Overzicht dienstverlening
5.1 Salarisadministratie
1. Wat is salarisadministratie?
Salarisadministratie is het geheel van werkzaamheden dat nodig is om medewerkers correct, tijdig en conform wet- en regelgeving te verlonen.
Binnen PolderLoon gaat salarisadministratie verder dan uitsluitend het verwerken van salarissen. De dienstverlening omvat tevens de inrichting, controle en ondersteuning van werkgevers bij alle administratieve processen die samenhangen met het werkgeverschap.
Een correcte salarisadministratie vormt de basis voor een goed werkgeverschap, naleving van wet- en regelgeving en betrouwbare managementinformatie.
2. Doel van de dienstverlening
Het doel van salarisadministratie is het ontzorgen van werkgevers bij de uitvoering van hun loon- en personeelsadministratie.
Hierbij streven wij naar:
Correcte en tijdige salarisverwerking;
Naleving van wet- en regelgeving;
Correcte toepassing van cao's en arbeidsvoorwaarden;
Tijdige aangiften en afdrachten;
Inzicht voor werkgever en medewerker;
Beperking van administratieve risico's.
3. Wat levert PolderLoon?
Afhankelijk van de gemaakte afspraken kan de dienstverlening bestaan uit:
Salarisverwerking
Verwerken van loonmutaties;
Verwerken van uren;
Verwerken van verlof- en verzuimgegevens;
Berekenen van salarissen;
Opstellen van loonstroken;
Jaaropgaven verzorgen.
Fiscale verplichtingen
Loonaangiften;
Correctieberichten;
Controle op fiscale verwerking;
Ondersteuning bij vragen over loonheffingen.
Pensioenadministratie
Verwerking van pensioenregelingen;
Pensioenaangiften;
Ondersteuning bij pensioenvraagstukken.
Cao- en arbeidsvoorwaardenbeheer
Inrichting van cao's;
Onderhoud van cao-wijzigingen;
Ondersteuning bij toepassing van arbeidsvoorwaarden;
Signalering van wijzigingen.
Ondersteuning werkgeverschap
Beantwoorden van salarisvragen;
Ondersteuning bij personeelsmutaties;
Ondersteuning bij administratieve werkgeversverplichtingen.
4. Wat levert de opdrachtgever aan?
Voor een correcte salarisverwerking is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het tijdig en juist aanleveren van gegevens.
Denk hierbij aan:
Persoonsgegevens medewerkers;
Arbeidsovereenkomsten;
Urenregistraties;
Verlof- en verzuimgegevens;
Salariswijzigingen;
Nieuwe medewerkers;
Uitdienstmeldingen;
Wijzigingen in arbeidsvoorwaarden.
5. Systemen
Huidige situatie
Voor de uitvoering van de salarisadministratie maakt PolderLoon momenteel gebruik van meerdere gespecialiseerde systemen.
Deze systemen ondersteunen verschillende onderdelen van het proces en zijn in de loop der jaren ingericht op basis van de behoeften van opdrachtgevers, medewerkers en de interne organisatie.
Loket.nl
Loket.nl vormt de basis voor de salarisverwerking. Binnen dit systeem worden salarissen berekend, loonstroken en jaaropgaven gegenereerd en wettelijke aangiften verwerkt. Daarnaast biedt het werkgevers en medewerkers toegang tot diverse salaris- en personeelsgegevens.
SnelStart
SnelStart wordt gebruikt voor de financiële verwerking van de dienstverlening. Zoals de boekhoudkundige verwerking en financiële rapportages.
Zijn andere systemen (bv MS) nog functioneel of momenteel in gebruik voor salarisadministratie?
Toekomstige ontwikkeling
De PolderKracht Groep onderzoekt momenteel de mogelijkheden om verschillende processen onder te brengen binnen één geïntegreerd platform, waaronder AFAS.
Hierbij wordt niet alleen gekeken naar functionaliteit, maar ook naar efficiëntie, kwaliteit, automatisering, schaalbaarheid en gebruiksgemak voor zowel opdrachtgevers als medewerkers.
De keuze voor een toekomstig systeem wordt zorgvuldig afgewogen. Een verandering van systemen heeft immers invloed op processen, medewerkers, opdrachtgevers en de kwaliteit van de dienstverlening. Daarom staat niet het systeem centraal, maar de vraag hoe wij onze dienstverlening richting de toekomst verder kunnen verbeteren.
6. Benodigde documenten
Een correcte salarisadministratie begint met een volledige en juiste inrichting van de werkgever en haar medewerkers.
Hiervoor zijn verschillende documenten en gegevens nodig. De benodigde documenten verschillen per opdrachtgever en situatie. Sommige documenten zijn wettelijk verplicht, terwijl andere documenten noodzakelijk zijn om de salarisadministratie correct en efficiënt uit te voeren.
Veel voorkomende documenten
Opdrachtbevestiging > uitzoeken de relatie tussen Offerte en Opdrachtbevestiging. Past een raamovereenkomst hier beter?
Legt de afspraken tussen opdrachtgever en PolderLoon vast en vormt de basis van de dienstverlening.
Algemene voorwaarden > Specifiek voor salarisadministratie en HR-dienstverlening
Beschrijven de rechten, plichten en verantwoordelijkheden van beide partijen.
Verwerkingsovereenkomst (AVG)
Legt vast hoe persoonsgegevens worden verwerkt en welke verantwoordelijkheden beide partijen hierbij hebben.
Werkgeversgegevens > in welk systeem worden deze gegevens vastgelegd? CRM-tool?
Gegevens die nodig zijn voor de inrichting van de werkgever binnen de systemen.
Personeelsgegevens /Historische salarisgegevens > zijn meestal aanwezig en zullen moeten worden overgedragen. Belangrijk is het moment van overdracht en overname loonadministratie ivm correcte inregeling van gegevens.
Gegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte verwerking van salarissen en personeelsmutaties.
Loonbelastingverklaringen
Noodzakelijk voor de juiste toepassing van loonheffingen.
Pensioengegevens
Noodzakelijk voor een correcte verwerking van pensioenverplichtingen en pensioenaangiften.
Arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden
Bieden inzicht in de afspraken tussen werkgever en medewerker en vormen de basis voor een correcte salarisverwerking.
7. Wat doen wij wel?
Salarissen verwerken;
Loonaangiften verzorgen;
Pensioenaangiften verzorgen;
Cao's toepassen;
Arbeidsvoorwaarden administratief verwerken;
Signaleren van afwijkingen en wijzigingen;
Werkgevers ondersteunen bij salarisvragen
8. Wat doen wij niet?
Juridische procedures voeren;
Werkgeversbesluiten nemen;
Personeelsbeleid bepalen;
Arbeidsovereenkomsten namens de opdrachtgever aangaan;
Fiscale of juridische verantwoordelijkheid overnemen.
9. Wat mogen wij niet?
Binnen de salarisadministratie ondersteunt PolderLoon werkgevers bij de uitvoering van hun werkgeversverplichtingen.
De eindverantwoordelijkheid voor het werkgeverschap blijft echter altijd bij de opdrachtgever. Dit betekent dat er werkzaamheden zijn die wij bewust niet uitvoeren of waarvoor wettelijke beperkingen gelden.
Voorbeelden hiervan zijn:
Het optreden als advocaat of juridisch vertegenwoordiger van de opdrachtgever;
Het voeren van juridische procedures namens de opdrachtgever;
Het nemen van werkgeversbesluiten over medewerkers;
Het ondertekenen van arbeidsovereenkomsten namens de opdrachtgever;
Het overnemen van wettelijke verantwoordelijkheden van de werkgever;
Het afgeven van bindende juridische of fiscale besluiten namens overheidsinstanties.
De salarisadministratie ondersteunt de werkgever bij de uitvoering van zijn administratieve verplichtingen, maar neemt het werkgeverschap niet over.
Een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden voorkomt onduidelijkheid en zorgt ervoor dat zowel opdrachtgever als PolderLoon weten welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de dienstverlening vallen.
Wanneer vraagstukken buiten het vakgebied van salarisadministratie vallen, zoals juridische procedures, specialistisch fiscaal advies of vergunning plichtige adviesdiensten, kan aanvullende expertise van gespecialiseerde adviseurs noodzakelijk zijn.
10. Wanneer is salarisadministratie geschikt?
Salarisadministratie is geschikt voor organisaties die de salarisverwerking willen uitbesteden of die niet zelf de kennis, capaciteit of systemen willen opbouwen om een salarisadministratie intern te voeren.
Daarnaast is salarisadministratie een passende oplossing voor organisaties die:
Zekerheid willen over een correcte en tijdige loonverwerking;
Ondersteuning zoeken bij de toepassing van actuele cao's, wet- en regelgeving;
Minder afhankelijk willen zijn van specifieke medewerkers of interne kennis binnen de eigen organisatie;
De kwetsbaarheid van hun organisatie willen verminderen bij ziekte, verlof, uitdiensttreding of pensionering van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie;
Behoefte hebben aan continuïteit, specialistische kennis en actuele expertise;
Meer tijd en aandacht willen besteden aan hun kernactiviteiten en bedrijfsvoering;
Willen beschikken over een professionele salarisadministratie zonder zelf te investeren in software, opleidingen en specialistische kennis;
Geen investering willen doen in het werven, opleiden en behouden van gekwalificeerde salarisadministrateurs.
Voor veel organisaties is salarisadministratie geen primaire activiteit, terwijl fouten grote gevolgen kunnen hebben voor medewerkers, werkgevers, pensioenuitvoerders en overheidsinstanties.
Tegelijkertijd vraagt een eigen salarisadministratie om investeringen in software, opleidingen, processen, controles en gekwalificeerde medewerkers.
In een arbeidsmarkt waarin ervaren salarisadministrateurs schaars zijn, kiezen steeds meer organisaties ervoor om deze specialistische werkzaamheden onder te brengen bij een professionele dienstverlener.
Door de salarisadministratie uit te besteden ontstaat meer zekerheid, continuïteit en toegang tot actuele kennis van wet- en regelgeving.
Daarnaast wordt de afhankelijkheid van individuele medewerkers verminderd en hoeft de organisatie niet zelf te investeren in het opbouwen, onderhouden en actualiseren van deze specialistische expertise.
Hierdoor kunnen ondernemers en leidinggevenden zich richten op hun eigen organisatie, terwijl de salarisadministratie wordt uitgevoerd door specialisten die dagelijks werken met cao's, loonverwerking en veranderende wet- en regelgeving.
11. Wanneer is salarisadministratie minder geschikt?
Salarisadministratie alleen is minder passend wanneer een organisatie behoefte heeft aan bredere ondersteuning op het gebied van:
HR-beleid;
Organisatieontwikkeling;
Strategische personeelsvraagstukken;
Leiderschap en inrichting van de organisatie.
In deze situaties kan aanvullende dienstverlening vanuit HR Support & Advies of HR Consultancy wenselijk zijn.
