\u2022 andere gegevens die voor de verloning noodzakelijk zijn.
Salarisadministratie & Loonadvies gebruikt deze gegevens voor de feitelijke salarisverwerking. Het team controleert of de voor de verloning benodigde informatie volledig, logisch en tijdig beschikbaar is en stemt afwijkingen af met Flex Backoffice & Compliance en, waar nodig, met de betreffende entiteit.
De kosten van de salarisverwerking worden afzonderlijk toegerekend en intern doorbelast aan de entiteit waarvoor de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Payrollmedewerkers van PolderLoon<\/strong>
Voor payrollmedewerkers worden de commerci\u00eble afspraken met de opdrachtgever gemaakt vanuit PolderLoon<\/strong>.
PolderLoon is contractpartij voor de opdrachtgever en werkgever van de payrollmedewerkers.
PolderLoon is daarmee verantwoordelijk voor:
\u2022 de commerci\u00eble overeenkomst met de opdrachtgever;
\u2022 de payrollovereenkomst;
\u2022 de afspraken over tarieven en dienstverlening;
\u2022 het contact met de opdrachtgever;
\u2022 de afspraken over arbeidsvoorwaarden;
\u2022 de werkgeversverantwoordelijkheden.
De feitelijke salarisverwerking wordt uitgevoerd door Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> van PolderKantoor.
Het team verwerkt en controleert de salarisgegevens in Loket.nl en draagt zorg voor de werkzaamheden die samenhangen met de periodieke verloning.
Bij de uitvoering vindt afstemming plaats met PolderLoon, Flex Backoffice & Compliance, Financi\u00ebn, Beheersing & Advies<\/strong> en de betrokken pensioen- en uitvoeringsorganisaties.

Externe salarisadministratie en loonadvies<\/strong>
De externe dienstverlening op het gebied van salarisadministratie en loonadvies wordt commercieel aangeboden vanuit PolderLoon<\/strong>.
PolderLoon:
\u2022 sluit de dienstverleningsovereenkomst met de opdrachtgever;
\u2022 stelt samen met de opdrachtgever de omvang van de dienstverlening vast;maakt prijs- en tariefafspraken;
\u2022 onderhoudt de commerci\u00eble klantrelatie;
\u2022 bewaakt wijzigingen in de opdracht;
\u2022 blijft het centrale aanspreekpunt voor de dienstverlening.
De feitelijke uitvoering vindt plaats bij Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong> van PolderKantoor.
Het team:
\u2022 richt de salarisadministratie in;
\u2022 verwerkt en controleert mutaties;
\u2022 voert salarisruns uit;
\u2022 verzorgt de afgesproken aangiften en aanleveringen;
\u2022 beantwoordt inhoudelijke salarisvragen;
\u2022 signaleert afwijkingen en risico\u2019s;
\u2022 rapporteert over de uitvoering aan PolderLoon en de opdrachtgever.
Inhoudelijke contacten kunnen rechtstreeks tussen Salarisadministratie & Loonadvies en de opdrachtgever plaatsvinden.
Wijzigingen die gevolgen hebben voor de opdracht, prijs, aansprakelijkheid of omvang van de dienstverlening worden via PolderLoon afgestemd en bevestigd.

Centrale positie van Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong>
Salarisadministratie & Loonadvies heeft binnen deze werkstromen steeds een uitvoerende, controlerende en adviserende verantwoordelijkheid.
De afdeling neemt de commerci\u00eble, werkgevers- of beleidsverantwoordelijkheid van de betreffende entiteit niet over.
Samengevat geldt:
\u2022 de betreffende entiteit blijft verantwoordelijk voor haar commerci\u00eble overeenkomsten en klantrelaties;
\u2022 Flex Backoffice & Compliance is verantwoordelijk voor de operationele inrichting en aanlevering rondom flex-medewerkers;
\u2022 Interne HR en de bevoegde directie bepalen het interne HR-, arbeidsvoorwaarden- en beloningsbeleid;
\u2022 Koopman & Co voert de salarisverwerking van interne medewerkers en dga\u2019s uit;
\u2022 Salarisadministratie & Loonadvies verzorgt of co\u00f6rdineert de salarisverwerking en bijbehorende controles;
\u2022 Financi\u00ebn, Beheersing & Advies verwerkt en controleert de financi\u00eble uitkomsten;
\u2022 PolderLoon draagt de commerci\u00eble verantwoordelijkheid voor payroll, externe salarisadministratie en loonadvies.

Door deze verantwoordelijkheden per werkstroom te onderscheiden, blijft duidelijk wie afspraken maakt, wie gegevens aanlevert, wie de salarisverwerking uitvoert, wie controleert en wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor de betreffende dienstverlening of arbeidsrelatie.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.30 Verdeling van de directieverantwoordelijkheid
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Binnen PolderKantoor wordt uitgegaan van maximaal twee vakinhoudelijke directieportefeuilles:
\u2022 de financieel directeur;
\u2022 de directeur HR.

De financieel directeur<\/strong> is hi\u00ebrarchisch en eindverantwoordelijk voor Salarisadministratie & Loonadvies.
Deze positionering sluit aan bij het uitvoerende en controlerende karakter van de salarisadministratie en bij de verantwoordelijkheid voor:
\u2022 juiste en tijdige verloning;
\u2022 financi\u00eble aansluitingen en controles;
\u2022 loonheffingen, afdrachten en betaalgegevens;
\u2022 betrouwbare verwerking in de salarissystemen;
\u2022 functiescheiding en toepassing van het vierogen-principe;
\u2022 rapportage en aansluiting op de financi\u00eble administratie;
\u2022 continu\u00efteit en beheersing van de salarisprocessen.

De financieel directeur stelt niet zelfstandig arbeidsvoorwaarden of individuele beloningsafspraken vast.
Deze worden aangeleverd vanuit de daarvoor bevoegde onderdelen van de organisatie.

De directeur HR<\/strong> is inhoudelijk verantwoordelijk voor het interne HR-, arbeidsvoorwaarden- en beloningsbeleid.
Hieronder vallen onder andere:
het functiehuis;
het loongebouw;
arbeidsvoorwaarden;
beoordelings- en beloningsbeleid;
afspraken over salarisontwikkeling;
de HR-kaders voor instroom, doorstroom en uitstroom;
de inhoudelijke kaders voor pensioen, verlof en verzuim.

De directeur HR bepaalt samen met de directie de beleidsmatige uitgangspunten.
Salarisadministratie & Loonadvies vertaalt deze uitgangspunten naar een juiste en controleerbare salarisverwerking.
De directeur HR heeft een functionele samenwerkingsrelatie met de afdeling, maar geeft geen dagelijkse of hi\u00ebrarchische leiding aan de medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies.
Hiermee wordt voorkomen dat beleid, aanlevering, verwerking en controle volledig binnen dezelfde verantwoordelijkheidslijn komen te liggen.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.31 Rol van de algemeen directeur
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De algemeen directeur bewaakt de samenhang tussen de verschillende directieportefeuilles en bedrijfsactiviteiten van de PolderKracht Groep.
Ten aanzien van Salarisadministratie & Loonadvies heeft de algemeen directeur geen dagelijkse uitvoerende rol.
De algemeen directeur:
\u2022 bewaakt de samenwerking tussen de financieel directeur en de directeur HR;
\u2022 stelt samen met de directie de belangrijkste organisatorische kaders vast;
\u2022 besluit bij vraagstukken die niet binnen de reguliere verantwoordelijkheidsverdeling kunnen worden opgelost;
\u2022 behandelt escalaties met een groot financieel, juridisch, organisatorisch of reputatierisico;
\u2022 bewaakt de verhouding tussen PolderLoon als commerci\u00eble entiteit en PolderKantoor als uitvoerende organisatie;
\u2022 besluit over belangrijke investeringen, systeemkeuzes en structurele wijzigingen;
\u2022 bewaakt de onafhankelijkheid en continu\u00efteit van kritieke salarisprocessen;
\u2022 is betrokken bij vertrouwelijke beloningsvraagstukken van directieleden en dga\u2019s.

Voor bijzonder vertrouwelijke onderwerpen kan de Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken rechtstreeks rapporteren aan de algemeen directeur. Dit geldt met name wanneer een onderwerp betrekking heeft op de financieel directeur, de directeur HR, andere directieleden of dga\u2019s.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.32 Voorgestelde hi\u00ebrarchische opbouw
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De hi\u00ebrarchische opbouw van Salarisadministratie & Loonadvies bestaat in het groeimodel uit:
\u2022 Algemeen directeur \u2013 algemene governance, samenhang en escalatie;
\u2022 Financieel directeur \u2013 eindverantwoordelijk directielid;
\u2022 Manager Salarisadministratie & Loonadvies;
\u2022 Teamleider of Co\u00f6rdinator Salarisadministratie;
\u2022 Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur;
\u2022 Salarisadministrateur;
\u2022 Junior Salarisadministrateur;
\u2022 Assistent Salarisadministratie.

De algemeen directeur vormt geen extra dagelijkse managementlaag.
De normale rapportagelijn loopt van de Manager Salarisadministratie & Loonadvies naar de financieel directeur.

Daarnaast kennen we de bijzondere managementrol:
Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken.<\/strong>
Deze co\u00f6rdinator werkt binnen de vastgestelde kaders samen met de financieel directeur en de directeur HR. Vanwege het vertrouwelijke karakter van de rol bestaat voor bijzondere situaties tevens een rechtstreekse rapportagelijn naar de algemeen directeur.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.33 Manager Salarisadministratie & Loonadvies
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Doel van de functie<\/strong>
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor de inrichting, aansturing, kwaliteit en ontwikkeling van de afdeling.

Positie in de organisatie<\/strong>
De manager rapporteert aan de financieel directeur en geeft leiding aan de medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies.

Belangrijkste werkzaamheden<\/strong>
De manager:
\u2022 verdeelt de werkzaamheden en bewaakt de capaciteit;
\u2022 ziet toe op tijdige en juiste salarisverwerking;
\u2022 bewaakt de kwaliteit van interne en externe administraties;
\u2022 stelt werkprocessen, controlemaatregelen en bevoegdheden vast;
\u2022 organiseert functiescheiding, vervanging en het vierogen-principe;
\u2022 beoordeelt complexe salaris- en loonvraagstukken;
\u2022 bewaakt vakkennis, opleiding en ontwikkeling;
\u2022 onderhoudt contact met management, directie en belangrijke externe partijen;
\u2022 rapporteert over kwaliteit, voortgang, risico\u2019s en afwijkingen;
\u2022 is betrokken bij systeemkeuzes en procesverbeteringen;
\u2022 bewaakt de samenwerking met PolderLoon, Flex Backoffice & Compliance, Interne HR en Financi\u00ebn, Beheersing & Advies.

Bevoegdheden<\/strong>
De manager mag binnen de vastgestelde kaders:
\u2022 werkzaamheden en administraties verdelen;
\u2022 controles laten uitvoeren;
\u2022 aanvullende informatie opvragen;
\u2022 correcties verlangen;
\u2022 een salarisrun uitstellen of tegenhouden wanneer de juistheid of volledigheid onvoldoende is aangetoond;
\u2022 verbetermaatregelen voorstellen;
\u2022 afwijkingen escaleren naar de financieel directeur.

Benodigde kennis, opleiding en ervaring<\/strong>
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
\u2022 hbo werk- en denkniveau;
\u2022 een opleiding in de richting van payroll, bedrijfseconomie, HRM, finance of bedrijfsadministratie;
\u2022 minimaal het Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL\u00ae;
\u2022 bij voorkeur de Vakopleiding Payroll Services, VPS\u00ae;
\u2022 bij voorkeur inschrijving als Register Payroll Professional, RPP;
\u2022 aantoonbare ervaring met complexe salarisadministraties;
\u2022 ervaring met leidinggeven, kwaliteitsborging en procesinrichting;
\u2022 kennis van loonheffingen, sociale zekerheid, arbeidsrecht, cao\u2019s, pensioenregelingen en financi\u00eble aansluitingen;
\u2022 kennis van privacy, informatiebeveiliging en functiescheiding.

Wanneer de manager zelf eindverantwoordelijk is voor de inhoudelijke beoordeling van complexe salarisvraagstukken, geldt VPS-niveau als het gewenste minimumniveau. Wanneer de manager hoofdzakelijk organisatorisch leidinggeeft, moet binnen het team minimaal \u00e9\u00e9n senior professional op VPS- en bij voorkeur RPP-niveau aanwezig zijn.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.34 Teamleider of Co\u00f6rdinator Salarisadministratie
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Doel van de functie<\/strong>
De Teamleider of Co\u00f6rdinator Salarisadministratie organiseert de dagelijkse werkzaamheden en vormt de verbinding tussen de manager en de uitvoerende medewerkers.

Positie in de organisatie<\/strong>
De teamleider rapporteert aan de Manager Salarisadministratie & Loonadvies en geeft operationele aanwijzingen aan de medewerkers binnen het team.

Belangrijkste werkzaamheden<\/strong>
De teamleider:
\u2022 plant salarisruns en andere werkzaamheden;
\u2022 verdeelt administraties en klantverantwoordelijkheden;
\u2022 bewaakt deadlines en voortgang;
\u2022 organiseert de dagelijkse controles;
\u2022 ondersteunt medewerkers bij complexe mutaties;
\u2022 bewaakt de overdracht vanuit Flex Backoffice & Compliance en opdrachtgevers;
\u2022 registreert fouten, bijzonderheden en verbeterpunten;
\u2022 verzorgt de dagelijkse afstemming met andere teams;
\u2022 vervangt de manager bij operationele aangelegenheden.

Benodigde kennis, opleiding en ervaring<\/strong>
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
\u2022 minimaal mbo 4-niveau en bij voorkeur hbo werk- en denkniveau;
\u2022 minimaal het Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL\u00ae;
\u2022 bij voorkeur de Vakopleiding Payroll Services, VPS\u00ae;
\u2022 bij voorkeur registratie als RSa of RPP;
\u2022 meerdere jaren ervaring met zelfstandige salarisverwerking;
\u2022 ervaring met planning, controle en begeleiding van medewerkers;
\u2022 kennis van cao\u2019s, pensioenregelingen, loonheffingen en sociale zekerheid;
\u2022 ervaring met de binnen de organisatie gebruikte salarissystemen.
Wanneer de teamleider complexe administraties controleert of als inhoudelijk escalatiepunt optreedt, is VPS-niveau gewenst.

Deze functie wordt afzonderlijk ingericht zodra de omvang van het team en het aantal administraties dit noodzakelijk maken. Tot dat moment kunnen de werkzaamheden worden uitgevoerd door de manager of een senior salarisadministrateur.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.35 Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Doel van de functie<\/strong>
De Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur voert complexe salarisadministraties uit, controleert werkzaamheden en adviseert over looncomponenten, cao\u2019s, pensioenregelingen, fondsen en fiscale verwerking.

Positie in de organisatie<\/strong>
De senior rapporteert aan de teamleider of, zolang deze functie niet afzonderlijk is ingevuld, rechtstreeks aan de manager.

Belangrijkste werkzaamheden<\/strong>
De senior:
\u2022 voert complexe salarisadministraties uit;
\u2022 beoordeelt bijzondere mutaties en correcties;
\u2022 controleert salarisruns, aangiften en aansluitingen;
\u2022 analyseert verschillen en afwijkingen;
\u2022 adviseert over loonheffingen, arbeidsvoorwaarden en pensioen;
\u2022 begeleidt implementaties en overnames van salarisadministraties;
\u2022 ondersteunt bij schaduwruns en herstelwerkzaamheden;
\u2022 begeleidt minder ervaren medewerkers;
\u2022 vertaalt wijzigingen in wetgeving en cao\u2019s naar de praktijk;
\u2022 signaleert risico\u2019s en rapporteert daarover;
\u2022 onderhoudt contact met opdrachtgevers over inhoudelijke salarisvraagstukken.

Benodigde kennis, opleiding en ervaring<\/strong>
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
\u2022 hbo werk- en denkniveau;
\u2022 de Vakopleiding Payroll Services, VPS\u00ae, of een aantoonbaar gelijkwaardig kennisniveau;
\u2022 bij voorkeur registratie als Register Payroll Professional, RPP;
\u2022 ruime ervaring met zelfstandige en complexe salarisadministraties;
\u2022 diepgaande kennis van loonheffingen, arbeidsrecht, sociale zekerheid, cao\u2019s, pensioenen en fondsen;
\u2022 ervaring met controles, aansluitingen, implementaties en herstelwerkzaamheden;
\u2022 goede schriftelijke en mondelinge adviesvaardigheden.
In de ontwikkelfase kan een ervaren salarisadministrateur met PDL doorgroeien naar deze functie, mits een opleiding naar VPS-niveau in het persoonlijke ontwikkelplan wordt opgenomen.

De senior kan binnen het vierogen-principe salarisruns controleren en, wanneer dit formeel is toegewezen, vrijgeven.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.36 Salarisadministrateur
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Doel van de functie<\/strong>
De Salarisadministrateur verzorgt zelfstandig salarisadministraties binnen de vastgestelde processen en controlekaders.

Positie in de organisatie<\/strong>
De salarisadministrateur rapporteert aan de teamleider of manager en kan voor inhoudelijke begeleiding worden gekoppeld aan een senior salarisadministrateur.

Belangrijkste werkzaamheden<\/strong>
De salarisadministrateur:
\u2022 verwerkt personeels- en salarismutaties;
\u2022 controleert aangeleverde gegevens;
\u2022 bereidt salarisruns voor en voert deze uit;
\u2022 verwerkt verlof, verzuim, vergoedingen en inhoudingen;
\u2022 controleert loonstroken en betaalbestanden;
\u2022 verzorgt of ondersteunt aangiften en pensioenaanleveringen;
\u2022 beantwoordt salarisvragen;
\u2022 bewaakt deadlines en ontbrekende informatie;
\u2022 legt controles, correcties en bijzonderheden vast;
\u2022 onderhoudt het dossier van de administratie.

Benodigde kennis, opleiding en ervaring<\/strong>
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
\u2022 minimaal mbo 4 werk- en denkniveau;
\u2022 het Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL\u00ae;
\u2022 bij voorkeur registratie als Register Salarisadministrateur, RSa;
\u2022 kennis van loonheffingen, arbeidsrecht en sociale zekerheid;
\u2022 kennis van de relevante cao\u2019s, pensioenregelingen en fondsen;
\u2022 ervaring met salarissoftware;
\u2022 nauwkeurigheid en het vermogen om afwijkingen te herkennen.
Een medewerker die nog niet over PDL beschikt, kan alleen zelfstandig als salarisadministrateur worden ingezet wanneer op andere wijze een gelijkwaardig kennisniveau is aangetoond en aanvullende controle is georganiseerd.

De salarisadministrateur werkt zelfstandig binnen de toegewezen administraties, maar legt complexe of afwijkende vraagstukken voor aan een senior, teamleider of manager.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.37 Junior Salarisadministrateur
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Doel van de functie<\/strong>
De Junior Salarisadministrateur leert salarisadministraties zelfstandig uit te voeren en ondersteunt bij reguliere verwerkingen en controles.

Positie in de organisatie<\/strong>
De junior werkt onder begeleiding van een senior salarisadministrateur, teamleider of manager.

Belangrijkste werkzaamheden<\/strong>
De junior:
\u2022 verwerkt eenvoudige en terugkerende mutaties;
\u2022 controleert basisgegevens;
\u2022 bereidt onderdelen van salarisruns voor;
\u2022 ondersteunt bij dossieropbouw en aansluitingen;
\u2022 verzamelt ontbrekende informatie;
\u2022 registreert uitgevoerde controles;
\u2022 beantwoordt eenvoudige administratieve vragen;
\u2022 ontwikkelt vakkennis onder begeleiding van een ervaren collega.

Benodigde kennis, opleiding en ontwikkeling<\/strong>
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
\u2022 minimaal mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, financi\u00eble of HR-richting;
\u2022 Basiskennis Loonadministratie, BKL\u00ae, of de bereidheid dit diploma op korte termijn te behalen;
\u2022 deelname aan de opleiding Praktijkdiploma Loonadministratie, PDL\u00ae;
\u2022 basiskennis van arbeidsrecht, sociale zekerheid en loonheffingen;
\u2022 bereidheid om kennis van cao\u2019s, pensioenregelingen en salarissystemen te ontwikkelen.
De junior werkt onder begeleiding totdat voldoende kennis, ervaring en controlevaardigheid zijn aangetoond.

De junior heeft geen zelfstandige bevoegdheid om complexe correcties uit te voeren of salarisruns definitief vrij te geven.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.38 Assistent Salarisadministratie
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Doel van de functie<\/strong>
De Assistent Salarisadministratie ondersteunt het team bij administratieve, voorbereidende en dossiergerichte werkzaamheden.

Positie in de organisatie<\/strong>
De assistent werkt onder verantwoordelijkheid van een salarisadministrateur, senior salarisadministrateur, teamleider of manager.

Belangrijkste werkzaamheden<\/strong>
De assistent:
\u2022 verzamelt en ordent documenten;
\u2022 controleert of mutaties volledig zijn aangeleverd;
\u2022 registreert binnengekomen informatie;
\u2022 ondersteunt bij klant- en medewerkersdossiers;
\u2022 bewaakt actielijsten en termijnen;
\u2022 bereidt standaardoverzichten voor;
\u2022 verzorgt administratieve correspondentie;
\u2022 ondersteunt bij archivering en documentbeheer.

Benodigde kennis, opleiding en ontwikkeling<\/strong>
Voor deze functie geldt als uitgangspunt:
\u2022 minimaal mbo 3 werk- en denkniveau;
\u2022 bij voorkeur een administratieve, financi\u00eble of HR-opleiding;
\u2022 bij voorkeur Basiskennis Loonadministratie, BKL\u00ae;
\u2022 basisvaardigheid in Microsoft 365 en administratieve systemen;
\u2022 kennis van vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens;
\u2022 nauwkeurigheid en discipline in document- en dossierbeheer.
Wanneer de assistent structureel salarisgegevens gaat invoeren of inhoudelijk beoordelen, wordt BKL als minimum gehanteerd en wordt doorgroei naar PDL voorbereid.

De assistent verwerkt geen complexe salarisgegevens en voert geen zelfstandige salariscontroles of definitieve salarisruns uit.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.39 Aanvullende rollen en specialisaties<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Naast de formele functies kunnen binnen het team specifieke rollen worden verdeeld.
Klantverantwoordelijk<\/strong>
Bewaakt \u00e9\u00e9n of meer externe administraties, onderhoudt het operationele contact met de opdrachtgever en zorgt dat afspraken, bijzonderheden en deadlines bij het team bekend zijn.
Payrollcontroller<\/strong>
Voert onafhankelijke controles uit op salarisruns, aansluitingen, betaalbestanden, aangiften en financi\u00eble totalen.
Kwaliteitsco\u00f6rdinator<\/strong>
Beheert werkbeschrijvingen, controlelijsten, incidentregistraties en verbetermaatregelen.
Functioneel beheerder salarissystemen<\/strong>
Bewaakt de functionele inrichting van Loket.nl, Nmbrs en andere toepassingen en stemt wijzigingen af met ICT & Digitale Bedrijfsvoering en externe leveranciers.
Privacy- en gegevensco\u00f6rdinator<\/strong>
Bewaakt autorisaties, gegevensstromen, bewaartermijnen, privacyafspraken en de opvolging van beveiligingsincidenten.
Pensioen- en fondsspecialist<\/strong>
Bewaakt de toepassing van pensioenregelingen en fondsen en ondersteunt bij aansluitingen, mutaties, controles en periodieke aanleveringen.
Cao- en arbeidsvoorwaardenspecialist<\/strong>
Onderzoekt cao\u2019s en arbeidsvoorwaarden en vertaalt deze naar controleerbare instructies voor de salarisadministratie.

Deze rollen zijn niet automatisch afzonderlijke functies. Zij kunnen afhankelijk van de omvang, kennis en ontwikkeling van het team aan bestaande functies worden toegewezen. Wanneer de hoeveelheid werk, complexiteit of het benodigde niveau van onafhankelijkheid dit noodzakelijk maakt, kan een rol later uitgroeien tot een zelfstandige functie.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.40 Bevoegdheden en functiescheiding
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Binnen de salarisadministratie wordt waar mogelijk onderscheid gemaakt tussen:
\u2022 het aanleveren van mutaties;
\u2022 het beoordelen van de aanlevering;
\u2022 het invoeren of importeren van gegevens;
\u2022 het uitvoeren van de salarisberekening;
\u2022 het controleren van de salarisrun;
\u2022 het vrijgeven van de salarisrun;
\u2022 het aanmaken van het betaalbestand;
\u2022 het autoriseren van betalingen;
\u2022 het verwerken en controleren van financi\u00eble aansluitingen.

Een medewerker controleert bij voorkeur niet zelfstandig de volledige verwerking die hij of zij zelf heeft uitgevoerd. Salarisruns, betaalbestanden en belangrijke correcties worden volgens het vierogen-principe beoordeeld.
Wanneer de omvang van het team volledige functiescheiding nog niet mogelijk maakt, wordt een aanvullende controle uitgevoerd door een manager, directielid of andere bevoegde functionaris. De afwijkende werkwijze en de uitgevoerde controle worden vastgelegd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.41 Rapportagelijnen en samenwerking<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De Manager Salarisadministratie & Loonadvies rapporteert hi\u00ebrarchisch aan de financieel directeur.
Daarnaast bestaan functionele samenwerkingslijnen met:
PolderLoon<\/strong>, voor commerci\u00eble opdrachten, klantafspraken en dienstverlening;
PolderKracht, PolderNoord en PolderProfessionals<\/strong>, eveneens voor commerci\u00eble opdrachten, klantafspraken en de dienstverlening;
Flex Backoffice & Compliance<\/strong>, voor medewerkers-, contract-, plaatsings- en urengegevens;
Interne HR<\/strong>, voor personeelsbeleid, arbeidsvoorwaarden, beloningsafspraken en interne mutaties;
Financi\u00ebn, Beheersing & Advies<\/strong>, voor financi\u00eble aansluitingen, loonkosten, rapportages en interne doorbelasting;
ICT & Digitale Bedrijfsvoering<\/strong>, voor systemen, autorisaties, beveiliging en continu\u00efteit;
Koopman & Co<\/strong>, voor de salarisverwerking van eigen medewerkers en dga\u2019s;
pensioenuitvoerders, fondsen, de Belastingdienst en andere externe partijen.

De functionele samenwerking met deze onderdelen verandert de hi\u00ebrarchische positie van de medewerkers niet. De medewerkers van Salarisadministratie & Loonadvies blijven organisatorisch onderdeel van PolderKantoor.
Bij verschillen tussen financi\u00eble uitvoerbaarheid en HR-beleid vindt eerst afstemming plaats tussen de financieel directeur en de directeur HR. Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt of het onderwerp een groot organisatorisch risico heeft, wordt het vraagstuk voorgelegd aan de algemeen directeur.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.42 Kennis, opleiding en geschiktheid
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De functieprofielen binnen Salarisadministratie & Loonadvies bevatten per functieniveau een passend werk- en denkniveau, relevante vakdiploma\u2019s, benodigde ervaring en eventuele vak-registraties.
Daarbij hanteren we de volgende ontwikkellijn:
Assistent Salarisadministratie<\/strong>
Minimaal mbo 3-niveau, met BKL\u00ae als gewenste vakopleiding.
Junior Salarisadministrateur<\/strong>
Minimaal mbo 4-niveau, met BKL\u00ae en een ontwikkeltraject naar PDL\u00ae.
Salarisadministrateur<\/strong>
Minimaal mbo 4-niveau en in beginsel PDL\u00ae. Registratie als RSa is gewenst.
Senior Salarisadministrateur en Loonadviseur<\/strong>
Hbo werk- en denkniveau en in beginsel VPS\u00ae of aantoonbaar gelijkwaardig niveau. Registratie als RPP is gewenst.
Teamleider of Co\u00f6rdinator Salarisadministratie<\/strong>
Minimaal mbo 4- en bij voorkeur hbo werk- en denkniveau. Minimaal PDL\u00ae, waarbij VPS\u00ae gewenst is wanneer de functie ook inhoudelijke eindcontroles en advisering omvat.
Manager Salarisadministratie & Loonadvies<\/strong>
Hbo werk- en denkniveau, ruime vakinhoudelijke en leidinggevende ervaring en bij voorkeur VPS\u00ae en RPP-registratie. Wanneer de manager geen inhoudelijk payrollspecialist is, moet deze expertise aantoonbaar binnen het team zijn geborgd.
Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken<\/strong>
Hbo werk- en denkniveau en kennis van HR, arbeidsvoorwaarden, beloning en salarisprocessen. BKL\u00ae of PDL\u00ae is gewenst, afhankelijk van de inhoudelijke verantwoordelijkheid.

De genoemde diploma\u2019s vormen belangrijke uitgangspunten, maar een diploma alleen is niet voldoende.
Per functie wordt ook gekeken naar:
\u2022 relevante praktijkervaring;
\u2022 actuele kennis van wet- en regelgeving;
\u2022 ervaring met cao\u2019s, pensioenregelingen en fondsen;
\u2022 kennis van salarissoftware en gegevensverwerking;
\u2022 analytisch en controlerend vermogen;
\u2022 advies- en communicatievaardigheden;
\u2022 integriteit en vertrouwelijkheid;
\u2022 vermogen om risico\u2019s en afwijkingen te herkennen.

Permanente ontwikkeling<\/strong>
Wetgeving, cao\u2019s, pensioenregelingen en salarissystemen veranderen voortdurend.
Medewerkers moeten hun kennis daarom structureel onderhouden.
Dit gebeurt onder andere door:
\u2022 vakgerichte opleidingen;
\u2022 actualiteitendagen en webinars;
\u2022 interne kennissessies;
\u2022 bestudering van vakliteratuur;
\u2022 training in de gebruikte systemen;
\u2022 periodieke toetsing van kennis;
\u2022 deelname aan permanente educatie;
\u2022 registratie als RSa of RPP wanneer dit bij de functie past.

Voor senior salarisadministrateurs, loonadviseurs, teamleiders en inhoudelijk verantwoordelijke managers wordt een NIRPA-registratie<\/strong> als belangrijke kwaliteitsnorm beschouwd. Hiermee wordt niet alleen het oorspronkelijke opleidingsniveau zichtbaar gemaakt, maar ook aangetoond dat de vakkennis actueel wordt gehouden.

Afwijking en gelijkwaardig kennisniveau<\/strong>
Bij bestaande of nieuw aan te trekken medewerkers kan relevante werkervaring in bepaalde gevallen worden meegewogen.
Wanneer iemand nog niet over het bij de functie genoemde diploma beschikt, wordt vastgesteld:
\u2022 welk kennisniveau al aantoonbaar aanwezig is;
\u2022 welke werkzaamheden zelfstandig mogen worden uitgevoerd;
\u2022 welke aanvullende controles noodzakelijk zijn;
\u2022 welke opleiding of toetsing nog moet worden gevolgd;
\u2022 binnen welke termijn het gewenste niveau moet worden bereikt.

Een afwijking van het functieprofiel wordt vastgelegd in het persoonlijke ontwikkelplan en goedgekeurd door de Manager Salarisadministratie & Loonadvies.

Samenwerking met Interne HR<\/strong>
De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bepaalt welke vakinhoudelijke kennis en bevoegdheden voor de afdeling noodzakelijk zijn.
Interne HR ondersteunt vervolgens bij:
\u2022 het opnemen van de eisen in het functiehuis;
\u2022 werving en selectie;
\u2022 beoordeling van opleiding en ervaring;
\u2022 persoonlijke ontwikkelplannen;
\u2022 opleidingsafspraken;
\u2022 doorgroei naar een volgende functie;
\u2022 verwerking in het loongebouw;
\u2022 periodieke functie- en beoordelingsgesprekken.

Hiermee wordt vakinhoudelijke verantwoordelijkheid vanuit Salarisadministratie & Loonadvies verbonden met een eenduidig organisatie breed opleidings- en ontwikkelbeleid vanuit Interne HR.

Opleidingen, diploma\u2019s en beroepsregistraties<\/strong>
Binnen Salarisadministratie & Loonadvies gebruiken we verschillende Nederlandse vakopleidingen en beroepsregistraties als uitgangspunt voor het vereiste kennisniveau.

BKL\u00ae \u2013 Basiskennis Loonadministratie<\/strong>
BKL staat voor Basiskennis Loonadministratie en is vergelijkbaar met mbo 3-niveau.
De opleiding behandelt de grondbeginselen van:
loonheffingen;
arbeidsrecht;
sociale zekerheid;
eenvoudige loonberekeningen;
de basis van de Nederlandse salarisadministratie.
BKL is vooral geschikt voor assistenten, startende medewerkers en medewerkers die vanuit HR of administratie regelmatig met salarisgegevens werken.

PDL\u00ae \u2013 Praktijkdiploma Loonadministratie<\/strong>
PDL staat voor Praktijkdiploma Loonadministratie en is ingeschaald op NLQF\/EQF-niveau 4.
Het diploma bestaat uit onderdelen op het gebied van:
loonheffingen;
arbeidsrecht en sociale zekerheid;
personeel, organisatie en communicatie;
zelfstandige uitvoering van een Nederlandse salarisadministratie.
PDL vormt binnen PolderKantoor het belangrijkste vakinhoudelijke uitgangspunt voor een medewerker die zelfstandig salarisadministraties verwerkt.

VPS\u00ae \u2013 Vakopleiding Payroll Services<\/strong>
VPS staat voor Vakopleiding Payroll Services en is ingeschaald op NLQF\/EQF-niveau 5.
De opleiding is bedoeld voor ervaren salarisprofessionals die naast uitvoering ook controles, advisering en complexe vraagstukken behandelen.
De opleiding omvat onder andere:
loonheffingen op verdiepend niveau;
arbeidsrecht en sociale zekerheid;
personeel en organisatie;
professionele communicatie en advisering;
toepassing van kennis bij complexe payrollvraagstukken.
VPS past vooral bij senior salarisadministrateurs, loonadviseurs, inhoudelijke teamleiders en managers die verantwoordelijk zijn voor complexe controles en advisering.

NIRPA<\/strong>
NIRPA staat voor het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting<\/strong>.
NIRPA beheert beroepsregisters voor salarisprofessionals. Een NIRPA-registratie is geen opleiding of diploma, maar een beroepsregistratie.
Geregistreerde professionals moeten hun kennis en vaardigheden door permanente educatie actueel houden en zich houden aan de geldende gedrags- en beroepsregels.
NIRPA kent onder andere de volgende registers:
RSa \u2013 Register Salarisadministrateur<\/strong>
De registratie RSa past bij salarisprofessionals die werken op het niveau van zelfstandig salarisadministrateur. PDL of een aantoonbaar gelijkwaardig kennisniveau vormt doorgaans de basis voor toelating.
RSa is binnen PolderKantoor vooral passend voor zelfstandig werkende salarisadministrateurs.
RPP \u2013 Register Payroll Professional<\/strong>
De registratie RPP is bedoeld voor payrollprofessionals die werkzaam zijn op een verdiepend en adviserend niveau.
VPS of een aantoonbaar gelijkwaardig kennisniveau vormt doorgaans de basis voor toelating.
RPP is vooral passend voor senior salarisadministrateurs, loonadviseurs, inhoudelijke teamleiders en vakinhoudelijk verantwoordelijke managers.

NLQF en EQF<\/strong>
NLQF staat voor Nederlands Kwalificatieraamwerk.
EQF staat voor European Qualifications Framework.
Deze raamwerken maken zichtbaar op welk niveau een opleiding of kwalificatie is ingeschaald.
Een NLQF- of EQF-niveau zegt iets over de complexiteit, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid die bij het behaalde niveau horen. Het is niet automatisch gelijk aan een volledige mbo- of hbo-opleiding van dezelfde duur of omvang.

Status van de diploma\u2019s en registraties<\/strong>
Voor het uitvoeren van een salarisadministratie bestaat in Nederland geen algemeen wettelijk verplicht beroepsdiploma.
Functiebenamingen als salarisadministrateur en payrollprofessional zijn niet op dezelfde manier wettelijk beschermd als bepaalde gereglementeerde beroepstitels.

BKL, PDL en VPS zijn vakdiploma\u2019s die zijn toegespitst op de Nederlandse salarisadministratie.
RSa en RPP zijn beroepsregistraties waarmee een professional laat zien dat het vereiste vak-niveau aanwezig is en door permanente educatie wordt onderhouden.

PolderKantoor kan deze diploma\u2019s en registraties daarom als interne functie- en kwaliteitsnorm vaststellen, ook wanneer zij niet wettelijk verplicht zijn.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.43 Vervanging en continu\u00efteit
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voor iedere kritieke functie en verantwoordelijkheid wordt een vervanger aangewezen.

Dit geldt in ieder geval voor:
de manager;
\u2022 de dagelijkse co\u00f6rdinatie;
\u2022 het uitvoeren en controleren van salarisruns;
\u2022 klantverantwoordelijkheid;
\u2022 systeembeheer en autorisaties;
\u2022 de Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken.

De vervanger beschikt over voldoende kennis en krijgt alleen toegang tot de gegevens en systemen die voor de vervanging noodzakelijk zijn.
Belangrijke werkzaamheden, controles, deadlines en contactgegevens worden vastgelegd in werkbeschrijvingen en overdrachtsdocumenten.
Hierdoor blijft de continu\u00efteit van de salarisverwerking bij ziekte, verlof, vertrek of onverwachte uitval zoveel mogelijk gewaarborgd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.44 Vertaling van groeimodel naar praktijk
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Het functiehuis beschrijft de gewenste toekomstige inrichting.
Dit betekent niet dat iedere functie direct door een afzonderlijke medewerker moet worden ingevuld.

Zolang functies nog niet afzonderlijk zijn bezet, wordt in een taken- en verantwoordelijkhedenmatrix vastgelegd:
\u2022 welke functie of rol noodzakelijk is;
\u2022 welke werkzaamheden daarbij horen;
\u2022 wie deze werkzaamheden feitelijk uitvoert;
\u2022 vanuit welke functie of toegewezen rol dit gebeurt;
\u2022 wie de werkzaamheden controleert;
\u2022 wie bij afwezigheid vervangt;
\u2022 welke bevoegdheden zijn toegekend;
\u2022 welke kennis of opleiding nog moet worden ontwikkeld;
\u2022 wanneer uitbreiding of een vacature noodzakelijk wordt.

Wanneer \u00e9\u00e9n persoon tijdelijk meerdere opeenvolgende stappen in een proces uitvoert, wordt tevens vastgelegd welke aanvullende controle nodig is.
Hiermee wordt voorkomen dat noodzakelijke verantwoordelijkheden ontbreken omdat een formele functie nog niet is ingevuld.
Tegelijkertijd blijft zichtbaar waar tijdelijke taakcombinaties bestaan en waar de organisatie in de toekomst verder moet worden versterkt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.45 Rollen- en takenmatrix<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De functieprofielen uit het voorgaande onderdeel beschrijven welke functies binnen Salarisadministratie & Loonadvies bestaan en welke verantwoordelijkheden daarbij horen.
In de dagelijkse praktijk moet daarnaast duidelijk zijn welke medewerker een functie of rol daadwerkelijk vervult, welke werkzaamheden aan deze persoon zijn toegewezen en wie de werkzaamheden controleert of bij afwezigheid overneemt.

Hiervoor wordt een actuele rollen- en takenmatrix bijgehouden.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.46 Doel van de matrix
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De rollen- en takenmatrix maakt zichtbaar:
\u2022 welke functies en rollen binnen de afdeling nodig zijn;
\u2022 welke medewerker formeel op een functie is geplaatst;
\u2022 welke aanvullende rollen aan een medewerker zijn toegewezen;
\u2022 wie een werkzaamheid uitvoert;
\u2022 wie inhoudelijk controleert;
\u2022 wie bevoegd is een verwerking vrij te geven;
\u2022 wie eindverantwoordelijk is;
\u2022 wie bij afwezigheid als vervanger optreedt;
\u2022 welke tijdelijke taakcombinaties bestaan;
\u2022 waar nog functies, kennis of capaciteit ontbreken.

De matrix vormt daarmee de praktische vertaling van het functiehuis naar de feitelijke bezetting en dagelijkse werkzaamheden.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.47 Onderscheid tussen functie, rol en taak
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Binnen de matrix wordt onderscheid gemaakt tussen een functie, een rol en een taak.
Een functie<\/strong> is de formele positie van een medewerker binnen de organisatie. Voorbeelden zijn Manager Salarisadministratie & Loonadvies, Senior Salarisadministrateur en Salarisadministrateur.
Een rol<\/strong> is een aanvullende verantwoordelijkheid die aan een medewerker kan worden toegewezen. Voorbeelden zijn klantverantwoordelijke, payrollcontroller, functioneel beheerder of pensioen- en fondsspecialist.
Een taak<\/strong> is een concrete werkzaamheid binnen een proces. Voorbeelden zijn het verwerken van mutaties, controleren van een salarisrun, indienen van een loonaangifte of beoordelen van een pensioenaanlevering.
E\u00e9n medewerker kan meerdere rollen of taken hebben. Een aanvullende rol verandert niet automatisch de formele functie van de medewerker.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.48 Verdeling van het beheer
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De rollen- en takenmatrix wordt gezamenlijk beheerd, waarbij iedere verantwoordelijke een eigen onderdeel bewaakt.

De Manager Salarisadministratie & Loonadvies is verantwoordelijk voor:<\/strong>
\u2022 de verdeling van administraties en werkzaamheden;
\u2022 de toewijzing van aanvullende rollen;
\u2022 het aanwijzen van uitvoerders, controleurs en vervangers;
\u2022 de praktische functiescheiding;
\u2022 het beoordelen van vakinhoudelijke geschiktheid;
\u2022 het signaleren van ontbrekende capaciteit of kennis;
\u2022 het actueel houden van de operationele matrix.

De financieel directeur is verantwoordelijk voor:<\/strong>
\u2022 goedkeuring van de hoofdstructuur;
\u2022 toezicht op bevoegdheden en functiescheiding;
\u2022 beoordeling van belangrijke afwijkingen;
\u2022 de eindverantwoordelijkheid voor de beheersing van het proces.

ICT & Digitale Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor:<\/strong>
\u2022 het technisch toekennen en intrekken van systeemrechten;
\u2022 het laten aansluiten van autorisaties op de goedgekeurde matrix;
\u2022 het registreren van beheerdersrechten;
\u2022 periodieke controle van gebruikers en toegangsrechten.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.49 Opbouw van de matrix
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Per functie, rol of taak worden waar relevant de volgende gegevens vastgelegd:
\u2022 afdeling;
\u2022 werkstroom;
\u2022 proces of administratie;
\u2022 formele functie;
\u2022 aanvullende rol;
\u2022 naam van de medewerker;
\u2022 uitvoerder;
\u2022 controleur;
\u2022 verantwoordelijke voor vrijgave;
\u2022 eindverantwoordelijke;
\u2022 eerste vervanger;
\u2022 tweede vervanger;
\u2022 benodigde opleiding of vakkennis;
\u2022 toegekende systemen en autorisaties;
\u2022 ingangsdatum;
\u2022 eventuele einddatum;
\u2022 tijdelijke of structurele toewijzing;
\u2022 datum van de laatste controle;
\u2022 naam van degene die de toewijzing heeft goedgekeurd.

Bij externe salarisadministraties wordt daarnaast vastgelegd voor welke opdrachtgever of administraties een medewerker verantwoordelijk is.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.50 Verantwoordelijkheid per werkzaamheid<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Bij de verdeling van werkzaamheden kunnen de volgende aanduidingen worden gebruikt:
U \u2013 Uitvoerder:<\/strong> voert de werkzaamheid uit;
C \u2013 Controleur:<\/strong> controleert de uitvoering;
V \u2013 Vrijgever:<\/strong> geeft de verwerking of salarisrun formeel vrij;
E \u2013 Eindverantwoordelijke:<\/strong> draagt de eindverantwoordelijkheid;
G \u2013 Geraadpleegd:<\/strong> wordt vooraf om inhoudelijke inbreng gevraagd;
I \u2013 Ge\u00efnformeerd:<\/strong> ontvangt informatie over de uitvoering of uitkomst;
AV \u2013 Achtervang of vervanger:<\/strong> neemt de taak bij afwezigheid over.

Niet iedere taak hoeft alle aanduidingen te bevatten. Bij kritieke werkzaamheden worden in ieder geval een uitvoerder, controleur, vrijgever en vervanger aangewezen.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.51 Werkstromen binnen de matrix
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De matrix wordt minimaal verdeeld naar de volgende werkstromen:

Interne medewerkers en dga\u2019s<\/strong>
Hierin worden de werkzaamheden en vervanging van de Co\u00f6rdinator Interne Salaris- en Beloningszaken vastgelegd, evenals de samenwerking met Koopman & Co, Interne HR, de financieel directeur en de algemeen directeur.

Flexmedewerkers<\/strong>Hierin worden de rollen van de betreffende entiteit, Flex Backoffice & Compliance en Salarisadministratie & Loonadvies vastgelegd. Per salarisrun wordt duidelijk wie gegevens aanlevert, verwerkt, controleert en vrijgeeft.

Payrollmedewerkers van PolderLoon<\/strong>
Hierin worden de verantwoordelijkheden van PolderLoon als werkgever, Flex Backoffice & Compliance en Salarisadministratie & Loonadvies vastgelegd.

Externe salarisadministratie en loonadvies<\/strong>
Hierin wordt per opdrachtgever vastgelegd wie klantverantwoordelijke, uitvoerder, controleur, vrijgever en vervanger is. Ook wordt aangegeven wie namens PolderLoon de commerci\u00eble klantrelatie beheert<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.52 Functiescheiding
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Bij de taakverdeling wordt zoveel mogelijk voorkomen dat \u00e9\u00e9n medewerker zelfstandig:
\u2022 gegevens ontvangt;
\u2022 mutaties invoert;
\u2022 de salarisrun uitvoert;
\u2022 de eigen verwerking controleert;
\u2022 het betaalbestand vrijgeeft;
\u2022 de betaling autoriseert;
\u2022 de financi\u00eble aansluiting controleert.

Wanneer de omvang van het team volledige functiescheiding tijdelijk niet mogelijk maakt, wordt een aanvullende controle door een manager, directeur of andere bevoegde functionaris vastgelegd.
Een tijdelijke combinatie van taken betekent niet dat de bijbehorende functies structureel zijn samengevoegd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.53 Functiebezetting en namen<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De Academy bevat de structurele beschrijving van functies, rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
De namen van medewerkers worden niet in de vaste hoofdstuk tekst opgenomen, omdat personele bezetting kan veranderen.
De actuele koppeling tussen medewerker en functie wordt door Interne HR beheerd.

De praktische toewijzing van administraties, rollen en taken wordt door de Manager Salarisadministratie & Loonadvies bijgehouden.
Hiervoor wordt een gekoppelde en beveiligde registratie ingericht, bijvoorbeeld in Microsoft Lists, SharePoint of Power Apps. Vanuit de Academy kan later naar deze actuele registratie worden verwezen.
De toegang tot deze registratie wordt beperkt, omdat de matrix informatie kan bevatten over medewerkers, opdrachtgevers, bevoegdheden en toegang tot vertrouwelijke salarisgegevens.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.54 Tijdelijke toewijzing van taken
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Wanneer een functie nog niet formeel is ingevuld, kunnen de bijbehorende werkzaamheden tijdelijk aan een andere medewerker, manager of directeur worden toegewezen.
Daarbij wordt vastgelegd:
welke taken tijdelijk worden overgenomen;
door wie dit gebeurt;
welke bevoegdheden daarvoor nodig zijn;
wie aanvullende controle uitvoert;
vanaf welke datum de toewijzing geldt;
wanneer de tijdelijke situatie opnieuw wordt beoordeeld;
of opleiding, uitbreiding of een vacature noodzakelijk is.

Hiermee wordt voorkomen dat een taak wel wordt uitgevoerd, maar niet duidelijk is vanuit welke verantwoordelijkheid en bevoegdheid dit gebeurt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.55 Controle en actualisering<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De rollen- en takenmatrix wordt in ieder geval gecontroleerd:
bij indiensttreding;
bij functiewijziging;
bij wijziging van taken of klantverantwoordelijkheid;
bij langdurige afwezigheid;
bij uitdiensttreding;
bij ingebruikname van een nieuw systeem;
bij wijziging van een salarisproces;
tijdens de periodieke autorisatiecontrole;
minimaal eenmaal per jaar als volledige beoordeling.

Wijzigingen worden afgestemd tussen de Manager Salarisadministratie & Loonadvies en Interne HR.
Wijzigingen in bijzondere bevoegdheden of functiescheiding worden ter goedkeuring voorgelegd aan de financieel directeur.
Na een wijziging wordt gecontroleerd of functiegegevens, taakverdeling, vervanging en systeemautorisaties nog met elkaar overeenkomen.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.56 Vertaling naar de praktijk
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De rollen- en takenmatrix vormt de verbinding tussen:
het functiehuis;
de feitelijke personele bezetting;
de werkprocessen;
het opleidingsniveau;
de vervangingsregeling;
de autorisatiematrix;
de systeemrechten;
de interne controle.

Hiermee wordt niet alleen vastgelegd welke functies in theorie bestaan, maar ook wie de werkzaamheden in de dagelijkse praktijk uitvoert, controleert en overneemt.

De matrix maakt tevens zichtbaar waar de organisatie nog afhankelijk is van \u00e9\u00e9n persoon, waar tijdelijke taakcombinaties bestaan en waar verdere opleiding, uitbreiding of structurele invulling noodzakelijk is.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.57 Kennis, opleiding en ontwikkeling<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies werkt binnen een vakgebied waarin wetgeving, cao\u2019s, pensioenregelingen, sociale zekerheid en salarissystemen voortdurend veranderen.
Actuele vakkennis is daarom noodzakelijk voor een juiste en betrouwbare uitvoering.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.58 Vakbekwaamheid<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Per functie is in het functieprofiel vastgelegd welk werk- en denkniveau, welke vakopleiding en welke ervaring nodig zijn.
Daarbij gebruiken we onder andere BKL, PDL, VPS en, waar passend, een NIRPA-registratie als uitgangspunt.
Een diploma vormt de basis, maar medewerkers moeten ook aantonen dat zij de kennis zorgvuldig in de praktijk kunnen toepassen.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.59 Actuele kennis
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Medewerkers houden hun kennis actueel op het gebied van:
loonheffingen en sociale zekerheid;
arbeidsrecht en cao\u2019s;
pensioenregelingen en fondsen;
payroll en externe salarisadministratie;
privacy en informatiebeveiliging;
financi\u00eble controles en aansluitingen;
de gebruikte salaris- en informatiesystemen.

Belangrijke wijzigingen worden beoordeeld, vastgelegd en tijdig vertaald naar werkprocessen, controles en systeeminrichtingen.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.60 Opleiding en ontwikkeling
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bepaalt welke vakinhoudelijke kennis binnen het team nodig is en signaleert waar aanvullende opleiding of begeleiding noodzakelijk is.
Interne HR ondersteunt bij:
\u2022 persoonlijke ontwikkelplannen;
\u2022 opleidingsafspraken;
\u2022 doorgroei naar een volgende functie;
\u2022 registratie van diploma\u2019s en certificaten;
\u2022 aansluiting op het functiehuis en loongebouw.

Het algemene opleidings- en ontwikkelbeleid wordt verder beschreven binnen het hoofdstuk over Interne HR.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.61 Kennisdeling en kennisborging
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Vakinhoudelijke kennis mag niet uitsluitend bij \u00e9\u00e9n medewerker aanwezig zijn.
Belangrijke kennis wordt daarom geborgd door:
\u2022 actuele werkbeschrijvingen en controlelijsten;
\u2022 interne kennisoverdracht;
\u2022 vastlegging van bijzondere situaties en oplossingen;
\u2022 gezamenlijke bespreking van wijzigingen;
\u2022 het aanwijzen en opleiden van vervangers;
\u2022 periodieke controle van de aanwezige kennis binnen het team.

Hiermee blijft de afdeling ook bij afwezigheid, functiewijziging of vertrek van een medewerker in staat om de salarisadministratie zorgvuldig uit te voeren.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.62 Permanente ontwikkeling<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voor functies waarvoor een beroepsregistratie geldt of gewenst is, wordt voldaan aan de bijbehorende eisen voor permanente educatie.
Ook medewerkers zonder beroepsregistratie volgen periodiek relevante trainingen, actualiteitensessies of systeemopleidingen.
De ontwikkeling sluit aan op:
\u2022 de functie van de medewerker;
\u2022 de toegewezen werkzaamheden en bevoegdheden;
\u2022 veranderingen in wet- en regelgeving;
\u2022 nieuwe dienstverlening;
\u2022 nieuwe systemen en processen;
\u2022 toekomstige doorgroei binnen de afdeling.

De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bewaakt de vakinhoudelijke ontwikkeling. Interne HR begeleidt en registreert de organisatiebrede opleidings- en ontwikkelafspraken.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

2.2.63 Kwaliteitsborging en continu\u00efteit<\/h3>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Salarisadministratie & Loonadvies moet waarborgen dat medewerkers tijdig en juist worden verloond en dat aangiften, afdrachten en rapportages volledig en controleerbaar zijn.
Kwaliteitsborging is daarom een vast onderdeel van iedere salarisverwerking.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.64 Vierogen-principe en controles
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Kritieke werkzaamheden worden volgens het vierogen-principe uitgevoerd.
Daarbij wordt waar mogelijk onderscheid gemaakt tussen:
\u2022 invoeren en controleren;
\u2022 verwerken en vrijgeven;
\u2022 aanmaken en autoriseren van betaalbestanden;
\u2022 uitvoeren en controleren van correcties;
\u2022 verwerken en aansluiten van financi\u00eble gegevens.
Uitgevoerde controles en geconstateerde afwijkingen worden vastgelegd.
Bij onvoldoende zekerheid wordt een salarisrun niet definitief gemaakt.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.65 Planning en deadlines
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voor iedere salarisadministratie wordt een vaste planning bijgehouden met onder andere:
\u2022 aanleverdata voor mutaties;
\u2022 controle momenten;
\u2022 verwerkings- en betaaldatums;
\u2022 termijnen voor aangiften en afdrachten;
\u2022 deadlines voor pensioen- en fondsenaanleveringen;
\u2022 momenten voor rapportage en financi\u00eble aansluiting.

Ontbrekende of te laat aangeleverde gegevens worden tijdig gesignaleerd en, wanneer nodig, ge\u00ebscaleerd.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.66 Vervanging en continu\u00efteit
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Voor kritieke functies, administraties en werkzaamheden wordt een bevoegde vervanger aangewezen.
De vervanging wordt opgenomen in de rollen- en takenmatrix.
Werkbeschrijvingen, controlelijsten, contactgegevens en bijzonderheden worden centraal vastgelegd.
Hierdoor kan de salarisverwerking bij ziekte, verlof, vertrek of onverwachte uitval zoveel mogelijk worden voortgezet.
Voor storingen of uitval van systemen worden praktische nood- en herstelafspraken opgesteld.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.67 Incidenten en correcties
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Fouten, afwijkingen en beveiligingsincidenten worden direct gemeld, onderzocht en vastgelegd.
Daarbij wordt bepaald:
\u2022 wat er is gebeurd;
\u2022 welke administraties en medewerkers zijn geraakt;
\u2022 welke correctie noodzakelijk is;
\u2022 wie de correctie uitvoert en controleert;
\u2022 wie moet worden ge\u00efnformeerd;
\u2022 welke maatregel herhaling moet voorkomen.

Ernstige of terugkerende afwijkingen worden gerapporteerd aan de Manager Salarisadministratie & Loonadvies en, waar nodig, aan de financieel directeur.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t\t
2.2.68 Kennisborging en verbetering
<\/h5>\n\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t

Belangrijke kennis mag niet afhankelijk zijn van \u00e9\u00e9n medewerker.
Daarom wordt kennis geborgd door:
\u2022 actuele werkbeschrijvingen;
\u2022 vaste controlelijsten;
\u2022 interne kennisoverdracht;
\u2022 opleiding van vervangers;
\u2022 periodieke evaluatie van fouten en afwijkingen;
\u2022 actualisering bij wijzigingen in wetgeving, cao\u2019s en systemen.

De Manager Salarisadministratie & Loonadvies bewaakt de kwaliteit en continu\u00efteit van de afdeling. Bevindingen uit controles en incidenten worden gebruikt om processen, systemen, taakverdeling en kennis structureel te verbeteren.<\/p>\n\t\t\n<\/div>\n

\n \t\t
\n\t\t\t\t\t
\r\n \r\n \u2191 Terug naar het overzicht\r\n <\/a>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
\n
\n \t\t\t\"\"\/\t<\/a>\t\t\n<\/div>\n
\n \t\t\t\"\"\/\t\t\n<\/div>\n\n<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

2.2 Salarisadministratie & Loonadvies Snel naar een onderdeel: 2.2.1 Inleiding en afbakening 2.2.2 Interne verloning voor de labels 2.2.8 Externe salarisadministratie en loonadvies 2.2.14 Systemen, gegevens en privacy 2.2.28 Functies, rollen en hi\u00ebrarchie 2.2.45 Rollen- en takenmatrix 2.2.57 Kennis, opleiding en ontwikkeling 2.2.63 Kwaliteitsborging en continu\u00efteit 2.2.1 Inleiding en afbakening Een juiste en tijdige salarisverwerking […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"elementor_canvas","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-1328","page","type-page","status-publish","hentry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/1328","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1328"}],"version-history":[{"count":47,"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/1328\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1468,"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/1328\/revisions\/1468"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/academy.polderkrachtgroep.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1328"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}